SharePoint Online in eine der Kernfunktionen in Microsoft 365, denn es ermöglicht die wichtigen Intranets in Unternehmen. Dafür steuert das cloudbasierte Webportal eine gemeinsame Dateiablage für die Dokumentenverwaltung sowie weitere Funktionen für die digitale Zusammenarbeit in Organisationen hinzu. Zum Beispiel für die Planung und Durchführung von Projekten oder für die Automatisierung von Abläufen und Workflows. Als Bestandteil von Microsoft 365 und Office 365 muss SharePoint Online zudem nicht mehr auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert werden, sondern läuft komplett in Microsofts Rechenzentren. Das erspart den Firmenkunden einen signifikanten Aufwand an Hardware-, Installations- und Wartungskosten.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist SharePoint? Zweck & Nutzen in Microsoft 365
Die SharePoint-Technologie in Microsoft 365 ist eine sehr vielseitige „Webportalsoftware“. Damit lassen sich die im Geschäftsumfeld benötigten Intranet-Portale für die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung innerhalb von Organisationen erstellen.
- Die Hauptaufgabe der individuell anpassbaren Intranet-Webportale (bei Bedarf auch Extranet- oder Internet-Webportale) liegt in dem Bereitstellen, Teilen und Verwalten von Dateien, Anwendungen, Informationen und Ressourcen aller Art. Dies beinhaltet auch die Koordination, Kommunikation und Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten sowie die Automatisierung von Arbeitsschritten, Prozessen und Workflows.
- Dabei ermöglicht die SharePoint-Intranetlösung eine sichere Zusammenarbeit des gesamten Unternehmens über alle Abteilungen und Geräteklassen hinweg, auch bei sensiblen Daten, mit externen Mitgliedern sowie mobil von unterwegs aus.
- Für den Zugriff auf die Intranet-Websites von SharePoint Online benötigen die Mitarbeiter lediglich einen Internetzugang und einen Webbrowser, wie zum Beispiel Edge, Chrome, Firefox, Safari oder den Explorer.
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Server, SharePoint Online & OneDrive?
Es gibt mehrere unterschiedliche Varianten der SharePoint-Technologie. Hier die wichtigsten Unterschiede in der Kurzfassung.
| SharePoint Server: | SharePoint Online: | OneDrive for Business: |
| Die Programmvariante „SharePoint Server“ (aktuelle Version 2019) wird lokal „On-Premise“ auf den eigenen Unternehmensservern bereitgestellt und selbst verwaltet (eigene Hardware und eigene Sicherheitsmaßnahmen). Das macht diese Intranet-Server-Lösung unabhängig von der Cloud, bietet aber dennoch die allermeisten Kollaborationsfunktionen für die digitale Zusammenarbeit. Die on-premise-Anwendung kann als Standalone-Lösung unabhängig von Microsoft 365 und Office 365 bezogen werden. | SharePoint Online ist ein Bestandteil der Bürosoftware-Suit Microsoft 365, ist aber auch eigenständig verfügbar. Bei diesem Dienst werden die Webportale und Teamwebseiten vollständig in den Rechenzentren von Microsoft gehostet, der Microsoftcloud. Auf diese Weise müssen die SharePoint-Intranets nicht mehr auf einem eigenen Server lokal installiert, gehostet, verwaltet und gewartet werden, sondern können als reiner Webservice (= SaaS, Software-as-a-Service) per Abonnement bezogen werden. | OneDrive basiert auf der SharePoint-Technologie und wurde speziell für Desktop-Cloud-Hybridsysteme optimiert. Damit wird eine einfache und automatische Synchronisierung von Dokumenten und Dateien aller Art zwischen den Intranet-Webseiten in der Cloud und den lokalen Festplatten der Nutzer ermöglicht. Auf diese Weise wird zum Beispiel eine Offlineverwendung der Dateien ermöglicht, ohne dass es dabei zu Versionskonflikten mit entsprechenden Datenverlusten kommen kann. |
Wofür ist SharePoint in Microsoft 365 besser geeignet und wann nutzt man OneDrive?
OneDrive (* 2007) basiert auf der SharePoint-Technologie (* 2001). Daher haben beide denselben technologischen Ursprung, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke. Während der Fokus von SharePoint als die Intranet-Plattform in Microsoft 365 die gesamte digitale Zusammenarbeit im Unternehmen umfasst, konzentriert sich die Aufgabe des hybriden Cloudspeichers OneDrive im Wesentlichen auf das Speichern und Teilen von Dateien, mit einem orts- und geräteunabhängigem Zugriff. Dementsprechend ist OneDrive quasi ein auf eine Dokumentenbibliothek (Dateiablage) reduziertes SharePoint – allerdings mit einer neuen hybriden Cloudspeichertechnologie.
- Dafür wird die Dateiablage in der Cloud, die einen mobilen Zugriff von überall aus sowie das gemeinsame Bearbeiten derselben Dokumente ermöglicht, von OneDrive automatisch auch auf die lokale Festplatte der Desktop-PCs, Notebooks oder Macs synchronisiert.
- Dadurch werden Sie von der Internetverbindung unabhängig. Denn die Dateien können dann auch sicher offline bearbeitet werden, zum Beispiel bei temporären Internet- und Verbindungsproblemen mobil unterwegs.
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2. Was kann SharePoint in Microsoft 365 alles? Übersicht über die wichtigsten Funktionen
Die Kernaufgabe von SharePoint ist die eines Intranet-Portals. Die Plattform ist also die technische Grundlage dafür, dass Informationen und Dateien innerhalb eines Unternehmens sicher ausgetauscht werden und die Mitarbeiter daran konfliktfrei zusammenarbeiten können.
- Dies wird in Form von verschiedenen Intranet-Seiten realisiert, den sogenannten „Sites“ (auch „Websites“ oder „SharePoint-Seiten“ genannt).
- Alle weiteren Funktionen werden auf bzw. durch solch eine Intranet-Seite ermöglicht.
- Daraus ergeben sich im Endeffekt folgende sechs Hauptfunktionen für SharePoint in einer Microsoft 365-Unternehmensumgebung.
| Funktion: | Zweck: | Beschreibung: |
| „Site“ | Intranet-Seiten erstellen | Dies ist die zentrale Kernfunktion in SharePoint. Eine SharePoint-Webseite (Intranet, Extranet oder Internet) lässt sich in beliebig viele Einzelwebseiten untergliedern. Diese SharePoint-Seiten nehmen den eigentlichen Inhalt (Content) auf. Das kann zum Beispiel eine Dokumentenbibliothek in der Art des Dateiexplorers sein, ein Terminkalender, eine Aufgabenliste für ein Projekt oder auch eine Wiki-Wissensdatenbank. Die SharePoint-Seiten können dabei individuell designt und damit an das Corporate Design des eigenen Unternehmens angepasst werden. |
| „Communities“ | Kommunikation ermöglichen | Die Kommunikations-Funktionen ermöglichen die Interaktion und den fachlichen Austausch und damit letztlich die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teilnehmern. Das wird vor allem mittels Blog-, Chat-, Newsfeed- und Tagging-Funktionen ermöglicht. Dies wird dann noch, ähnlich wie in den Sozialen Medien, durch Nutzerprofile und persönliche Nutzerseiten (mySites-Websites) ergänzt. Als Übersicht dient eine Organigrammseite aller Mitarbeiter des Unternehmens mit zusätzlichen Notiz- und Pinnwandfunktionen. |
| „Content“ | Informationen bereitstellen | Die SharePoint-Seiten mit Inhalt zu befüllen, funktioniert ganz ähnlich wie bei einem klassischen Dokumenten- oder Content-Management-System. Dabei können alle in diesem Intranet oder Extranet hochgeladenen Dateien und Dokumente mit Metadaten angereichert werden, was die Dateiverwaltung und das Suchen erleichtert; oder auch versioniert werden, was die Datensicherheit bei der Zusammenarbeit gewährleistet und vor versehentlichen Datenverlusten schützt. Benutzerdefinierte Regeln zur Aufbewahrung, Verwaltung, Sichtung und Freigabe erleichtern die Zusammenarbeit an gemeinsamen Inhalten zusätzlich. Praktisch ist auch die Benachrichtigungsfunktion, die automatisch informiert, sobald auf einer bestimmten SharePoint-Seite Inhalte geändert oder hinzugefügt wurden. |
| „Search“ | Suche nach Inhalten | Die SharePoint-Webportale in Microsoft 365 sind natürlich auch mit einer Suchfunktion ausgestattet, um gezielt nach Informationen innerhalb des Intranets oder Extranets suchen zu können. Die Volltextsuche kann dabei individuell oder auch unternehmensweit optimiert und angepasst werden. |
| „Composites“ | Integration & Bereitstellung von Anwendungen | Der Begriff „Composite” (Gemisch, Verbund) umfasst alle Möglichkeiten, die einzelnen SharePoint-Komponenten frei auf den SharePoint-Seiten zusammenstellen zu können. Dabei können auch weitere Microsoft 365 und Office 365 Anwendungen (z.B. Yammer, Planner, Delve, Flow, Forms, Groups oder Teams) sowie auch viele Tools externer Drittanbieter eingebunden werden. Durch diese offenen Schnittstellen (APIs) wird SharePoint zu einer Art Schweizer Taschenmesser, bei dem sich einzelne Tools ganz nach Bedarf hinzufügen lassen. |
| „Insights“ | Business Intelligence | Unter den „Einblicken“ werden alle Business Intelligence-Komponenten und Geschäftsanwendungen von SharePoint zusammengefasst. Damit lassen sich unterschiedliche Unternehmensdaten aggregieren, Key Performance Indikatoren (KPIs) grafisch aufbereiten oder auch die SharePoint-Listen als Datenquellen im Microsoft SQL Server nutzen. Mit Hilfe von Excel Services, speziellen Listen und PerformancePoint-Diensten lassen sich beispielsweise Diagramme, Listen oder auch Dashboards direkt in SharePoint erstellen und gestalten. |
3. Wie funktioniert SharePoint in Microsoft 365? Anleitungen zu den Kernfunktionen
Nicht nur Führungskräfte und Projektleiter profitieren von den Vorteilen, die SharePoint 365 für das Projektmanagement und weitere Aufgaben mit sich bringt. Auch die Mitarbeiter benötigen einen sicheren Zugang zu den Informationen und Dateien, die Ihre Arbeit betreffen. Werden diese via SharePoint in Microsoft 365 zugänglich gemacht, so können alle Beschäftigten jederzeit von überall aus darauf zugreifen. Die Zugriffsoptionen und Berechtigungen dafür lassen sich benutzerdefiniert im Admin Center konfigurieren. Wie die einzelnen SharePoint-Funktionen konkret im Detail funktionieren, erklären Ihnen unsere folgenden Anleitungen.
| Unsere Anleitung: | Thema & Inhalt: |
| SharePoint-Seiten erstellen | Eine neue Website in SharePoint als Unterseite, Websitesammlung oder Hub Site erstellen? |
| SharePoint mit dem Designer einrichten | Die aktuellen Alternativen zu dem praktischen, aber leider veralteten und ausgelaufenen Designer-Tool. |
| Berechtigungen einrichten | Die Zugangs- und Bearbeitungs-Berechtigungen für Dokumentenbibliotheken und Listen einstellen. |
| Dokumentenmanagement | Wie das Dokumentenmanagement in SharePoint Online funktioniert. |
| Versionsverlauf in SharePoint | Ältere Versionen von Dateien wiederherstellen und nachvollziehen, wer was bearbeitet hat. |
| Dateien aus- und einchecken | Auf diese Weise können Sie Bearbeitungskonflikte in SharePoint von vorneherein vermeiden. |
| Projektmanagement mit SharePoint | Für das Management von Projekten und die teamübergreifende Zusammenarbeit in Unternehmen. |
| SharePoint Wiki | Wie man einen Wissensspeicher für alle aufbaut. |
| Suche in SharePoint | Anleitung für das schnellere und einfachere Finden von Inhalten. |
| Benachrichtigungen einrichten | Mit den automatischen Benachrichtigung bei Änderungen nichts mehr verpassen. |
| Die mobile SharePoint-App | Das Intranet fürs Handy und die Hosentasche. |
| SharePoint synchronisieren | Die SharePoint-Dateien in der Cloud mit den lokalen Dateien auf einem PC oder Mac synchronisieren. |
| SharePoint in Teams einbinden | Eine einzige gemeinsame Dateiablage durch Verknüpfung von SharePoint-Websites und Microsoft Teams. |
- Tipp 1: „Metadaten“ beim Speichern von Dateien nutzen!
In Unternehmen fallen jede Menge Daten und Informationen an. Diese müssen möglichst schnell und einfach wiederauffindbar sein. Daher ist es beim Teilen von Dateien wichtig, alle Dokumente bereits bei der Speicherung konsequent mit „Metadaten“ zu versehen. Dies sind Stichwörter, die den jeweiligen Inhalt einer Datei kurz zusammenfassen. Je präziser die Metadaten sind, desto schneller und gezielter kann der Suchdienst in SharePoint die gesuchten Inhalte finden. - Tipp 2: „Versionierung“ vermeidet Versionschaos und Datenverlust!
Die Versionierung der Dateien in der Ablage ist eine häufig unterschätzte Option in SharePoint. Dabei speichert SharePoint nicht nur die neueste Version eines Dokuments, sondern behält auch die Kopien aller älteren Speicherversionen bei. Das ist sehr übersichtlich und praktisch zugleich. Zum Beispiel, um Änderungen durch verschiedene Personen nachvollziehen zu können. Oder wenn neue Vorgaben wieder zurückgenommen werden müssen, weil sich herausstellt, dass es zu aufwendig wäre, ein Projekt auf Basis der letzten Änderungen fortzuführen.
