Wie uns elektronische Helferlein durch den Büroalltag führen

Die Schulung am Buchhaltungsprogramm ist schon einige Tage her und wie Sie
die Weihnachtsrede des Chefs vorbereiten, haben Sie auch nicht mehr parat? Schön wäre es doch, wenn uns ein kleiner digitaler Assistent nochmal Schritt für Schritt durch die Reisekostenabrechnung führt oder wir mit dem Tablet schnell nachlesen können, was man beim Redenschreiben beachten muss. Solche Helfer gibt es, wir stellen Ihnen einige vor.

Navigationsgerät für jede Software

Performance Support nennen es die Experten, wenn wir nicht in langatmigen Schulungen auf Vorrat lernen, sondern in dem Moment, in dem wir eine konkrete Hilfestellung benötigen. Der Anbieter von E-Learning-Lösungen IMC hat dafür einen Assistenten entwickelt, der Büroarbeiter durch jede beliebige Anwendung führen kann, den Process Guide. Wie ein Navigationssystem führt der Guide durch komplexe Geschäftsprozesse und IT Landschaften. Es erkennt, in welchem System ein Mitarbeiter gerade unterwegs ist. Um zu helfen, zeigt er relevante Informationen zum aktuellen Arbeitsschritt sowie die nächsten Steps auf und überprüft, was bereits getan wurde. Dabei ist er einfach und intuitiv bedienbar. „Es wäre ja noch schöner, wenn man für den Assistenten auch noch eine Schulung bräuchte“, fasst IMC-Vorstand Christian Wachter seine Entwicklung zusammen.

Für das simple Konzept und weil es so einfach ist, eigene Inhalte einzuspeisen, erhielt der IMC Process Guide sogar das Prädikat „exzellent“ vom eLearning Journal. Gelobt wurde auch die umfangreiche Suchfunktion. „Für die Nutzer integriert sich der Process Guide in den Arbeitsprozess und assistiert ihnen beim Arbeiten mit Software oder beim Durchlaufen bestimmter Geschäftsprozesse. Inhalte können mit dem Designer nach kurzer Einarbeitungszeit selbst erstellt werden. Damit entsprechen die Informationen,
die den Nutzern zur Verfügung gestellt werden, genau den Bedarfen im Unternehmen“, heißt es aus der Jury.

Das Navigationsgerät für die tägliche Arbeit lässt sich mit allen Anwendungen und Aufgaben kombinieren. Ob das Urlaubsanträge sind oder die Pflege der Unternehmenswebseite. Wer immer wieder vergisst, wie Serienbriefe erstellt werden und dafür keine zweitägige Schulung absolvieren will, lässt sich einfach vom Process Guide durch das System führen.

Elektronisch nachschlagen mit dem Tablet

Ideal für die Vorbereitung der nächsten Rede oder Präsentation ist das digitale Nachschlagewerk „Rhetorik“ von Autor Peter Flume. Das Werk gibt es schon seit 2014 auf dem Markt. Jetzt wurde das elektronische Buch mit Hörbeispielen und interaktiven Funktionen mit dem German Design Award 2017 ausgezeichnet. Der Titel überzeugte die Jury mit seiner Möglichkeit echten intuitiven Lernens. Die theoretischen Grundlagen rund um die wichtigsten Rhetorik-Skills können
sich die Leser im Fließtext aneignen. Die eingebetteten Audiodateien bieten
Hörbeispiele typischer Gesprächssituationen des Berufslebens. Per Fingertipp
können zusätzliche Infotexte geöffnet werden, mit der Notizfunktion lassen sich
eigene Gedanken und Anregungen abspeichern. Von rhetorischen Stilmitteln über den Einsatz der Stimme bis hin zu Tipps für kritische Gesprächssituationen
erhält der Nutzer mit dem eBook active ein optimales multimediales
Rhetoriktraining.

„Das Buch enthält Strategien für die überzeugende Präsentation genauso wie für Vorträge und Reden“, erläutert der langjährige Rhetoriktrainer Peter Flume. 14 Bücher hat er bereits geschrieben, oder an ihnen mitgewirkt. Neun handeln von der Kunst des Redens, fünf beschäftigen sich mit Unternehmenstheater. Am Rhetorikduden war der Experte beteiligt und er bekleidet einen Lehrauftrag an der Uni Hildesheim im Bereich kreative Techniken und Inszenierungen. Rund 25.000 Seminarteilnehmer hat der Nürtinger während des vergangenen Vierteljahrhunderts eloquenter, selbstsicherer und beruflich erfolgreicher gemacht. Er ist bekannt für die Nähe seiner Methoden zu Schauspiel und Theater. Außerdem ist Flume als Trainer in Konzernen, DAX-Unternehmen und erfolgreichen Mittelständler europaweit tätig.

Das E-Book ist im Format epub3 realisiert, das optimal auf dem iPad angezeigt wird. Erhältlich sind die E-Books bei allen Online-Buchhändlern, inklusive iBooks, Kindle Store und Google Books.

Elektronische Notizen: mobil und sozial

Fast auf jedem PC ist ein Programm installiert, das die meisten Nutzer nicht kennen oder schlichtweg unterschätzen: OneNote. Bei den neueren Versionen
gehört das Programm zum Office-Paket. Die digitale Notizfunktion löst Post-its
und Zettelwirtschaft ab, indem es Notizen digital abspeichert. Anschließend
können diese Informationsschnipsel sortiert, anderen zugänglich gemacht oder in To-Dos umgewandelt werden. „Mit einer digitalen Notizfunktion wie OneNote haben Notizen einen festen Platz und Sie können diese mit Kollegen gemeinsam bearbeiten“, sagt Experte für Büro-Kaizen Jürgen Kurz. In einem seiner Blogbeiträge veröffentlichte der ein Tutorial zu diesem Programm. Eine weitere schöne Funktion: Nutzer können ihre Notizen ihren Outlook-Terminen zuordnen. Kurz ist Fan davon, dass diese digitalen Notizen auch mobil über das Smartphone oder Tablet, oder von Außendienstmitarbeitern eingesehen werden können.

Leila Haidar

Edition F – Navigationsgerät für den Arbeitsalltag