Die „Not-To-Do-Liste“: Die einfachste Methode, um Fehler, Schwächen und Stolpersteine wirkungsvoll zu vermeiden!

Die „Not-To-Do-Liste“ ist eine genial einfache Methode, um fehlerhafte Angewohnheiten zu vermeiden, unnötigen Ballast abzuwerfen und sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können. Und das Schöne dabei ist: Aufzuhören, die falschen Dinge zu tun, ist sowieso nicht nur zwingend geboten, sondern geht meist auch noch deutlich schneller und einfacher, als umgekehrt noch extra weitere To-Dos auf die eigene, ohnehin schon lange To-Do-Liste setzen zu müssen! Was für Vorteile eine Not-To-Do-Liste konkret alles mit sich bringt und welche Methoden einem dabei helfen, sich seine eigene persönliche „Bitte-Vermeiden-Liste“ zu erstellen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag!

1. Das Bestseller-Buch: “ Die Not-To-Do-Liste”

– 52 Wege, die größten Lebensfehler zu vermeiden – 

Der internationale Bestsellerautor Rolf Dobelli hat am 10. Oktober 2024 im Piper-Verlag seinen neuen (Spiegel-)Besteller-Ratgeber „Die Not-To-Do-Liste: 52 Wege, die größten Lebensfehler zu vermeiden” veröffentlicht. Rolf Dobelli wurde 1966 in Luzern, Schweiz, geboren und ist promovierter Philosoph, studierter Betriebswirt und war bereits CEO verschiedener swissair-Töchter.

Kommentar des Autors (Klappentext der „Die Not-To-Do-Liste“):

„In meinen früheren Büchern habe ich Ratschläge für klares Denken, kluges Handeln und ein besseres Leben gegeben. In diesem Buch drehe ich den Spieß um. Ich präsentiere Ihnen die wichtigsten Verhaltensweisen und Denkmuster, die man besser vermeidet – eine Not-To-Do-Liste oder, anders ausgedrückt, eine Art Enzyklopädie der Idiotie. Wenn man diese Verhaltensweisen und Denkmuster kennt, kann man sie umschiffen. Denn ich habe in meinem Leben oft erfahren: Statt dem Glück hinterherzujagen, ist es viel leichter und besser, die Dinge zu beseitigen, die den Weg zum Glück verbauen.“ (Rolf Dobelli)

Fazit & Zusammenfassung des Ratgeberbuchs: Die besten Fehler sind die, die man vermeiden kann. Wenn man es also schafft, den größten Glücks- und Erfolgskillern (Verhaltensweisen, Denkmuster und Stolpersteinen) aus dem Wege zu gehen, dann ebnet sich im Umkehrschluss quasi automatisch der richtige Weg vor einem. Und das sei, so Dobelli, viel einfacher und zugleich auch viel erfolgreicher, als umgekehrt andauernd nur den angeblich todsicheren Erfolgsformeln für eine Selbstoptimierung und Leistungssteigerung hinterherzujagen (die lediglich vor allem viel Zeit, Geld und Kraft kosten würden). Hier einige Beispiele aus Dobellis Not-To-Do-Liste:

• Bevor man überlegt, wie man noch produktiver werden könnte (= eine To-Do-Liste), sollte man besser zuerst alle Ablenkungen identifizieren und diese zuerst abstellen (= eine Not-To-Do-Liste).
• Anstatt zwanghaft danach zu streben, reich zu werden (= To-Do-Liste), sollte man zuerst versuchen, alle unnötigen Verluste zu vermeiden (= Not-To-Do-Liste), dann lässt sich der Wunsch schneller und einfacher erfüllen.
• Und der erste Schritt, gesünder zu leben und gesünder zu werden (= To-Do-Liste), ist, zunächst die ungesunden Gewohnheiten zu vermeiden (= Not-To-Do-Liste).

Pressestimmen zu Dobellis “Not-To-Do-Liste”:

• „Falsches auszuschließen, führt zu Gutem. Das ist Rolf Dobellis wundervoll einfache Formel für mehr Zufriedenheit und Klarheit – und gleichzeitig für einen perfekten, stets optimistischen Durchblick.“ CarpeGusta – Das Magazin für Genießer
• „Rolf Dobelli ist es gelungen, eine unterhaltsame, ironische und gleichzeitig lehrreiche Lektüre zu schaffen, die uns zeigt: Es ist einfacher, Glück zu finden, wenn man den Stolpersteinen bewusst ausweicht.“ Bibliomaniacs
• „Die kurzweiligste und konkreteste Einführung in die Ideologie der Gegenwart, die man sich denken kann.“ Süddeutsche Zeitung – Online

Wer hats erfunden? Die Anfänge von Verbotslisten reichen bis in die graue Vorzeit zurück. Und auch die „Not-To-Do-Listen-Methode“ gab es schon vor Dobellis Buch. Bereits vier Jahre zuvor wurde die Idee beispielsweise in Berlin schon einmal erdacht – und zwar genial einfach… und urkomisch zugleich!

3. Die Vorteile und die Probleme einer Not-To-Do-Liste:

Die Vorteile einer solchen Bitte-Vermeiden-Liste liegen klar auf der Hand. Es ist viel leichter, etwas nicht zu tun (= ein Fehlverhalten zu unterlassen) als umgekehrt etwas explizit machen zu müssen (= selbst aktiv tätig zu werden). Das „Nicht-Tun“ lässt sich selbstverständlich auch viel schneller umsetzen. Gleichzeitig ist es natürlich auch sehr hilfreich, wenn man möglichst alle selbst erzeugten Stolpersteine vermeidet, anstatt sie leichtfertig, vielleicht sogar sehenden Auges in Kauf zu nehmen. Das schützt vor Fehlern, Rückschlägen und negativen Auswirkungen und macht uns damit insgesamt zufriedener, glücklicher, resilienter und effizienter. Das Ganze hat allerdings zwei Haken:

• Wenn man einfach nur alles Schlechte weglässt, kommt ohne die richtigen Ziele, Motivation und Selbstorganisation trotzdem nicht viel Produktives bei rum (Stichwort → Prokrastination/Aufschieberitis). Die Not-To-Do-Liste ist also nur eine Seite der Medaille, die andere Seite heißt To-Do-Liste.
• Man benötigt zudem auch eine einfache und praxistaugliche Methode, wie man sich selbst schnell und zielsicher seine eigene Not-To-Do-Liste erstellen kann, die einem dann auch tatsächlich weiterhilft, beruflich wie privat.

4. Einfache Methoden zum Erstellen einer eigenen Not-To-Do-Liste

Es gibt verschiedene Methoden, die einem das Erstellen einer eigenen Not-To-Do-Liste erheblich erleichtern. Damit das Ganze aber überhaupt funktionieren kann, ist es extrem wichtig, radikal konsequent proaktiv statt reaktiv zu handeln. Denn nur, wenn Sie Ihr Umfeld und das jeweilige Setting proaktiv so gestalten, dass sich die einzelnen Punkte auf Ihre Not-To-Do-Liste auch wirklich vermeiden lassen, kann Ihr „Not-To-Do-Vorhaben“ auch tatsächlich gelingen.

Darüber hinaus sind die folgenden Methoden und Strategien extrem hilfreich, um sich schnell, einfach und zielsicher eine eigene individuelle Not-To-Do-Liste erstellen zu können – folgen Sie einfach den Links zu den jeweiligen Büro-Kaizen-Beiträgen!

• Positive Fehlerkultur: Es ist kein Fehler, Fehler zu machen. Aber es ist ein großer Fehler, dieselben Fehler zweimal zu machen – sich seine Fehler also nicht einzugestehen und nicht daraus zu lernen. Nur wer bereit ist, aus den Fehlern seines Handelns zu lernen – und diese am besten gleich auf seine Not-To-Do-Liste schreibt – entwickelt sich weiter und macht damit automatisch einen großen Fortschritt.
• Reflexion: Eine regelmäßige Selbstreflexion (persönlich sowie auf Unternehmensebene) ist die verbreitetste Lösung, um ineffiziente Routinen, Schwächen oder auch schlechte Verhaltensweisen zu erkennen, die dann im Idealfall auch gleich auf die Not-To-Do-Liste geschrieben werden sollten. So lassen sich Fehler und Umwege ganz vermeiden, Schwächen reduzieren und nebenbei auch die eigenen Stärken erkennen, um diese gezielter fördern zu können.
• Betriebsblindheit vermeiden: Wenn eingefahrene Verhaltensweisen, Abläufe und Arbeitsweisen aufgrund von Routinen und Gewohnheiten nicht mehr kritisch hinterfragt werden, wird man betriebsblind – blind für die eigenen Schwächen und Probleme, genauso wie für neue Chancen und Verbesserungen. Und das gilt sowohl für jede einzelne Person wie auch für das ganze Unternehmen. Hier finden Sie die drei wirkungsvollsten Strategien, wie man Betriebsblindheit zuverlässig vermeiden kann! Und alle auf diese Weise neu entdeckten Fehler, Probleme und Stolpersteine kommen dann selbstverständlich auch automatisch auf die entsprechende Not-To-Do-Liste.
• Mit der Eisenhower-Matrix schnell zur eigenen Not-To-Do-Liste: Mit dieser sehr schnellen und einfachen Methode teilt man alle anfallenden Aufgaben entlang der zwei Achsen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ in vier Kategorien auf (wichtig & dringend; wichtig aber nicht dringend; dringend aber nicht wichtig; weder wichtig noch dringend). So lassen sich nicht nur alle wirklich wichtigen Aufgaben eines Arbeitstages bzw. einer Arbeitswoche ganz schnell und einfach identifizieren und entsprechend priorisieren. Alle Aufgaben der Kategorie „weder wichtig noch dringend“ können zudem gleich automatisch auf Ihre persönliche Not-To-Do-Liste des Tages bzw. der Woche verschoben werden!

5. Nach dem Vermeiden beginnt die Arbeit: Methoden für ein einfacheres & effizienteres To-Do

Umgekehrt gibt es natürlich auch einige äußerst praktische Methoden für die Kehrseite der Medaille. Um die nach dem Abzug der Not-To-Do-Vermeidungsliste verbleibenden – und damit notwendigen – Aufgaben einfacher und effizienter erledigen zu können. Denn Zeit spart bekanntlich nicht nur Geld und Stress, sondern schafft auch Raum für Neues. Eines der wichtigsten Tools hierfür ist eine gut organisierte Aufgabenliste, die Ihnen dabei hilft, den Überblick über alle anfallenden To-Dos zu behalten, die Prioritäten richtig zu setzen und die dafür nötige Zeit sowie Ressourcen zu organisieren. Darüber hinaus helfen Ihnen zudem folgende Methoden bei einem effizienten Erledigen all Ihrer To-Dos:

• Ziele setzen: Klare und erreichbare Ziele geben Orientierung, Motivation und die richtige Richtung vor. Dies gilt sowohl für den beruflichen wie auch den privaten Bereich. Besonders nützlich ist dabei auch die OKR-Methode von Google, mit der sich die strategisch wichtigen Unternehmensziele zuerst ganz einfach finden, dann organisationsweit kommunizieren und schließlich nach dem Prinzip der Selbstorganisation mit den individuellen Mitarbeiterzielen synchronisieren lassen.
• Strukturiertes Arbeiten: Unser individuelles Zeit- und Selbstmanagement entscheidet wesentlich, wie gut & einfach oder stressig & gehetzt wir unsere To-Do-Liste abarbeiten können. Durch das planvolle und effiziente Vorgehen hilft ein strukturierteres Arbeiten aber zugleich auch, dass wir uns selbst im stressigen Arbeitsalltag daran halten können, die einzelnen Punkte auf unserer Not-To-Do-Liste konsequent zu vermeiden.
• Eat the frog: Wenn man die unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst erledigt, dann sind alle restlichen To-Dos nur noch halb so schlimm. Und das ist dann deutlich motivierender als andersherum, garantiert!
• Mitarbeiter richtig motivieren: Motivation braucht man nicht nur, um die Not-To-Do-Liste auch tatsächlich einzuhalten. Eine hohe (Mitarbeiter-)Motivation ist zudem auch der Schlüssel für eine gute und qualitativ hochwertige Arbeit, die zudem auch noch Spaß macht – und ist damit eines der wichtigsten Must-Have für alle To-Dos!

6. Fazit: Mit der „Not-To-Do-Liste“ in kleinen Schritten anzufangen macht’s leichter!

Durch das konsequente Vermeiden von Fehlern und Schwächen sind Not-To-Do-Listen ein äußerst wirksames Mittel für eine gezielte Persönlichkeitsentwicklung. Denn die eigenen Schwächen (Not-To-Dos) zu reduzieren, bringt die berufliche wie auch persönliche Weiterentwicklung extrem voran. Und das ist ein lebenslanger Prozess, der jedoch beinahe zwangsläufig zu mehr Erfolg und Zufriedenheit führt. Tipp: Der einfachste Weg zum Ziel heißt „Kaizen“.

Kaizen im Büro steht für die kontinuierliche Verbesserung von Abläufen, Prozessen und Verhaltensweisen aller Art in kleinen Schritten. Durch dieses besonnene Vorgehen in kleinen Schritten senken Sie, im Vergleich zur Hauruck-Methode, die Umsetzungsschwelle für Ihre Not-To-Do-Liste – und können so dennoch mit der Zeit nach und nach große Veränderungen bewirken!

Viele weitere praktische Büro-Kaizen-Tipps finden Sie in den folgenden Links sowie auch in unserem Video-Tutorial direkt im Anschluss weiter unten!

• Kostenloses Büro-Kaizen eBook: Digitaler Minimalismus – wie Sie sich von digitalem Ballast befreien, Komplexität reduzieren, Zeit sparen und entspannter arbeiten.
• Kostenloses Download-Center: Hier können Sie sich weitere Büro-Kaizen Checklisten und Vorlagen für ein effizienteres Büro gratis herunterladen.
• Alle Microsoft 365-Anleitungen: Hier finden Sie alle Büro-Kaizen Anleitungen für die vielen verschiedenen Microsoft 365-Tools, von Outlook und Teams bis Planner und OneNote.