Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen – Schritt für Schritt erklärt

In Outlook können Sie sich Ihre Aufgaben im Kalender anzeigen lassen. Das ist ein echter Organisationsvorteil. So behalten Sie Termine und Aufgaben besser im Blick und können Aufgaben bequem per Mausklick zwischen den Tagen verschieben. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie das funktioniert.

1. So werden Ihre Outlook Aufgaben im Kalender angezeigt

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Aufgabenliste im Outlook-Kalender anzuzeigen – so planen Sie Ihre Woche deutlich einfacher und übersichtlicher.

Schritt 1: Aufgabenansicht im Kalender aktivieren

• Öffnen Sie zunächst Ihren Outlook-Kalender (Kalendersymbol links) und klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht und wählen Sie aus, ob Sie die Tages- oder Wochenansicht haben möchten.
• Gehen Sie nun auf Tägliche Aufgabenliste und wählen Sie zum Anzeigen der Aufgaben die Einstellung → Normal.

Schritt 2: Aufgabenansicht im Kalender verändern

• Die Aufgaben werden Ihnen nun mit dem jeweiligen Aufgabenbetreff in einer eigenen Zeile unterhalb der Kalenderelemente angezeigt. Die einzelnen Aufgabenelemente können Sie dann analog zu den Kalenderelementen darüber per „Drag and Drop“ (mit gedrückter Maustaste) zwischen den Wochentagen hin und her verschieben. Outlook passt das Fälligkeitsdatum der Aufgaben dann automatisch an.

• Um sich mehr Aufgaben in Ihrem Outlook-Kalender auf einmal anzeigen zu lassen, fahren Sie mit der Maus über den oberen Rand der Aufgabenzeile und ziehen Sie das Pfeilsymbol nach oben.
• Möchten Sie sich hingegen nur die Anzahl der jeweiligen Aufgaben im Kalender anzeigen lassen, gehen Sie auf Ansicht → Tägliche Aufgabenliste und wählen Sie dann die Einstellung→ Minimiert.

2. Outlook Aufgaben werden im Kalender nicht angezeigt

Die in Outlook eingetragenen Aufgaben werden aus einem einfachen Grund zunächst nicht im Kalender angezeigt: Im Gegensatz zu Terminen, die ein festes Anfangs- und Enddatum haben, ist das Fälligkeitsdatum von Aufgaben nicht mit einer genauen Uhrzeit versehen. Und das verträgt sich nicht 100%ig mit der Kalenderansicht von Terminen. Sie können aber Ihre Outlook-Aufgaben in einer Zeile unterhalb der Kalenderansicht anzeigen lassen. Dies funktioniert aber nur in der Tages- und Wochenansicht, nicht in der Monats- und Jahresansicht.

2.1 Outlook Aufgaben im neuen Outlook anzeigen

Im neuen Outlook können Sie Ihre Aufgaben nicht wie gewohnt unter dem Kalender anzeigen. Stattdessen werden sie in einer rechten Spalte über die Schaltfläche To Do angezeigt. Aber auch hier können Sie Aufgaben per Drag and Drop in Ihren Kalender ziehen und so Ihre Woche planen.

3.Warum es sinnvoll ist, Outlook Aufgaben im Kalender zu integrieren

Aufgaben in Outlook sind grundsätzlich eine sehr nützliche Funktion. Aber so schön Outlook Aufgaben auch sind, sie haben auch deutliche Nachteile. Zum Beispiel werden sie schnell unübersichtlich und ohne Fälligkeitsdatum oft übersehen. Besser ist es, sich die Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen zu lassen und so auf einen Blick zu sehen, was wann ansteht und von Ihnen erledigt werden muss.

Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, sich die Aufgaben in Ihrem Kalender anzeigen zu lassen:

• Einfachere Koordination Ihrer To-Dos: Sie bündeln alle Aufgaben an einem zentralen Ort, was wichtig ist, um nichts zu übersehen. Wenn Sie sich Ihre Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen, können Sie alle anstehenden Aufgaben viel einfacher koordinieren.
• Aufgaben schneller verschieben: Wenn Sie Ihre Aufgaben im Kalender bündeln, sind Sie viel flexibler. Denn wenn sich die Prioritäten ändern, können Sie die Outlook Aufgaben einfach von Dienstag auf Mittwoch oder von vormittags auf nachmittags verschieben.
• Aufgaben besser planen: Wird eine Aufgabe innerhalb des Kalenders verschoben, ändert Outlook automatisch auch das Fälligkeitsdatum der Aufgabe entsprechend. Sie müssen dies nicht mehr manuell erledigen. Das spart viel Zeit.

4. Extra-Tipp: Effizient mit den Outlook-Aufgaben arbeiten

Es gibt einige sehr nützliche Tricks und Einstellungsmöglichkeiten, die das Arbeiten mit Aufgaben in Outlook deutlich erleichtern. Das Planungstool gewinnt dadurch erheblich an Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Die meisten vertragen sich auch sehr gut mit der gerade gezeigten Möglichkeit, die Aufgaben im Kalender anzeigen zu lassen, um die Handhabung und den Bedienungskomfort zu erhöhen. Hier finden Sie weitere kurze Büro-Kaizen-Tutorials rund um das Aufgabenmanagement:

• Die Basics: So erstellen Sie Aufgaben in Outlook
• Zum Downloaden: 10 Tipps für die Outlook-Aufgabenliste
• So weisen sie Aufgaben in Outlook zu: Delegieren mit Outlook

🚀 Wie ich mit Outlook nie wieder eine einzige Aufgabe vergesse (das ultimative To Do System)

(Dauer 06:55 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Drei Gesetze für jede Aufgabenliste 00:25 
3. Die Aufgabenliste muss immer sichtbar sein 02:16 
4. Nutze QuickSteps, um aus E-Mails Aufgaben zu erstellen 03:11
5. Aufgaben in OneNote erstellen 04:26 
6. Aufgaben in Teams erstellen 05:26