Einen Avatar in Microsoft Teams erstellen & steuern: Anleitung für Ihren praktischen virtuellen Stellvertreter!

In Microsoft Teams kann man seit 2023 individuelle, animierte Avatare erstellen. Das sind virtuelle 3D-Figuren, die man als Ersatz und Stellvertreter für das eigene Kamerabild verwenden kann. Oder auch, um interaktiv durch die virtuellen Welten der neuen immersiven 3D-Mixed-Reality-Räume in Teams zu steuern (Microsofts Metaverse „Mesh“). Wie das genau geht, welche Vorteile das ganze bietet und wie Sie das Erstellen eines persönlichen Avatars, der Ihnen ähnlich sieht, erheblich abkürzen können, erfahren Sie hier Schritt-für-Schritt in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Kurz-Definition: Was ist das, ein „Avatar“?

Im IT- und Internetbereich ist ein „Avatar“ eine virtuelle Kunstfigur, die als digitale Ersatzidentität für die reale Person vor dem Computer fungiert. Also eine virtuelle Zweitidentität als grafische Repräsentation und künstlicher Stellvertreter für die menschlichen Nutzer. Dabei kann es sich sowohl um statische Icons und 3D-Figuren handeln, die den Benutzern zum Beispiel als Profilbild zugeordnet werden oder neben deren Beiträgen angezeigt werden. Oder auch um animierte 3D-Avatare, deren Äußeres man personalisieren kann und mit denen man sich dann durch virtuelle 3D-Welten bewegt (bestens bekannt aus Computerspielen). Und diese animierten Avatar-Stellvertreter-Ersatzfiguren sind mittlerweile auch in Microsoft Teams angekommen – und bieten hier einige wirklich praktische neue Features!

Nice Fact: Ursprünglich stammt der Begriff Avatar aus dem Hinduismus und bezeichnet hier die Inkarnation einer Gottheit. Also deren irdische Verkörperung in einem dafür von ihr ausgewählten Körper, zum Beispiel einem prachtvollen Stier, Schwan, Pfau, Pferd oder Mensch.

2. Warum einen Avatar in Microsoft Teams erstellen? Vorteile & Nutzen

Sich einen eigenen animierten, virtuellen Avatar-Stellvertreter in Microsoft Teams zu erstellen, bietet drei handfeste Vorteile.

2.1 Eigene Präsenz zeigen ohne eigene Kamerabildübertragung

Es gibt viele gute Gründe, warum man seine Kamera in einer Teams-Besprechung einmal auslassen möchte und nicht den anderen Teilnehmern übertragen will. Die Frisur sitzt schlecht, das Meeting ist spontan und man ist unpassend gekleidet, hat eine sichtbare Verletzung, sieht eindeutig krank aus, der Hintergrund ist aufgrund von Umzug oder Renovierung extrem unordentlich, man arbeitet nebenbei weiter, holt sein Mittagessen nach und, und, und. Für all solche Situationen sind die Teams-Avatare ideal geeignet. Denn dadurch erhalten Sie eine innovative und smarte dritte Wahlmöglichkeit zu der bisherigen Alternativlosigkeit aus entweder „Kamera an“ oder „Kamera aus“. Das heißt, ab sofort können Sie statt Ihrem Kamerabild einfach Ihren virtuellen Stellvertreter zeigen, der Ihnen ähnlich sieht und dessen Reaktionen, Gesten und Feedback Sie gezielt steuern können!

2.2 Vermeidet starrende Gesichter und schwarze Flächen

Wer in Teams einen Vortrag hält und nur auf stoisch in den Bildschirm starrende Gesichter oder auf die schwarzen Bilder ausgeschalteter Kameras mit den Initialen darin kuckt, erhält wenig motivationsförderndes Feedback. Darunter leiden Stimmung, Diskurs, Ideenfindung und Problemlösung gleichermaßen. Die animierten Avatare sind da ein innovativer Kompromiss, der das Ganze spürbar auflockert. Und das eignet sich nicht nur für die Auflockerung der unternehmensinternen Meeting-Routine, sondern beispielsweise auch für Online-Seminare und Workshops, bei denen viele Teilnehmer ihre Kamera bislang auslassen.

2.3 Avatare sind eine Voraussetzung für die Nutzung immersiver 3D-Räume (Mesh)

Ohne einen eigenen Avatar kann man die neuen immersiven virtuellen 3D-Mesh-Räume in Teams nicht nutzen. In diesen virtuellen 3D-Besprechungswelten kann man sich wie in einem Computerspiel frei bewegen und räumlich interaktiv mit der Umgebung und den (Avataren der) anderen Teilnehmer interagieren und zusammenarbeiten. Dadurch wird das Gefühl einer physischen Co-Präsenz aller Besprechungsteilnehmer an einem gemeinsamen Ort geschaffen. Das ist ideal für dezentral zusammenarbeitende Teams und die Arbeit aus dem Home-Office heraus. Dabei erzeugt diese neue Interaktivität und Loslösung von den realen Kamerabildern zudem eine deutlich lockerere und dadurch deutlich spaßigere und im Ergebnis kreativitätsförderndere Atmosphäre. Probieren Sie es einfach einmal aus!

3. Voraussetzung & Problemlösung: Wer kann alles Teams-Avatare erstellen?

Die Avatar-Funktion in Teams ist grundsätzlich für alle Microsoft 365-Nutzer mit folgenden Lizenzen verfügbar: Office 365 E1/E3/E5, Microsoft 365 E3/E5, Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium und Teams Essentials. Darüber hinaus müssen jedoch auch noch folgende Voraussetzungen erfüllt werden.

• Ein Administrator in Ihrem Unternehmen muss im Microsoft Teams Admin Center die Avatar-Funktion zulassen und aktivieren (unter → Apps verwalten). Tipp: Im Teams Admin Center können Administratoren die Funktion auch mittels einer Berechtigungsrichtlinie selektiv für einzelne Nutzer oder bestimmte Benutzergruppen deaktivieren und damit blockieren.
• Die Avatare funktionieren derzeit nur in der Desktop-App für Windows und Mac, nicht in der Web-App und auch nicht in der mobilen Teams-App auf dem Tablet oder Smartphone. Auf Mobilgeräten kann man zwar die Avatare der anderen Teams-Teilnehmer sehen, aber keinen eigenen Avatar erstellen oder nutzen.
• Die Hardware der nutzenden Person muss die technischen Mindestvoraussetzungen erfüllen (v.a. 4 GB Arbeitsspeicher → empfohlen werden 8 GB, einen 2-Kern-Prozessor mit mindestens 1,1 GHz → empfohlen wird ein 4-Kern-Prozessor sowie bis zu 3 GB freien Speicherplatz).
• Die nutzende Person muss bei sich, in der eigenen Teams-App am eigenen Computer, die Option → Öffentliche Vorschau aktivieren. Ist dies nicht der Fall, kann die Avatare-App in Teams zwar heruntergeladen werden, aber beim Versuch, diese zu öffnen, erscheint dann jedes Mal eine unkonkrete Fehlermeldung, etwas habe dabei nicht funktioniert.

4. Zuerst die Avatare-App in Teams herunterladen und „öffentliche Vorschau“ aktivieren

Sobald Ihre Administratoren die Avatare-App für Ihr Unternehmen aktiviert haben, können Sie die Anwendung auch in Ihrer Teams-App finden. Kontaktieren Sie daher einen Ihrer Admins, falls Sie die App nicht finden und nicht sehen können.

• Öffnen Sie Ihre Microsoft Teams Desktop-App, klicken Sie in der Menüleiste am linken Bildschirmrand auf → Apps und suchen Sie in der Auswahl die Anwendung → Avatare (Tipp: Geben Sie einfach den Namen in das Suchfeld ein).
• Klicken Sie dann auf → Hinzufügen und pinnen Sie die App am besten gleich mittels rechter Maustaste an die Menüleiste an, damit Sie diese künftig schneller finden und öffnen können.
• Klicken Sie dann am oberen Bildschirmrand links neben Ihrem Profilbild auf die drei Punkte für → Einstellungen und mehr, anschließend auf → Einstellungen und dann ganz links unten auf → Informationen zu Teams. Nun können Sie in der rechten Bildschirmhälfte bei „Frühzeitiger Zugriff“ das Häkchen bei → Öffentliche Vorschau setzen.

5. Anleitung: So erstellt man in Microsoft Teams einen eigenen Avatar

Die Avatare-App in Teams ist ein intuitiv aufgebauter, sehr einfach zu bedienender Avatargenerator, mit dem man das Aussehen, die Kleidung, den Stil und auch die Accessoires seiner virtuellen Stellvertreterfigur nahezu beliebig zusammenklicken und anpassen kann. Dafür werden die unterschiedlichsten Gesichts- und Körperformen, Ethnien, Frisuren und Kleidungsstile angeboten. Und auch weitere Features, wie zum Beispiel verschiedene Brillenmodelle, Hörgeräte und sogar Prothesen. Insgesamt darf jeder Nutzer bis zu drei verschiedene Avatare in Teams erstellen, so dass man sich je nach der Situation passend etwas förmlicher oder auch lockerer präsentieren kann. Das Erstellen eines Avatars in Teams geht dabei sehr einfach – und macht den meisten auch wirklich Spaß.

Wenn Sie einen neuen Avatar in Microsoft Teams erstellen wollen, dann gibt es dafür grundsätzlich drei Möglichkeiten:

1. Sie können sich mit dem Generator einen neuen Avatar von Grund auf selbst erstellen und zusammenstellen.
2. Teams kann automatisch einen Avatar für Sie auf Basis der Web-Cam oder eines Fotos von Ihnen erstellen.
3. Sie können auch einen bereits vorhandenen Avatar duplizieren und bearbeiten. Das ist praktisch, wenn man diesen einfach nur etwas förmlicher oder umgekehrt legerer kleiden möchte.

Einen Avatar in Microsoft Teams von Grund auf neu erstellen:

Wenn Sie zum ersten Mal einen Teams-Avatar erstellen wollen, öffnen Sie die Desktop-App von Teams, darin dann die App „Avatare“ und klicken dann auf die Schaltfläche → Aus Basis erstellen. Falls Sie hingegen schon einen eigenen Avatar in Teams besitzen, dann sieht die Startseite der Avatare-App etwas anders aus und Ihnen werden an dieser Stelle stattdessen die drei Möglichkeiten → + Persona hinzufügen, → Anpassen und → Löschen angezeigt.   Suchen Sie sich als nächstes zunächst den Basis-Avatar aus, der Ihren Vorstellungen am ehesten entspricht (männlich, weiblich, Ethnie, Typ). Klicken Sie dann auf → Speichern und anpassen, um diesen Basis-Avatar auszuwählen und Schritt für Schritt an Ihre Wünsche anzupassen und dadurch zu personalisieren. Daraufhin bietet Ihnen der Avatargenerator im oberen Bildschirmbereich sechs Hauptkategorien an, mit denen Sie Ihre virtuelle Persona bearbeiten und personalisieren können. Dies sind: Hautfarbe, Gesicht, Haare, Makeup, Körper und der Kleiderschrank. Einige dieser sechs Bearbeitungsbereiche bieten dann ihrerseits weitere Unterkategorien (z.B. Gesicht → Nase, Mund, Augen u.a.m.).
Hautfarbe: Wählen Sie sich den passenden Grundton für die Hautfarbe Ihres Avatars aus. Mittels des Schiebereglers können Sie die Nuancen dann noch feinjustieren.

• Gesicht: Hier können Sie aus verschiedenen Gesichtsformen, Augenformen, Augenbrauen, Nasen, Mund- und Lippenformen, Ohren, optionalen Hörgeräten, unterschiedlich ausgeprägten Gesichtsfalten sowie verschiedenen Bindi wählen (dem religiösen hinduistischen Stirnzeichen zwischen den Augenbrauen).
• Haare: Auf der linken Bildschirmhälfte können Sie zwischen verschiedenen Frisuren wählen und optional die Gesichtsbehaarung einstellen. Auf der rechten Bildschirmhälfte können Sie die Haarfarbe Ihres Teams-Avatars feinjustieren.
• Makeup: Ihrem Avatar können Sie hier noch mit dem passenden Make-up den letzten Schliff verleihen, mit diversen Einstellmöglichkeiten für Augen Make-up, Rouge und Lippenstift (Stil, Form und Farbe).
• Körper: Die Körperform können Sie entlang der Parameter Statur(typ), Bauch(umfang), Muskel (masse), Taille und Brust(umfang) feinjustieren. Optional können Sie sogar eine Hand- oder Armprothese auswählen, damit Sie Ihren Teams-Avatar so ähnlich und realistisch wie möglich erstellen können.
• Kleiderschrank: In diesem Bereich können Sie Ihren Teams-Avatar Ihren Vorstellungen sowie dem Anlass gemäß einkleiden, von Freizeit-Look bis Business-Kleidung. Zur Auswahl stehen verschiedenste T-Shirts und Blusen, Hemden, Jacken, Blazer, Kostüme, Kleider und Trenchcoats, Kopfbedeckungen und verschiedene Brillenformen. Die jeweilige Farbe des Kleidungsstücks lässt sich dabei jedes Mal auf der rechten Bildschirmhälfte einstellen.

Sobald Sie mit der Erstellung Ihres Teams-Avatars zufrieden sind, klicken Sie in der Mitte unten auf → Anpassung fertig stellen. Diesen Avatar können Sie dann ab sofort in Teams nutzen.

Zeitspar-Tipp: Den Teams-Avatar automatisch aus der Web-Cam oder einem Foto erstellen lassen

Wenn es schnell gehen soll und man keine Zeit hat, sich durch Dutzende Frisuren und Augenbrauenformen durchzuklicken, dann bietet die Teams-App Avatare auch eine automatische Avatarerstellung an. Dafür muss lediglich ein Portraitfoto des eigenen Gesichts hochgeladen oder – noch schneller – mit nur einem Klick die Web-Cam Ihres Computers genutzt werden. Maschinelle Lern-Algorithmen der Avatare-App erstellen daraus dann, mittels eines biometrischen Abgleichs, automatisch den Ihnen am ähnlichsten aussehenden Avatar.

• Klicken Sie dafür in der Teams-App Avatare ganz rechts auf das → + Persona erstellen und dann auf die Option → Aus Foto erstellen. Anschließend können Sie in der Bildschirmmitte entweder ein Instant-Bild mit Ihrer Web-Cam von sich machen, oder über die Schaltfläche links unten ein passendes Bild von sich hochladen.
• Anschließend gleicht Teams die biometrischen Daten zwischen dem Foto und dem zu erstellenden Avatar ab und erstellt daraus automatisch einen möglichst ähnlich aussehenden Avatar. Diesen kann man dann gleich verwenden oder noch schnell mit wenigen Klicks feintunen, um zum Beispiel die richtige Haarfarbe anzupassen oder eine individuell passende Kleidung auswählen, fertig

Tipp: Dabei sichert Microsoft explizit zu, dass die verwendeten Fotos nur für die Avatarerstellung genutzt werden und anschließend sofort gelöscht, nicht gespeichert und weder das Bild noch dessen biometrische Daten anderweitig verwendet werden.

6. Wie man einen Teams-Avatar nutzt und steuert: Gesten, Emotionen, Reaktionen

Den soeben erstellten Teams-Avatar können Sie sofort in einer Video-Besprechung verwenden. Dafür müssen Sie nach dem Einwählen in eine Online-Besprechung und vor dem Betreten der Besprechung lediglich Ihre Kamera deaktivieren und erhalten dann die Auswahloption → Effekte und Avatare. Klicken Sie auf diese Option, um sich Ihren persönlichen Avatar und einen dazu passenden Hintergrund auszusuchen.

• Sobald Sie dann in der Teams-Besprechung sind, können Sie zudem in der Menüleiste oben mit einem Klick auf → Ansicht die → Immersiven Räume (3D) öffnen, um mit Ihrem neu erstellten Avatar in eine virtuelle 3D-Besprechungswelt einzutauchen.
• Die Ansicht ändert sich dann nur für Sie selbst; also für alle an der Besprechung teilnehmenden Personen, die das bei sich selbst initiieren.

Feedback geben mit dem Teams-Avatar: Gesten & Reaktionen

Die virtuellen Persona-Avatare sind dabei keinesfalls nur rein passiv, statisch und starr, sondern werden dank vielseitiger Animationen quasi lebendig. Diese Animationen werden teilweise aktiv von den Nutzern angestoßen und gesteuert, um den anderen Besprechungsteilnehmern ein Feedback zu geben und Reaktionen zu zeigen. Teilweise werden die animierten Bewegungen aber auch automatisch ausgeführt, damit die Avatare realistischer wirken.

Die Avatare bewegen zum Beispiel automatisch den Mund und die Lippen, sobald deren reale Person am Computer (Besitzer) das Wort ergreift und zu sprechen beginnt. Also sobald Teams ein Audio-Signal für diesen Avatar empfängt. Es gibt auch vollautomatische Leerlaufanimationen, damit die Avatare nicht still und starr rumstehen, sondern automatisch etwas Leben und Bewegung in die digitalen Persona-Figuren kommt. Darüber hinaus können Sie natürlich auch gezielt die verschiedensten Gesten, Emotionen und Reaktionen selbst auswählen, die dann Ihr Avatar (mitunter lustig anzusehen) sofort ausführt. Das verbessert die Interaktivität, unterstreicht Ihre Aussagen oder Haltung und verleiht Ihrem Avatar mehr Ausdruck und eine persönliche Note. Das Repertoire an Reaktionen reicht dabei von Lachen, Applaus und Kopfschütteln, über Nachdenkposen, Unentschlossenheit und Gähnen bis Jubel, Winken, Klatschen, Herzchen, Zustimmung und vielem mehr. Auch Ihre Stimmung können Sie einstellen, damit Ihr Avatar seine oder ihre Mimik entsprechend daran anpasst.
Diese Gesten, Emotionen und Reaktionen können Sie während einer Teams-Besprechung am oberen Bildschirmrand ansteuern. Alle zur Verfügung stehenden Reaktionsoptionen finden Sie unter → Weitere, → Videoeffekte und -einstellungen und → Avatare.
Tipp: Hier können Sie auch noch während der laufenden Besprechung den Hintergrund ändern oder sich auch noch schnell einen neuen Teams-Avatar erstellen.

Wenn Sie sich in einem immersiven 3D-Mesh-Raum (virtuelle Besprechungsräume) befinden, können Sie die Auswahl an Gesten am unteren Bildschirmrand mittig durch einen Klick auf die Schaltfläche → Reaktionen öffnen. Alternativ können Sie die Reaktionsauswahl auch mit der Shortcut-Tastenkombination → Strg + L öffnen und so auch wieder schließen.
In den immersiven Besprechungsräumen können Sie Ihren Avatar zudem mittels der Maus sowie den Tasten W, A, S, und D durch den Raum steuern und bewegen. Mit den Tasten Q und E drehen Sie sich um die eigene Achse.
Tipp: Indem Sie die linke Maustaste auf einen Ort Ihrer Wahl richten und für 1 Sekunde gedrückt halten, können Sie Ihren Avatar dorthin teleportieren, anstatt „mühsam“ dorthin laufen zu müssen.

Mehr Informationen zu den immersiven 3D-Räumen in Microsoft Teams und wie Sie Ihren erstellten Avatar darin bewegen und steuern können, erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → Microsoft Mesh und die immersiven 3D-Räume in Teams.

7. Trick: Wie man den erstellten Teams-Avatar auch als Profilbild verwendet

Die Avatare kann man bislang nur in Teams-Besprechungen und Video-Telefonaten nutzen. Mit einem kleinen, kurzen Umweg ist es aber auch möglich, den frisch erstellten Teams-Avatar auch als eigenes Profilbild in Teams zu verwenden.

• Öffnen Sie dafür die Avatare-App in Ihrem Teams und wählen Sie den gewünschten Avatar aus, so dass Sie ihn gut sehen können (entweder im Avatargenerator oder in einem immersiven Besprechungsraum).
• Erstellen Sie einen Screenshot von Ihrem Teams-Avatar und speichern Sie das Bild ab (Tipp: Nutzen Sie dafür den einfachen Shortcut → Windows-Taste + Shift-/Umschalttaste + S).
• Klicken Sie anschließend in der Teams-App rechts oben auf Ihr Profilbild, im Kontextmenü dann auf → Profilbild ändern und wählen Sie den soeben erstellten und abgespeicherten Screenshot von Ihrem Teams-Avatar aus, fertig!

8. Einen erstellten Avatar in Microsoft Teams wieder löschen

Sie können einen eigenen Avatar in Teams auch jederzeit wieder löschen. Die Voraussetzung ist lediglich, dass Sie bereits mindestens zwei Avatare erstellt haben, so dass nach dem Löschen einer übrig bleibt. Ansonsten wird Ihnen die Löschoption gar nicht erst angezeigt. Sobald Sie zwei Teams-Avatare erstellt haben, müssen Sie lediglich die Avatare-App in Teams öffnen und erhalten dann bei der Übersicht Ihrer Avatare nicht nur die Option, diese zu anzupassen und zu bearbeiten, sondern auch, einen davon zu löschen.

9. Tipps & Tricks rund um Microsoft Teams – mit Video-Tutorial!

Microsoft Teams ist die zentrale Kollaborations- und Kommunikationsplattform für die digitale Zusammenarbeit in allen Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen – und das sind rund 85 % der Unternehmen in Deutschland. Dabei bietet Teams auch sehr viele praktische Funktionen, auf die die wenigsten allerdings von selbst kommen. Die Top 15 dieser „versteckten“ Teams-Funktionen haben wir Ihnen unten in unserem YouTube-Video-Tutorial zusammengefasst. Alle weiteren kostenlosen Büro-Kaizen-Anleitungen rund um die vielen Microsoft 365-Tools und Microsoft Teams finden Sie unter folgenden Links.

• Unsere Themenseite zu Microsoft Teams: Alle unsere Anleitungen, Tipps und Tricks zu Microsoft Teams (kostenlos).
• Büro-Kaizen eBook (gratis): Die besten 10 Funktionen für die Arbeit mit Microsoft Teams.
• Unsere Themenseite zu Microsoft 365: Alle unsere Anleitungen zu den einzelnen Microsoft 365-Apps (kostenlos).
• Büro-Kaizen Download-Center: Hier finden Sie viele weitere Vorlagen und Checklisten für ein effizienteres & produktiveres Büro (kostenlos)!