Outlook und Excel: Tabellen, Adressen und Termine importieren

Outlook mit Excel kombinieren: So importieren Sie Kontakte, Adresslisten und Tabellen

Outlook und Excel stammen beide aus Microsofts Bürosoftwarepaket Office. Dementsprechend gut lassen sich die beiden Programme zur Emailverwaltung und Tabellenkalkulation auch miteinander kombinieren. So können Sie beispielsweise Excel-Tabellen mit Emailadressen (z. B. von Kunden) problemlos in den Kontakteordner von Outlook importieren. Und umgekehrt können Sie auch Ihre Kontakte aus Outlook für eine Massenbearbeitung in eine Excel-Tabelle überführen. Wir zeigen Ihnen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie einfach das geht!

Schritt 1: Email-Adressen aus den Outlook-Kontakten in eine Excel-Tabelle exportieren

In Excel können Kundendaten komfortabel bearbeitet werden. Um nun Ihre Outlook-Kontakte in eine Excel-Tabelle zu überführen, muss der Kontakteordner lediglich in einem Excel-kompatiblem Format abgespeichert werden. Dies ist der Dateityp CSV (*.csv). Gehen Sie dafür wie folgt vor:

• Starten Sie Outlook, klicken Sie linksoben auf die Registerkarte → Datei und folgen Sie dann dem Klickpfad → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren → In Datei exportieren und wählen Sie den Dateityp → Durch Trennzeichen getrennte Werte aus (mit dem Dateiformat *.csv).
• Wählen Sie in dem Verzeichnispfad nun den Kontakteordner aus und geben Sie einen Speicherort auf Ihrer Festplatte an. Über die Funktion „Benutzerdefinierte Felder zuordnen“ können Sie noch gegebenenfalls aussuchen, welche Kontaktfelder aus Outlook alles übernommen werden sollen und wie die Zuordnung der einzelnen Kontaktinformationsfelder zu den Excel-Spalten vorgenommen werden soll. Bestätigen Sie abschließend mit dem Befehl → Fertig stellen.
• Der neue Kontakteordner im CSV-Format kann nun ganz einfach mit Excel geöffnet und bearbeitet werden.

Schritt 2: Adresslisten aus einer Excel-Tabelle in Ihre Outlook-Kontakte importieren

Häufig hat man Kunden- oder Teilnehmerlisten in Form einer Excel-Tabelle und möchte die entsprechenden Kontaktdaten dann in sein Outlook überführen. So können Sie beispielsweise einen Emailverteiler zum Versenden eines Newsletters einrichten. Gehen Sie dafür einfach umgekehrt wie in Schritt 1 vor und speichern Sie die Excel-Tabelle zunächst als CSV-Ordner ab. Dieser Dateityp kann dann problemlos in Outlook importiert werden.

• Öffnen Sie Excel und gehen Sie auf das Arbeitsblatt Ihrer Arbeitsmappe mit den zu exportierenden Kontaktdaten. Klicken Sie auf → Speichern unter und wählen Sie als Dateityp das Format → CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) aus.

• Nun folgen zwei Informationshinweise, dass das CSV-Dateiformat keine ganzen Arbeitsmappen, sondern nur Arbeitsblätter unterstützt, sowie dass dadurch möglicherweise einige Excel-Features verloren gehen. Bestätigen Sie beides mit Ok und Ja. Keine Angst, Ihre Originaldatei geht durch das erneute Abspeichern in einem anderen Format nicht verloren und wird auch nicht verändert.
• Öffnen Sie anschließend Ihr Outlook und folgen Sie dem Klickpfad → Datei → Öffnen und Exportieren, → Importieren/Exportieren, → Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und wählen Sie das Dateiformat → Kommagetrennte Werte (*.csv).

• Klicken Sie sich im dann folgenden Dialogfenster durch den Verzeichnispfad zum Speicherort Ihrer vorhin aus Excel exportierten CSV-Datei. Geben Sie jetzt an, ob Outlook Duplikate durch die zu importierenden Kontakte zulassen soll oder nicht, wählen Sie als Zielordner Ihren Kontakteordner aus und ordnen Sie zum Schluss noch die → Benutzerdefinierten Felder zu. Also welche Excel-Spalten zu welchen Outlook-Kontaktinformationen gehören (z.B. E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Unternehmen etc.). Tipp: Sollten Ihnen in Outlook die Entsprechungen zu einzelnen Adressinformationen in Ihrer Excel-Tabelle nicht angezeigt werden, scrollen Sie im rechten Dialogfenster einfach ganz nach unten und klicken Sie auf den Befehl → Weitere Adressen (+). Hier finden Sie weitere Eintragungsmöglichkeiten für Ihre Outlook-Kontakte, wie z.B. Handynummer, Privatanschrift, Geschäftsanschrift etc. Mit → Ok bestätigen, fertig.

Extra-Tipp: Outlook kann nicht nur mit Excel, sondern auch mit OneNote!

OneNote ist das digitale Notizbuch von Microsoft. Es ist ebenfalls Teil der Office-Programmfamilie und verträgt sich daher – genau wie Excel – ebenso ganz hervorragend mit Outlook. OneNote ist an für sich schon ein sehr praktischer Helfer für den Businessalltag. Die Kombination mit Outlook macht das Duo jedoch besonders effizient!

(Dauer 08:45 Minuten)

Und Sie?

Outlook lässt sich aber nicht nur mit den beiden Microsoft Programmen Excel und OneNote kombinieren. Seit 2016 gibt es auch ein AddIn für das beliebte Team-Collaborationtool „Wunderlist“. Durch diese Kombination können Sie Emails mit nur einem Klick in Wunderlist-Aufgaben umwandeln und umgekehrt. Das vereinfacht die Zusammenarbeit im Team noch einmal erheblich. Weitere praktische Tipps, Tricks, eBooks, Anleitungen und Checklisten für mehr Effizienz in der modernen Büroarbeit finden Sie in unserem kostenlosen Downloadbereich.