Microsoft Skype vs. Teams: Warum Sie heute schon auf Teams setzen sollten

Microsoft Teams und Skype (Skype for Business) sind beides Lösungen für die Online-Kommunikation in Unternehmen, inklusive Chat-Funktion und Videotelefonie. Aber welches Programm eignet sich nun besser für den beruflichen Einsatz? In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen einen Vergleich von Teams vs. Skype – und warum die Zukunft eindeutig Teams gehört!

Der Nachfolger von Skype heißt Teams

Der kostenlose Instant-Messaging-Dienst Skype wurde im Jahr 2003 von einem schwedischen und einem dänischen Entwickler gegründet und zunächst 2005 von eBay gekauft. 2011 ging Skype schließlich in den Besitz von Microsoft über, wo es den Windows Live Messenger ersetzte und in der Folge die erweiterte Version „Skype for Business“ für den Unternehmenseinsatz entwickelt wurde. Der digitale Fortschritt ist nicht aufzuhalten und so verändert er auch zunehmend die Arbeitswelt – für alle möglichen Arbeiten werden fortlaufend neue Tools und Apps angeboten.

So ist es nicht überraschend, dass Microsoft im März 2017 die Skype-Weiterentwicklung Teams vorstellte. Teams bietet mehr Optionen rund um HD-Videotelefonie, Videokonferenzen und die digitale Zusammenarbeit von einzelnen Abteilungen, Projektteams und des ganzen Unternehmens. Aber kann und wird Teams denn Skype for Business wirklich ganz und gar ersetzen? Die Antwort lautet eindeutig „Ja“! Skype for Business Online wurde bereits im Sommer 2021 eingestellt. Skype for Business on-premise hat sein End-of-Life (EOL) dann im Jahr 2024, mit erweitertem Support (kostenpflichtig) dann erst 2025. Es gibt also aus unserer Sicht keinen Grund (außer Kosten) warum mit der Migration zu Teams noch gewartet werden soll.

Vorteile von Microsoft Teams vs. Skype

Im Unterschied zu Skype stellt Teams nicht nur verschiedene Kommunikationsfähigkeiten mit Sprach- und Videotelefoniefunktionen zur Verfügung. Denn Teams kann, anders als Skype, mit weiteren Anwendungen verzahnt werden. Das Ziel von Microsoft ist, Teams zu einem Knotenpunkt für die Zusammenarbeit in Unternehmen zu machen, an dem alle Informationen einschließlich Kommunikationsfunktionen in einem Workspace verfügbar sind. Die zentralen Vorteile von Teams vs. Skype sind:

• Alles an einem Ort: Teams bietet gegenüber Skype alles an einem Ort an. Telefonie, Konferenzen, Chat, Datenspeicherung über SharePoint und OneDrive
• Modernere Benutzeroberfläche
• Gruppenchats mit Filesharing: Dadurch das Teams in Office365 integriert ist, kann nun auch ganz einfach in den Gruppenchats ein Filesharing gemacht werden
• Effizienteren Bandbreitenverbrauch: Teams baut, von der neuen Skype-Backend-Infrastruktur unterstützt, auf einer hochskalierbaren Microservices-Architektur auf, die einen effizienteren Bandbreitenverbrauch und eine robustere Telemetrie bietet. Das führt zu schnelleren Teilnahmezeiten an Besprechungen und ein besseres Browser-Erlebnis.
• Maschinelles Lernen: Durch die im Vergleich zu Skype moderneren Cloud-Infrastruktur hinter der Teams-Anwendung können Microsofts Ressourcen und Dienste im Bereich der künstlichen Intelligenz, wie z. B. Microsoft Graph, für intelligente Funktionen rund um Kommunikation & Kollaboration besser genutzt werden. Zu diesen Microsoft Cognitive Services zählen beispielsweise Transkription, Übersetzung und Spracherkennung mittels maschinellen Lernens.
• Vereinfachtes Handling: Neben neuen Funktionen für die Besprechungen, Online-Meetings und Videotelefonie in Teams, lassen sich diese mit den erweiterten Teams-Funktionen nun auch besser vorbereiten, durchführen und nachbereiten, als das bislang mit Skype for Business möglich war.
• Gemeinsames Notizbuch: Jedes Team besitzt automatisch ein gemeinsam nutzbares OneNote-Notizbuch
• Gemeinsame Dateiablage: Jedes Team besitzt eine eigene gemeinsame Dateiablage via SharePoint und OneDrive.
• Terminplanungshilfe: Die Terminplanungshilfe ist direkt mit dem Outlook-Kalender verknüpft.
• Gemeinsame E-Mail-Adresse: Jedes Team hat eine eigene zentrale E-Mail-Adresse. Schickt jemand eine E-Mail an diese Adresse, so bekommen alle Teams Teammitglieder diese E-Mail automatisch in ihr Postfach zugestellt. Umständliche und nie aktuelle E-Mail-Verteilerlisten gehören somit der Vergangenheit an.
• Weitere Features und Drittanbieter: Neben den anderen Office365-Tools können sogar Drittanbieter den einzelnen Teams-Gruppen einfach über API-Schnittstellen hinzugefügt werden.

Eine gute Einführung und Übersicht über die Funktionen in Microsoft Teams finden Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Office 365 Teams: Teamworkspace mit Chat, Video-Konferenzen und weiteren Teamwerkzeugen“ .

Einen Vergleich der Teams-Funktionen mit dem (Haupt-)Konkurrenten Slack finden Sie in → „Microsoft Teams vs. Slack: Vergleich der beiden Kommunikations-Tools“ .

Roadmap: Upgrade von Skype for Business auf Microsoft Teams

Seit Oktober 2018 haben Office 365 Neukunden/Unternehmen mit unter 500 Nutzern bereits keinen Zugriff mehr auf Skype for Business. Sie erhalten automatisch den Skype-Nachfolger Teams.

Doch wie kann man nun den Wechsel von Skype for Business auf Microsoft Teams vorbereiten?

Ebenso hat Microsoft im Oktober 2018 eine aktualisierte Version von Skype for Business Server herausgebracht. Diese Skype-Version besitzt dabei vor allem erweiterte Funktionen für den Hybridmodus mit Microsoft Teams und Office 365. So können Bestandskunden Skype for Business noch problemlos weiternutzen, bis sie den Upgrade-Prozess auf Teams in ihrem eigenen Unternehmen abgeschlossen haben. Schauen Sie sich auch die offizielle Seite von Microsoft (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/upgrade-start-here) zum Upgrade von Skype for Business auf Microsoft Teams an. Hier finden Sie alles was Sie für die ersten Schritte im Upgrade Prozess benötigen. In der laufend aktualisierten Microsoft 365-Roadmap können Unternehmen übrigens jederzeit einsehen, welche Funktionen bereits in Teams integriert wurden. Somit lässt sich für ein Unternehmen der richtige Wechselzeitpunkt von Skype zu Teams ermitteln.

Nutze die größere Vielseitigkeit von Microsoft Teams vs Skype für die Integration von Microsoft Planner

Der große Vorteil von Microsoft Teams vs Skype ist die Vielseitigkeit des Teams-Tools. Denn neben den programmeigenen Funktionen lassen sich in die Kommunikationsplattform auch weitere Office 365 Kollaboration-Tools integrieren. Je nach Bedarf können Sie so ganz einfach nutzungsspezifische digitale Workspaces einrichten.

Besonders erwähnenswert ist dabei die Integration des Aufgaben- und Projektmanagement-Tools Microsoft Planner in Teams. Der Microsoft Planner bietet den einzelnen Projektmitgliedern, Projektmanagern, Vorgesetzten und Unternehmen jederzeit die optimale Übersicht. Die einzelnen Funktionen erleichtern das Planen, Anlegen und Verwalten von Projektarbeiten genauso wie die Aufgabenverteilung und die Statusübersicht.

So haben Sie neben den vielen verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten auch gleich noch ein Tool für die Aufgabenverwaltung in Ihren (Projekt-)Teams!

Lesen Sie auch unsere beiden Blogbeiträge zum Microsoft Planner für ausführlichere Informationen:

• Den Microsoft Planner in Teams integrieren – für das perfekte Kollaboration-Tool!
• Microsoft Planner: Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool

Deshalb ist Microsoft Teams die bessere Wahl

Wir wissen nun, dass Microsoft Teams zukünftig Skype for Business vollständig ablösen wird. Microsoft Teams übernimmt schon heute mehr und mehr den zentralen Knotenpunkt für die Office 365 Suite. Seit 2016 hat Microsoft durch die Modernisierungskampagne von Microsoft SharePoint weit über ein Dutzend weiterer Kollaboration-Tools und Anwendungen für Unternehmen und Organisationen z.B. Yammer, Delve und Forms entwickelt und eingeführt. Damit Sie einen guten Überblick über alle verfügbaren Office 365 Tools bekommen, haben wir Ihnen hier eine Zusammenfassung erstellt  → „Die Office 365 Tools im Überblick: Welche App und Anwendung kann was und nützt wem? “.

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(Dauer ca. 8:00 Minuten)

Inhalt:

1. Wie erstelle ich ein neues Team? (00:33)

2. Wie kann ein Team über Kanäle strukturiert werden? (01:36)

3. Weitere Funktionen über Registerkarten hinzufügen (02:24)

4. Mit Team-Mitgliedern chatten (03:17)

5. Gemeinsames Arbeiten an Dateien (04:31)

6. Besprechungen in Teams führen (05:14)

7. Zusatztipp: OneNote mit Teams nutzen (06:10)

8. Zusammenfassung (06:48)