Ideale Ordnerstruktur: Eine einheitliche Dateiablage mit dem 7-Ordner-System erstellen (für Unternehmen und Privatpersonen)

Die Tendenz geht bei vielen Unternehmen immer mehr Richtung papierloses Büro. Aber je umfangreicher die gespeicherten Informationen, desto schwieriger fällt es den Mitarbeitern, den Überblick zu behalten. Schließlich hat jeder unterschiedliche Vorstellungen von einer logischen Systematik. Spätestens im Vertretungsfall bricht das Chaos aus und es beginnt das große Suchen. Aber auch gemeinsam festgelegte digitale Ordnungssysteme können kollabieren, wenn sie zu kleinteilig oder grobmaschig angelegt werden. Es reicht nicht, Unterlagen systematisch abzulegen. Eine gute Ordnerstruktur sorgt auch dafür, dass wichtige Informationen wie Verträge nicht in der Masse verschwinden.

(Lesedauer ca. 8 Minuten)

1. Optimierung der Ordnerstruktur anhand von Ablagespielregeln

Die Macht der systematischen Ablage erleben wir in unseren Beratungsprojekten bei nahezu allen Kunden. Ablagespielregeln sind ein praxiserprobter Weg, wie wir gemeinsam mit unseren Beratungskunden nachhaltige Verbesserung in sehr kurzer Zeit erreichen. Ein Ergebnis unserer gemeinsam mit der AKAD-University durchgeführten Studie zeigt, dass laut der Statistik 69 % der Unternehmen keine funktionierenden Ablagespielregeln haben. Wenn Sie Führungskraft sind, dann fragen Sie sich, was das für Sie uns Ihr Team bedeutet. Wichtig ist: Entwerfen Sie eine neue Ordnerstruktur unbedingt gemeinsam mit allen Mitarbeitern und holen Sie auch die EDV-Abteilung mit ins Boot. Wenn alle mitdenken, entsteht ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem. Außerdem sind alle motiviert, diese Ordnung umzusetzen.

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“
Jürgen Kurz

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die bestehende Ordnerstruktur

Leider gibt es keine allgemeingültige Ordnerstruktur, die Sie einfach übernehmen können. Soll die Dateiablage wirklich hilfreich sein, muss sie den Anforderungen und Abläufen des Unternehmens entsprechen. Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme. Dabei hilft Ihnen ein Blick auf Ihre alte Ordnerstruktur. Listen Sie auf, welche übergreifenden Themen für Sie relevant sind. Dann schauen Sie sich an, welche Daten überhaupt anfallen: Verträge, Schriftverkehr, Rechnungen, Angebote, Entwürfe, Protokolle, Präsentationen usw. Stellen Sie sich auch die Frage, welche Personen auf die Daten zugreifen und wie oft Dateien benötigt werden.

2. Finden Sie sinnvolle Gruppierungen von Dateien

Nun wird es schon etwas kniffliger, denn jetzt gilt es zu überlegen, nach welchen Regeln Sie die unterschiedlichen Dokumente ordnen. Es kann sinnvoll sein, einzelne Themen wie Rechnungen zu bündeln, statt sie den jeweiligen Kunden zuzuordnen. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Entscheiden Sie und Ihr Team sich für die Lösung, die sich nach Ihren Anforderungen richtet und den optimalen Überblick garantiert.

3. Entwerfen Sie eine übersichtliche Ablagestruktur

Angesichts der vielen Informationen besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Ich empfehle meinen Kunden, die neue Ordnerstruktur mit Mind-Map zu entwerfen. Nehmen Sie ein großes Blatt Papier und schreiben Sie den Namen des Unternehmens in die Mitte. Ordnen Sie nun die Hauptordner mit den Hauptthemen (Personal, Vertrieb, Buchhaltung etc.) im Kreis herum an. Von jedem Hauptordner zweigen nun die entsprechenden Unterordner ab. Wenn erforderlich, gibt es noch Unterunterordner. Mehr als drei Ordnerebenen sind allerdings nicht effizient, denn Sie sollten jedes Dokument mit maximal drei Klicks erreichen können.

Eine entsprechende Mind-Map können Sie auch ganz leicht digital mit OneNote erstellen. Das zeige ich Ihnen in meinem Beitrag: Tipps für OneNote: Mind-Map erstellen und gemeinsam bearbeiten.

4. Erstellen Sie die digitale Ordnerstruktur

Jetzt übertragen Sie entsprechend der Mind-Map die neue Struktur in ein Unterverzeichnis auf Ihren Computer. Listen Sie zunächst die Hauptordner auf und wählen Sie klare Benennungen, die jeder sofort nachvollziehen kann. Jetzt legen Sie die entsprechenden Unterordner auf Ebene zwei und eventuell Ebene drei an. Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit den Zahlen ab 01 bis maximal 10. Mehr Ordner sollten Sie aufgrund der Übersichtlichkeit vermeiden. Die Zahlen helfen, die bestehende Ordnung beizubehalten, weil niemand mal schnell einen neuen Ordner dazwischen quetschen kann. Außerdem können Sie so die alphabetische Reihung umgehen und die Ordner nach Ihren Vorstellungen anordnen. Die Ablagespielregeln gehören gleich an erster Stelle, damit das Team sich immer wieder informieren kann.

5. Eine gelungene Ordnerstruktur: Klare Dateinamen und Abkürzungen für Ordner und Dokumente vergeben

ArzBel, STriez, Munchis – solche Abkürzungen sind nur für ihren „Erfinder“ verständlich. Sobald andere Mitarbeiter einen Ordner oder ein Dokument suchen, ist es eine Sache des glücklichen Zufalls, ob und wann sie fündig werden. Deshalb empfehle ich Ihnen, ein Abkürzungsverzeichnis anzulegen und es allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Das Verzeichnis sollte ständig aktualisiert werden.

Tipp: Lassen Sie den hinteren Teil des Wortes weg. Beispiel: „TEMP“ für „tempus“. Achten Sie darauf, dass jede Abkürzung nur eine Bedeutung hat. „TEMP“ sollte also nicht gleichzeitig für „Temperatur“ stehen. Das gilt übrigens nicht nur, wenn Sie eine analoge Ablage erstellen, sondern auch für die digitale.

Sinnvoll ist auch, die Dateien mit Datum zu versehen. Schreiben Sie zuerst das Jahr, dann Monat und Tag, sowie einen aussagekräftigen Namen. Achten Sie darauf, immer die gleiche Schreibweise zu verwenden. Dann sortiert Windows die Dateien nach Aktualität, die neueren befinden sich immer ganz oben.

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6. Übersichtliche Ordnerstruktur durch eine Ablage mit verknüpften Dateien

Sie benötigen Dateien an verschiedenen Speicherorten? Dann empfehle ich, mit Verknüpfungen zu arbeiten:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument.
• Klicken Sie im Kontextmenü auf „Verknüpfung erstellen“.
• Die Verknüpfung können Sie nun in den gewünschten Ordner verschieben.

Diese Methode hat gleich zwei Vorteile:

1. Die Verknüpfung benötigt deutlich weniger Speicherplatz als das Original.
2. Änderungen am Original oder an einer Verknüpfung werden direkt in die anderen Verknüpfungen oder ins Original übernommen, so dass an jedem Platz die aktuelle Datei-Version liegt.

Das sind nur zwei Beispiele für eine einheitliche Dateistruktur. Bewährt haben sich Spielregeln für die digitale Ablage. So findet sich jeder Mitarbeiter spielend leicht in der Dateistruktur zurecht – ganz ohne langwierige Detektivarbeit. Nutzen Sie als Anregung dazu unser Praxisbeispiel, das im Downloadcenter kostenlos für Sie bereitsteht.

7. Sichern und verschieben Sie alte Dateien

Bevor Sie die neue Ordnerstruktur verwenden, sollte die EDV-Abteilung zunächst ein Backup des alten Datenbestandes erstellen. Sobald die Techniker ihr okay geben, wird ausschließlich mit dem neuen System gearbeitet. Innerhalb eines vereinbarten Zeitraumes haben alle Mitarbeiter Zeit, die alten Daten in das neue System zu verschieben. Geben Sie dafür einen kurzen Zeitraum von einer Woche an, damit niemand diese Arbeit auf die lange Bank schiebt. Anschließend kann die alte Struktur gelöscht werden, damit niemand Ausversehen dieses System verwendet.

2. 7-Ordner-System: Dateiablage mit einer Ordnerstruktur auf drei Ebenen

Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, können Sie das auch über das 7-Ordner-System machen. Da sich ein Mensch nur 7 ± 2 Informationen (auch Millersche Zahl genannt) im Kurzzeitgedächtnis merken kann. Bei der 7-Ordner-Methode legen Sie fest, dass in jedem Ordner nur 7 weitere Unterordner sein dürfen (in der zweiten Ordnerebene wären es dann maximal noch 49 Ordner). In Summe haben Sie dann maximal 343 Ordner in Ihrer Dateiablage und Sie erreichen jedes Dokument mit nur 3 Klicks. Dass erleichtert Ihrem Auge das Scannen und das Arbeitsgedächtnis kann die Informationen besser aufnehmen. In Einzelfällen können Sie aber auch von den 7 Ordnern abweichen.

Beispiel: Wenn Sie einen Ordner „Kunden“ haben, macht es durchaus Sinn, wenn Sie nicht alle verschickten Angebote etc. in wenige Unterordner aufteilen. Dort können Sie jedem Kunden einen Ordner zuweisen. Das selbe gilt auch für Bereich wie Personal. Hier ist es ebenfalls sinnvoll, einen Ordner pro Mitarbeiter zu erstellen.

Beispiel für Ihre Ablage mit dem 7-Ordner-System

1. Grundlagen/Persönliches
2. Finanzen
3. Personal
4. Projekte
5. Marketing
6. Weiterbildung
7. Wissensdatenbank

Video-Tutorial: Die optimale Ordner-Struktur! (7 Ordner-System)

(Dauer 06:13 Minuten)

Inhalte des Video:

1. Einleitung 00:00 
2. Der wissenschaftliche Hintergrund 00:23 
3. Das 7 Ordner-System in der Praxis 01:44 
4. 7 x 7 x 7 = 343 Ordner 03:08 
5. Warum ich nur mit 3 Ebenen arbeite 04:06 
6. Wann sind Abweichungen möglich? 04:34 
7. Alphabetische Sortierung umgehen 05:06 
8. Zusammenfassung 05:40 

3. Ordnerstruktur für das gesamte Unternehmen etablieren

Da jeder Mitarbeiter oft ein anderes Verständnis von Ablagestrukturen hat, ist eine klare Abgrenzung der Speicherorte wichtig. Legen Sie am besten vier verschiedene Ebenen an:

• 1. Persönlich – Hier bewahren Sie alle persönlichen Dokumente auf, zum Beispiel: Entwürfe und Notizen.
• 2. Abteilung – Hier finden alle Dokumente ihren Platz, die die Abteilung betreffen.
• 3. Projekte – Hier werden alle Projekte abgespeichert, die zum Beispiel nach einigen Monaten wieder abgeschlossen werden.
• 4. Allgemeine Ablage – Hier kommen alle Dateien, die von allgemeinem Interesse, zum Beispiel: Fotos und Logos, Presseartikel und Vorlagen. Dieser Ordner ist für alle Abteilungen zugänglich.

Mit Posteingangsschalen dem Papierchaos entkommen

Wenn Sie eine praxistaugliche Ablage erstellen, beginnen Sie am besten mit dem Posteingang. Klingt simpel, ist jedoch überraschend effektiv: Die Posteingangsschale. Nutzen Sie diese wie einen Briefkasten, der sämtliche interne und externe Post aufnimmt. Das können Rechnungen und Bestellungen sein, Telefonnotizen, Projektbeiträge und Kataloge. So können Sie Ihren Schreibtisch übersichtlich halten und Kollegen wissen genau, wo eingehende Rechnungen etc. ihren Platz finden.

Beispiel für eine Ordnerstruktur auf drei Ebenen

Jede noch so chaotische Ablage, kann oft in 3 Ebenen einer Ordnerstruktur untergebracht werden. Hier ein Vorher-Nachher-Beispiel für eine einfache Navigation zu Ordnern in der dritten ebene:

• 00 Ablagespielregeln
• 01 Organisationshandbuch
• 02 Personal
• 03 Kunden
  • Angebote
  • Erfolgsgeschichten
  • Kunden A-F
  • Kunden G-L
  • Kunden M-R
  • Kunden S-Z
  • Referenzen
• 04 Vertrieb
• 05 Marketing
• 06 Pressearchiv
• 07 Veranstaltungen
  • Messen
  • Seminare
  • Tag der offenen Tür
    • Archiv 2016-2021
    • 2022-06-19_Tag der offenen Tür
    • 2023-06-18_Tag der offenen Tür

4. Die Einführung einer Ordnerstruktur bei der privaten Ablage

Wenn sich bei Ihnen die Unterlagen stapeln, dann fehlt Ihnen ein klares Ablagesystem. Das Motto von Büro-Kaizen ist auch bei Ihrer privaten Ablage das zentrale Prinzip:

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.

Mit den folgenden Schritten schaffen Sie die Basis für dauerhafte Ordnung.

Die richtigen Ablagematerialien

Je nachdem ob Sie eine Papierablage oder digitale Ablage führen, müssen Sie sich die richtigen Ablagematerialien anschaffen. Wenn Sie sich für die Papierablage entschieden haben, sollten Sie sich auf ein einheitliches Ablagesystem festlegen. Für die Wiedervorlage können Sie beispielsweise Mappei-System oder Leitz-Ordner als Ordnungssystem verwenden. Wenn Sie sich für eine private Ablage entschieden haben, können Sie als Speicherort bspw. das in Microsoft 365 enthaltene OneDrive verwenden. Damit können Sie überall auf Ihre Unterlagen zugreifen, da die Daten in der Cloud gespeichert werden.

Vorlage für eine private Ordnerstruktur

Auch bei der privaten Ablage können Sie sich am 7 Ordner-System orientieren – egal ob digital oder bei einer Papierablage mit Ordnern. Eine solche Struktur könnte wie folgt aussehen:

1. Beruf
   • Arbeitsverträge
   • Beurteilungen
   • Gehaltsabrechnungen
   • Lebenslauf
   • Weiterbildungen
   • Zeugnisse
2. Fahrzeuge
   • Fahrzeugpapiere
   • Reparaturen
   • Unfalldokumente
3. Finanzen und Versicherungen
   • Anlagen
   • Kontoauszüge
   • Kredite
   • Steuererklärung
   • Versicherungsverträge
4. Gesundheit
   • Auslandskrankenversicherung
   • Dokumente
   • Impfpass
   • Krankenkasse
5. Persönliche Dokumente
   • Geburtsurkunde
   • Meldebestätigung
   • Mitgliedschaften (z. B. im Verein oder Fitnessstudio)
   • Reisepass
   • Testament
6. Immobilien
   • Mietverträge
   • Versorgungsträger
   • Rundfunkbeiträge
7. Wissensdatenbank
   • Artikel
   • Bücher
   • Ideensammlung
   • Zeitschriften

Aufbewahrungsfristen notieren

Überlegen Sie sich bei allen Unterlagen, ob Sie diese noch benötigen. Für Dokumente und Ordner, die Sie bisher lange nicht genutzt haben und zukünftig wahrscheinlich auch nicht mehr brauchen werden, können Sie ein Ablaufdatum der Aufbewahrung festlegen. Danach können Sie die Unterlagen getrost entsorgen, z. B. Garantiescheine.

5. Vorteile einer Ablage mit einheitlicher Ordnerstruktur

Wenn Sie sich für eine gemeinsame Ablage im Team entscheiden, ziehen Sie einige (auch dauerhafte) Vorteile daraus:

• Kürzere Suchzeiten von Dokumenten und Dateien
• Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigert sich
• Bessere Zusammenarbeit im Team
• Weniger Doppelablage der Dokumente
• Erleichterte Vertretung von Kollegen
• Enorme Zeitersparnis

6. Fazit: Was bewirkt eine einheitliche Ordnerstruktur

Einheitliche Standards wie die Ordnerstruktur haben den Vorteil, dass sich auch die Vertretung oder neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden. Die Suchzeiten verringern sich, gleichzeitig ist ein klares System viel übersichtlicher. Fehlende Informationen fallen eher auf, was die Qualität der Arbeit fördert.

No-Gos bei der Erstellung einer Ordnerstruktur

• Dokumente außerhalb des gemeinsamen Ablageortes speichern (z. B. auf dem Desktop anstatt auf dem Laufwerk oder SharePoint).
• Unpassende Namen für Ordner verwenden.
• Dateien doppelt ablegen, anstatt mit Verknüpfungen zu arbeiten.
• Mehrere Versionen eines Dokuments speichern.

📁 Datei-Chaos? 10 wichtige Regeln für mehr Ordnung!

(Dauer 6:29 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials

1. Einleitung 00:00
2. Weniger ist mehr 00:23
3. Sortierung erzwingen 01:05
4. Regelmäßig ausmisten 01:26
5. Systemordner ausblenden 01:51
6. Neue Dateien immer am richtigen Speicherort erstellen 02:55
7. OneNote-Notizbücher in Ordner sammeln 03:11
8. Freigaben nur über einen Transfer-Ordner 03:48
9. Dateien richtig benennen 04:22
10. Doppelablage vermeiden! 05:07
11. Klare Spielregeln im Team 05:30
12. Schluss und Videoempfehlung 06:02