Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft Teams für die Telefonie als auch den Informationsaustausch über 1:1- und Gruppen-Chats sowie den Teams-Kanälen. Doch es werden nicht nur Textnachrichten ausgetauscht, sondern auch Dateien. Microsoft Teams bietet dazu verschiedene Möglichkeiten diese hochzuladen und zu speichern. Wie genau Sie in Microsoft Teams Dateien hochladen können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.
Inhaltsverzeichnis
1. Wo werden Dateien in Microsoft Teams gespeichert?
Bevor wir uns nun die Möglichkeiten genauer anschauen, sollten wir grundsätzlich erst einmal verstehen, wo Microsoft Teams die Dateien überhaupt speichert. Schauen Sie sich unsere Tabelle an und erfahren Sie, wo Ihre Dateien abgespeichert werden.
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Dateien in einem Kanal |
Dateien in einem 1:1 Chat oder Gruppenchat |
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Dateien, die sie in einem Kanal hochladen, werden im SharePoint Ihres Teams gespeichert. Der Ordnername entspricht dabei dem Kanalnamen. |
Dateien, die Sie in einen 1:1 Chat oder Gruppenchat hochladen, werden in Ihrem persönlichen OneDrive gespeichert. Zugriff haben nur diejenigen Personen, die auch in dieser Unterhaltung sind. |
2. Dateien in Teams hochladen: Direkt in der Anwendung
Auch in Microsoft Teams gibt es die Funktion jede beliebige Datei direkt in der Anwendung hochladen zu können. Dafür besitzt jeder themenspezifische Teams-Kanal einen eigenen Ordner, in den dann die Dateien direkt hochgeladen und auch bearbeitet werden können.
- Melden Sie sich in Microsoft Teams an.
- Öffnen Sie den gewünschten Kanal.
- Klicken Sie dann oben auf die Registerkarte → Dateien.
- Jetzt wird Ihnen eine Liste mit allen in diesem Kanal für die gemeinsame Bearbeitung hochgeladenen Dateien und Dokumente angezeigt.
- Klicken Sie im Menüband oben auf die Schaltfläche → Hochladen und folgen Sie dem Klickpfad bis zur benötigten Zieldatei
- Markieren Sie die Zieldatei mit einem linken Maustastenklick und klicken Sie auf → Öffnen.
Hinweis: Der Speicherort der Dateien ist SharePoint Online, also auf einem Microsoft Server in der „Microsoft-Cloud“. Alle Microsoft 365 Daten (und damit auch die in Teams hochgeladenen Dateien) deutscher Kunden werden DSGVO- und Compliance-konform in Microsofts eigenen Rechenzentren in Deutschland gespeichert.
3. Ordner oder Dateien in Teams hochladen mittels Drag & Drop
Eine einfache und schnelle Möglichkeit mehrere Dateien und auch Ordner auf einmal in Teams hochzuladen ist die Drag & Drop Methode. Sie müssen die Dateien nur in den gewünschten Teams-Bereich ziehen, damit diese dann als Kopie hochgeladen werden. Auf diese Weise können auch ganze Ordner problemlos in Teams hinzugefügt werden.
- Öffnen Sie nach der Anmeldung bei Teams den gewünschten Kanal.
- Öffnen Sie dann Ihren Windows Explorer und markieren Sie die betreffenden Dateien, Ordner oder Dokumente.
- Zum Hochladen in Teams müssen Sie diese Dateien dann einfach nur mit gedrückter linker Maustaste „greifen“ und in die Teams-Anwendung ziehen (Drag & Drop). Sie können die Dateien dabei entweder direkt in einen bestimmten Teams-Ordner ziehen oder auch „frei“ auf der ersten Speicherebene ablegen (ohne übergeordneten Ordner).
4. Dateien in Teams hochladen: Auf hochgeladene Dateien auch offline zugreifen (synchronisieren)
Teams ist eine Cloud-gestützte Microsoft-365-Anwendung. Daher können Sie auf die Teams-Inhalte normalerweise auch nur online zugreifen. Durch die standardmäßige Integration des Hybridcloudspeichers OneDrive in Teams steht Ihnen allerdings auch die einzigartige OneDrive-Funktion „selektive Synchronisation“ zur Verfügung.
Mit der selektiven Synchronisation ist es möglich, die in Teams hochgeladenen Dateien gleichzeitig zu dem Cloud-Speicherplatz auch auf der lokalen Festplatte Ihres Computers abzuspeichern! Beide Speicherorte, in der Cloud und auf Ihrem Rechner, werden dann automatisch miteinander synchronisiert. So haben Sie auch ohne bestehende Internetverbindung jederzeit Zugriff auf Ihre in Teams hochgeladenen und bearbeiteten Dateien!
Wichtig: Sie müssen für die Offline-Nutzung die lokal installierte Desktop-Version von Microsoft Teams verwenden und nicht die Browser-Web-App.
- Öffnen Sie den gewünschten Teams-Kanal.
- Klicken Sie oben auf die Registerkarte auf → Dateien.
- In dem Menüband direkt darunter klicken Sie dann auf → Synchronisieren.
- Alle künftigen Änderungen werden dann automatisch in beide Richtungen (Cloudspeicher und Ihr lokaler PC) mit den in Microsoft Teams hochgeladenen Dateien synchronisiert.
5. In Microsoft Teams Dateien in einem (Gruppen-) Chat hochladen
Sie können auch in einem Microsoft Teams Chat Dateien hochladen. Die Dateien, die Sie innerhalb des Chats verschicken, werden dort ebenfalls hochgeladen.
- Navigieren Sie zu dem gewünschten Chat oder Gruppenchat.
- Wählen Sie im oberen Menü den Punkt → Freigegeben aus.
- Klicken Sie rechts oben auf → Hochladen.
- Sie können nun entweder
- → Clouddateien anfügen oder
- → Von diesem Gerät hochladen
- Nun wird die Datei auch Ihrem Chatpartner freigegen.
6. In einem Teams Beitrag eine Datei anfügen
Wenn Sie einen Beitrag in einem Teams Kanal verfassen, kann es hilfreich sein hier eine Datei anzufügen. Im nachfolgenden haben wir Ihnen beschrieben, wie das funktioniert:
- Navigieren Sie zu dem Kanal, in dem Sie einen Beitrag verfassen möchten.
- Klicken Sie unten auf → Einen Beitrag starten.
- Verfassen Sie Ihren Beitrag und klicken Sie anschließend unten auf das Plus → Aktionen und Apps.
- Wählen Sie danach die Option → Datei anfügen aus.
- Sie haben nun die Wahl zwischen
- Clouddateien anfügen
- Teams und Kanäle durchsuchen
- Von diesem Gerät hochladen
- Suchen Sie abschließend nach der Datei und klicken Sie auf → Anfügen.
7. Tipp: Die Dateien in Teams nicht nur hochladen, sondern auch archivieren und schützen!
Wer Dateien für das gemeinsame Bearbeiten in Teams hochlädt, sollte auch sicherstellen, dass er oder sie stets Zugriff darauf hat und keine wichtigen Informationen verloren gehen können. Dies wird durch eine regelmäßige Archivierung des Arbeitsfortschritts erreicht (also aller in Teams hochgeladenen und dort gemeinsam bearbeiteten Dateien inklusive der Chat-Kommunikation). Ein möglicher Datenverlust droht beispielsweise durch Cyber-Kriminelle, die mittels Verschlüsselungstrojanern im großen Stil Lösegelder von Unternehmen, Behörden und Organisationen erpressen. Wie Sie Ihre Teams-Dateien entsprechend archivieren und schützen können, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Microsoft Teams archivieren.
8. Video-Tutorial: Microsoft Teams – Dateien hochladen
In unserem nachfolgenden Tutorial zeigen wir Ihnen drei Möglichkeiten, wie Sie Dateien in Teams hochladen können.
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