Microsoft Teams Chatverlauf löschen: Mit diesem Workaround können Sie jeden beliebigen Teams-Chat leeren (mit Video-Tutorial)

Selbstverständlich kann man auch in Microsoft Teams einen Chatverlauf löschen, denn die Funktion zum schnellen und einfachen Leeren eines ganzen Teams Chat ist endlich da. Sie können nun Ihre eigenen Nachrichten löschen, den ganzen Teams Chatverlauf löschen, den Chat ausblenden, oder den betreffenden Kanal beziehungsweise die Registerkarte inklusive des jeweiligen Chats entfernen. Zur Not können Sie auch das gesamte Teams Team löschen. Wie das alles funktioniert, zeigen wir Ihnen hier in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Lesedauer ca. 7 Minuten

1. Auswirkung: Was passiert beim Teams Chat löschen?

Beim Löschen eines Teams Chats müssen Sie zwischen zwei Chatarten unterscheiden: Eins-zu-Eins-Chats oder Gruppen-/Besprechungschats. Je nachdem, welchen Chat Sie löschen, hat dies verschiedene Auswirkungen auf die geteilten/abgelegten Dokumente in Teams.

Eins-zu-Eins-Chat

Wenn Sie einen Einzelchat in Teams löschen, wird dieser nur aus Ihrer Chatliste endgültig gelöscht. Der gelöschte Teams Chat wird weiterhin bei Ihrem Chatpartner angezeigt, dieser wird nicht über das Löschen informiert. Der Chat wird von allen Geräten entfernt und kann somit nicht mehr durchsucht werden. Die gesendeten Dateien, Nachrichten und Links bleiben für die andere Person verfügbar. Freigegebene Inhalte sowie Aufgaben und Kalenderelemente werden nicht gelöscht, weshalb Sie diese manuell löschen müssen.

Gruppen- oder Besprechungschat

Wenn Sie nun einen Gruppen- oder Besprechungschat löschen, wird dieser aus Ihrer Liste entfernt, jedoch nicht bei den anderen Chatteilnehmern. Die Chatteilnehmer sehen nun im Chat, dass Sie diesen verlassen haben. Verschickte Dateien, Nachrichten und Links sowie freigegebene Inhalte, Aufgaben und Kalenderelemente werden nicht für die anderen Chatteilnehmer gelöscht. Diese müssen separat gelöscht oder die Berechtigungen entzogen werden.

2. Eigene Nachrichten im Teams Chatverlauf löschen

Ganz egal, in welchem Bereich von Teams Sie chatten, das Löschen eines eigenen Beitrags funktioniert immer gleich. Überfahren Sie dafür den Beitrag einfach mit der Maus, klicken Sie dann rechts daneben auf die drei Punkte für → Weitere Optionen und wählen Sie die Option → Löschen. Die Nachricht wird sofort entfernt und für die anderen Teilnehmer wird dann an dieser Stelle des Chatverlaufs künftig (wie in Messanger-Programmen üblich) der Hinweis eingeblendet „Diese Nachricht wurde gelöscht“.

Hinweis: Bisher ist es nicht möglich einzelne Chat Nachrichten von anderen Personen zu löschen, sondern lediglich die eigenen Nachrichten. Sie können jedoch den ganzen Chat der Person entfernen. (siehe nächster Abschnitt)

3. Einen Teams Chat löschen

Wenn sich in Ihrer Chatliste unzählige Chats ansammeln, kann es hilfreich sein, wenn Sie den gesamten Teams Chat löschen. Um Ihre Übersicht zu verbessern, löschen Sie Ihren Teams Chat wie folgt:

1. Öffnen Sie die Teams App.
2. Navigieren Sie im linken Menü zu → Chat.
3. Fahren Sie mit der Maus über den Teams Chat, den Sie löschen möchten.
4. Wählen Sie die drei Punkte → Weitere Optionen aus.
5. Klicken Sie unten auf → Löschen.
6. Bestätigen Sie den Löschvorgang in dem geöffneten Fenster mit einem Klick auf → Löschen.
7. Der Chat wurde nun erfolgreich aus Ihrer Liste gelöscht.
8. Versendete Dateien, Nachrichten, Links, Aufgaben und Kalenderelemente müssen Sie separat löschen.

Hinweis: Wenn Sie einen Gruppenchat nicht löschen möchten, können Sie diesen alternativ auch verlassen. Wählen Sie dafür die → Weitere Optionen und anschließend die Option → Verlassen aus.

4. Einen Teams Chat ausblenden

Falls Sie nicht den gesamten Chat löschen möchten, können Sie diesen auch einfach mit einem Klick ausblenden. Dann erscheint dieser zwar nicht mehr prominent in Ihrer Teamsansicht, ist dafür allerdings auch nicht wirklich gelöscht. Überfahren Sie dafür einfach in dem Menüpunkt → Chat den Namen des betreffenden Chats, dann auf die drei Punkte dahinter klicken → Weitere Optionen und → Ausblenden wählen.

Tipp: Sie können nur Teams Chats ausblenden, die nicht in der Chatliste angeheftet sind.

5. Einen Teams Kanal inklusive dem Kanal-Chat löschen

Mit dem Löschen eines ganzen Teams Kanals wird gleichzeitig auch die gesamte Konversation und der Chatverlauf darin mitgelöscht. Das Löschen eines Kanals ist grundsätzlich nur für die „Besitzer“ (Initiatoren) dieses Teams möglich. Der Teamsbesitzer kann jedoch einzelnen Mitgliedern die Berechtigung zum Kanallöschen erteilen und diese damit quasi zu „Kanalbesitzern“ bzw. Kanalmanagern machen. Als Nutzer mit entsprechender Berechtigung gehen Sie nun wie folgt vor:

• Klicken Sie zunächst links auf die Schaltfläche → Teams, um die Übersicht über alle Ihre Teams zu öffnen.
• Anschließend den entsprechenden Kanal mit der rechten Maustaste anklicken oder auf die drei Punkte hinter dem Kanalnamen klicken → Weitere Optionen und dann in dem Auswahlmenü → Kanal löschen auswählen.
• Der Kanal wird dann „weich gelöscht“. Das bedeutet, dass die IT das Löschen noch innerhalb von 21 Tagen rückgängig machen kann und der Kanal erst anschließend endgültig gelöscht wird.
• Das Löschen eines Teams Kanals wird von der Desktop-, Web- und Android-App unterstützt, nicht jedoch von der iOS-Teams-App. Letztere müssen zur Desktop- oder Web-App wechseln.
• Hinweis: Jedes Team enthält automatisch den Kanal „Allgemein“. Diesen Kanal können Sie als einzigen nicht entfernen, alle anderen schon.
• Wichtig: Wenn Sie einen Kanal, eine Registerkarte oder ein ganzes Teams löschen, sollten Sie alle wichtigen darin abgespeicherten Dateien zuvor an einen anderen Speicherort kopieren, damit Sie die Daten nicht verlieren.

6. Wie man eine Registerkarte inklusive deren Chatverlauf in Teams löschen kann

Statt einem ganzen Kanal können Sie auch nur eine einzelne Registerkarte löschen. Diese wird dann komplett gelöscht, inklusive aller darin enthaltenen Daten und auch dem Chatverlauf. Das Löschen kann ebenfalls nur durch den Teambesitzer oder dazu berechtigte Nutzer erfolgen. Öffnen Sie dafür den betreffenden Kanal und klicken Sie dann rechts neben der zu löschenden Registerkarte auf den kleinen Pfeil für das Kontextmenü und wählen Sie die Option → Entfernen.

7. Teams deinstallieren oder ein gesamtes Team löschen

Sie können wahlweise Microsoft Teams von Ihrem Desktop-Computer löschen (deinstallieren) oder, als Teamsbesitzer, auch ein gesamtes Teams löschen. Wenn Sie die Desktop-App deinstallieren (und dann den Papierkorb leeren), löschen Sie alle Spuren auf diesem Computer zum Beispiel, wenn das Firmengerät an einen neuen Besitzer übergehen soll. Beim Löschen eines ganzen Teams wird dieses inklusive aller Kanäle, Chats, Dateien und Microsoft 365-Gruppe für alle Mitglieder endgültig gelöscht.

Microsoft Teams deinstallieren

Schließen Sie die App. Klicken Sie auf die Windows-Schaltfläche links unten und dann auf → Einstellungen → Apps. Klicken Sie anschließend auf → Apps and Features und suchen Sie nach → Microsoft Teams. Mit der linken Taste die → drei Punkte anklicken und dann → Deinstallieren auswählen. Bestätigen Sie, dass Änderungen an Ihrem Gerät vorgenommen werden dürfen und wählen Sie anschließend den → Teams Machine-Wide Installer aus und bestätigen Sie erneut mit → Deinstallieren.

Ein ganzes Team löschen

Ein Teams Team zu löschen, ist dann sinnvoll, wenn Sie zu viele Teams erstellt haben, in denen Ihre Mitarbeiter alles mehrfach ablegen. In unserem Beratungsalltag erleben wir diesen Fall, dass zu viele Teams und verschiedene Ablagemöglichkeiten angelegt werden, tagtäglich. In erster Linie vereinbaren wir zusammen mit dem jeweiligen Unternehmen gemeinsame Spielregeln und misten anschließend Teams zusammen aus, da erfahrungsgemäß eine Handvoll Teams ausreichen. Falls Sie bei Ihren Teams Strukturen Hilfe benötigen, melden Sie sich gerne bei uns für ein unverbindliches Erstgespräch.

Um nun ein Team zu löschen, öffnen Sie als Teambesitzer die Übersicht über alle Ihre Teams. Klicken Sie das zu löschende Team mit der rechten Maustaste an oder klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Teamnamen für → Weitere Optionen und wählen Sie dann → Team löschen aus. Setzen Sie das Häkchen bei → Ich verstehe, dass alles gelöscht wird und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Team löschen.

8. Den Besprechungs-Chat in Teams deaktivieren erspart das Löschen!

Als Initiator einer Teams-Besprechung (Videokonferenz) können Sie entscheiden, ob Sie den Besprechungschat für alle Teilnehmer aktivieren oder deaktivieren wollen. Dabei gibt es einen Unterschied zwischen dem frei für alle einsehbaren Teilnehmerchat (Besprechungschat) und der Möglichkeit, als Teilnehmer bei einem Teams-Live-Event über ein Eingabefeld Fragen an den Referenten zu stellen (= Zuschauerfragen im F&A-Bereich). Beides kann getrennt voneinander eingestellt werden.

• Den Besprechungschat können Sie entweder im Vorfeld einer bereits geplanten Besprechung deaktivieren oder auch noch während einer laufenden Videokonferenz.
• Bei einer geplanten Besprechung einfach hinter dem Besprechungsnamen und der Zeitangabe auf die drei Punkte → Weitere Optionen klicken, dann auf → Besprechungsoptionen und schließlich bei „Besprechungs-Chat zulassen“ auf → Deaktiviert stellen.
• Während einer Videokonferenz müssen Sie zunächst oben auf die drei Punkte für → Weitere Optionen klicken, dann auf → Besprechungsoptionen und bei „Besprechungs-Chat zulassen“ ebenfalls auf → Deaktiviert stellen.

9. Video-Tutorial: Teams Chatverlauf löschen

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie die einzelnen Nachrichten oder Chats löschen, haben wir Ihnen hier ein Tutorial, wie Sie sowohl den Teams Chatverlauf löschen können als auch mehr Übersicht in Teams gewinnen.

🏆 Microsoft Teams: Endlich mehr Übersicht (dank diesen Funktionen!)

(Dauer 11:40 Minuten)

Inhalt des Videos zur Teams Übersicht

1. Einleitung 00:00
2. Chat-Bereich organisieren 00:24
3. Übersichtliche Chat-Kommunikation 02:17
4. Team-Bereich organisieren 04:22
5. Übersichtliche Team-Kommunikation 06:52
6. App-Bereich organisieren 09:23