Mit der Funktion „Versammlung“ in Microsoft Teams (Live Events) können Sie ein riesiges Online-Publikum von bis zu 10.000 Personen gleichzeitig mit Ihrer Videobotschaft erreichen. Das eignet sich für Pressekonferenzen, Imagekampagnen, Produktpräsentationen, Vorträge oder auch unternehmensweite Mitarbeiterinformationen bei (global) verteilten Standorten. Was die Versammlungen in Microsoft Teams genau sind, und wie Sie diese optimal für sich nutzen können, erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist der Unterschied zwischen „Microsoft Teams Versammlungen“ vs. „Teams-Besprechungen“?
Die Live Events (früher Liveereignisse) in Microsoft 365 sind eine Weiterentwicklung von Microsofts bisherigem „Skype Meeting Broadcast“ (am 21. Juli 2021 eingestellt). Die Live Events sind sowohl in Teams als auch in Outlook verfügbar. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen Besprechungen und Versammlungen im Überblick.
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Die „Besprechungen“ in Microsoft Teams: Bei den regulären „Besprechungen“ handelt es sich um die klassischen HD-Videokonferenzen in Teams, zum Beispiel um ein virtuelles Online-Meeting abzuhalten. Dafür können sich die Teilnehmer selbstverständlich standardmäßig gegenseitig sehen und miteinander kommunizieren (reden, chatten, Bildschirminhalte teilen usw.). Die einzelnen Berechtigungen der Teilnehmer lassen sich dabei allerdings noch in den Einstellungen feinjustieren, um zum Beispiel die Kameras und Mikrofone einzelner oder aller Teilnehmer (vorübergehend) ein- und ausschalten. |
Die „Versammlungen“ in Microsoft Teams: Die „Teams Versammlungen“ sind im Unterschied dazu eine spezielle „One-to-Many“ Livevideostreaming-Lösung. Das bedeutet, dass an diesen Live-Events zwar deutlich mehr Personen teilnehmen können als an den Besprechungen. Diese sind dafür allerdings weitestgehend auf die Zuschauerrolle beschränkt. Das heißt, die Kameras und Mikrofone aller Zuschauer sind deaktiviert und auch der Chat steht nur den Organisatoren und Referenten offen. Die restlichen Zuschauer können lediglich über einen moderierten F & A-Bereich (Fragen und Antworten) Rückfragen stellen. |
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Weitere wichtige Unterschiede zwischen Microsoft Teams Versammlung vs. Teams-Besprechung:
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2. Die verschiedenen Rollen in dem Microsoft Teams Live Event: Versammlung
Für die Live Events können verschiedene Arten von „Rollen“ vergeben werden. Je nach Rolle beinhalten diese unterschiedliche Berechtigungen für das Ausführen von Aktionen und den Zugriff auf Ressourcen und Funktionen.
- (Mit)Organisator: Der Organisator kümmert sich um das grobe Setting. Er plant das Liveereignis, konfiguriert die Einstellungen und Produktionsmethoden und lädt die Teilnehmer ein. Er steuert zudem das Live Event und startet und stoppt die Streaming-Übertragung. Im Idealfall kümmert sich ein Mitorganisator währenddessen um die Moderation der Zuschauerfragen im F & A-Bereich. Am Ende des Events hat der Organisator zudem Zugriff auf die automatisch erstellten Berichte und die Aufzeichnung.
- Referent(en): Neben dem Organisator dürfen nur noch die Referenten/Moderatoren ihre Bildschirminhalte teilen sowie Kameras und Mikrofone aktivieren. Sie können zudem zusammen mit den (Mit-)Organisatoren „behind the scenes“ den Chat-Bereich nutzen, um sich intern während des Events austauschen und absprechen zu können.
- Teilnehmer: Die Teilnehmer sind in der Zuschauerrolle. Sie können nur sehen, hören und den moderierten F & A-Bereich für ihre Fragen nutzen. Um dies technisch einfach zu lösen, können sich die Teilnehmer auch nicht über Teams einwählen (dies bleibt nur den Organisatoren und Referenten vorbehalten), sondern nur über den während der vorbereitenden Event-Erstellung generierten Link.
Hinweis: Während der Organisator, die Mitorganisatoren und auch die Referenten die Desktop-Variante von Microsoft Teams nutzen müssen, können die restlichen Eventteilnehmer auch per Web-App oder Mobile-Apps daran teilnehmen (iOS, Android) – oder auch nur mittels ihres Webbrowsers (Edge, Chrome, Firefox oder Safari).
3. Wer kann an den Live Events in Team teilnehmen? (Öffentlich vs. Privat)
Der Eventorganisator legt zu Beginn fest, ob das Ereignis für „Personen und Gruppen“, „Ihre Organisation“ oder „Öffentlich“ sein soll. Bei einem öffentlichen Ereignis kann jede Person teilnehmen, die in den Besitz des Einwahl-Links gekommen ist, ohne sich extra anmelden oder registrieren zu müssen. Bei Ereignissen für „Personen und Gruppen” ist die Teilnahme auf bestimmte, zuvor angegebene Personen oder Gruppen Ihrer Organisation eingegrenzt. Bei einem unternehmens- bzw. organisationsweiten Ereignis (Ihre Organisation) können nur die Mitglieder Ihrer Microsoft-365-Lizenz teilnehmen.
4. Schritt-für-Schritt Anleitung für die Versammlungen in Microsoft Teams
4.1 In Microsoft Teams die Versammlung erstellen und planen
Sie können das Live Event direkt aus Microsoft Teams heraus erstellen oder über Outlook planen. Um eine Versammlung in Teams zu erstellen bzw. zu planen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie dafür in Teams Ihren → Kalender, klicken Sie rechts oben auf den Pfeil neben → + Neue Besprechung und wählen Sie die Option → Versammlung aus.
- Geben Sie als nächstes die Termindaten, einen Titel und allgemeine Informationen zu dem Ereignis ein.
- Fügen Sie dann die Personen hinzu, die bei dem Live Event als Mitorganisatoren und Referenten agieren werden. Diese bekommen in einer separaten Email ihren persönlichen Link zugeschickt.
- Wählen Sie nun im Bereich „Ereigniszugriff” den Teilnehmerkreis aus, der an dem Ereignis als Zuschauer teilnehmen soll (bestimmte Personen und Gruppen vs. organisationsweit vs. öffentlich).
- Wenn Sie die Option → Teilnehmer-E-Mails aktivieren ausgewählt haben, können Sie Gruppen oder Personen eintragen, die eine E-Mail erhalten sollen, wenn die Versammlung veröffentlicht oder Änderungen an der Veranstaltung vorgenommen wurden.
- Im Bereich → Teilnehmererfahrung können Sie die folgenden Option (de)aktivieren:
- Verwalten, was die Teilnehmer sehen
- Anwesenheitsbericht zulassen
- Fragen und Antworten (F&A)
- Über → weitere Optionen bearbeiten können Sie nicht nur den Warteraum einstellen, sondern auch in welcher Sprache der Untertitel übersetzt werden und wer aufzeichnen sowie transkribieren kann.
- Am Schluss auf → Speichern klicken, denn erst dann können Sie die Versammlung freigeben (→ Ereignis freigeben) oder → Veröffentlichen.
4.2 Die Teilnehmer zu der geplanten Versammlung (Live Event) einladen
Es führen nicht nur mehrere Wege nach Rom, sondern es führen auch mehrere Wege zur Microsoft Teams Versammlung. Nachfolgend haben wir Ihnen drei Varianten beschrieben, wie Sie Teilnehmer zu Ihre Veranstaltung einladen können.
- Email-Einladung: Wenn Sie die Option → Teilnehmer-E-Mails aktivieren ausgewählt und dort die Personen bzw. Gruppen eingetragen haben, die eine Benachrichtigung bekommen sollen, dann bekommen diese Teilnehmer eine automatische Email-Einladung. Bei der Teams Premium Lizenz können Sie diese Emails sogar an Ihre Wünsche anpassen.
- Direkt nach der Veröffentlichung: Sobald Sie als Organisator die Teams Versammlung veröffentlicht haben, wird Ihnen sowohl der → Teilnahmelink als auch die Option → HTML zum Einbetten von Videos angezeigt. Sie können den Link dort kopieren und diesen an gewünschter Stelle, z. B. in einem Kanal, einer Mail, etc. einfügen.
- Über den Kalender: Öffnen Sie Ihren Kalender in Teams und klicken Sie das soeben erstellte Live Event an. Hier können Sie mit einem Klick auf das Zeichen für → Kopieren den Link kopieren, mit dem Sie Ihre Zuschauer einladen können. Den Link können Sie dann beispielsweise per E-Mail versenden, in einen Teams-Kanal kopieren, auf Ihrer Webseite veröffentlichen, in einen Online-Kalender eintragen etc.
4.3 Die Microsoft Teams Versammlung durchführen als Organisator oder Referent
Betreten Sie als Organisator oder Referent die Versammlung über die eigene separate Einladung, bei der die nötigen Berechtigungen voreingestellt sind. Als Organisator können Sie auch ganz einfach den Teams-Kalender öffnen, auf die betreffenden Versammlung klicken und dann auf → Teilnehmen. Nachdem Sie als nächstes Ihre Kamera- und Audio-Einstellungen eingerichtet haben, erhalten die Organisatoren und Referenten folgende spezielle Bildschirmansicht für die Versammlung:
- Auf der linken Seite finden Sie den Bereich → Bildschirm „Verwalten”. Dort können Sie Ihren eigenen oder andere Bildschirme live schalten, das heißt es können ein oder mehrere Bildschirme angezeigt werden.
- Zu Beginn, wenn Sie das Ereignis noch nicht begonnen haben, wird Ihnen oben ein gelber Balken mit → Nicht Begonnen angezeigt.
- Sie können somit noch Ihre Einstellungen, wie Ton und Kamera testen sowie sich mit den anderen (Mit)Organisatoren und Referenten absprechen.
- Sobald Sie mit der Vorbereitung fertig sind, können Sie über → Ereignis starten die Versammlung beginnen.
- Während der Versammlung haben Sie in der oberen Menüleiste folgende Funktionen:
- Chat
- F&A
- Personen
- Heben
- Ansicht
- Notizen
- Copilot
- Weitere Aktionen
- Kamera
- Mikro
- Teilen
- Verlassen
- Die Referenten können über → Teilen das gewünschte Fenster mit z. B. der Präsentation freigeben.
- Sobald Sie mit der Versammlung fertig sind, klicken Sie auf den Pfeil neben → Verlassen und wählen Sie die Option → Besprechung beenden aus.
4.4 Die Videoaufzeichnung und die Berichte zu der Versammlung in Teams verwalten
Die (Mit)Organisatoren und gegebenenfalls Referenten erhalten im Nachgang an das Liveereignis Zugriff auf die automatisch erstellte Video-Aufzeichnung sowie die dazugehörigen Event-Berichte (Teilnehmerbericht, F & A-Bericht, Strukture-Insights-Bericht).
- Öffnen Sie dafür Ihren Teams-Kalender und dann den Kalendereintrag für die Versammlung per Doppelklick.
- In dem Bereich → Freigegeben können Sie nun die Video-Aufzeichnung sowie die freigegebenen Dateien und Links herunterladen oder als Link kopieren.
- Im Abschnitt → Anwesenheit können Sie den Anwesenheitsbericht inkl. Dauer, E-Mails und Rollen der Teilnehmer als Excel-Datei herunterladen.
- Im Bereich → Zusammenfassung finden Sie sowohl die Aufzeichnung als auch das Transkript der Versammlung.
5. Tipps & Anleitungen rund um Microsoft 365, Teams, Outlook und OneNote
Microsoft 365 (früher „Office 365“) ist ein universelles Werkzeug-Set für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Wie Sie die Office-Suite und die wichtigen Teilkomponenten Teams, Outlook und OneNote richtig nutzen, erfahren Sie hier auf unseren folgenden Übersichtsseiten mit den wichtigsten Tipps, Tricks, Anleitungen und Video-Tutorials. Noch mehr Unterstützung bieten wir Ihrem Unternehmen in Form von unseren Mitarbeiterschulungen (Seminare und Webinare) sowie umfassenden Beratungsleistungen rund um die digitale Transformation in Unternehmen!
- Microsoft Office 365 im Überblick: Die besten Anleitungen und Video-Tutorials
- Microsoft Outlook im Überblick: Anleitungen und Videoanleitungen
- So funktioniert Microsoft Teams: Alle Anleitungen und Video-Tutorials zum Aufbau und der Funktionsweise
- Microsoft OneNote im Überblick: Die besten Anleitungen mit Video-Tutorials
👩💻 Microsoft Teams in unter 10 Min. erklärt (Tutorial)
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