Sehen wir den Tatsachen ins Auge. Heute besteht ein Bürojob zu 95% aus Arbeit am Computer. Der Computer ist der vielleicht zuverlässigste Arbeiter, den wir kennen. Er tut (meist) das was wir von ihm wollen schnell, vertrauenswürdig und berechenbar. Doch der so logische Computer würde, wenn er mit uns sprechen könnte, wahrscheinlich gerne mal das ein oder andere ernste Wort über unsere Dateiorganisation verlieren.
Das unsichtbare Problem
Unordnung auf Schreibtischen sieht man sofort. Leere Tassen, sich stapelnde Briefe, große Rotten von Klebezetteln die am ganzen Bildschirmrand verteilt sind. Ordnung im Computer ist viel subtiler und dabei doch viel entscheidender.
Wenn Sie jeden Tag insgesamt nur wenige Minuten mit der Suche nach Dateien verbringen, so werden aus diesen Minuten auf die Woche und auf Monate gerechnet schnell Stunden und Tage. Klar betrachtet ist das verlorene Zeit. Tote Zeit, in der keine wirkliche Arbeit verrichtet wurde. Zeit, die durch frustrierendes Suchen vergeudet wurde.
Vielleicht sagen Sie jetzt: „Ich finde mich aber super auf meinem PC zurecht!”. Damit liegen sie wahrscheinlich auch richtig. Aber versuchen Sie mal, wenn ein Kollege im Urlaub oder krank ist, eine spezielle Datei in seinem speziellen geordneten Chaos zu finden. Wer das einmal probiert hat weiß: Es ist ein Ding der Unmöglichkeit.
Die Lösung: Einheitliche Strukturierungssysteme, übergeordnete Formationen und eindeutig benannte Dateien und Dokumente.
Und um Ihnen zu zeigen wie viel Spaß funktionierende Ordnung im Computer machen kann, habe ich hier für alle Büroarbeiter einige sehr hilfreiche Tipps, die das Büroleben leichter, effizienter und zeitsparender gestalten.
Tipp 1 – Dateistruktur:
In dem Moment wenn Sie eine neue Datei anlegen, muss sie bereits einen eindeutigen Namen und einen eindeutigen Platz haben. Computerordner sind kostenlos, sparen ist hier also nicht nötig. Wenn ich ein neues Projekt habe, verwende ich, hier als Beispiel, folgende Ordnerstruktur:
Projekte > Projekt Exemplum > Vorlagen
Im Ordner Vorlagen würde ich meine neuen Vorlagen abspeichern oder auf alte zugreifen.
Sollten Sie oder eine Vertretung auf eine bestimmte Datei zugreifen wollen, lässt sich der Pfad einfach, logisch und vor allem ohne Erklärung nachvollziehen. Die eindeutige Benennung führt ganz natürlich zum richtigen Ziel.
Tipp 2 – Räumen Sie Ihren Desktop auf:
Ordnung im Ordnersystem ist schön und gut, die allgemeine Struktur muss allerdings auch stimmen. Verwenden Sie ausschließlich Sammelordner auf Ihrem Desktop. Einzelne Dateien haben dort, auch kurzfristig, nichts verloren. Sammelordner tragen den Namen und die Nummer einzelner Kunden, Überkategorien wie Marketing, Buchhaltung und Projekte und vielleicht noch ein Archiv. Die Anzahl der Desktopordner muss auf einen Blick komplett erfassbar sein. Dieses klare System führt zu eindeutigen Dateipfaden die, auch von Kollegen, direkt erkannt werden. So steigern Sie, ganz natürlich, Ihre Effizienz und Zufriedenheit.
Tipp 3 – Einheitliche Systeme:
Wenn Sie Tipp 1 und 2 befolgt haben, sind Sie auf einem sehr guten Weg. Die optimale Leistung Ihres gesamten Büros erreichen Sie jedoch nur, wenn das System von allen Kollegen erhalten und genutzt wird. Hier sind gemeinsam genutzte Dateiablagesysteme wie Server und Clouds von entscheidender Bedeutung. Sie bieten nicht nur zentrale Datensicherung. Mit diesen Systemen kann jeder, zu jeder Zeit, auf jede Datei zugreifen. Ein riesiger Vorteil, wenn die Ordnung im Computer stimmt. Denn auch wenn Sie schon betriebsinterne Server und Laufwerke verwenden, muss in diesem Fall das einheitliche System etabliert werden.
Ihr Resultat: Effizienz!
Vergessen Sie die langwierige Suche nach einzelnen Dateien. Mit diesem System gehört das alles der Vergangenheit an. Innerhalb weniger Sekunden finden Sie auch ältere Dokumente. Das Gute daran ist, dass Sie dieses System über viele Jahre hin verwenden können, ohne dass es unübersichtlich wird. Die Ordnerstruktur verliert auch bei hunderten von Ordnern nie an Relevanz.
Extra Tipp:
Wenn Sie auch Ihre Dateien eindeutig benennen, kommen Sie auch über die digitale Festplattensuche an alle Ihre Daten. Implementieren Sie Projekt- und Kundennummern, eindeutige Bezeichnungen und verabschieden Sie sich vom Chaos.
Haben Sie vielleicht in Ihrem Betrieb auch ein interessantes Datenverarbeitungssystem? Schreiben Sie mir! Ich bin sehr gespannt auf Ihre individuellen Lösungen.
