Microsoft 365 ist in erster Linie eine cloudbasierte Lösung, doch viele Anwendungen lassen sich auch ohne Internetverbindung nutzen. Egal ob Word, Excel, PowerPoint oder Outlook – mit den richtigen Einstellungen können Dokumente erstellt, bearbeitet und gespeichert werden, selbst wenn keine Internetverbindung besteht. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Microsoft 365 offline nutzen, welche Einschränkungen es gibt und worauf Sie achten sollten, um Ihre Arbeit nahtlos fortzusetzen.
Inhaltsverzeichnis
1. Word, Excel und PowerPoint – die gängigen Microsoft 365 Programme offline nutzen
Word, Excel und PowerPoint können trotz der Cloud-Ausrichtung von Microsoft 365 offline genutzt werden.
Wenn Sie die Programme auf Ihrem Gerät installieren möchten, benötigen Sie jedoch zunächst eine Internetverbindung. Sobald Sie die Lizenz aktiviert haben, können Sie die Programme dann offline nutzen. Beachten Sie aber, dass es dennoch Einschränkungen im Funktionsumfang gibt. Beispielsweise ist das Übersetzen von Dokumenten und das Speichern in der Cloud nur online möglich. Beachten Sie außerdem, dass Sie einmal in 30 Tagen online sein müssen, sonst wird Microsoft 365 deaktiviert. Vorher erhalten Sie jedoch eine Erinnerung.
2. Microsoft 365 OneNote offline nutzen und Speichern von Notizen
Microsoft 365 oder auch Office 365 OneNote lässt sich auch ohne Internetverbindung nutzen. Das Programm speichert Notizen lokal auf dem Gerät, sodass Nutzer offline darauf zugreifen und Änderungen vornehmen können.
OneNote unterscheidet sich aber in seiner Funktionsweise grundlegend von Programmen wie Word oder Excel. Während diese Programme Dateien direkt von der Festplatte oder aus der Cloud laden, bearbeiten und speichern, arbeitet OneNote mit einem speziellen Zwischenspeicher – dem sogenannten Cache.
Wenn ein Notizbuch geöffnet wird, das zuvor noch nicht in der Notizbuch-Navigationsliste zu sehen war, lädt OneNote zunächst die zugehörigen Notizdaten vom Speicherort. Diese Daten werden sofort in ein spezielles Format umgewandelt und in einem versteckten Cache auf dem Gerät abgelegt. Die ursprünglichen Notizbuchdateien bleiben danach unangetastet am ursprünglichen Speicherort.
Nutzer arbeiten also nicht mit den Originaldateien, sondern mit einer lokalen Cache-Kopie. Alle Änderungen werden ausschließlich in diesem Cache gespeichert, unabhängig davon, ob eine Internetverbindung besteht oder nicht. Ein interner Synchronisationsmechanismus gleicht die Änderungen später mit den eigentlichen Notizbuchdateien ab.
Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, synchronisiert OneNote die Notizen automatisch mit OneDrive oder SharePoint. Falls es zu Synchronisierungsproblemen kommt, kann die Synchronisation auch manuell angestoßen werden. Dazu navigiert man in OneNote zu Datei → Synchronisierungsstatus und wählt das entsprechende Notizbuch aus.
Allerdings gibt es einige Einschränkungen. Notizbücher, die ausschließlich in der Cloud gespeichert wurden und noch nie geöffnet wurden, sind offline nicht verfügbar.
Die Möglichkeit, Notizbücher ausschließlich lokal auf dem Gerät zu speichern, gibt es nur in der Desktop-Version von OneNote für Windows.
Die Vorteile lokaler Notizbücher sind:
- Nutzer haben die volle Kontrolle über ihre Notizen. Nur sie selbst oder berechtigte Personen haben Zugriff darauf.
- Datenschutz ist weniger problematisch, da die Inhalte ausschließlich lokal oder im internen Netzwerk gespeichert sind. Ein ungewollter Fremdzugriff ist ausgeschlossen.
Die Nachteile lokaler Notizbücher sind:
- Die Notizbücher können nur auf dem jeweiligen Gerät oder innerhalb eines Netzwerks geöffnet werden. Eine Synchronisation mit anderen Computern außerhalb der Firma oder Schule ist nicht ohne größeren Aufwand möglich.
- Eine Online-Zusammenarbeit mit anderen Personen, wie Kollegen oder Freunden, ist nicht möglich – ein großer Nachteil, da gerade diese Funktion ein bedeutender Vorteil von OneNote ist.
- Nutzer müssen selbstständig regelmäßig Backups erstellen.
3. Microsoft 365 Outlook Offlinezugriff aktivieren
Outlook kann auch ohne Internetverbindung verwendet werden, allerdings muss der Offlinezugriff dafür aktiviert werden. Sobald diese Option aktiviert ist, erstellt Outlook eine Kopie aller E-Mails, Kalenderereignisse und Personen (vorher Kontakte), sodass sie auch ohne Internetverbindung zugänglich sind. Wichtig ist, dass die Offlinefunktion nur dann aktiviert werden kann, wenn zuvor eine Internetverbindung bestanden hat.
3.1 Den Offline-Modus im klassischen Outlook aktivieren
Klicken Sie auf Senden/Empfangen → Offline arbeiten.
Sobald der Offlinemodus aktiv ist, erscheint ein kleines Kreuz auf dem Outlook-Symbol, und in der Statusleiste wird „Offlinemodus“ angezeigt.
Sie können nun auch die Anzahl der offline zu speichernden E-Mails anpassen. Dafür gehen sie auf Datei → Kontoeinstellungen. Wählen Sie ein Konto aus und klicken Sie auf Ändern. Passen Sie den Regler an, um festzulegen, für welchen Zeitraum E-Mails offline verfügbar sein sollen. Bestätigen Sie die Änderungen mit Weiter.
Mit dieser Einstellung können gezielt bestimmte E-Mails offline verfügbar gemacht werden, was den Speicherverbrauch reduziert und eine effiziente Nutzung ermöglicht.
3.2 Der Offline-Modus im neuen Outlook
- Standard (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Archiv, Gelöscht).
- Standard und Favoriten (voreingestellt).
- Standard, Favoriten und zuletzt verwendet.
In diesem Dialogfenster können Sie auch direkt festlegen, wie lange die E-Mails offline gespeichert werden sollen. Zur Auswahl stehen 7, 30, 90 oder sogar 180 Tage.
3.3 Welche Funktionen stehen offline zur Verfügung und was passiert bei der Rückkehr in den Online-Modus?
Auch ohne Internetverbindung und im Offlinemodus kann Outlook viele Aufgaben weiterhin ausführen. Dazu gehören zum Beispiel das Lesen von E-Mails, das schreiben neuer Nachrichten und senden an den Postausgang, Sie können sich weiterhin Ihre Kalender und Ereignisse anzeigen lassen und Kontakte durchsuchen. Outlook im Offlinemodus bietet aber noch weitere Anwendungsoptionen.
Sobald der Offlinemodus deaktiviert wird, synchronisiert Outlook automatisch alle vorgenommenen Änderungen. E-Mails, die im Postausgang gespeichert wurden, werden dann automatisch an die jeweiligen Empfänger versendet.
Mit der Offline-Funktion von Outlook können Nutzer also flexibel arbeiten, auch wenn gerade keine Internetverbindung verfügbar ist.
4. Microsoft 365 offline nutzen: Was ist mit OneDrive?
OneDrive ist ein kostenloser Onlinespeicher von Microsoft/Office. Dateien, die Sie auf OneDrive speichern, sind online auf OneDrive.com und offline auf Ihrem PC verfügbar. Sie können sie jederzeit öffnen und ändern, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Sobald Sie wieder eine Verbindung herstellen, aktualisiert OneDrive die Onlineversionen mit allen Änderungen, die Sie offline vorgenommen haben.
4.1 SharePoint Dateien mit dem PC synchronisieren
- Gehen Sie zu der jeweiligen SharePoint-Bibliothek, die Sie auf Ihrem Computer offline zur Verfügung haben möchten. Klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche Synchronisieren.
- Als nächstes öffnet sich ein Dialogfenster mit der Information, dass die Daten synchronisiert werden
4.2 SharePoint Dateien offline bearbeiten
Der oben genannte Synchronisations-Assistent legt automatisch auf Ihrer lokalen Festplatte einen neuen Ordner mit Ihren Offline-Dateien an. Nun haben Sie auch offline Zugriff auf diese Daten und können diese ohne Internetverbindung problemlos öffnen, bearbeiten und speichern. Das Synchronisieren dieser Offline-Dateien mit den entsprechenden SharePoint-Dateien erfolgt dann ganz automatisch sobald Sie wieder Internet haben.
Achtung: Der Speicherort Ihres SharePoint-Ordners ist festgelegt und darf nicht verändert werden, ansonsten funktioniert die oben genannte Offlinesynchronisation nicht mehr.
4.3 Erklärung der OneDrive Symbole
Wenn Ihnen ein blaues Wolkensymbol neben Ihrer OneDrive Datei erscheint, heißt das, dass Ihnen diese Datei lediglich online zur Verfügung steht. Damit wird kein Speicherplatz auf Ihrem Computer belegt. Die Datei wird erst beim Öffnen auf Ihren Rechner heruntergeladen.
Laden Sie nun eine nur online verfügbare Datei herunter, so wird diese automatisch zu einer lokal verfügbaren Datei und es erscheint ein grüner Haken in einem weißen Kreis. Diese Datei können Sie nun jederzeit ohne Internetverbindung öffnen und bearbeiten. Möchten Sie Speicherplatz sparen, können Sie die Datei wieder auf „nur online verfügbar“ setzen – ganz einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Speicherplatz freigeben auswählen.
Nur Dateien, die als immer auf diesem Gerät speichern markiert sind, bekommen einen weißen Haken in einem grünen Kreis als OneDrive Symbol. Sie sind immer auf Ihrem Gerät verfügbar, verbrauchen allerdings auch Speicherplatz. Zum Offline-Arbeiten sind das die perfekten Dateien.
5. Wie gut eignet sich Microsoft 365 Teams zur Offline-Nutzung?
Microsoft Teams kann zwar auch offline genutzt werden, aber nur sehr stark eingeschränkt. Besteht keine Internetverbindung, dann können Sie lediglich bereits versendete Nachrichten in Ihren Chats lesen. Auch Kanalnachrichten werden gespeichert und reichen ca. 90 Tage zurück. Sie können Nachrichten in Chats und Kanälen verfassen, allerdings werden diese erst bei erneut bestehender Internetverbindung wirklich versendet. Alle anderen Funktionen von Microsoft Teams sind nur online verfügbar.
6. Video-Tutorial Microsoft 365 Outlook, OneNote & OneDrive
Im folgenden Tutorial erhalten Sie zusätzliche Tipps, wie Sie mit Microsoft 365, vormals Office 365 Outlook, OneNote & OneDrive effizienter arbeiten können.
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(Dauer: 07:48 Minuten)
Inhalt des Videos:
- Einleitung 00:00
- Arbeitseffizienz-Studie mit AKAD Hochschule 00:26
- Outlook Menüband anpassen 01:01
- Outlook Quicksteps nutzen 02:34
- Kostenlose Online-Schulung 03:42
- OneNote als Wiedervorlage 03:56
- Ablagestruktur schlank halten 05:05
- OneNote WebClipper nutzen 05:54
- Abschluss und Infos zur Online-Schulung 07:03
