Microsofts OneDrive hat so oft den Namen gewechselt, dass selbst Eingeweihte manchmal den Überblick verlieren. 2007 als Windows Live Folder entwickelt, hieß es vorübergehend Microsoft SkyDrive und wurde dann schließlich 2014 aufgrund von markenrechtlichen Streitigkeiten in OneDrive umbenannt. Und obwohl OneDrive for Business in seiner Funktionalität und seinem Ansatz deutlich über die Basisversion hinausausgeht, wird bei beiden Versionen der gleiche Namenszug „OneDrive“ angezeigt. So ist vielen OneDrive for Business Nutzern gar nicht klar, welche Version sie eigentlich verwenden. Laut Microsoft soll die Abkürzung das Ganze übersichtlicher machen. Aufgrund der unterschiedlichen Tarifmodelle und Leistungsoptionen dürfte jedoch das Gegenteil davon der Fall sein.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung: Was ist OneDrive for Business?
OneDrive for Business ist ein cloudbasierter Speicherdienst aus dem Hause Microsoft und ist speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt. Die Lösung beinhaltet praktische Collaborationfunktionen für eine verbesserte Zusammenarbeit im Team sowie einen großen Speicherplatz in der Microsoft-eigenen Cloud. So können Ihre Teammitglieder beispielsweise Dokumente, Dateien und Arbeitsunterlagen überall und von jedem beliebigen Gerät aus bearbeiten, anderen Nutzern freigeben, offline synchronisieren und sogar gleichzeitig bearbeiten.
2. Der Unterschied zwischen OneDrive und OneDrive for Business
Den Speicherdienst OneDrive gibt es sowohl für den privaten (Personal), als auch für den geschäftlichen Bereich (for Business). Die beiden Versionen haben aber kaum etwas miteinander zu tun. Während Privatkunden häufig eine kostenlose OneDrive Version nutzen, taucht OneDrive for Business hauptsächlich in den Business- und Enterprise-Plänen auf. Daher finden Sie hier die wichtigsten Unterschiede zum Cloudspeicher:
- OneDrive (Personal) ist ein Filehosting-Service von Microsoft. Dieser Speicherdienst richtet sich an Privatanwender und Einzelnutzer, damit diese Dokumente, Dateien oder Fotos in der Cloud speichern und so von überall und verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen können. Die Dateien können dabei auch für Dritte freigegeben und mit anderen geteilt werden. Dafür stellt Microsoft, ähnlich wie die Konkurrenten Amazon Drive und Apple iCloud, 5 GB an Speicherplatz kostenlos in seiner Cloud bereit (Dropbox 2 GB; Google Drive 15 GB). Die Dateien können auch für Dritte freigegeben und mit anderen geteilt werden.
- OneDrive for Business ist ebenfalls ein Speicherdienst von Microsoft, wurde aber speziell für geschäftliche Einsätze und die Zusammenarbeit in Teams konzipiert. Die Cloudlösung basiert auf einer eigens verbesserten SharePoint-Technologie und kann damit weit mehr Möglichkeiten bieten, als „nur“ einen Cloudspeicher. Mit OneDrive for Business können Ihre Teammitglieder beispielsweise Dokumente und Dateien nicht nur von jedem beliebigen Gerät und Ort aus bearbeiten, synchronisieren und freigeben, sondern sogar auch gleichzeitig bearbeiten. OneDrive for Business richtet sich in erster Linie an Firmenkunden und ist in der Regel Teil der Office365-Pläne. Jedem Nutzer stellt Microsoft dann 1 TB an Speicherplatz in seiner Cloud zur Verfügung.
3. Vorteile: Was kann OneDrive for Business alles leisten?
Mit OneDrive for Business ermöglichen kleine und mittelgroße Organisationen und Unternehmer allen Mitgliedern einen barrierefreien Zugriff auf relevanten Dateien, Dokumente und Arbeitsunterlagen. Egal von welchem Gerät oder welchem Arbeitsplatz aus. Gleichzeitig behalten Sie mit OneDrive for Business jedoch auch die Kontrolle über alle im Unternehmen verwendeten Daten. So lässt sich beispielsweise der Zugang zum Onlinespeicher bei Problemen oder Unregelmäßigkeiten zentral sperren, und auch die Richtlinien für externe Freigaben von Dokumenten lassen sich im Admin Center einfach kontrollieren und einstellen. Weitere Highlights sind eine offline Synchronisation und natürlich das Anreichern der abgespeicherten Dateien mit Metadaten. Dies ist eine wesentliche Grundvoraussetzung für automatisierte Prozessketten in SharePoint-Workflows.
4. Anwendung: Wie funktioniert der Cloudspeicher OneDrive for Business?
Die Nutzer erhalten nicht nur einen Cloudspeicherplatz, gleichzeitig wird auch ein OneDrive-Ordner auf der Festplatte des Rechners angelegt. Alle hierein abgelegten Dateien werden automatisch beim nächsten Onlinekontakt mit dem Cloudkonto abgeglichen und synchronisiert. Dies bewerkstelligt ein kleines Zusatzprogramm, die OneDrive for Business-Synchronisierungs-App. Diese ist standardmäßig im Office-Paket und im Office 365-Jahresabonnement enthalten sowie auf allen Windows 10 Rechnern installiert, kann aber auch separat kostenlos heruntergeladen werden.
OneDrive for Business in der Web App nutzen
Die Web App von Microsoft for Business kann man sich wie eine Webseite vorstellen. Der Zugriff erfolgt über die Microsoft-Webseite. Der große Vorteil: Sie können überall und mit jedem internetfähigen Gerät auf Ihre Dateien zugreifen. Dieser Vorteil gegenüber einem lokalen Speicher beweist sich vor allem dann, wenn Ihr Gerät aus technischen Gründen den Geist aufgibt. Es ist also nicht erforderlich, dass Sie sich eine extra Software herunterladen oder installieren müssen. Zusätzlich werden die Daten in Echtzeit synchronisiert, was für die gemeinsame Bearbeitung ein weiterer Pluspunkt ist.
Microsoft OneDrive im Datei-Explorer einbinden
Im Datei-Explorer funktioniert OneDrive for Business ähnlich wie die bisher bekannten Ordner „Eigene Dateien“, „Bilder“ etc, die Sie automatisch auf Ihrem Rechner finden. Sobald Sie sich mit Ihrem Microsoft Konto in OneDrive angemeldet haben, können Sie auch schon die ersten Dateien synchronisieren. Die Dateien erhalten je nach Art der Synchronisation einen anderen Status. Alles rund um den Synchronisationsstatus der OneDrive-Dokumente erfahren Sie in unserem Beitrag OneDrive synchronisieren.
Die OneDrive for Business App für mobile Geräte wie Smartphones und Tablets
Damit Sie Ihre Dokumente überall im Zugriff haben, gibt es von Microsoft auch eine mobile Version von OneDrive. Diese ermöglich auch von unterwegs den Zugriff auf die cloudgespeicherten Dateien.
Dokumente mit OneDrive for Business freigeben
Wenn Sie OneDrive for Business verwenden, dann müssen Sie Dateien künftig nicht mehr an eine E-Mail anhängen. Dann genügt es, wenn Sie einfach einen Link zur entsprechenden Datei in die E-Mail einfügen. Damit geben Sie dem Empfänger automatisch die Berechtigung, das Dokument zu öffnen und gegebenenfalls bearbeiten zu dürfen. So arbeiten Sie nur an einer stets aktuellen Datei und kommen nicht mit verschiedenen Dateiversionen durcheinander. Zugleich sparen Sie Speicherplatz und Ressourcen im Postein- und Ausgang, da nicht die ganze Datei, sondern lediglich der Speicherpfad innerhalb der Microsoftcloud verschickt wird.
5. Video: OneDrive Tutorial – Vom Einsteiger zum Profi!
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(Dauer 15:38 Minuten)
