Effizient organisiert: So synchronisieren Sie in wenigen Schritten Ihren Outlook Kalender mit Ihrem iPhone!

Ein voller Terminkalender kann schnell chaotisch werden – vor allem, wenn berufliche und private Termine nicht richtig synchronisiert sind. Wenn Sie Outlook für Ihre Terminplanung verwenden, ist es daher sinnvoll, den Kalender mit Ihrem iPhone zu synchronisieren. So haben Sie alle wichtigen Meetings, Deadlines und privaten Termine immer im Blick. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihren Outlook Kalender mit dem iPhone synchronisieren, welche Fehler dabei auftreten können und welche Alternativen es gibt.

1. Die Funktionen des vorinstallierten iPhone Kalenders

Wenn Sie ein iPhone besitzen, kennen Sie bereits den vorinstallierten Kalender. Er ist nicht unpraktisch, denn Sie können darin Termine und Erinnerungen speichern und sich automatisch über bevorstehende Ereignisse benachrichtigen lassen. Darüber hinaus können Sie Termine mit verschiedenen Farben kategorisieren, so dass Sie auf einen Blick sehen, ob es sich um private, berufliche oder andere wichtige Ereignisse handelt. Mit einem Klick auf den markierten Button (siehe mittleres Bild) können Sie außerdem die gewünschte Ansicht wählen – ob kompakt, gestapelt, detailliert oder als Liste.

Allerdings kennen Sie wahrscheinlich auch die Schwächen des iOS-Kalenders, wenn Sie ihn regelmäßig nutzen. Jeder Termin muss manuell eingetragen werden und auch wenn sich wiederkehrende Ereignisse einstellen lassen, reicht das für die berufliche Nutzung oft nicht aus. Gerade im Arbeitsalltag ist eine effiziente Synchronisation mit Outlook entscheidend, um Zeit zu sparen und alle Termine im Blick zu behalten.

2. So synchroniseren Sie Ihr iPhone mit dem Outlook Kalender

• Laden Sie zunächst die Outlook-App aus dem App Store herunter.
• Beim ersten Start werden Sie nach Ihrer E-Mail-Adresse gefragt – geben Sie dort Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein. Falls es Probleme gibt, z. B. weil die Einrichtung eines Exchange- oder Office 365-Kontos nicht sofort funktioniert, wenden Sie sich an den IT-Administrator Ihres Unternehmens. Die Outlook-Anwendung für das iPhone hat in der Regel keine Probleme bei der Einrichtung, unabhängig davon, welches Konto Sie einrichten möchten.
• Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrem iPhone und navigieren Sie zu ‚Apps‘ und ‚Kalender‘.
• Tippen Sie anschließend auf ‚Kalender-Accounts‘ oder ‚Kalenderkonten‘ und fügen Sie Ihr E-Mail-Konto hinzu, oder wählen ein vorhandenes Konto aus.
• Wählen Sie das gewünschte Konto aus und aktivieren Sie die Kalender-Synchronisation über die Umschaltfläche.
• Öffnen Sie anschließend die Standard-Kalender-App auf Ihrem iPhone und tippen Sie im unteren Bereich auf ‚Kalender‘, um die hinzugefügten Kalender anzuzeigen.
• Ihre Ansicht sollte nun wie im letzten Bild aussehen – alle in Outlook eingetragenen beruflichen Termine erscheinen automatisch in Ihrem iPhone-Kalender.

Achtung: Der Standardkalender des iPhones kann nicht mit der Desktop-Version von Outlook synchronisiert werden. Die Outlook-App hingegen schon. Sobald die Synchronisation Ihres Mail-Accounts erfolgreich war, übernimmt die App automatisch alle in der Desktop-Version eingetragenen Termine.

2.1 Fehler beim Synchronisieren des Outlook-Kalenders mit dem iPhone

• Wenn Ihr iPhone-Kalender nicht mit Outlook auf dem PC synchronisiert, überprüfen Sie zuerst die Internetverbindung. Möglicherweise sind mobile Daten deaktiviert oder das WLAN hat eine Störung. In diesem Fall kann die App keine Termine mit dem Server synchronisieren – das betrifft auch Ihre E-Mails.
• Besteht eine Internetverbindung, kann das Problem an den Einstellungen liegen. Falls Sie eine E-Mail-Adresse mit der Endung outlook.de oder outlook.com nutzen, könnten falsche Port-Einstellungen die Synchronisation verhindern. Über die erweiterten Einstellungen lassen sich diese anpassen – die korrekten Werte erhalten Sie von Ihrem IT-Administrator oder direkt auf der Microsoft-Supportseite.
• Falsche Exchange- oder IMAP-Einstellungen können die Synchronisation ebenfalls verhindern. Lesen Sie dazu die aktuellen Port- und Servereinstellungen von Microsoft.
• Sollte das Problem weiterhin bestehen, kann ein Neustart des iPhones oder das erneute Hinzufügen des Outlook-Kontos helfen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen → Kalender → Konten und entfernen Sie das Outlook-Konto. Fügen Sie es anschließend wieder hinzu und überprüfen Sie, ob die Synchronisation funktioniert.

3. Die Alternative: Der Kalender in der Outlook-App

Falls die Synchronisation zwischen Ihrem iPhone Kalender und Outlook nicht funktioniert, bietet die Outlook-App eine praktische Alternative.

Durch die Verknüpfung Ihres beruflichen E-Mail-Kontos haben Sie alle geschäftlichen Termine jederzeit im Blick. Neue Termine lassen sich direkt in der App erstellen oder bearbeiten und werden automatisch mit der Desktop-Version synchronisiert. Zusätzlich können Sie auch spezielle Kalender, wie den Urlaubskalender oder die Kalender Ihrer Kolleginnen und Kollegen, in der App anzeigen lassen. So behalten Sie alle wichtigen Termine an einem Ort im Überblick.