Wenn die Zuständigkeiten nicht klar und transparent geregelt sind, dann müssen die Mitarbeiter immer wieder aufs Neue von A nach B und C rennen, um verzweifelt nach einer verantwortlichen Person zu suchen. Und wenn dann noch eine der zuständigen Personen krank ist, während die andere im Urlaub und die dritte nicht auffindbar ist, dann ist das Chaos perfekt.

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was bedeutet „Zuständigkeit“?

Je nach dem Kontext gibt es leicht unterschiedliche Definitionen des Begriffs „Zuständigkeit“.

Im juristischen Sinn (z. B. im Zivilrecht, Verwaltungsrecht, Arbeitsrecht und Steuerrecht) gibt es die sachliche und die örtliche Zuständigkeit, also welches Gericht für den konkreten Einzelfall zuständig ist.
Im Verwaltungsrecht geht es zudem um die Grenzen der Dienstbereiche. Also zum Beispiel die jeweiligen Zuständigkeiten der EU vs. denen der Mitgliedsstaaten, des Bundes vs. der Länder, der Bundespolizei vs. Polizei oder der jeweiligen Finanzämter.
Im organisatorischen Kontext, zum Beispiel in einem Unternehmen, geht es um die Kompetenz einer Person oder einer Unternehmenseinheit. Die Zuständigkeit regelt dann, wem ein bestimmter Zuständigkeitsbereich zugeteilt wurde.

Praxisbeispiele: In einer Behörde kann eine Person zum Beispiel für alle Personen mit Nachnamen von A-E zuständig sein. Eine Zuständigkeit kann aber auch scheinbar banale Dinge wie das Sauberhalten der Kaffeeküche regeln. Gängige Synonyme sind Befugnis, Kompetenz, Obliegenschaft, Federführung, Aufsicht, Aufgabenbereich, Ressort, Geschäftsbereich, Verpflichtung und Verantwortungsbereich.

Was ist ein Zuständigkeitsbereich?	Worin liegt der Unterschied zwischen „verantwortlich“ vs. „zuständig“?
Der Zuständigkeitsbereich markiert den Bereich, für den die jeweilige Zuständigkeit gilt. Ein Zuständigkeitsbereich kann demnach entweder ein räumlich oder ein thematisch festgelegtes Gebiet sein, das einer bestimmten Person oder Personengruppe zugewiesen wurde.	Mehrere Leute können für eine Aufgabe zuständig sein (responsible), aber nur eine Person ist dafür verantwortlich (accountable). Wer zuständig ist, leistet also die Arbeit und bucht die Arbeitszeit für die Erledigung der Aufgabe – und wer verantwortlich ist, hält den Kopf dafür hin, falls etwas schiefläuft.

Zuständigkeiten im Büro — Klare Zuständigkeiten sind das Fundament effektiver Zusammenarbeit.

Sechs Tipps für das Klären und Verteilen der Zuständigkeiten im Unternehmen:

Je nach dem Zuständigkeitsbereich können einzelne Mitarbeiter für etwas zuständig sein, sich mehrere Personen die Zuständigkeit teilen oder die Zuständigkeit auch rotieren. Letzteres bedeutet, dass sich die Verantwortlichkeiten innerhalb eines Personen-/Nutzerkreises der Reihe nach abwechselt. Wenn zum Beispiel abwechselnd jeder einmal die Zuständigkeit für die Mitarbeiterküche übernimmt, wird nach und nach jedem klar, wie viel Arbeit es macht, bestimmte Dinge in Ordnung zu halten. Die Erfahrung zeigt, dass dann die meisten von sich heraus mehr Ordnung halten, auch wenn sie nicht mehr aktiv dafür zuständig sind.

Schritt 1: Den Status quo der Zuständigkeiten und den größten Handlungsbedarf identifizieren

Vor dem Verteilen der Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen müssen Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen. Was gibt es alles für Zuständigkeitsbereiche? Wo gibt es besonders unscharfe Zuständigkeiten und damit viel Handlungsbedarf? Und wo läuft es meistens reibungslos? Dabei gilt: Je größer das Problem, desto eher sollte es gelöst werden. Tipp: Priorisieren Sie daher die Liste gleich bei der Erstellung! Bei der Identifikation der Zuständigkeitsbereiche hilft Ihnen eine Prozesslandkarte mit einer Übersicht aller Abläufe in Ihrem Unternehmen. Bei der Priorisierung der Dringlichkeit helfen Ihnen folgende Fragen.

Wo werden die meisten Aufgaben liegengelassen?
Wo werden Mitarbeiter zu Themenbereichen um Rat gefragt, in denen sie eigentlich keine Expertise haben?
Wo springen häufig Mitarbeiter für andere ein, die eigentlich für einen ganz anderen Bereich zuständig sind?

Schritt 2: Die Zuständigkeiten klären und Stellvertretungen dafür festlegen

Sobald klar ist, wo überall besonders viel Handlungsbedarf besteht, sollten Sie damit beginnen, zu überlegen, wie die jeweiligen Zuständigkeiten besser geregelt werden könnten. Teilen Sie die Aufgaben aber keinesfalls einfach so zu. Reden Sie stattdessen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern im Team. Wer ist alles in die betreffenden Abläufe involviert? Wer kann sich welche der derzeit unklaren Zuständigkeiten vorstellen? Wen interessiert welcher Bereich und worin sehen die Einzelnen ihre Stärken? Werden feste Zuständigkeiten benötigt oder ist eine rotierende Zuständigkeit sinnvoll?

Achten Sie dabei auch auf den Wissensstand der Personen. Denn die Kompetenz sollte einer Zuständigkeit immer vorangehen und nicht umgekehrt! Andernfalls müssen Sie die benötigte Einarbeitung sicherstellen und die Einarbeitungszeit dafür einkalkulieren.
Die Erledigung der entsprechenden Aufgaben muss aber auch dann sichergestellt sein, wenn eine dafür zuständige Person krankheitsbedingt ausfällt. Bestimmen Sie daher immer auch gleich eine Stellvertretung mit.
Alle Personen mit Zuständigkeiten müssen dann eine einfache Schritt-für-Schritt Ablaufbeschreibung mit Checkliste für den Vertretungsfall erstellen. Darin sind alle Aufgaben ihres Zuständigkeitsbereichs erfasst und erklärt. Das verbessert die Vertretungsfähigkeit und vermeidet Fehler sowie unnötige Wartezeiten.
Lassen Sie dann die jeweilige Vertretung präventiv prüfen, ob sie die Ablaufbeschreibung der Tätigkeiten verstanden hat und nachvollziehbar findet – und anhand der Checkliste einmal selbst erledigen.

Schritt 3: Alle Zuständigkeiten schriftlich festhalten (Tabelle und/oder Organigramm)

Nachdem die zuständigen Personen, deren Aufgaben und Vertretungen geklärt sind, sollten diese Zuständigkeiten schriftlich fixiert werden. Dafür bietet sich entweder eine Tabelle oder – bei komplexeren Zusammenhängen – ein Organigramm an.

Zuständigkeitstabellen: Erstellen Sie für jeden wichtigen Aufgabenbereich, in dem bislang unklare Zuständigkeiten herrschten, eine Zuständigkeitstabelle. Auf dieser werden alle zuständigen Personen inklusive deren Aufgabenbereich, Kontaktdaten, Vertretungen und einem Foto aufgelistet. Die Fotos sind wichtig, damit sich auch neue Mitarbeiter zurechtfinden, die noch nicht alle Namen kennen.
Organigramm der Zuständigkeiten: Statt einer einfachen Tabelle können Sie auch ein Organigramm nutzen. Die grafische Darstellung ist zwar etwas aufwendiger, kann dafür aber komplexere Zusammenhänge und Hierarchien zwischen den Mitarbeitern und Arbeitsbereichen besser darstellen. Ein Nachteil ist allerdings, dass sich beispielsweise die Vertretungen nur schlecht in ein Organigramm einzeichnen lassen, ohne dass dadurch die ganze Grafik schnell unübersichtlich wird.
Fazit: Tabelle und Organigramm: Aufgrund der jeweiligen Vor- und Nachteile empfiehlt sich ein Mittelweg. Dabei werden in einem Organigramm die groben Zuständigkeiten skizziert (zum Beispiel nach Bereichen, wie dem Einkauf, IT, Marketing etc.). Die Stellvertretungen und Einzelheiten der Aufgaben werden hingegen in einer begleitenden Extra-Tabelle festgehalten. Das Erstellen eines Organigramms ist übrigens auch bei flachen Hierarchien sinnvoll, denn auch hier werden die jeweiligen Zuständigkeiten und Schnittstellen auf einen Blick sichtbar (Tipp: Wie Sie ein Organigramm oder Flussdiagramm erstellen, sehen Sie in unserer Video-Anleitung zu Microsoft Visio unten, am Ende dieses Beitrags).

Zuständigkeiten von Büro-Kaizen — Mit einem Organigramm können Sie die Zuständigkeiten visuell darstellen. So kann jeder bei Bedarf schnell den individuell richtigen Ansprechpartner finden.

Schritt 4: Die Organigramme und Zuständigkeitstabellen gut einsehbar und zugänglich machen

Die Zuständigkeitslisten und Organigramme sollten so (physisch) ausgehängt und (digital) abgespeichert werden, dass sie bei Unklarheiten sofort von allen gefunden und eingesehen werden können.

Für das Aushängen bietet sich ein zentraler Ort an, wie zum Beispiel am Kopierer oder am Schwarzen Brett.
Spezifische Zuständigkeiten, wie die der Teeküche, sollten Sie am besten zusätzlich noch direkt am entsprechenden Ort aushängen.
Darüber hinaus sollte die elektronische Datei mit allen Zuständigkeiten und Vertretungen ganz oben im Abteilungsverzeichnis abgespeichert werden. So kann jeder bei Bedarf mit nur einem Klick darauf zugreifen.

Schritt 5: Einen Modus für die künftigen Aktualisierungen der Zuständigkeiten festlegen

Ihre Zuständigkeitslisten sind nicht in Stein gemeißelt. Denn sie müssen beispielsweise immer dann angepasst werden, wenn alte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder neue an Bord kommen. Aber auch darüber hinaus sollten sie im laufenden Betrieb immer wieder weiter verbessert werden. Fragen Sie dafür zum Beispiel neue Mitarbeiter nach deren Onboarding-Prozess, an welchen Stellen die Beschreibungen der Zuständigkeiten noch nicht klar genug sind. Dadurch wissen Sie, wo Verbesserungsbedarf besteht, und können die Tabellen entsprechend optimieren.

Das sollten Sie ohnehin regelmäßig tun, denn Zuständigkeiten nützen nur, wenn sie aktuell sind.
Hier erfahren Sie, wie Sie ein Vorschlagswesen und die Ideen Ihrer Mitarbeiter nutzen, um eine sich einschleichende Betriebsblindheit aktiv zu vermeiden.

Schritt 6: Umlaufplan für die Einführung neuer Mitarbeiter in wechselnde Zuständigkeitsbereiche

Neue Mitarbeiter sollten so reibungslos wie möglich integriert werden. Klare Zuständigkeiten helfen dabei. Damit sich die neuen Beschäftigten noch schneller einfinden können, kann für diese ein sogenannter Umlaufplan erstellt werden. Das kann in Form einer Tabelle erfolgen, in der festgehalten wird, welche Kollegen die neuen Mitarbeiter rotierend wann in welchen Bereich einführen. Die entsprechenden Kollegen können dann auf diese Weise ihren Zuständigkeitsbereich und ihre Arbeitsweise aus erster Hand erklären.

Dadurch finden sich die neuen Mitarbeiter schneller zurecht,
lernen ihre Kollegen besser kennen
und lernen zugleich von den jeweiligen Profis deren jeweilige Zuständigkeitsbereiche kennen.