In Microsoft Teams die Steuerung anfordern (Remote Control), um die Bildschirmübertragung und damit den anderen Computer fernzusteuern

In Microsoft Teams gibt es eine eigene Remote Control Funktion, mit der man die Steuerung über einen freigegebenen Bildschirm anfordern kann. Auf diese Weise lässt sich eine Bildschirmübertragung übernehmen und der andere Computer quasi fernsteuern. So kann zum Beispiel die Vorführung auf einem Computer an eine andere Person übergeben werden, so dass diese zeigen kann, wie man auf diesem Computer ein bestimmtes Programm bedient oder bestimmte Eingaben macht. Oder es können damit auch aus der Ferne bestimmte Einstellungen an dem ferngesteuerten Computer vorgenommen werden, um dem Nutzer oder der Nutzerin zu helfen. Die Teams-Funktion zum Anfragen der Steuerung über einen anderen Computers ist extrem vielseitig einsetzbar und somit sehr praktisch. Wie die Remote-Control-Fernsteuerung in Teams genau funktioniert – und was für Vorteile das bringt – erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung.

1. Was bedeutet das: Die Steuerung des Bildschirms in Teams anfordern und übergeben?

Eine der Kernfunktionen in Microsoft Teams ist das Freigeben bzw. das Teilen des Bildschirms. So können die anderen Teams-Teilnehmer sehen, was auf dem jeweiligen Bildschirm passiert. Auf diese Weise kann man beispielsweise ein beliebiges Programm oder eine Programmfunktion vorführen, Dateien und Inhalte aller Art in anderen Programmen präsentieren oder die Bedienung einer Anwendung oder den Ablauf eines Prozesses erklären. Und nur wenn ein Bildschirm schon freigegeben wurde, kann ein anderer Teams-Teilnehmer dann auch die Fernsteuerung über diesen freigegebenen Bildschirm anfragen und übernehmen.

• Das Anfordern der Steuerung in Teams ist somit eine Zusatzfunktion während einer Bildschirmfreigabe. Die Fernsteuerungsfunktion geht dabei noch einmal einen deutlichen Schritt über das reine Teilen des Bildschirminhalts hinaus.
• Denn dann kann die andere Person nicht nur sehen, was auf dem jeweiligen Bildschirm passiert, sondern kann auch die Steuerung über diesen Bildschirm (Maus und Tastatur) übernehmen. Zum Beispiel, um Anwendungen zu öffnen, zu schließen, Eingaben zu tätigen, Inhalte zu ändern oder Einstellungen vorzunehmen.

Remote-Desktop-Apps vs. „Steuerung anfordern“ in Teams

Die Fernsteuerung wird im Englischen allgemein als „Remote Control“ bezeichnet. Dafür gibt es zahlreiche Remote-Desktop-Tools, wie zum Beispiel die bekanntesten Vertreter Teamviewer und Anydesk. Solch eine Fernsteuerungsfunktion wird häufig für Wartungsarbeiten oder Hilfestellungen durch die IT-Serviceteams und Administratoren verwendet, zum Beispiel bei der Installation von Programmen, der Einrichtung von Nutzerkonten oder der Anmeldung bei Diensten.

• Innerhalb der Microsoft 365-Umgebung gibt es nun ebenfalls eine Remote-Control-Fernsteuerungsfunktion. Und zwar in dem Kollaborationstool Microsoft Teams.
• Das geht in Teams sehr unkompliziert und spart nicht nur den Zeitaufwand für den Wechsel zwischen verschiedenen Apps, sondern auch die zusätzlichen Kosten für eine externe Anwendung. In vielen Unternehmen unterliegt der Gebrauch von Remote-Desktop-Tools zudem aus Sicherheitsgründen sehr strengen Restriktionen. Das macht die Remote-Control-Funktion in Teams so attraktiv.
• In der Teams-App hat das Anfordern der (Fern-)Steuerung darüber hinaus noch eine Reihe weiterer wichtiger Funktionen. So können sich beispielsweise mehrere Referenten bei einer Präsentation abwechseln; ein Teilnehmer kann übernehmen, um einen bestimmten Sachverhalt zu verdeutlichen; die Besprechungsmitglieder können der Reihe nach ihre Ideen auf einem Whiteboard festhalten, statt alle auf einmal; oder ein versierter Kollege übernimmt die Steuerung, um einen einfacheren/schnelleren/effizienteren Weg/Pfad/Prozess aufzuzeigen, Einstellungen vorzunehmen oder spezifische Daten in eine geöffnete Anwendung des anderen Computers einzupflegen.

3. Die Teams Steuerungsfunktion im Admin Center aktivieren und deaktivieren

Um die Steuerungsfunktion im Admin Center sowohl zu aktivieren als auch zu deaktivieren, befolgen Sie die folgenden detaillierten Schritte:

Aktivieren der Steuerungsfunktion in Microsoft Teams

• Melden Sie sich im Admin Center mit Ihren Anmeldedaten an.
• Wählen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite → Besprechungen aus.
• Klicken Sie nun auf → Besprechungsrichtlinien.
• Wählen Sie die Option → Global aus, um die organisationsweiten Einstellungen zu verwalten.
• Scrollen Sie zum Bereich → Inhaltsfreigabe.
• Setzen Sie den Schalter bei den folgenden Punkten auf → Ein.
  • Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern
  • Externe Teilnehmer können die Kontrolle erteilen oder anfordern

Deaktivieren der Steuerungsfunktion in Teams

• Melden Sie sich im Admin Center an.
• Wählen Sie auf der linken Seite den Punkt → Besprechungen aus.
• Klicken Sie nun auf die Option → Besprechungsrichtlinien.
• Wählen Sie → Global aus, um die Einstellungen zu verwalten.
• Scrollen Sie bis zum Punkt → Inhaltsfreigabe.
• Setzen Sie den Regler bei den folgenden Punkten auf → Aus.
  • Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern
  • Externe Teilnehmer können die Kontrolle erteilen oder anfordern

4. Anleitung: Die Steuerung in Microsoft Teams anfordern, übergeben und beenden

Sie müssen sich in der Desktop-App von Microsoft Teams befinden und es muss mittels Bildschirmfreigabe eine aktive Bildschirmübertragung laufen (siehe oben). Denn nur während einer laufenden Bildschirmübertragung können Sie auch die Steuerung über den so geteilten Bildschirm anfragen und damit den Zugriff auf den anderen Computer (PC oder Mac) erhalten.

Steuerung in Teams anfordern bei einer geteilten PowerPoint-Präsentation (Live)

Wenn eine Bildschirmübertragung durch den Referenten mittels der Option → PowerPoint Live gestartet wurde, können Sie folgendermaßen die Steuerung anfordern/übernehmen:

1. Sobald die Bildschirmübertragung gestartet wurde, wird Ihnen oben die Anforderungsoption angezeigt.
2. Klicken Sie in der oberen festen Steuerungsleiste auf → Übernehmen.
3. Die Übernahme erfolgt sofort. Die angefragte Person bekommt den Hinweis angezeigt, dass Sie die Steuerung → Zurücknehmen kann.
4. Somit können Sie, während Sie eine PowerPoint-Präsentation per Bildschirmübertragung teilen, ganz einfach die Präsentation übernehmen und übergeben. Dies gilt jedoch nur für Mitreferenten. Als Teilnehmer wird eine Steuerungsanfrage an die vortragende Person geschickt.

In Microsoft Teams die Steuerung anfordern bei der Option „geteilter Bildschirm“

• Klicken Sie dafür in der Steuerleiste am oberen Bildschirmrand der laufenden Bildschirmübertragung in Teams auf die Option → Steuerung anfordern (diese Schaltfläche sehen immer nur die Teams-Teilnehmer, die die Bildschirmfreigabe erhalten, nicht jedoch die teilende Person, dort steht stattdessen → Steuerung übergeben).
• Auf die Aufforderung der Steuerungsübergabe hin erhält der Inhaber oder die Inhaberin der Bildschirmfreigabe am oberen Bildschirmrand die Anfrage eingeblendet → „Benutzernamen“ fordert die Steuerung an. Rechts daneben stehen dann die zwei Buttons → Verweigern oder → Steuerung übergeben zur Auswahl. Mit einem Klick auf → Steuerung übergeben wird die Fernsteuerung des Bildschirms an die anfragende Person übergeben.
• Die anfragende Person behält so lange die Steuerung über den freigegebenen Bildschirm, bis diese (1.) selbst in der Taskleiste oben auf → Steuerung beenden klickt, (2.) eine andere Person die Steuerung anfragt und das zugelassen wird oder (3.) der Inhaber der Bildschirmfreigabe bei sich in der Taskleiste auf → Teilen beenden klickt und damit die Bildschirmübertragung schließt.

Die Steuerung in Teams von sich aus auch ohne Anfrage übergeben:

Der Initiator (Besitzer) einer Bildschirmfreigabe kann auch von sich heraus die Steuerung über seinen Bildschirm (Maus und Tastatur) einer anderen Person übertragen – auch ohne von dieser angefragt zu werden. Dafür einfach während der Bildschirmübertragung am oberen Bildschirmrand auf → Steuerung übergeben klicken und dann die betreffende Person auswählen, der die Fernsteuerung übertragen werden soll. Zum Beenden der Fernsteuerung lediglich in der Freigabesymbolleiste auf → Steuerung wieder übernehmen klicken.

5. Problemlösung: Das Anfordern der Steuerung in Teams fehlt oder funktioniert nicht

• Neue Besprechungserfahrungen aktivieren: Die Fernsteuerung in Teams funktioniert nur, wenn in den Einstellungen die „neuen Besprechungserfahrungen“ nicht deaktiviert wurden (in den Standardeinstellungen aktiviert).
• Nur in der Teams-Desktop-App: In der Web-App (Browser-Anwendung) und der mobilen Teams-App (Smartphone, Tablet) funktioniert das Anfragen und Übergeben der Steuerung nicht. Die Remote Control Fernsteuerung funktioniert nur in der Desktop-App von Teams (Windows-PC und Mac).
• Nur mit Grafikprozessor: Wenn Ihr Computer keinen Grafikprozessor (GPU) besitzt oder die GPU-Hardwarebeschleunigung deaktiviert wurde, dann können zwar andere Personen die Steuerung in Teams bei Ihnen anfragen, Sie können die Anfrage jedoch nicht zulassen oder ablehnen. Auch die Option „Steuerung übergeben“ funktioniert dann nicht.
• Teams „Steuerung anfragen/übergeben“ ist ausgegraut: Wenn die Besprechungsrichtlinien des Unternehmens (im Admin-Center) das Übergeben der Steuerung in Teams nicht zulassen, dann ist die Option in der Anwendung ausgegraut und kann nicht angeklickt werden. Stammt eine der beiden Personen von einem anderen Unternehmen, dann müssen dies auch die Besprechungsrichtlinien in beiden Unternehmen zulassen (bei der anfragenden und der übergebenden Person).

6. Extra-Tipps zu den Office-Apps und Gratis-eBook für die Arbeit mit Microsoft Teams!

Wenn man die Steuerung über eine Bildschirmpräsentation anfordert, sollte man natürlich idealerweise auch wissen, wie man in Teams und PowerPoint am besten präsentiert. Denn in beiden Programmen gibt es viele Kniffs, die das Präsentieren wesentlich erleichtern – und deutlich professioneller wirken lassen. Auf unseren folgenden Themenseiten finden Sie alle wichtigen Funktionen rund um Teams, PowerPoint und die anderen Office-Apps einfach erklärt – mit vielen nützlichen Praxistipps. Noch mehr praktische Teams-Tipps sehen Sie zudem auch in unserem nachfolgenden YouTube-Video-Tutorial mit den 15 besten versteckten Teams-Funktionen!

• Zu unserer Themenseite „Microsoft Teams“: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen und die besten Tipps für einen effizienten Einsatz des Kollaborationstools.
• Zu unserer Themenseite „Microsoft 365“: Alles Wissenswerte zu Microsoft 365 und den wichtigsten Microsoft-Apps, wie PowerPoint, Outlook, OneNote, Excel, Word, Planner & Co.
• Kostenloses eBook „Microsoft Teams“: Gratis-eBook von Büro-Kaizen mit den Top 10 Funktionen für die Arbeit mit Microsoft Teams!

🤩 15 versteckte Teams-Funktionen, die Du kennen solltest!

(Dauer 08:02 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials zu den 15 besten versteckten Teams-Funktionen:

1. Einleitung 00:00
2. Standardreaktionen anpassen 00:19
3. Kanal „Allgemein“ verstecken/umbenennen 00:49
4. Inaktive Kanäle nicht automatisch ausblenden 01:12
5. Gruppieren mit Tags 01:42
6. Abstimmungen durchführen 02:15
7. Nachricht später senden 02:40
8. Aufgaben zuweisen mit Loop-Komponenten 03:09
9. Aufgabe aus Teams-Nachricht erstellen 03:42
10. Teams-Nachrichten weiterleiten 04:13
11. Nachrichten durchsuchen mit Strg + F 04:35
12. Slash-Kommandos 05:00
13. Ordner hervorheben 05:21
14. Loop-Besprechungsnotizen hinzufügen 05:47
15. Eigenes OneNote-Notizbuch für Kanal anlegen 06:38
16. Unterhaltung zu OneNote-Seite 07:07