Warum das Kündigen von Microsoft 365 und Office 365 unter Umständen etwas komplizierter ist? Weil es bei der Kündigung einen Unterschied macht, ob Sie Ihr Microsoft 365 Abonnement direkt bei Microsoft oder aber bei einem Drittanbieter abgeschlossen haben, in welchem Land Sie ansässig sind und welches Microsoft 365 Produktpaket („Plan“) Sie abonniert haben. Alle nötigen Details, wo und wie Sie Ihr Microsoft 365 Abonnement kündigen können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Leitfaden!
Inhaltsverzeichnis
1. Microsoft 365 kündigen oder nur die Verlängerung des Abonnements deaktivieren?
Die Bürosoftware-Sammlungen Microsoft 365 und Office 365 sind SaaS-Produkte (Software-as-a-Service) und können daher nur gemietet und nicht gekauft werden. Dabei gibt es verschiedene Produktpakete (z.B. Family, Basic, Business, Enterprise), mit sowohl monatlichen wie auch jährlichen Zahlungsoptionen. Diese Abonnements verlängern sich in der Regel automatisch nach Ablauf des Bezugszeitraums. Es macht daher einen großen Unterschied, ob Sie Ihr Microsoft 365 Abo erst zum Ende der Vertragslaufzeit beenden wollen oder ob Sie es schon vorzeitig kündigen und damit quasi vorzeitig zurückgeben möchten.
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Das Microsoft 365-Abonnement beenden: |
Das Microsoft 365-Abonnement kündigen: |
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Um eine automatische Verlängerung Ihres Microsoft 365-Abonnements zu verhindern, müssen Sie in Ihren Kontoeinstellungen die „wiederkehrende Abrechnung“ deaktivieren (siehe unten). Dann können Sie Ihre Microsoft 365 Apps und Dienste vollständig und ohne Einschränkungen bis zum Ende der Vertragslaufzeit nutzen, ohne dass Sie die Software-Suite extra kündigen müssen. Das gilt nicht nur für reguläre Abonnements, sondern auch für Testversionen, die nur für einen Monat kostenlos ausprobiert werden. Am Ende der Abonnementlaufzeit wird Sie Microsoft zwar mehrfach per E-Mail daran erinnern, das Abonnement zu verlängern – dies können Sie jedoch einfach ignorieren. |
Wenn Sie Ihr Microsoft 365- oder Office 365-Abonnement kündigen, dann brechen Sie quasi Ihre Abonnementlaufzeit mit sofortiger Wirkung ab und geben das Produkt vorzeitig zurück. Dann können Sie mit den auf Ihren Endgeräten installierten Office-Tools Ihre Dateien nur noch öffnen und ausdrucken, aber nicht mehr bearbeiten oder neue erstellen. Der nutzbare Speicherpatz in der Cloud wird zudem drastisch eingeschränkt und alle darin enthaltenen Daten nach 30 bis spätestens 180 Tagen gelöscht. Tipp: Vergessen Sie dann nicht, auch alle Ihre weiteren Microsoft-Abonnements zu kündigen, die Sie eventuell zusätzlich zu Microsoft 365 bezogen haben (z.B. Copilot für Microsoft 365, Microsoft Dynamics, Azure, die Power Plattform etc.). |
„Microsoft 365“ kündigen oder „Office 365“ kündigen – was ist der Unterschied?
Microsoft 365 oder Office 365? Das sorgt oft für Verwirrung. Denn die Bezeichnung „Microsoft 365“ gibt es erst seit einem Rebranding im April 2020. Davor hießen alle Pläne „Office 365“. Seitdem heißen die Pläne für Privatpersonen (Single und Family) sowie für kleinere und mittlere Unternehmen bis 300 Mitarbeiter „Microsoft 365“, während die im größeren Enterprise-Level nach wie vor „Office 365“ heißen.
Wie man die automatische Verlängerung des Microsoft 365-Abonnements deaktiviert
Um ein Microsoft 365 oder Office 365 Abonnement zum Ende der Laufzeit auslaufen zu lassen, muss man lediglich „die wiederkehrende Abrechnung“ für eine automatisch Verlängerung des Abos wie folgt deaktivieren. Dies wird von Microsoft auch als „Abbrechen des Abonnements“ bezeichnet. Für den Rest der vereinbarten Vertragslaufzeit können die Produkte, Dienste und Services von Microsoft 365 dann weiterhin wie gewohnt vollständig genutzt werden.
Automatische Verlängerung von Microsoft 365 Basic, Single & Family deaktivieren: |
Automatische Verlängerung von Microsoft 365 for Business & Office 365 deaktivieren: |
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Öffnen Sie Ihren Browser, navigieren Sie zu https://account.microsoft.com/ und melden Sie sich mit den Zugangsdaten Ihres Microsoft-Kontos an. Unter → Konto → Abonnements können Sie nun alle Ihre Microsoft-Abonnements einsehen und verwalten.
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Administratoren können die Abo-Verlängerung für ihr Unternehmen im Microsoft 365 Admin Center deaktivieren. Die Schritte dafür variieren dabei leicht je nach der Art des verwendeten Abrechnungskontos.
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Wie und wo kann man Office 365 und Microsoft 365 kündigen?
Wenn Sie Ihr Microsoft 365 oder Office 365 Abonnement direkt von Microsoft bezogen haben, können Sie dieses auch direkt bei Microsoft kündigen. Haben Sie das Microsoft/Office 365 Abo hingegen über einen Microsoft-Vertreter oder Handelspartner abgeschlossen, dann müssen Sie das Abo auch bei diesem Partner kündigen. Sie können Ihr MS 365 Abo entweder schriftlich oder per E-Mail bei Microsoft kündigen. Am schnellsten geht das jedoch wie folgt online, entweder in Ihrem Microsoft-Konto oder im Microsoft 365 Admin-Center.
Microsoft 365 Basic, Single oder Family kündigen:
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Microsoft 365 for Business oder Office 365 kündigen:
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Die Schritte für das Kündigen bzw. Stornieren eines Microsoft 365 for Business bzw. Office 365 Abonnement variieren leicht je nach dem Abrechnungskonto.
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2. Was passiert mit den Daten, wenn man Microsoft 365 kündigt?
Wenn Sie Ihr Microsoft 365 Abonnement kündigen, werden Ihre Daten und Dateien (z.B. in SharePoint und OneDrive) nicht sofort gelöscht. Sie haben dann noch mindestens 30, aber maximal 180 Tage Zeit, um Ihre Daten aus der Microsoft-Cloud herunterzuladen und andernorts abzuspeichern, bevor Ihr Konto endgültig geschlossen wird. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten endgültig gelöscht und Sie erhalten keinen Zugriff mehr darauf.
3. Wie lange sind die Kündigungsfristen bei Microsoft 365? Und gibt es Geld zurück?
Für ein Microsoft 365 Abonnement gibt es keine Kündigungsfrist im eigentlichen Sinn. Jede Kündigung tritt prinzipiell sofort in Kraft. Die Kündigung des Abonnements muss jedoch zwei Tage vor dem Abrechnungsdatum erfolgen, um noch fristgerecht wirken zu können. Innerhalb von sieben Tagen nach einer Abonnementverlängerung kann man ebenfalls noch kündigen und sich dann anteilig das Geld für den Verlängerungszeitraum erstatten lassen.
- Wurde der Kauf des Microsoft 365 Abonnements aus Kanada, Dänemark, Israel, Südkorea oder der Türkei aus getätigt, dann kann man sich das Geld für die Restlaufzeit jedes gekündigten Microsoft 365 Abonnements zurückerstatten lassen.
- In Finnland, Deutschland, den Niederlanden, Polen und Portugal wird eine Geld-Zurückerstattung nur für eine Abo-Verlängerung gewährt, sofern die Verlängerung des Abonnements innerhalb von sieben Tagen gekündigt wird.
4. Das Microsoft 365 Konto schließen (löschen)
Sobald Sie alle Ihre Daten gesichert und Ihr Microsoft 365 Abonnement gekündigt haben, können Sie das dazugehörige Microsoft 365 Konto löschen, was auch als „schließen“ bezeichnet wird. Wie das konkret funktioniert, erklärt Ihnen unser Büro-Kaizen-Beitrag → Microsoft-Konto löschen. Anschließend empfiehlt es sich, die dann nur noch eingeschränkt nutzbaren Microsoft 365-Apps von den Endgeräten zu deinstallieren.
5. Warum kann ich mein Microsoft 365 Abo nicht kündigen? Funktioniert nicht, geht nicht?
Manchmal kann es zu Problemen beim Kündigen eines Microsoft 365 Abonnements kommen. Häufig liegt das an einer der folgenden Ursachen:
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Microsoft-Webseite mit demselben Microsoft-Konto anmelden, das Sie auch für den Kauf von Microsoft 365 verwendet haben.
- Überprüfen Sie, ob Ihr Microsoft-Konto ein ausstehenden Saldo aufweist, das eine Kündigung verhindert.
- Wenn die automatische Verlängerung Ihres Abonnements aktiviert ist, müssen Sie diese zunächst deaktivieren, bevor Sie kündigen können.
- Kontrollieren Sie, ob alle mit Ihrem Microsoft 365-Abonnement verbundenen „Verbundenen Dienste“ ordnungsgemäß getrennt wurden, wie z.B. OneDrive oder Teams.
- Einige Microsoft 365 Abonnements haben eine Mindestlaufzeit. Stellen Sie sicher, dass Sie diese erfüllt haben, bevor Sie eine Kündigung einreichen.
- Manchmal können technische Probleme Microsofts auf dessen Website oder im System die Kündigung verhindern. Dann muss man es etwas später erneut versuchen.
- Funktioniert die Kündigung weiterhin nicht, sollten Sie den Microsoft Support Kundenservice kontaktieren und um Hilfe bitten.
6. Extra-Tipps: Die besten Alternativen zu einem kostenpflichtigen Microsoft 365 Abonnement!
Auch nachdem Sie Microsoft 365 gekündigt haben, können Sie die Office-Suite weiternutzen – und zwar die kostenlose Version „Microsoft 365 im Web“ (ehemals Office Online). Diese kostenlosen Web-Apps laufen vollständig im Browser und bieten die grundlegenden Programmfunktionen für das Erstellen, Öffnen und Bearbeiten von Microsoft-Dokumenten (z.B. Word, Excel, PowerPoint), besitzen aber nicht alle Funktionen der kostenpflichtigen Vollversionen. Eine weitere kostenfreie Alternative ist die Bürosoftware-Suite „Open Office“ , die allerdings nicht so umfangreich ist wie Microsoft 365. Eine beliebte kostenpflichtige Alternative ist der „Google Workspace“ (ehemals Google Apps for Business bzw. G Suite).
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💡 Was ist Microsoft 365? (Einfach erklärt)
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