Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz: Mit den TOP 3 Tipps effizienter arbeiten und mehr Produktivität erreichen

Sie kennen das: Kaum haben Sie aufgeräumt, liegt der Schreibtisch schon wieder voll mit Zeug. Und wenn dann jemand aus Versehen den Kaffeebecher umstößt, kann das ziemlich böse enden. Also räumen Sie wieder auf und nur drei Tage später geht’s wieder von vorne los. Sie finden nichts, Sie brauchen immer länger für einen Vorgang und das Chaos nimmt kein Ende. Geben Sie Ihren Dingen eine Heimat und fangen Sie heute noch mit Ihrem Schreibtisch an, damit Sie Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz haben! Mit diesen 3 Tipps können Sie das Chaos bändigen.

Lesedauer ca. 7 Minuten

1. Auswirkung: Hohe Suchzeiten und Effizienzverlust

Chaos im Büroalltag ist aber nicht nur schlecht für Ihre Laune. Zwar gibt es ein paar seltene Exemplare, die selbst im größten Durcheinander noch einigermaßen zuverlässig arbeiten können. Doch die meisten werden dadurch immer langsamer, denn sie müssen immer öfter irgendetwas suchen, sich Platz schaffen, wieder etwas suchen und so geht es immer weiter. Dies belegt auch  unsere aktuelle Langzeitstudie zur Arbeitseffizienz, die wir zusammen mit der AKAD-Hochschule erhoben haben. Denn seit 2013 ist die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für das Suchen nach Dateien und Dokumenten verschwenden auf 19,6 % gestiegen.

Dieser Anteil kostet Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit, in der Sie Projekte abschließen oder an Land ziehen könnten. Bei solchen Suchzeiten leiden die Qualität der Arbeit und die Effizienz derart, dass manche Vorgänge die doppelte, wenn nicht sogar noch mehr, Zeit benötigen und am Ende sehr viel häufiger Fehler aufweisen als sie sollten. Am schlimmsten ist hier, dass Ihnen die Suchzeiten unnötige Mehrkosten verursachen. Doch nicht nur das – Sie verspüren selbst nach Feierabend noch eine innere Unruhe, die eine Entspannung schier unmöglich werden lässt. Höchste Zeit, das Chaos für immer zu besiegen! Wir unterstützen Sie gerne bei der Optimierung.

2. Top 3 Tipps für Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz

Eine Firma ist eine Organisation. Eine Organisation ist per Definition eine Verbindung von mehreren Menschen, die gemeinsam daran arbeiten, ein Ziel zu erreichen. Da die Arbeit eines Einzelnen nicht ausreicht, um das Ziel zu erreichen, wurde ein Team zusammengestellt. Die Konsequenzen von Unordnung sind in der Regel, dass es Suchzeiten, Verzögerungen und auch verpasste Chancen bzw. Potenziale gibt, insbesondere im Vertretungsfall. In diesem Fall kosten unklare Absprachen und Probleme bei den Schnittstellen fast 30 % Ihrer täglichen Arbeitszeit. Wenn Ordnung und Sauberkeit eine hohe Priorität haben und es eine einheitliche Ablage gibt, Spielregeln vereinbart wurden und Checklisten verwendet werden, führt dies zu reibungsloseren Abläufen. Geben Sie Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz die Priorität, die ihnen zustehen!

1. Tipp: Die „Goldenen Fünf“

Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz,  da denkt man logischerweise zuerst an den Schreibtisch. Sie glauben gar nicht, was für Schreibtische wir schon gesehen haben. Ihrer wird da sicherlich nicht der Schlimmste sein! Machen Sie zunächst einmal ein Foto von Ihrem Schreibtisch im Normalzustand. Also mit allem, was da so draufsteht, allen Papierstapeln, Haftnotizen, Kaffeetassen, Ordnern usw. Dann räumen Sie die Oberfläche einmal komplett leer. Genau: komplett leer. Es dürfen nur noch fünf Dinge bleiben:

1. Computerbildschirm(e), Tastatur, Maus
2. Lampe
3. Telefon
4. Kalender
5. Posteingangsschale

Als nächstes leeren Sie die Schubladen Ihres Schreibtischs.

Häufig befinden sich dort zu mehr als 50 Prozent Dinge, die da gar nicht hinein gehören. Führen Sie eine Ordnung in den Schubladen ein, die es Ihnen ermöglicht, mit einem Griff das zu finden, was Sie suchen. Ordnen Sie z. B. Ihre Stifte in kleinen Kästen an: die verschiedenfarbigen Textmarker in das eine Kästchen, die Kugelschreiber in das Andere. Ebenfalls die Ersatzminen, die Heftklammern, die Büroklammern, die Tesafilmrollen usw. jeweils in kleine Kästchen. So kommt nichts mehr durcheinander, wenn Sie mal die Schublade ruckartig schließen.

Hinweis zur Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz: die Tastatur!

Kennen Sie auch diese Tastaturen, die seit Menschengedenken nicht gesäubert wurden, bei denen die Tasten vor lauter Staub und Krümeln klemmen und das ehemals weiße Tastenfeld ganz schwarz und klebrig ist? Wer möchte an so etwas arbeiten? Rücken Sie dem keinesfalls mit viel Wasser und Spülmittel zu Leibe. Die klebrigen, schwarzen Stellen bekommen Sie gut mit einem Hauch Glasreiniger oder Brennspiritus auf einem Küchentuch ab. Achten Sie aber unbedingt darauf, das Küchentuch nicht so stark zu durchnässen, dass das Mittel in die Tastatur läuft.

Die Krümel mögen noch aus der Tastatur herausfliegen, wenn man sie umdreht und ein paarmal schüttelt (hier ist Vorsicht geraten: zu starkes Schütteln tut keiner Tastatur gut). Doch der Staub bleibt darin hängen. Dafür gibt es einen prima Trick: Stülpen Sie eine saubere dünne Socke über das Saugrohr des Bürostaubsaugers und fahren Sie dann mit dem Rohr vorsichtig und auf niedrigster Saugstufe über die Tastaturzwischenräume. Tun Sie dies in regelmäßigen Abständen, haben Sie auch keine Probleme mehr mit klemmenden Tasten. In unserem Beitrag zur Reinigung der Tastatur stellen wir Ihnen die beliebtesten Gadgets vor, wie Sie Ihre Tastatur sauber bekommen.

2. Tipp: Die Fünf-Minuten-Regel

Die Ablage ist Ihr nächster Schritt in Sachen Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz. Denn in den Ablagekästen stapeln sich bei Menschen, die viel Chaos um sich haben, unzählige Dokumente, Broschüren und Briefe. Heften Sie jetzt alles ab, was Sie wirklich noch benötigen oder gesetzlich in Ihrem Betrieb zur Aufbewahrung vorgeschrieben ist. Gehen Sie alles andere gründlich durch und fragen Sie sich: Ist es wirklich nötig, das aufzuheben? Wofür brauche ich das? Ein paar Tipps für die Organisation Ihrer Ablage finden Sie in diesem Artikel und diesem Gratis-Download.

Haben Sie alles abgelegt, das abgelegt und aufgehoben werden muss? Und haben Sie alles entsorgt, was Sie nicht mehr benötigen? Dann legen Sie sich nur einen Kasten für den Posteingang an. Von nun an leeren Sie Ihren Posteingang regelmäßig und wenden die Fünf-Minuten-Regel an: alles, was sich in fünf Minuten erledigen lässt, erledigen Sie. Alles andere kommt in Ihre Wiedervorlage und als Termin in Ihren digitalen Tagesplaner, damit Sie es später nach Plan abarbeiten können.

3. Tipp: Die Ein-Minuten-Regel

Kommen wir zu Schritt drei in Sachen Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz: den Ordnern in Ihrem Büro. Ordner sind ja nicht nur dazu da, wichtige Dokumente abzulegen und aufzuheben. Sie sind auch dazu da, dass Sie und Ihre Kollegen diese Dokumente ganz leicht und ohne großes Suchen wiederfinden können. Ihr Ziel soll sein, dass Sie alles innerhalb von einer Minute finden können. Das heißt, Sie müssen ein Ordnungssystem schaffen, das so logisch, einfach und übersichtlich ist, dass Sie im Grunde mit nur einem Griff in den Aktenschrank den richtigen Ordner in der Hand haben. Und beim Aufschlagen des Ordners sofort nach der richtigen Stelle greifen, an der das Dokument im Ordner abgeheftet ist.

Schaffen Sie das Ordnungssystem gemeinsam mit Ihren Kollegen

Sie müssen dieses System aber gar nicht alleine aufbauen. Setzen Sie sich ruhig mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen, um gemeinsam ein solches Ordnungssystem, egal ob digital oder papierbasiert, zu besprechen. Wenn Sie alle das gleiche System nutzen, hat das nämlich den Vorteil, dass Sie auch in den Ordnern der anderen sofort etwas finden können. Strukturieren Sie Ihr Ordnersystem mit Hilfe einer Mindmap. Diese Visualisierung wird es Ihnen erheblich leichter machen, einen Überblick zu bekommen und die Ordnerinhalte sinnvoll zu strukturieren.

Aussagekräftige Beschriftung der Ordner(-rücken)

Kleben Sie anschließend aussagekräftige Schilder auf den Ordnerrücken. Und wenn Sie Ordner haben, in denen die Dokumente nicht alphabetisch abgelegt sind, sondern nach Themen, dann heften Sie sich einfach ein Inhaltsverzeichnis vorne in den Ordner. So haben Sie einen noch schnelleren Überblick über die Inhalte, als würden Sie alles einzeln aufblättern und schon wieder suchen müssen.

Nicht nur im analogen Bereich gelten diese Regeln, sondern auch im digitalen Bereich. Hier muss ebenfalls eine ordentliche und übersichtliche Ordnerstruktur gegeben sein. Wichtig ist hierbei auch eindeutige Namensgebung und ein einfaches System, zu dem jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit einen Zugang hat.

3. Nachhaltige Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz

Alles schön und gut, denken Sie, aber wie kann ich das dauerhaft beibehalten, so chaotisch wie ich bin? Das ist eine sehr gute Frage und zeigt, zu wie viel Selbsterkenntnis Sie fähig sind – die ist ja bekanntlich der erste Schritt. Und wer schon immer ziemlich chaotisch gearbeitet hat, mutiert natürlich nicht über Nacht zum Ordnungstier.

Planen Sie feste Zeiten, um Ordnung und Sauberkeit zu schaffen

Hier hilft das, was ich eben schon ansprach: die Absprache mit den Kollegen. So können Sie sich gegenseitig ermutigen und dabei unterstützen, die neu geschaffene Ordnung beizubehalten. Was Ihnen auch helfen kann, ist, das Aufräumen und Sauberhalten genau wie alle anderen Termine in Ihren Tagesplan aufzunehmen. Dafür können Sie ganz einfach Serientermine in Outlook erstellen. Halten Sie sich dafür täglich Zeit frei, bis es für Sie zur Gewohnheit geworden ist.

Hängen Sie sich ein Vorher-Nachher-Foto Ihres Arbeitsplatzes auf

Und machen Sie von dem aufgeräumten Schreibtisch ein Foto. Hängen Sie sich zur Erinnerung beide Fotos nebeneinander: das Vorher und das Nachher, das Chaos und die Ordnung. So haben Sie immer vor Augen, was Ihnen blüht, wenn Sie den Schlendrian wieder Einzug halten lassen. Auch wenn das vielleicht kein sofortiges, permanentes Aufräumen bei Ihnen zur Folge hat, kann dieser sichtbare Vergleich die Zeiten zwischen den Aufräumaktionen erheblich verkürzen.

5s Methode bzw. 5a Methode

Mit Hilfe der 5s bzw. 5a Methode können Sie zuerst Sauberkeit und Ordnung an Ihrem Platz schaffen und danach nachhaltig dafür sorgen, dass diese erhalten bleibt. Dabei sind die 5s Methode sowie die 5a Methode inhaltlich identisch. Wichtig hierbei ist, dass diese Methoden sowohl für das digitale Arbeiten als auch für die Papierwelt gelten.

4. Die Vorteile von Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz

Ein ordentlicher und sauberer Arbeitsplatz hat viele Vorteile. Die wichtigsten Vorteile haben wir Ihnen hier zusammengefasst:

• Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt bei den meisten Menschen für eine körperlich spürbare Erleichterung, sie fühlen sich sprichwörtlich befreit.
• Sie haben einen klaren Kopf, weil sie einen besseren Überblick über die anstehenden Aufgaben haben. Sie können sich besser auf die Aufgaben fokussieren und diese abarbeiten.
• Die erledigten Aufgaben nehmen keinen unnötigen Raum mehr ein, weil sie erledigt und weggeräumt sind.
• Durch die Ordnung und Sauberkeit reduziert sich die seelische Belastung.
• Durch die Ordnung können Sie effizienter Arbeiten und steigern damit die Qualität Ihrer Arbeit.
• Sie sind produktiver, da Sie nicht erst nach Ihren Materialien etc. suchen müssen.
• Ein ordentlicher und sauberer Arbeitsplatz wirkt professionell und vertrauenserweckend.