Add-Ins in Outlook hinzufügen, löschen, aktivieren und deaktivieren (Anleitung)

Um den Anwendern den Umgang mit Outlook ein wenig zu erleichtern, arbeitet Microsoft mit einigen führenden Unternehmen an der Entwicklung von sogenannten Add-Ins in Outlook. Diese Add-Ins ermöglichen Ihnen die Erledigung von Aufgaben direkt aus Ihrem Posteingang heraus.

1. Was sind Outlook Add-Ins eigentlich?

Die verfügbaren Add-Ins in Outlook finden Sie im Office-Store, aus dem Sie diese herunterladen und installieren können. Outlook-Add-Ins sind von Drittanbietern erstellte Integrationen in Outlook, welche auf der webbasierten Plattform verwendet werden können. Wir möchten Ihnen in Form einer Kurzanleitung zeigen wie das geht und Ihnen verraten was Sie bei der Installation Ihrer Add-Ins beachten sollten.

2. Installation von Add-Ins in Outlook unter Windows

Um Outlook Add-Ins unter Windows zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste von Outlook auf → Start.
2. Wählen Sie nun die Schaltfläche → Alle Apps aus. Sie finden hier alle bereits installierten Add-Ins.
3. Über den Punkt → Apps hinzufügen gelangen Sie auf die Seite „Weitere Apps”. Dort können Sie die verfügbaren Add-Ins durchsuchen.
4. Alternativ können Sie mithilfe des Suchfelds gezielt nach Add-Ins suchen.
5. Wenn Sie ein Add-In aktivieren oder deaktivieren möchten, klicken Sie einfach auf → Hinzufügen unter der jeweiligen Add-In.
6. Nachdem Sie das gewünschte Add-In installiert haben, gehen Sie über → Datei, → Optionen zu → Add-Ins, um sicherzustellen, dass das Add-In auch wirklich aktiviert ist. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Microsoft Office-Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Hinweis: Zu Ihrer eigenen Sicherheit, sollten Sie stets die Datenschutzrichtlinien zur Kenntnis nehmen, bevor Sie ein Add-In installieren.

3. Die Verwendung von Outlook Add-Ins

Nach der Installation werden Ihnen alle heruntergeladenen Add-ins automatisch in einer Add-in-Leiste angezeigt, sofern eine E-Mail-Daten beinhaltet, auf die man über das Add-In zugreifen kann. Erhalten Sie zum Beispiel eine E-Mail, in der sich eine Anschrift befindet, dann wird Ihnen angezeigt, dass Sie sich den Standort aus der E-Mail über das Bing Maps Add-In anzeigen lassen können.

Bei der Erstellung einer neuen Nachricht, über → Start und dann → Neue E-Mail, können Sie über das Menüband unter → Nachricht ebenfalls auf Ihre installierten Add-ins zugreifen. Befinden Sie sich im Hauptfenster von Outlook (ohne das Sie eine Nachricht geöffnet haben), können Sie auch dort über das Menüband auf Ihre installierten Outlook Add-Ins zugreifen. Beachten Sie dabei, dass wenn der Lesebereich (→ Ansicht, → Lesebereich) auf „aus“ gesetzt wurde, werden alle Add-Ins automatisch deaktiviert und können nicht genutzt werden.

4. Die Verwaltung von Outlook Add-Ins: Hinzufügen, löschen, aktivieren und deaktivieren

Wenn Sie Ihre Outlook Add-Ins verwalten möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Registerkarte → Start auf → Alle Apps.
• Wählen Sie anschließend rechts unten den Punk →  Apps hinzufügen aus.
• Klicken Sie nun unten links auf →  Apps verwalten.
• Nun können Sie hier entweder
  • Weitere Apps erhalten bzw. hinzufügen
  • Weitere Infos zu den Apps anzeigen lassen über die drei Punkte oder
  • Das jeweilige Add-In entfernen

Eine weitere Möglichkeit Add-Ins zu aktivieren und deaktivieren:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte → Datei.
2. Wählen Sie links unten → Optionen aus.
3. Klicken Sie im vertikalen Menü des neuen Fensters auf → Add-Ins.
4. Im unteren Bereich „Verwalten” klicken Sie rechts daneben auf → Los… .
5. Dort können Sie über → Hinzufügen… weitere Add-Ins hinzufügen.
6. Über → Entfernen können Sie Add-Ins löschen.
7. Über das Kontrollkästchen vor den einzelnen Add-Ins können Sie diese entweder → aktivieren oder → deaktivieren.

5. Add-Ins in Outlook Neu (New): aktivieren, deaktivieren, hinzufügen und löschen

Im neuen Outlook können Sie auf die Add-Ins nur zugreifen, wenn Sie eine E-Mail gerade bearbeiten, verfassen oder geöffnet haben. Ansonsten werden Ihnen die Add-Ins im neuen Outlook nicht angezeigt. Dabei müssen Sie beachten, dass im neuen Outlook die VSTO- und COM-Add-Ins nicht unterstützt werden, daher sollten Sie prüfen, ob noch alle Integrationen funktionieren, die Sie im klassischen Outlook genutzt haben.

Um im neuen Outlook die Add-Ins zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das → neue Outlook.
• Klicken Sie im vertikalen Menü auf → Weitere Apps. Dort sehen Sie all Ihre aktiven Add-Ins.
• Über → Apps hinzufügen, gelangen Sie zu einem neuen Fenster, in dem Ihnen alle verfügbaren Add-Ins angezeigt werden.
• Wählen Sie links unten die Option → Apps verwalten aus. Hier sehen Sie Ihre aktiven Add-Ins.
  • Über → + Weitere Apps erhalten, können Sie andere Add-Ins hinzufügen und aktivieren.
  • Über die drei Punkte → Weitere Optionen können Sie das Add-In entfernen oder sich → Details anzeigen lassen.

6. Die Installation von Add-Ins in Outlook unter MacOS

Die Installation von Add-Ins gestaltet sich unter MacOS ähnlich, wie unter Windows und erfordert lediglich zwei einfache Schritte von dem Benutzer.

1. Klicken Sie im Menüband von Outlook zunächst auf die drei Punkte → Weitere Elemente anzeigen und anschließend auf → Add-Ins erhalten.
2. Suchen Sie unter Add-Ins für Outlook nach dem Add-In, welches Sie installieren möchten und machen Sie sich im Zweifel auch mit den entsprechenden Datenschutzrichtlinien vertraut.
3. Zur Aktivierung oder Deaktivierung kostenloser Add-Ins verwenden Sie, wie unter Windows, den Schalter neben dem jeweiligen Add-In.
4. Zum Aktivieren kostenpflichtiger Add-Ins oder Testversionen wählen Sie Abrufen aus, wonach Sie den Kauf abschließen oder Ihre Testversion aktivieren können.

7. Fazit zu den Add-Ins in Outlook

Outlook Add-Ins erinnern beinahe ein wenig an Mobile-Apps und können dem Nutzer das Leben in einigen Bereichen ein wenig erleichtern. Eine Verbindung zu einem Exchange Server ist nicht mehr für alle Add-Ins in Outlook Voraussetzungen. Einige Add-Ins funktionieren auch ohne Exchange-Verbindung, insbesondere solche Integrationen, die lokal oder über das Internet arbeiten.

Es existieren bereits einige solcher Add-Ins, die dem Benutzer einen echten Mehrwert beschweren und aufgrund der engagierten Entwicklercommunity sollte man immer mal wieder einen Blick in den Office-Store wagen und sich die neusten Add-In Veröffentlichungen zumindest einmal anschauen. Denn wer einmal ein Add-In genutzt hat, welches einem die Arbeit deutlich vereinfacht hat, der möchte schon bald nicht mehr auf die Möglichkeiten dieser Erweiterungen verzichten.

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Inhalt des Tutorials zu Outlook

1. Einleitung 00:00 
2. Effiziente Priorisierung durch bedingte Formatierung 00:20 
3. E-Mails nicht automatisch als gelesen markieren 01:35 
4. Mit QuickSteps E-Mails in Aufgaben verwandeln 02:21 
5. Reaktionen als neue Antwortmöglichkeit 03:06 
6. Durch Textbausteine Zeit sparen 03:34 
7. Zusammenarbeit in Echtzeit mit Loop-Komponenten 04:23 
8. Bis zu 7x schneller durch Diktieren von E-Mails 05:16 
9. Einfache Terminfindung durch Terminabfragen 06:04 
10. Gesendete E-Mail zurückrufen 07:12 
11. Die Google-Methode nutzen 08:03