Notizen machen gehört zu unserem Tagesgeschäft. Doch während die einen nie ohne ihr Notizbuch anzutreffen sind, suchen die anderen noch immer nach einer passenden Methode zum Mitschreiben. Darüber hinaus will auch das Strukturieren der Notizen gelernt sein.
Notizen gehen oft verloren, weil die losen Zettel im Nirgendwo verschwinden. Mitschriften in Notizbüchern bleiben zwar erhalten, sind jedoch nach einiger Zeit nicht mehr verständlich und damit ebenfalls verloren.
Daher stelle ich Ihnen hier drei Methoden vor, mit denen Sie alle Arten von Notizen anfertigen können und alles, was sie notiert haben, auch wiederfinden.
Inhaltsverzeichnis
Notizen machen und behalten
Kennen Sie das: Sie kritzeln eine wirklich gute Idee auf den Rand Ihrer Serviette im Restaurant – und können Sie später nicht mehr entziffern.
Oder: Ein Kunde ruft an und Sie notieren seine Kontaktdaten auf einem Post-it, das Sie an den Monitor heften. Den dazugehörigen Gesprächsinhalt können Sie sich merken – denken Sie. Doch beides klappt nicht: Die Haftnotiz verschwindet vom Monitor und der Inhalt des Telefonats aus Ihrem Gedächtnis.
Selbst wenn Sie in Meetings und Seminaren gut strukturierte Mitschriften anfertigen, können Sie die darin enthaltenen Gedankengänge später oft nicht mehr nachvollziehen.
Ich zeige Ihnen eine Methode, mit der Sie künftig Ihre Notizen so anfertigen und weiterverarbeiten, dass Sie wirklich davon profitieren.
Ideen sammeln: Spontane Notizen machen mit dem Stift
Legen Sie sich ein handliches Notizheft zu und wählen Sie einen Stift mit mehreren Farben. Beides sollte Ihnen gut gefallen, angenehm in der Hand liegen und sich problemlos verstauen lassen. Bei dieser Methode gehen Sie so vor:
- Lassen Sie vorn im Heft einige Seiten frei. Hier entsteht ein kleines Inhaltsverzeichnis. Dafür ist es auch praktisch, die Seiten zu nummerieren.
- Haben Sie eine spontane Idee, können Sie diese sofort in Ihr Heft schreiben. Fangen Sie dafür eine neue Seite an.
- Schreiben Sie das Thema oder den Projektnamen als Überschrift, darunter Ihre Idee. Unterstreichen Sie wichtige Punkte. Verweise, wie Kontaktdaten oder Quellen zum Nachschlagen, unterstreichen Sie in einer anderen Farbe. Sie können auch farbig schreiben, wobei dies in den meisten Fällen nicht ganz so schnell geht wie das Unterstreichen in einer anderen Farbe.
- Die Überschrift Ihrer Notizen und die Seitennummer übertragen Sie in das Inhaltsverzeichnis.
Im Notizbuch gehen Ihre Ideen nicht verloren. Doch am richtigen Platz sind sie trotzdem noch nicht. Und nach einiger Zeit sind die Aufzeichnungen womöglich auch unverständlich. Deshalb ist es sinnvoll, die Notizen möglichst bald an ihren Platz zu bringen.
Während Ideen zu laufenden Projekten fast von selbst ihren Weg in den entsprechenden Projektordner finden, haben Ideen zu noch nicht terminierten Projekten die Tendenz verlorenzugehen.
Deshalb empfehle ich zum Sammeln spontaner Ideen, einen Ideenordner anzulegen. Nutzen Sie dafür einen Ordner oder eine Archivbox mit verschiedenen Fächern. Jedes Fach enthält die Materialien zu einem Thema, das Sie „irgendwann einmal“ umsetzen, für das also noch kein Termin feststeht. Mit Zwischenblättern werden die einzelnen Themenbereiche voneinander getrennt, so dass jedes Thema ein eigenes Fach hat.
Haben Sie in Ihrem Notizheft zum Beispiel etwas zum Thema „Buch schreiben“ notiert, wird es auch im Ideenordner ein Fach zu diesem Thema geben. Gibt es das Projekt bisher noch nicht, legen Sie einfach ein neues Fach dafür an.
Notieren Sie die spontane Idee für den Ideenordner noch einmal neu, dabei können sich weitere inspirierte Gedanken einstellen. Heben Sie wichtige Punkte farbig hervor, schreiben Sie Aufzählungen untereinander und fügen Sie Symbole ein, damit es anschaulicher ist. Denken Sie auch an die Angabe von Recherche-Quellen und Kontaktdaten. Die Seiten mit Ihren Ideen finden dann im zugehörigen Fach des Ideenordners ihren Platz.
Tipp: Lesen Sie hierzu auch meinen Artikel: 5 Tipps zur Erstellung einer Ideensammlung.
Schnell getippt und zugeordnet: Notizen machen mit Outlook
Das Multitalent Outlook eignet sich gut zum Anfertigen von kurzen, schnellen Notizen, wie wir sie auch gern auf losen Zetteln notieren, zum Beispiel:
- Spontane Ideen
- Einkaufszettel
- Telefonnotizen
Und so geht’s: Klicken Sie links unten auf die drei Punkte und dann auf Notizen.
Hier rufen Sie die „Neue Notiz“ auf. Es erscheint ein gelbes Feld, ähnlich einem Post-it. Vergeben Sie einen Namen, damit Sie das Dokument später zuordnen können. Nun können Sie mit dem Notizen machen starten.
Sie können die Notiz während der Arbeit geöffnet lassen und sie auf jede Stelle des Bildschirms ziehen.
Die Notiz wird automatisch gespeichert. Zum Schließen klicken Sie auf das kleine Symbol links oben in der Ecke des Notizfensters.
Wenn Sie einen bestimmten Punkt in Ihren Notizen suchen, nutzen Sie die Suchfunktion:
- Öffnen Sie die Notizenliste mit einem Klick auf „Notizen“.
- Gehen Sie mit dem Cursor in das Feld „Notizen durchsuchen“. Geben Sie hier Ihren Suchbegriff ein.
- Jetzt werden nur die Notizen angezeigt die Ihren Suchbegriff enthalten. Dieser wird gelb markiert, so dass er leicht erkennbar ist.
- Öffnen Sie die gewünschte Notiz mit einem Doppelklick.
Notizen machen mit Outlook ist in vielen Situationen sehr praktisch; zum Beispiel, wenn Sie Notizen in einem Termin speichern wollen. Dafür hat Ihnen mein Mitstreiter Marcel Miller, Experte für digitales Arbeiten, eine Video-Anleitung erstellt:
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Praktisch: Notizen machen und in Terminen speichern.
Wort und Bild: Notizen machen mit OneNote
Noch mehr Möglichkeiten für das Notizen machen bietet OneNote. Vom Festhalten eines flüchtigen Gedankens bis hin zu Notizbüchern für Mitschriften und Ideen bleiben praktisch keine Wünsche offen. Ein Grund, warum das Microsoft-Tool immer beliebter wird.
Mit OneNote können Sie schriftliche Notizen machen oder die Diktierfunktion nutzen. Sie können außerdem Screenshots und Bilder in Ihre Notizen einfügen. Vom Desktop und vom Smartphone aus können Sie gleichermaßen auf Ihre gesamten Notizen in OneNote zugreifen und daran weiterarbeiten. Diese Funktion – das Synchronisieren – erlaubt Ihnen maximale Flexibilität. Für die Arbeit im Team können Sie gemeinsame Notizbücher nutzen. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie mit dem Notizen machen in OneNote einsteigen können:
Einstieg in das Notizen machen mit OneNote
Falls sich OneNote nicht auf Ihrem Gerät befindet, müssen Sie es zunächst herunterladen und installieren. Dann öffnen Sie das Programm und können eigentlich schon beginnen mit Ihren Notizen, denn Sie befinden sich direkt in Ihrem ersten Notizbuch.
Doch ich empfehle Ihnen für diese Methode, eine Struktur anzulegen, um Ihre Notizen von vornherein sinnvoll zu ordnen.
In der linken Spalte finden Sie unten die Bezeichnungen „+ Notizbuch“ und „+ Seite“. Dabei entspricht jedes Notizbuch einem neuen Bereich, wie ein Trennblatt im Ordner. Eine neue Seite legen Sie innerhalb eines Notizbuches an.
Hier der Vorschlag für eine Struktur, die sich schon vielfach bewährt hat:
- Projekte
- Termine
- Personal
- Vertrieb
- Meetings
- Wissen
- Team
Für zeitweilige Projekte können eigene Notizbücher angelegt werden. Nach Projektende werden diese ins Archiv kopiert und aus OneNote gelöscht.
Sie können Desktop OneNote an die Taskleiste Ihres Desktops anheften, so dass Sie es jederzeit öffnen können.
Tipp: Holen Sie sich aus unserem Downloadcenter die kostenlose Anleitung zum Einrichten eines OneNote Notizbuches.
Wenn sie diese drei Methoden zum Notizen machen und strukturieren nutzen, können Sie Ihre kreativen Ideen und wichtigen Informationen jederzeit weiterverwenden.
