Anleitung für Microsoft Publisher: Kostenlose InDesign-Alternative zum Erstellen von Drucksachen

Microsoft Publisher ist ein weiteres Programm aus dem Office-Paket, das im Rahmen einer Office 365 Suite kostenlos nutzbar ist. Microsoft Publisher ist ein Desktop-Publishing Programm in Konkurrenz zu Adobe InDesign, Illustrator, QuarkXPress, Ventura, VivaDesigner oder Scribus. Damit können nicht nur Werbematerialien, Flyer, Broschüren, Einladungen, Etiketten und Grußkarten in Druckqualität erstellt werden, sondern auch professionelle HTML-Newsletter und E-Mailings. Zahlreiche anpassbare Vorlagen von Microsoft zu den verschiedensten Themenbereichen erleichtern dabei den Einstieg in das Designtool. Eine einführende Anleitung und Übersicht in die wichtigsten Funktionen des Microsoft Publisher finden Sie hier in diesem Blog-Tutorial.

Was ist das Problem?

Für viele Print-Produkte und Drucksachen benötigt man nicht unbedingt immer gleich eine teure Design-, Grafik- oder Werbeagentur. Viele Einladungen, Flyer, Gruß- und Weihnachtskarten lassen sich häufig auch mit den vorhandenen CI-Produkten des Unternehmens und einer geeigneten Software eigenhändig gestalten, ebenfalls mit ansprechenden Ergebnissen und dabei deutlich schneller und kostengünstiger.

•  Für den Versand an eine Druckerei und das dafür benötigte Abspeichern in Druckqualität wird jedoch eine Publishing-Software benötigt – und die sind gemeinhin recht teuer.
•  Mit dem Publisher stellt Microsoft seinen Office 365-Abonnenten allerdings bereits seit einigen Jahren ein abgespecktes Desktop-Publishing Programm zur Verfügung. Das kann es zwar nicht ganz mit den Großen seiner Branche aufnehmen, ist aber für viele Bereiche absolut ausreichend.

Microsoft Publisher & Desktop-Publishing: Was ist das genau?

Der Microsoft Publisher ist eine Desktop-Publishing-Software für PC-Computer. Desktop-Publishing (kurz DTP) steht für das Publizieren vom Schreibtisch aus. Die Software ermöglicht das visuelle Erstellen eines Layouts und das Abspeichern in einer geeigneten Druckvorlage für das Versenden an einen hochauflösenden Drucker oder an eine professionelle Druckerei.

•  Im Unterschied zu den gängigen Textverarbeitungsprogrammen (wie z. B. Word) bietet Microsofts Publisher nicht nur eine deutlich höhere Auflösung und sattere Farben bei Fotos und Grafiken, sondern mit vollkommen frei positionierbaren Gestaltungselementen auch deutlich mehr Freiheiten beim Erstellen der Layouts.
•  Die verschiebbaren Gestaltungselemente eignen sich auch hervorragend für die Verwendung der vielen von Microsoft bereitgestellten Templates und Seitenvorlagen, um diese dann vergleichsweise leicht und schnell an die eigenen Wünsche anzupassen. So muss das Rad nicht bei null neu erfunden werden.
•  Der Microsoft Publisher ermöglicht zudem auch eine (zeit)effizientere redaktionelle Zusammenarbeit mit Designern und Grafikern. Denn mit dem Publisher erstellte Textelemente können von den Grafikprofis einfach in die erheblich teureren Spezial-Layout-Programme übernommen werden und müssen nicht – im Unterschied zu beispielsweise Word-Vorlagen – noch einmal komplett neu erfasst werden.

Schritt 1: Anleitung für den Microsoft Publisher

•  Sie können eine neue Publisher-Publikation mit einer leeren Vorlage oder mit einer bestehenden Microsoftvorlage beginnen, die Ihrem gewünschten Layout am besten entspricht und diese dann entsprechend abändern. Öffnen Sie dafür den Publisher und klicken Sie auf → Datei und dann auf → Neu. Anschließend können Sie eine in dem Publisher integrierte Vorlage auswählen, oder die Onlinevorlagen von Microsoft durchsuchen.
•  Stellen Sie als erstes unter → Seite einrichten die gewünschte Größe und das passende Seitenformat ein. Beides lässt sich nach einer fertigen Erstellung nur noch schwierig ändern. Tipp: Die Papiergröße ist dabei die Größe des Blatts, auf dem Sie die Publikation drucken, bevor es gestutzt wird (also z. B. inklusive Beschnittzugabe). Die Seitengröße ist die Größe der fertigen Seite nach dem Kürzen.
•  Unter dem Reiter → Start finden Sie die beiden wichtigen Befehle zum → Textfeld erstellen sowie zum → Bilder einfügen. Textfelder lassen sich im Publisher auch verknüpfen, so dass der Text aus dem einen Feld in das andere hineinfließt.
•  Sowohl Bilder als auch Texte, Tabellen, Grafiken und visuell abgesetzte Textfelder können mit Schatten-, Licht- und 3D-Effekten versehen werden. Klicken Sie dafür auf das entsprechende Element und dann auf → Bildtools, → Formatieren und → Bildeffekte; beziehungsweise auf → Texttools → Format und → Texteffekte. Tipp: Um die Dateigröße klein zu halten, können Sie die Bilder auch lediglich mit dem Microsoft Publisher verknüpfen, anstatt sie dort vollständig einzufügen. Bei der späteren Erstellung der Druckvorlage holt sich der Publisher die Bildinformationen dann mittels des gesetzten Tags aus dem eigentlichen Speicherort (z. B. aus OneDrive). Sie sollten den Speicherort dann allerdings zwischenzeitlich nicht verändern.
•  Sie können auch ein Bild für den Publikationshintergrund auswählen. Klicken Sie dafür das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl → Auf Hintergrund anwenden aus. Wählen Sie dann optional → Füllen, um den gesamten Hintergrund auszufüllen oder → Nebeneinander, um das Bild in Kacheln anzeigen zu lassen.
•  Darüber hinaus stehen Ihnen unter dem Navigationspfad → Einfügen → Bausteine auch viele weitere Inhalts- und Gestaltungselemente wie Überschriften, Rahmen, Anzeigen und Kalender zur Verfügung.

Schritt 2: Anleitung für Druckvorlagen und das Ausdrucken mit dem Microsoft Publisher

Sie können die mit dem Publisher erstellten Drucksachen entweder am eigenen Drucker ausdrucken oder für einen professionellen Druck und den Versand an eine Druckerei exportieren. Die meisten Druckereien akzeptieren PostScript- und auch PDF-Dateien in ausreichend großer Auflösung (in der Regel mindestens 300 und maximal 800 dpi bzw. ppi).

•  Wenn Sie die Publikation am eigenen Drucker ausdrucken möchten, klicken Sie im Microsoft Publisher auf → Drucken und dann erneut auf → Drucken. Tipp: Wenn Sie eine 800-dpi Publikation auf einem kommerziellen 300 dpi Heim-/Büro-Drucker ausdrucken wollen, dann dauert das lediglich länger, aber Ihr Drucker wird deswegen dennoch keine höhere Auflösung erreichen als seine physischen Bauteile es zulassen. Wenn Sie wirklich brillante und hochaufgelöste Werbematerialien haben möchten, benötigen Sie also entweder einen hervorragenden Drucker oder die Dienste einer Druckerei.
•  Klicken Sie im Microsoft Publisher auf → Drucken und dann auf → Exportieren, wenn Sie die Publikation als PDF-, XPS-, JPG- oder eine andere Pack & Go-Datei für den professionellen Druck abspeichern möchten. Wählen Sie dann unter den Veröffentlichungsoptionen → Professioneller Druck. Für Newsletter und E-Mailings können Sie unter → Drucken und → Exportieren auch das HTML-Format auswählen. Tipp: Für einen professionellen Druck in einer Druckerei sollte die Auflösung mindestens 300 dpi betragen, über 800 dpi ist nur in den seltensten großformatigen Fällen nötig.

Extra-Tipp: Die kostenlose Handy-App „Office Lens“ als Gegenstück zum Microsoft Publisher

Ein weiteres digitales Werkzeug aus Microsofts Office 365 Baukasten ist die Handy-App Office Lens. Im Unterschied zum Microsoft Publisher, der für die professionelle Erstellung von Offline-Printmaterialien ausgelegt ist, geht die Office Lens den umgekehrten Weg. Mit der Handy-App erfolgt quasi ein Upgrade der Digitalkamera zu einem mobilen Scanner. So lassen sich beispielsweise Dokumente, Flipcharts, Flyer und Poster aus der „Offline-Welt“ nicht nur abfotografieren, sondern einscannen und dank automatischer Text- und Zeichenerkennung dann auch online weiterbearbeiten und nutzen! Die Handy-Scanner-App wurde für vier verschiedene Formate optimiert.

•  Dokumenten-Scan: Ausgedruckte Dokumente werden in digital bearbeitbare Word-Dateien umgewandelt, mit Texterkennung und Nachahmung des Layouts und der Formatierungen (Fettdruck, Kursiv, Listen etc.).
•  Whiteboard-Scan: Die Scans werden automatisch so bearbeitet, dass Reflektionen vermieden und Geschriebenes sowie Skizzen visuell besser erkannt werden können (Kontrast).
•  Foto-Scan: Die zugrundeliegenden Algorithmen sorgen beim Abfotografieren ausgedruckter Fotos für eine farbgetreue Wiedergabe und rechnen Lichtreflexionen heraus.
•  Visitenkarten-Scan: Eine ausgedruckte Visitenkarte wird automatisch als solche erkannt und die Kontaktdaten in eine digitale vCard (VCF-Datei) für die Abspeicherung in dem Outlook-Adressbuch umgewandelt.
•  Diesen Artikel weiterlesen in → „So wird Ihr Handy zum mobilen Scanner! Kostenlos und mit Texterkennung“.

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