Notizen machen – hilfreiche Tipps für Ihre übersichtlichen Notizen

Es gibt verschiedene Methoden und Apps, die einem dabei helfen, schnell gute Notizen machen zu können. Dabei kommt es jedoch nicht nur darauf an, die Gedankenstützen möglichst einfach aufschreiben zu können. Mindestens genauso wichtig ist, dass die Notizen auch sicher und zuverlässig den gesamten relevanten Inhalt erfassen, so dass einem nichts Wichtiges entgeht. Denn ansonsten wären die Notizen leider wertlos und verschwendete Zeit. Also, wann wird was im Idealfall wo und wie notiert? In der folgenden Büro-Kaizen-Anleitung liefern wir Ihnen zehn Tipps, Methoden und die passenden Apps, wie Sie im Berufsalltag (im Studium und privat) schneller und einfacher bessere Notizen machen können!

1. Definition: Was ist eine „Notiz“?

Eine Notiz (englisch: „note“) ist eine kurze schriftliche oder auch mündliche Aufzeichnung von Informationen oder Gedanken. Das Ziel ist, diese in kurzer Form festzuhalten, damit man später wieder darauf zurückgreifen kann, bevor die Erinnerung daran verblasst und man Einzelheiten vergisst. Dabei gibt es – je nach Kontext – verschiedene Arten von Notizen. Zum Beispiel handschriftliche Notizen, digitale Notizen, Audio-Notizen und visuelle Notizen. Gängige Synonyme sind Nachricht, Meldung und Notierung.

Das Ausschlussverfahren: Wann ist es eine „Notiz“ – und wann nicht?

Nicht alles, was man notiert, ist eine Notiz. Davon abzugrenzen, und auch anders anzugehen, sind:

• Aufgaben: Eine Aufgabe ist eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung mit meist einem festen Fälligkeitsdatum. Alle Aufgaben gehören in die persönliche Aufgabenliste, entweder in die Outlook-Aufgabenliste oder in die Aufgaben-App in Microsoft Teams.
• To-Dos: To-Dos sind einfache Aufgaben mit meist sehr kurzen Verfallszeiten (z. B. ein Einkaufszettel). To-Do-Listen, wie z. B. in Microsoft To-Do, sind daher auch allgemein simpler aufgebaut als die klassischen Aufgaben-Apps.
• Termine: Im Unterschied zu einer Aufgabe oder einer Notiz besitzen Termine eine konkrete Zeit- und Ortsangabe, was wann wo stattfindet. Alle Termine gehören gleich in den Kalender eingetragen, zum Beispiel in den beruflich genutzten Outlook-Kalender.
• Ideen: Ideen sind wichtig, aber noch zu unkonkret, um eine Aufgabe oder ein To-Do zu sein. Gleichzeitig sind Ideen so wichtig, dass sie nicht zu den „normalen“ Notizen gehören, wo sie leicht übersehen und vergessen werden, sondern in eine separate Ideensammlung.
• Nachrichten: Wenn man sich eine Notiz für andere Personen macht, dann ist das eine Benachrichtigung. Diese Nachrichten können Sie entweder gleich in Outlook verfassen (Kommunikation mit Externen) oder in einem Teams-Kanal oder Teams-Chat machen (interne Kommunikation).
• Memos: Ein „Memo“ (vom lateinischen „memorandum“) bedeutet im Allgemeinen so viel wie „etwas, an das man sich erinnern soll“, also ein Merkzettel oder eine kurze Niederschrift. In der Politik und im Rechtswesen bezeichnet ein Memorandum jedoch eine gemeinsame Erklärung oder auch Denkschrift.
• Berichte: Berichte und Reports sollen möglichst objektiv über einen Sachverhalt oder Vorgang informieren und sind daher deutlich umfangreicher als eine einfache Notiz. Dokumentationen dieser Art lassen sich hervorragend in dem digitalen Aktenordner Microsoft OneNote machen, abspeichern und von dort aus teilen.

Übersicht „gute Notizen machen“: Was, wo und wie?

Es macht einen großen Unterschied, ob man sich lediglich eine kurzlebige Telefonnotiz machen muss, umfangreiche Notizen zu einem Vortrag mitschreiben will oder ob man mobil unterwegs ist und ganz allein auf sein Handy oder handschriftliches Notizbuch angewiesen ist. Wie man sich Sachverhalte möglichst schnell und gut notieren kann, hängt also ganz von der Komplexität des Themas, den Situationsumständen und den zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln ab. Die Kernfragen lauten dementsprechend:

2. Sieben Tipps & Apps, um gute Notizen am richtigen Ort zu machen

2.1  Einfache Notizen in Outlook mach

Für kurze Erinnerungsnotizen mit schnellen Verfallszeiten (z. B. für das Rückrufen einer Person oder für kurze To-Dos, die im Laufe des Tages abgearbeitet werden) gibt es die klassischen gelben Post-it-Notizzettel mit Klebestreifen. Das digitale Pendant dazu finden Sie in Microsoft Outlook, heißt „Outlook Notizen“ und schaut fast genauso aus. Der große Vorteil: Durch die digitalen Post-it-Notizzettel bleibt der Schreibtisch nicht nur ordentlich, die digitalen Kurznotizen lassen sich bei Bedarf auch einfach weiterverwerten. Zum Beispiel, um den Inhalt später in eine Aufgabe oder einen Termin zu kopieren oder als Nachricht an Kollegen weiterzuleiten.

• Wie das alles konkret funktioniert, erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → Outlook-Notizen machen, sortieren und zu E-Mails hinzufügen

2.2 Notizen beim Lesen direkt im Word-Dokument machen:

Auch in einem Microsoft Word-Textdokument kann man digitale Notizen machen und an Ort und Stelle hinzufügen. In Word heißen diese Randnotizen „Kommentare“. Diese Notizen stehen dann direkt neben der betreffenden Stelle und dienen entweder als eigene Gedankenstütze für einen selbst oder als Nachricht an andere Leser, zum Beispiel für die Korrektoren oder auch Kollegen, mit denen man den Text zusammen erstellt. Wie das genau geht, erklärt Ihnen unsere Büro-Kaizen-Anleitung → Kommentare in Microsoft Word erstellen, bearbeiten und ausdrucken.

2.3 Besprechungsnotizen während eines Teams-Meetings machen

Während eines Online-Meetings in Microsoft Teams kann man direkt in dem Besprechungsfenster die dazugehörigen Besprechungsnotizen machen. Klicken Sie dafür in dem Menüband am oberen Bildschirmrand auf das Zeichenblock-Symbol → Notizen und wählen Sie die Option → Besprechungsnotizen hinzufügen. Die Besprechungsnotizen lassen sich während des Erstellens formatieren und in Abschnitte gliedern. Personen, denen während des Online-Meetings bestimmte Zuständigkeiten oder Verantwortlichkeiten übertragen wurden, lassen sich darin @-erwähnen. Die Besprechungsnotizen können dann im Nachgang aus dem jeweiligen Teams-Kanal oder Teams-Chat heruntergeladen werden und bleiben bei einer Besprechungsserie als separate Absätze erhalten.

• Alternativ kann auch der KI-Assistent Microsoft Copilot in Teams die Besprechungsnotizen und Besprechungszusammenfassung (Protokoll) automatisch für Sie erstellen.

2.4 Wichtige Notizen übersichtlich in OneNote verwalten

Für das systematische Verwalten von wichtigen Notizen mit längeren Halbwertzeiten bietet sich ein digitales Notizbuch-Programm an, wie zum Beispiel die digitale Aktenordner-App Microsoft OneNote. Die OneNote-App ist quasi eine Sammlung beliebig vieler und beliebig langer digitaler Endlos-Notizbücher, deren Inhalt Sie jederzeit neu ordnen, sortieren, bearbeiten, weiterverwenden, vervielfältigen und teilen können. Dadurch eignet sich die OneNote-App im Berufsalltag für das Dokumentieren aller offenen Vorgänge im Unternehmen, von Anfragen und Projektdokumentationen über die Eventplanung und Besprechungsprotokolle bis zum Sammeln der Gesprächsnotizen bei Mitarbeitergesprächen und Personalthemen. Wie man in OneNote Notizen macht und verwaltet, erklärt unsere Büro-Kaizen-Anleitung → Ein OneNote Notizbuch anlegen und ideal aufbauen (mit Video-Tutorial).

2.5 Notizen auf dem Handy machen: Apple Notizen, Samsung & Google Notes

Für das mobile Notizenmachen unterwegs benötigt man eine so einfache wie leistungsstarke Notizen-App auf dem Smartphone. Auf dem iPhone und iPad gibt es dafür die vielseitige App „Apple Notizen“. Diese bietet von intelligenten Ordnern und Suchmöglichkeiten bis zum mobilen Dokumentenscanner und guten Kollaborationsmöglichkeiten alles rund um das Erstellen, Verwalten und Bearbeiten von Notizen.

• Wie Sie die iPhone-App optimal nutzen, erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → Mit „Apple Notizen“ die mobilen Notizen produktiv verwalten.
• Auf Android-Geräten finden Sie analog die ganz ähnlichen Apps „Google Notizen“ und – je nach Hersteller – zum Beispiel „Samsung Notes“, die „Memo-App“ von Huawei oder die „Miui Notizen-App“ von Xiaomi (allerdings mit unterschiedlichem Funktionsumfang).

2.6 Handschriftliche Notizen machen: Wie man richtig in einem Notizbuch notiert

Spontane handschriftliche Notizen gehen oft verloren, weil die losen Zettel schnell im Nirgendwo verschwinden. Deutlich sicherer ist es daher, wenn Sie für das handschriftliche Notizenmachen ein kleines Notizbuch verwenden. Gehen Sie dabei am besten wie folgt vor, damit Sie auch nach einiger Zeit noch alles Wichtige darin schnell und einfach wiederfinden können.

• Legen Sie sich ein handliches Notizheft und einen Stift mit mehreren Farben zu. Beides sollte angenehm in der Hand liegen und sich problemlos verstauen lassen.
• Lassen Sie zunächst vorne im Notizheft einige Seiten frei. Denn hier entsteht später nach und nach ein kleines Inhaltsverzeichnis. Tipp: Dafür ist es praktisch, wenn die Seiten nummeriert sind (oder wenn Sie im weiteren Prozess einfach manuell die Seitenzahlen fortschreiben).
• Für jede neue Notiz fangen Sie eine neue Seite an. Ganz oben schreiben Sie zunächst das Thema und/oder den dazugehörigen Projektnamen als Überschrift auf. Darunter notieren Sie dann die jeweiligen Details und Einzelheiten (z. B. nach der Cornell-Methode, siehe unten).
• Unterstreichen Sie dann die wichtigsten Punkte in unterschiedlichen Farben (z. B. je eine Farbe für Personen, Kontaktdaten, Projekte, Verweise oder Quellen zum Nachschlagen).
• Anschließend werden die Notizüberschrift (das Thema) und die Seitenzahl vorne in das Inhaltsverzeichnis übertragen.
• Tipp: In einem Notizbuch gehen die gemachten Notizen zwar nicht verloren. Dennoch sind sie meist noch nicht am richtigen Platz. Und da die meisten Gedankenstützen aufgrund ihrer Kurzform nach einiger Zeit unverständlich werden, sollten diese Aufzeichnungen regelmäßig an ihren richtigen Platz übertragen werden. Zum Beispiel in den entsprechenden Projektordner, in die Aufgabenliste, in den Terminkalender oder in die Ideensammlung.

3. Drei Methoden, wie man möglichst schnell & einfach gut strukturierte Notizen macht

Selbst wenn die Mitschriften und Merkzettel immer auffindbar bleiben, sind sie meisten Notizen nach einiger Zeit nicht mehr zu 100 % verständlich. Denn auch wenn man sich beim Notizenmachen Mühe gibt, kommt es besonders bei komplexen Gedankengängen immer wieder vor, dass man Einzelheiten später nicht mehr ganz nachvollziehen kann. Dadurch gehen Teile des Inhalts unwiederbringlich verloren. Es geht also darum, alles Relevante in aller Kürze so zu erfassen (möglichst effizient, einfach, schnell und aussagekräftig), dass man damit auch wirklich nichts vergisst und auch zu einem späteren Zeitpunkt noch weiterarbeiten kann. Dafür bieten sich, je nach Themenart, folgende drei Methoden und Techniken an.

a) Die Cornell-Methode (für komplexe Notizen)
b) Mindmaps (für Zusammenhänge, Vorgänge und Abläufe)
c) Die Charting-Methode (für vergleichende Notizen)

3.1 Komplexe Notizen übersichtlich machen: Mit der Cornell-Methode

Die Cornell-Methode ist eine sehr einfache und effiziente Methode, komplexere Notizen so zu machen, dass sie übersichtlich und verständlich bleiben. Zum Beispiel Notizen zu einer Veranstaltung, Besprechung, einem Seminar oder Vortrag. Die Methode wurde an der US-amerikanischen Cornell Universität erfunden und hat sich weltweit verbreitet. Die großen Vorteile sind, dass die Notizen schnell angefertigt und dabei zugleich auch organisiert werden, was einen schnellen Überblick ermöglicht und damit viel Zeit bei der Nachbearbeitung einspart. Das clevere Notizen machen mit der Cornell-Methode funktioniert wie folgt.

• Teilen Sie sich Ihr Notizblatt (handschriftlich oder als digitale Vorlage in Word oder OneNote) in vier Bereiche ein (siehe Abb. 1).
• In den schmalen oberen Bereich am oberen Seitenrand werden das Thema, das Datum und gegebenenfalls die Teilnehmer notiert.
• In der größten Spalte im rechten Bereich werden die eigentlichen Notizen gemacht. Also alle wichtigen Inhalte, Zahlen und Fakten festgehalten. Dies ist der umfangreichste Teil des Dokuments.
• In der schmäleren Spalte links werden noch während des Notierens die Kerngedanken dazu aufgeschrieben. Hier werden also die rechte Spalte verschlagwortet, Wichtiges auf den Punkt formuliert sowie dazugehörige Aufgaben und Fragen notiert.
• In dem unteren Seitenbereich wird dann zum Schluss noch der gesamte Inhalt als kurzes Summary zusammengefasst.
• Mehr Details zu dieser Notiermethode erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → Die Cornell-Methode in 3 Minuten erklärt (incl. PDF-Vorlage).

3.2 Zusammenhänge in den Notizen sichtbar machen: Die Mindmap-Technik

Mindmaps sind nicht nur ideal, um komplexe Themen, Sachverhalte und Konzepte besonders übersichtlich dazustellen. Die bildhafte visuelle Darstellung hilft auch, Zusammenhänge schneller zu notieren, zu erkennen und später auch wieder zu verstehen. Das Erstellen einer Mindmap fördert zudem das freie Schreiben, was viel schneller und intuitiver geht als das Formulieren von Listen oder gar ganzen Sätzen. Für das Notizen machen in einer Mindmap gehen Sie wie folgt vor.

• Notieren Sie das Thema in der Mitte des leeren Notizzettels. In einer unteren oder oberen Ecke notieren Sie zudem noch klein den Ort und das Datum.
• Die weiteren Informationen und Details werden dann um das zentrale Thema herum angeordnet und per Pfeile oder Linien damit verbunden (siehe Abb. 2).
• Zu jedem Teilthema können Aufzählungslisten erstellt oder auch weitere Subthemen und Gedanken darum herum angeordnet und damit verbunden werden.
• Für noch mehr Übersicht sorgt es, wenn Sie für die verschiedenen Informationen unterschiedliche Schriftgrößen und ggfs. Farben verwenden, wichtige Punkte hervorheben und unterschiedliche Linienstärken und Farben für die Verbindungen nutzen.
• Auf diese Weise entsteht eine übersichtliche Landkarte zu dem Thema, über das Sie sich Notizen machen müssen.
• Das optimale Vorgehen hierfür lesen Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → wie man Mindmaps mit OneNote digital erstellt.

3.3 Vergleiche in den Notizen sichtbar machen: Die Charting-Methode (Diagrammtechnik/Vergleichsmethode)

Wenn Sie sich Notizen zu einem Thema machen wollen, bei dem verschiedene Modelle, Theorien oder Konzepte miteinander verglichen werden, dann ist dafür die sogenannte Charting-Methode optimal geeignet. Dabei werden die Notizen von Anfang an in Form einer Tabelle festgehalten. In der Tabelle werden die verschiedenen Modelle (Theorien, Konzepte, Produkte) spaltenweise nebeneinander notiert. In den Zeilen werden dann jeweils beispielsweise die dazugehörigen Details, Fakten, Fragen, Vor- und Nachteile eingetragen. Durch diese systematische Darstellung nebeneinander behält man selbst bei vielen Informationen noch eine gute Übersicht und kann die einzelnen Elemente einfach erfassen und sehr schnell miteinander vergleichen.

4. Fazit: Effizientes Notizen- und Aufgabenmanagement mit Microsoft 365

Notizen machen funktioniert also sowohl handschriftlich als auch digital sehr gut. Die heutigen Tools machen es sehr einfach, seine Notizen geordnet zu schreiben und später gesammelt wiederzufinden. So hat auch Microsoft sein Angebot weiterentwickelt. Jahrelang gab es in den verschiedenen Microsoft 365-Apps nur getrennte Notizen- und Aufgabenlisten. Die Notizen und Aufgaben, die man in To-Do, Outlook, Planner und Teams gemacht hat, blieben also auch in der jeweiligen App. Erst Anfang 2023 hat Microsoft diese separaten Datensilos in einer gemeinsamen Anwendung zusammengeführt und zentral an einem Ort einsehbar und verfügbar gemacht. Zunächst in der neuen Teams-Funktion „Tasks“ (Aufgaben), später dann in der neuen Planner-App für Teams. Welche Vorteile Ihnen das konkret bringt, erfahren Sie in folgendem Büro-Kaizen-Beitrag!

• Microsoft Planner in Teams (Tasks von Planner und To Do): Alle persönlichen und gemeinsamen Aufgaben in Microsoft 365 auf einen Blick.
• Aufgabenmanagement: 5 Tipps für die perfekte Aufgabenliste.
• Kostenloses Download-Center: Mehr Tipps, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz & Produktivität im Büro finden Sie in unserem kostenlosen Download-Center!

5. Büro-Kaizen Video-Tutorial

📝 Besprechungsprotokoll in OneNote: So beeindruckst Du Deine Kollegen!

(Dauer: 10:30 Minuten)

Inhalt des Videos: 

1. Einleitung 00:00
2. Eigene Notizen erstellen 00:23
3. Notizen für die Besprechung freigeben 03:03
4. Besprechungsdetails aus OneNote einfügen 04:48
5. Vorlagen nutzen 05:15
6. Aufgaben nach Outlook übernehmen 06:12
7. Aufgaben delegieren 08:13