Neue Teams-Funktion: „Freigegebene Kanäle“ (Shared Channels) für die punktuelle Zusammenarbeit mit externen Personen – Anleitung mit Video-Tutorial

Mit dem neuen Kanaltyp der „freigegebenen Kanäle“ (geteilte Kanäle, Shared Channels) bietet Microsoft Teams ab sofort eine wesentlich einfachere und flexiblere Möglichkeit, punktuell mit Personen außerhalb des eigenen Teams und auch Unternehmens zusammenarbeiten zu können. Diese Personen werden dann nur zu diesem einen Kanal hinzugefügt, ohne gleich der gesamten Team-Gruppe mit allen Kanälen beizutreten. Das neue Feature bietet viele Vorteile und macht Vieles einfacher und sicherer. Wie die freigegebenen/geteilten Kanäle („Microsoft Teams Connect Shared Channels“) konkret funktionieren, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Artikel – oder sehen Sie in unserem dazugehörigen Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags!

(Lesedauer ca. 7 Minuten)

1. Was war das bisherige Problem bei der Zusammenarbeit mit Externen & Gästen in Teams?

Die Teams-App ist bekanntlich Microsofts 2017 veröffentlichter Nachfolger von Skype for Business. Dabei wurde Teams nicht nur als Kommunikations-Tool entworfen, sondern zugleich auch als die Collaboration-Plattform in Microsoft (Office) 365 für die digitale Zusammenarbeit in Organisationen. Aus Gründen der Datensicherheit, des Datenschutzes und der Berechtigungsverwaltung funktioniert Teams dabei besonders gut für die Nutzer innerhalb eines Tenants, also eines gemeinsamen Microsoft-365-Hauptkontos (z. B. für alle Angestellten eines Microsoft 365 Business-Abonnements eines Unternehmenskunden).

• Mitglieder von außerhalb dieses gemeinsamen Tenants konnten bislang nur über den Gastzugriff zu einem Teams hinzugefügt werden.
• Diese erhielten dann zugleich auch Zugriff auf alle anderen Standard-Kanäle dieses Teams. Da dies jedoch häufig zu Schwierigkeiten mit sensiblen Daten führt, musste in der Alltagspraxis bislang oft ein neues Team gegründet werden, was zu einem wahren Wildwuchs führen kann.
• Und wenn man selbst in mehreren solcher Microsoft-Teams-Tenants (also Unternehmen-Konten) eingebunden war, musste man immer zuerst zwischen diesen Mandanten wechseln, um einen Überblick über die verschiedenen eigenen Team-Inhalte zu erhalten. Das war umständlich, zeitraubend und nervig.
• Diese Zusammenarbeit über die eigenen Organisationsgrenzen hinweg wird durch die neue Funktion der geteilten/freigegebenen Kanäle (Microsoft Teams Connect Shared Channels) nun erheblich einfacher, angenehmer und effizienter.

2. Der neue Kanaltyp „Shared Channels“: Privat, Standard, Geteilt – was ist der Unterschied?

Kern der Neuerung ist, dass man in der Teams-App künftig die Auswahl zwischen drei verschiedenen Kanaltypen hat und nicht mehr nur zwischen zwei. Wenn Sie also nun einen neuen Themen- oder Projektkanal in einem Teams eröffnen wollen, können Sie künftig zwischen einem Standard-Kanal, einem privaten Kanal und – jetzt neu – einem freigegebenen/geteilten Kanal wählen. Hier die Unterschiede zwischen den drei Kanaltypen:

• Standard-Kanal: Ein Standardkanal ist für alle Mitglieder dieses Teams offen und zugänglich. Die Inhalte dieser Kanäle kann jedes Teammitglied einsehen, auch Gast-Nutzer.
• Privater Kanal: Dies sind nicht öffentliche Kanäle, deren Inhalte nur für eine bestimmte, ausgewählte Personengruppe (einer Teilmenge dieses Teams) nach erfolgter Einladung zugänglich ist. Jedes Mitglied eines privaten Kanals muss aber zugleich Mitglied des Teams sein.
• Geteilter/Freigegebener Kanal: Diese Kanäle sind zwar nur für eine bestimmte, ausgewählte Personengruppe zugänglich. Dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob diese Personen Mitglieder des Teams oder sogar Externe von außerhalb Ihrer Organisation sind. Die Freigabe zur Zusammenarbeit gilt nur für diesen Kanal, ohne Zugriff auf andere Kanäle. Und die Nutzer müssen auch kein Mitglied oder Gast des Teams werden. Damit schließt dieser neue, wichtige Kanaltyp eine bislang offene Lücke bei der Nutzung von Teams im Arbeitsalltag.

Welche Funktionen können die Kanaltypen bieten?

3. Was bringen die geteilten Shared-Channels konkret?

Die neue Kanalfunktion bietet drei große Vorteile für die punktuelle digitale Zusammenarbeit mit externen Partnern, Dienstleistern, Kunden, Lieferanten und Auftraggebern oder internen Experten aus anderen Abteilungen.

1. Es wird nur ein Kanal freigegeben, nicht gleich das ganze Team: Wer bislang externe Partner als Gäste in seinem Teams hatte, musste überlegen, welche Daten er in diesem Teams abspeichert und bearbeitet. In der Alltagspraxis lief das dann meist auf ein neu erstelltes Team hinaus. Ein Internes für sensible Daten und ein Externes für die interorganisatorische Zusammenarbeit. Dadurch wuchs die Zahl an Teams unnötig an, mit entsprechenden Folgeproblemen. Mit dem neuen Shared-Channel-Feature kann künftig nur noch ein einzelner Kanal freigegeben werden (punktuell und temporär), während der Rest des Teamkanäle unzugänglich bleibt.
2. Der geteilte Kanal erscheint im eigenen Teams-Konto, ohne Tenant-Wechsel: Hatte man selbst einen Gastzugriff in einem anderen Microsoft-365-Tenant eines anderen Unternehmens, musste man bislang immer zunächst den Tenant (Mandanten) wechseln, um dieses Konto einsehen und damit arbeiten zu können. Künftig erscheint der geteilte/freigegebene Kanal auch im eigenen Teams-Konto des eigenen (Haupt-)Tenants. Das gilt auch für die Benachrichtigungen, Konversationen und Chats. Wer sich bislang damit abfinden musste, häufig zwischen verschiedenen Tenants hin und her zu wechseln, wird von der neuen Funktion begeistert sein!
3. Bisherige Beschränkungen eines Gastzugriffs entfallen: In einem geteilten Kanal können auch die externen Personen gemeinsame Besprechungen planen und gemeinsam an Dateien zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit über die Unternehmensgrenzen hinweg wird dadurch einfacher, vertiefter, gleichberechtigter und auch sicherer.

4. Wie funktioniert der geteilte/freigegebene Kanal?

Sobald die Funktion freigeschaltet ist (siehe Punkt 5, unten), können alle „Besitzer“ eines Teams freigegebene Kanäle erstellen – und nur diese. Sie werden dadurch zum Kanalbesitzer. „Einfache“ Teammitglieder und Gäste können solch einen Kanal erst erstellen, nachdem die Richtlinien auf Organisationsebene für sie entsprechend geändert wurden. Nur der oder die Besitzer eines freigegebenen Kanals (es können mehrere dazu ernannt werden) können dann in der Folge auch Personen zu diesem Kanal hinzufügen oder entfernen oder auch den gesamten geteilten Kanal löschen. Wichtig:

• Einen einmal ausgewählten Kanaltyp kann man anschließend nicht mehr ändern, das heißt, Sie können einen freigegebenen Kanal nicht in einen privaten ändern und umgekehrt.
• Auch ein Teambesitzer kann Details zu einem freigegebenen Kanal nur dann einsehen, wenn er oder sie selbst Mitglied dieses geteilten Kanals ist.
• Jeder freigegebene Kanal erbt zunächst einmal die Einstellungen des übergeordneten Teams. Die Kanaleinstellungen können dann jedoch unabhängig von denen im Gesamtteam geändert werden (z. B. wer darf alles Mitglieder hinzufügen, Registerkarten erstellen etc.).
• Grundsätzlich sind 50 freigegebene Kanäle pro Team möglich (bald bis zu 200), von denen jeder für 1.000 Mitglieder (bald 5.000) und 50 weitere Teams freigegeben werden kann (maximal 25.000 Teilnehmer).
• In den geteilten Kanälen können die Mitglieder wie gewohnt chatten, Online-Meetings abhalten, gleichzeitig gemeinsame Dateien bearbeiten (z. B. Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen) und an Apps zusammenarbeiten, die in die Registerkarten eingebunden werden (allerdings derzeit noch mit den Ausnahmen Planner, Forms und Stream).

Anleitung: So erstellt man einen freigegebenen Kanal in Teams

• Sie müssen in Ihrem Teams lediglich auf → Kanal hinzufügen klicken. Nun erhalten Sie unter dem Aufklapppfeil bei „Datenschutz“ drei und nicht mehr nur zwei Kanaltypen zur Auswahl: Die Kanalarten „Standard“, „Privat“ und „Freigegeben“.

• Klicken Sie auf → Freigeben und aktivieren oder deaktivieren Sie je nach Bedarf direkt darunter das Häkchen bei → Diesen Kanal für alle Teammitglieder freigeben. Damit können Sie einstellen, ob Sie alle aktuellen Teammitglieder in den neuen geteilten Kanal hinzufügen möchten, oder ob der Kanal nur für bestimmte ausgesuchte Personen freigegeben werden soll.
• Anschließend haben Sie die Möglichkeit, weitere Personen zu dem Shared-Channel hinzuzufügen. Für Personen aus Ihrem Unternehmen (Ihrem Microsoft-365-Tenant) genügt die Eingabe des Namens. Für Personen außerhalb Ihrer Organisation müssen Sie deren E-Mail-Adresse eintippen.
• Die ausgewählten Personen erhalten dann nur eine Einladung für diesen freigegebenen Kanal. Alle anderen Kanäle dieses Teams bleiben hiervon ausgenommen und nicht einsehbar.
• Der freigegebene Kanal wird dann mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet (eine schrägliegende Acht bzw. Schleife). Wenn Sie den geteilten Kanal mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie im Kontextmenü diesen Kanal verwalten (Einstellungen ändern), freigeben (weitere Personen hinzufügen), den Kanal bearbeiten (Namen und Beschreibung ändern) und ihn löschen.

5. Für Admins: Den neuen Kanaltyp freischalten und aktivieren (Direct Connect Richtlinien)

Die neuen geteilten/freigegebenen Teams-Kanäle basieren auf der Azure-Active-Directory-Funktion „B2B Direct Connect“ („Azure“ ist Microsofts Cloud-Computing-Plattform und die Basis für viele Microsoft-365-Funktionen). Bislang mussten alle externen Nutzer in dem Azure-AD als B2B-Gast hinzugefügt werden. Künftig reicht es, wenn die B2B Direct Connect-Richtlinien von den Administratoren auf beiden Seiten so angepasst werden, dass die Shared-Channel-Funktion aktiviert ist. Dabei können die Freigebungs- und Zugriffsrechte granular entweder nur für einzelne Nutzer, größere Gruppen (zum Beispiel ganze Teams) oder auch einen ganzen Tenant auf einmal erteilt und auch wieder entzogen werden.

• Die Shared-Channel-Funktion in Teams ist seit April 2022 in einem Public Preview als öffentliche Vorschau und Vorabversion zum Ausprobieren verfügbar.
• Wann der Rollout für alle Teams-Nutzer erfolgt (Office 365/Microsoft 365 Business-, Enterprise- und Education-Abonnements), ist noch unklar. In der Zwischenzeit werden noch weitere Änderungen und Verbesserungen an den Features vorgenommen.
• Hier können Sie sich bei Microsoft für die Public-Preview-Funktion in Microsoft Teams anmelden.

6. Extra-Tipps und Video-Tutorial zu den freigegebenen Kanälen in Microsoft Teams

Wie ist die Teams-App aufgebaut und welche zum Teil versteckten Funktionen sind besonders praktisch – von den Chat-Bereichen über die Zusammenarbeit in den Kanälen bis zur Videokonferenz und Telefonie? Und welche anderen Features bietet Microsoft 365 noch für die digitale Zusammenarbeit in und zwischen Unternehmen? Die spannenden Antworten haben wir Ihnen hier zusammengestellt!

• So funktioniert Microsoft Teams: Anleitungen und Video-Tutorials von A bis Z zum Aufbau und den Funktionen in der Teams-App.
• So funktioniert Microsoft 365: Die Büro-Kaizen-Themenseite rund um Microsoft/Office 365 und die einzelnen Tools (z. B. Outlook, OneDrive, SharePoint, Planner, Viva, Sway, Word etc.).
• Effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365: Die beiden Büro-Kaizen Bestseller „Erfolgreich digital zusammenarbeiten“ und „So geht Büro heute“ (Nr. 1 und 2 auf der Amazon-Bestsellerliste!).

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Microsoft Teams Connect (Shared Channels, geteilte Kanäle)

(Dauer 11:41 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. Wie und wann bekomme ich das Update? 00:31 
3. So kann man einen geteilten Kanal anlegen 02:10 
4. Vorteile im Unternehmen 07:48 
5. Vorteile für externe Dienstleister 09:50