E-Mails haben enorme Vorteile: Sie sind schnell und lassen sich rund um die Welt schicken. Der Empfänger muss nicht anwesend sein, wenn die Nachricht ankommt. Und auch Grafiken und Präsentationen lassen sich anhängen. Alles toll also?

„Nein, E-Mails haben auch eine dunkle Seite”, sagt Günter Weick, der in Wien lebt und Unternehmen in Sachen E-Mail-Effizienz berät: „Jede Mail ist ein Anschlag auf die Produktivität eines anderen.” Bei vielen Arbeitnehmern sei inzwischen eine Schmerzgrenze überschritten.

„Da gibt es das dumpfe Gefühl, ständig Mails löschen zu müssen und nicht mehr zur eigentlichen Arbeit zu kommen”, sagt Weick. In vielen Büros werde morgens als erstes der Rechner hochgefahren und auf die Mails geschaut. Dann gibt es oft Überraschungen: „Viele Unternehmen haben zwar Spam-Filter, aber die Postfächer sind trotzdem überfüllt.” Das ist auch die Beobachtung von Renate Schmidt: „Die E-Mail-Flut wird größer. Früher habe ich mich manchmal gefreut, wenn ich morgens drei Mails bekommen hatte”, erzählt die Unternehmensberaterin aus Solingen. „Heute habe ich nach einem Wochenende manchmal 300.”

Vorgesetzte informieren

Kommunizieren per Mail ist verführerisch, sagt Weick: Was Mitarbeiter früher unkommentiert gelassen hätten, werde jetzt zum Thema gemacht. Manche verzichtbare Mail werde nur abgeschickt, weil jemand möglichst viele andere in Kenntnis setzen will, um sich abzusichern. Das gilt vor allem für Mails an Vorgesetzte. Chefs sollten deshalb klarstellen, dass sie nicht über jeden noch so kleinen Vorgang in Kenntnis gesetzt werden möchten – sonst ist die Zahl der Mails, die sie bekommen, bald unüberschaubar. Und so manches, was firmenintern kommuniziert wird, muss nicht an alle gehen: „Früher reichte dafür auch das schwarze Brett”, sagt Schmidt.

Aber auch jeder einzelne Mitarbeiter kann etwas gegen die Mailflut tun. Ein erster Ansatzpunkt sei, stärker „empfängerorientiert” zu denken, sich also zu fragen „Braucht derjenige meine Mail wirklich?”. Vor allem müsse man sich klarmachen, dass jeder mitbestimmt, wie viele Mails er bekommt: „Wer Mails sät, wird Mails ernten.” Die Zahl der Kopien zu verringern, sei schon ein Schritt zur Problemlösung.

Akustische Signale ausschalten

Nicht ständig auf das Postfach zu starren, sondern Mails ein- bis zweimal am Tag am Stück abzuarbeiten, empfiehlt Jürgen Kurz, Experte für Effizienz im Büro. Akustische Signale für das Eintreffen neuer Mails sollten ausgeschaltet bleiben – das lenkt nach Kurz' Einschätzung nur ab.

„Wir wirken alle kräftig daran mit, die Zahl der Mails nach oben zu treiben”, beklagt Renate Schmidt. „Alle beschweren sich, dass ihre Zeit so knapp ist. Aber wer eine Spaß-Mail bekommt, leitet sie auch weiter.” Auch da kann Zurückhaltung helfen, Kapazitäten zu gewinnen.

n-tv – Mails werden zur Massenplage