Noch erfolgreicher! – Endlich organisiert arbeiten

Hier geht’s zur PDF-Datei.

Fünf geniale Programme helfen dabei

Manchmal wünschte ich, der Tag hätte mehr Stunden. Kennen Sie dieses Gefühl? Ich kenne es nur zu gut. Am liebsten würde man sich allen Aufgaben gleichzeitig widmen, doch schnell verliert man den Überblick. Von den vielen Aufgaben wird am Ende wieder nur ein Bruchteil erledigt. Dabei sind eigentlich nur fünf Programme notwendig, um alle Aufgaben zu organisieren. Dann kann effizient und effektiv, das heisst produktiv, gearbeitet werden.

Die folgenden fünf Programme meine ich: Outlook bildet den klassischen Posteingang, OneNote wird für die Wiedervorlage genutzt und OneDrive für die persönliche Dateiablage. Teams und SharePoint bilden die Grundpfeiler der Arbeit im Team. Diese fünf Programme entfalten aber erst ihre volle Wirkung, wenn sie im Zusammenspiel genutzt werden. Wie verknüpfe ich zum Beispiel meinen Posteingang mit meiner Wiedervorlage? Wie verknüpfe ich Kalendereinträge mit den dazugehörigen Notizen? Wie verhindere ich, dass meine Aufgabenliste zu lang wird? Und wie kann mir OneDrive dabei helfen

Selbstmanagement, Teammanagement – oder beides?
Selbst- und Teammanagement sind normalerweise getrennt dargestellt. Das ist aber Unsinn. Denn Sie müssen die Projekte erledigen und Termine einhalten – völlig egal ob es sich um persönliche oder Teamaufgaben handelt. Deshalb habe ich in einem Workflow Selbstmanagement und Teammanagement gemeinsam dargestellt. Nur durch die Kombination beider Faktoren ist es möglich, erfolgreich und gelassen zu arbeiten.

Im Posteingang verarbeiten statt nur sichten
Anfragen und Aufgaben kommen in Form von E-Mails in Outlook sowie als Chatnachrichten und Erwähnungen in Microsoft Teams herein. Diese müssen dann nach der Fünf-Schritte-Regel weiterverarbeitet werden. Wichtig ist, dass E-Mails nicht nur gesichtet, sondern gleich verarbeitet werden. So erspart man sich das erneute Lesen, und der leere Posteingang wird zur Realität.

OneNote als Wiedervorlage, OneDrive als Archiv
Erhalten Sie über den Posteingang neue Unterlagen, stellt sich die Frage, wo diese abgelegt werden sollen. Dazu gibt es eine einfache Regel:
• Dateien, die zu laufenden Projekten gehören, werden in OneNote abgelegt.
• Dateien, die zu erledigten Projekten gehören, werden in OneDrive abgelegt.
• Projekte (inkl. Dateien), die fertiggestellt sind, werden aus OneNote nach OneDrive verschoben

Handelt es sich um Projekte, an denen gemeinsam gearbeitet wird, müssen die dazugehörigen Dateien logischerweise in SharePoint abgelegt werden.

Mitarbeiter suchen im Durchschnitt 55 Minuten am Tag im Computer nach Dateien. Wenn Dateien jedoch konsequent und mit System abgelegt werden, ist es möglich, jede Datei innerhalb einer Minute zu finden. Das sollte Ihr Anspruch sein. Sie arbeiten ja nicht zum Selbstzweck, sondern wollen so viel Zeit sparen wie möglich. So haben Sie mehr Zeit für die Dinge, die Ihnen wichtig sind. Mit OneNote, OneDrive, SharePoint und dem richtigen System ist das problemlos möglich. Außerdem haben Sie bei den Microsoft 365-Programmen den Vorteil, von überall auf Ihre Dateien zugreifen zu können, weil diese in der Cloud gespeichert sind.

Aufgaben, Termine und Planungsprozess
Aus jeder E-Mail und Nachricht, die Sie nicht sofort verarbeiten können, muss entweder ein Termin oder eine Aufgabe werden. Aufgaben landen in der Aufgabenliste, Termine im Kalender. Dann müssen noch die entsprechenden Unterlagen mit der Aufgabe bzw. dem Termin verknüpft werden.

Tages- und Wochenplanung
Termine und Aufgabenliste, Ziele und Pufferzeiten fliessen dann in die jeweilige Tages- und Wochenplanung ein. Was erledigt ist, landet in OneDrive. Unerledigte Aufgaben landen erneut im Planungsprozess, das heißt in der nächsten Tages-­ bzw. Wochenplanung.

Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, empfehle ich Ihnen mein kostenloses Webinar „Erfolgreiches Selbst- und Teammanagement im digitalen Zeitalter”. Darin erkläre ich Ihnen ausführlich und Schritt für Schritt, wie Sie den Workflow in Ihrem Arbeitsalltag verbessern können. Zusätzlich gebe ich Ihnen wertvolle Extra-Tipps, die Ihnen dabei helfen, noch effizienter und entspannter zu arbeiten. Auf folgende Inhalte dürfen Sie sich zusätzlich zur Schritt-für-Schritt-Erklärung des Workflows freuen:

• Abgrenzung von OneDrive und SharePoint
• Kurzer Exkurs zu Microsoft Teams und dem heimlichen Superstar Microsoft Planner
• Darum sollten Sie die Anzahl Ihrer Posteingänge begrenzen
• Die optimale Notizbuchstruktur in OneNote

Jürgen Kurz