Microsoft bietet mit dem persönlichen Tresor in OneDrive einen besonders geschützten Bereich für sensible Daten in seiner Cloud an. So können Sie Dateien, Ordner, Fotos, Videos und wichtige Dokumente sicherer in der Cloud abspeichern. Dabei behalten Sie aber zugleich jederzeit den großen Vorteil eines Cloud-Speichers, nämlich ortsunabhängig von überall aus und mit jedem stationären oder mobilen Endgerät darauf zugreifen zu können. Wie der persönliche OneDrive-Tresor genau funktioniert, wie groß der Speicher ist und wie sicher die darin abgelegten Dateien wirklich sind, erfahren Sie in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist der Persönliche Tresor in OneDrive?
Der persönliche Tresor (im Englischen „Personal Vault“) ist eine zusätzliche Sicherheitsebene in Microsofts Hybrid-Cloud-Speicher OneDrive. Dieser gesonderte und speziell abgesicherte Datenraum ist für das Abspeichern besonders sensible Dokumente, Bilder und Videos gedacht (z. B. Führerschein, Personalausweis, Zeugnisse, Versicherungsnachweise, Zulassungsschein, Lizenzen etc.). Für das höhere Sicherheitsniveau wird der Zugang zu diesem „Cloud-Tresor“ unter anderem mit einer zweiten, zusätzlichen Authentifizierungsmethode und einer zusätzlichen Verschlüsselung abgesichert.
- OneDrive selbst ist ein integraler Bestandteil von Microsoft Office 365 und zudem auch fest in Microsofts Betriebssystem Windows 10 und 11 eingebunden.
- Damit steht der persönliche Tresor seit Ende 2019 allen privaten Nutzern von Microsoft als kostenlose Zusatzfunktion zur Verfügung.
- Mehr Details zu OneDrive finden Sie in dem Büro-Kaizen-Übersichtsartikel „Warum OneDrive?“.
2. Gibt es den Persönlichen Tresor in OneDrive auch für Business-Kunden?
- Microsoft bietet die Tresor-Funktion seit Ende 2019 für alle Microsoft-Konten an, allerdings nur für Privatanwender. Das sind im Grunde alle Windows 11 Nutzer sowie die Family- und Single-Pläne von OneDrive und Microsoft 365. Business-, Geschäfts-, Schul- und Unikonten werden nicht unterstützt.
- Der sichere Datentresor ist für Windows 10-und-11-PCs, OneDrive im Web und die mobile OneDrive-App (iOS, Android und Windows Phone) verfügbar.
- Business-Nutzer können die Funktion jedoch auf ihrem Mobilgerät (und unter Windows 10 bzw. 11) zur besseren Sicherung Ihrer privaten Dokumente nutzen, um z. B. eine Kopie aller wichtigen Identifikations-, Reise- und Versicherungsdokumente auch auf Dienstreisen immer greifbar in einem „Hochsicherheitscloudbereich“ dabei zu haben. Zum Beispiel, falls der Koffer im falschen Flugzeug landet oder unterwegs der Geldbeutel oder die Handtasche geklaut werden. So können Sie sich dennoch jederzeit ausweisen und haben immer Zugriff auf die wichtigsten Dokumente, um nicht vollkommen orientierungs-, ausweis- und/oder handlungslos zu sein.
3. Wie funktioniert der persönliche Datentresor in OneDrive und Windows 10 und 11?
Der Cloudspeicherbereich für besonders sensible Daten wird durch einige zusätzliche Sicherheitsfaktoren geschützt. Einige weitere Funktionen sorgen dabei für mehr Komfort bei der Nutzung.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Der Tresorspeicher in der OneDrive-Cloud wird mittels einer Zwei-Schritte-Authentifizierung abgesichert. Das bedeutet, dass neben der normalen Anmeldung (Nutzernamen/E-Mail-Adresse und Passwort) ein zusätzlicher Anmeldeschritt erforderlich ist, um diesen Hochsicherheitsbereich zu betreten. Dies kann beispielsweise per PIN, E-Mail- oder SMS-Code oder auch schneller und bequemer mittels Fingerabdruck oder Gesichtserkennung erfolgen.
- Automatisches Ausloggen: Der Tresorraum wird zudem nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität automatisch gesperrt. Auch alle geöffneten Dateien werden dann bis zur erneuten Authentifizierung gesperrt. In der Windows- und Web-Version ist das nach 20 Minuten, auf Smartphones, Tablets, iPhones und iPads bereits nach 3 Minuten der Fall.
- Verschlüsselung: Die auf Windows-Rechnern abgespeicherten Tresorordner, Bilder, Dokumente und Dateien werden automatisch mit einem Bitlocker verschlüsselt und auch nicht ungeschützt zwischengespeichert. Auf Smartphones und Tablets wird die zusätzliche Verschlüsselungsmethode des jeweiligen Betriebssystems genutzt (iOS oder Android). Die zusätzlichen Sicherheitsleistungen des Tresorservice umfassen zudem verbesserte Überwachung auf verdächtige Aktivitäten, Virenscans sowie Ransomware-Erkennung und gegebenenfalls Datenwiederherstellung (Ransomware = Erpressungstrojaner).
- Kein Teilen möglich: Die sensiblen Daten in einem persönlichen Tresor lassen sich nicht teilen, sie sind nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt. Damit wird ein weiterer Angriffspunkt eliminiert, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.
- Direkt in den Tresor scannen und fotografieren: Zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit kann man sensible Dokumente direkt in den Tresor scannen oder Fotos und Videos direkt in den sicheren Datentresor aufnehmen.
4. Ist der Persönliche Tresor in OneDrive sicher?
Die Multifaktor-Authentifizierung ist wesentlich sicherer als die standardmäßig eingestellte Anmeldung lediglich mittels Nutzerkonto (E-Mail-Adresse) und Passwort. So nutzen laut Microsoft 99,9 % der von Hackern oder Schadprogrammen kompromittierten Benutzerkonten keine MFA für das Login. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass sich lediglich 0,1 % der Cyberattacken gegen Profile oder persönliche Daten richten, die mittels einer zusätzlichen Sicherheitsebene eine zweite, sicherere Hürde einziehen. In Kombination mit den verbesserten Verschlüsselungs- und Überwachungsfunktionen ergibt sich damit ein wesentlich wirkungsvoller Schutz der im persönlichen OneDrive-Tresor abgespeicherten Dateien und Ordner.
Hinweis: Mehr Details zu der sichereren MFA-Anmeldung bei Microsoft finden Sie in unserem Büro-Kaizen Artikel „Microsofts Multi-Faktor-Authentifizierung“.
5. Wie groß ist der Speicherplatz im persönlichen OneDrive-Tresor?
Der persönliche Tresor darf so groß sein, wie Ihnen an Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung steht. Theoretisch kann er den gesamten Speicherplatz einnehmen, der Ihnen als Speicherlimit in Ihrer Microsoft-Lizenz zur Verfügung steht. Bei der kostenlosen OneDrive-Version liegt das Speicherlimit allerdings bei drei Dateien (also z. B. der Personalausweis, die Versicherungskarte und die Zulassungsbescheinigung fürs private Auto).
Der verfügbare Speicherplatz in den verschiedenen OneDrive-Versionen:
- Kostenloses Microsoft Konto: 5 GB Speicherplatz
- Microsoft Basic: 100 GB Speicherplatz
- Microsoft 365 Single: 1 TB Speicherplatz
- Microsoft 365 Family: 6x 1 TB Speicherplatz
6. Anleitungen und Fragen zu dem Persönlichen Tresor in Microsoft OneDrive
Nachfolgend haben wir Ihnen Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen des persönlichen OneDrive-Tresors sowie Antworten zu den gängigsten Fragen zum „Personal Vault“ aufgeführt.
6.1 Wie kann ich den persönlichen Tresor in OneDrive einrichten
Der Persönliche Tresor in OneDrive wird automatisch erstellt. Sie können hier nur die individuellen Optionen des Tresors anpassen. Um Ihre Einstellungen zu verwalten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol → Einstellungen.
- Wählen Sie nun → Optionen aus.
- Navigieren Sie im linken Menü zum Punkt → Persönlicher Tresor.
- Klicken Sie nun auf → Verwalten.
- Hier können Sie folgendes machen:
- das → Kennwort ändern
- Ihre → Aktivität anzeigen
- → Sicherheitsoptionen festlegen (Code Per Mail, SMS oder Authentifikator-App)
- → Zusätzliche Sicherheitsoptionen (de)aktivieren
6.2 OneDrive: den privaten Tresor sperren und entsperren
Der persönliche Tresor wird nach einer gewissen Zeit der Abwesenheit automatisch gesperrt. Über die drei Punkte → Weitere Aktionen für dieses Element anzeigen neben dem Persönlichen Tresor und dann → Sperren, können Sie den Tresor manuell sperren. Zum Entsperren klicken Sie nochmals auf die → drei Punkte und wählen Sie die Option → Aufschließen aus. Nun müssen Sie nur noch den Authentifizierungscode eingeben.
6.3 Den persönlichen Tresor umbenennen
Falls Sie Ihrem Tresor in OneDrive einen individuellen Namen vergeben möchten, können Sie das über die drei Punkte → Weitere Aktionen für dieses Element anzeigen und dann → Umbenennen tun. Wir würden Ihnen jedoch empfehlen die Bezeichnung „Persönlicher Tresor” beizubehalten, da es sonst zu Fehlermeldungen kommen kann.
6.4 Kann ich einzelne Dateien oder den ganzen OneDrive-Tresor teilen?
Das Teilen einer Datei oder gleich den ganzen OneDrive-Tresor ist nicht möglich, auch wenn Ihnen diese Funktion angezeigt wird. Wenn Sie Dateien aus dem Persönlichen Tresor in OneDrive teilen möchten, müssen Sie diese aus dem Tresor verschieben und können Sie dann teilen. Allerdings ist diese Datei dann nicht mehr abgesichert.
Um eine Datei aus dem OneDrive-Tresor zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie bei der Datei, die Sie verschieben möchten, auf die drei Punkte → Weitere Aktionen für dieses Element anzeigen.
- Wählen Sie die Option → Verschieben nach aus.
- Wählen Sie nun den Speicherort aus, in den Sie die Datei verschieben möchten.
- Schließen Sie den Vorgang per Klick auf → Hierhin verschieben ab.
6.5 Kann ich den persönlichen Tresor in OneDrive löschen?
In der Vergangenheit hatten Sie die Möglichkeit den Tresor zu löschen. Leider können Sie den persönlichen Tresor in OneDrive mittlerweile nicht mehr löschen oder deaktivieren.
7. Tipp: Kostenlose Büro-Kaizen-Anleitungen und Tutorials zu OneDrive
OneDrive ist eine spezielle Hybrid-Cloudspeichertechnologie von Microsoft, die auf dem bekannten SharePoint aufbaut. Als Cloudspeicher ermöglicht es das einfache Synchronisieren über verschiedene Geräte hinweg und auch den mobilen Zugriff von überall aus. Zusätzlich ermöglicht der Hybridspeichertechnologie aber auch den Offline-Zugriff auf die Daten und Dokumente ohne Internetverbindung. So haben Sie stets den vollen Zugriff, egal was passiert, ob nun ein Gerät kaputt geht oder ob Sie sich in einem Funkloch im Außendienst befinden.
7.1 Alle Funktionen von OneDrive einfach und praxisnah erklärt, zum Beispiel:
- OneDrive Ordner und Dateien teilen und freigeben: Inhalte öffnen und Berechtigungen anpassen.
- OneDrive Struktur: Mit dem 7-Ordner-System zur optimalen Übersicht.
- OneDrive Ordner und Dateien verschieben: Für mehr Speicherplatz auf Ihrem PC.
- OneDrive aktivieren: Anleitung zum Aktivieren von OneDrive in Windows 11.
- OneDrive deaktivieren: Vom Autostart über die Synchronisation bis zum Ordner löschen und deinstallieren.
7.2 OneDrive Tutorial – Vom Einsteiger zum Profi! (deutsch)
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(Dauer 15:38 Minuten)
