Outlook Kategorien: Arbeiten Sie effizienter und schneller durch den Einsatz von Kategorien (Anleitung)

Die Outlook Kategorien ermöglichen Ihnen eine völlig neue Art der Übersicht über die Programmbereiche Posteingang, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen hinweg. Diese individuellen Kategorien sind Attribute (ein Schlüsselwörter oder eine Bezeichnungen), die jedem beliebigen Element in Outlook hinzugefügt werden können. Anhand dieses zusätzlichen Attributs können die verschiedenen Elemente wie Termine, Aufgaben, Kontaktadressen, Notizen, E-Mails etc. beliebig sortiert, gruppiert, angezeigt oder gesucht werden. Somit können Sie sich alle Daten einer Kategorie auf Knopfdruck anzeigen lassen. Ihnen werden dann nur alle Inhalte dieser Kategorie angezeigt, alle anderen nicht benötigten Daten werden ausgeblendet. In unserem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie die Outlook Kategorien angelegt, dann zugeordnet und schließlich genutzt werden können.

1. In Outlook Kategorien erstellen

Bevor wir Kategorien zuweisen können, müssen diese zuerst angelegt werden:

• Gehen Sie in Outlook in einer beliebigen Ansicht auf → Start.
• Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche → Kategorien.
• In dem sich nun öffnenden Dropdown Menü klicken Sie auf → Kategorisieren und anschließend auf → Alle Kategorien… .
• In dem neuen Dialogfenster „Farbkategorien“ können Sie nun neue Kategorien mit einem Klick auf → Neu… erstellen.
• Geben Sie einen → Namen für die Kategorie ein, wählen Sie eine → Kategorienfarbe und ggf. auch noch eine → Tastenkombination.
• Tipp: Mit der Tastenkombination können Sie später ganz schnell eine Kategorie direkt dem Element z. B. einer E-Mail vergeben. Sie sparen sich dadurch einige Klicks mit der Maus.

Jede Outlook Kategorie ist automatisch einer eigenen Farbe zugeteilt, die sogenannte Farbkategorie. Kategorie und Farbe bilden in Outlook eine Einheit (daher ist in Outlook auch häufig von „Farbkategorien“ zu lesen). Die farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kategorien dient der besseren Übersichtlichkeit, wenn Sie später verschiedene Elemente damit markiert haben. Die Namen und Farben der Kategorien lassen sich dabei nach Belieben ändern und umbenennen.

2. Outlook Kategorien bearbeiten

Um in das Menü zur Verwaltung der Kategorien zu gelangen, folgen Sie den Schritten aus dem vorherigen Kapitel, bis Sie wieder in dem Menü „Farbkategorien“ sind.

2.1 Die Outlook Kategorie(n) umbenennen

• Wählen Sie zuerst die Kategorie aus, die Sie umbenennen wollen.
• Klicken Sie anschließend auf → Umbenennen.
• Geben Sie der Kategorie nun einen neuen Namen.
• Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf → OK ab.

2.2 Outlook Kategorie Farbe ändern

• Wählen Sie die Kategorie aus, dessen Farbe Sie ändern möchten.
• Wählen Sie im Dropdown Menü → Farbe die neue Farbe aus.
• Klicken Sie abschließend auf → OK.
• Hinweis: Sie können zwar mehreren Kategorien die gleiche Farbe vergeben, das würden wir Ihnen jedoch nicht empfehlen, da ansonsten eine schnelle Übersicht nicht möglich ist.

2.3 Tastenkombination für Outlook Kategorie vergeben/ändern

• Klicken Sie auf die Kategorie, der Sie eine Tastenkombination zuordnen wollen.
• Wählen Sie dann im Dropdown Menü → Tastenkombination eine Kombination aus.
• Falls Sie aus Versehen eine Tastenkombination doppelt vergeben möchten, erscheint ein Hinweis, ob Sie sich bei diesem Vorgang sicher sind.

2.4 Outlook Kategorie(n) löschen

• Klicken Sie auf die Kategorie, die Sie löschen möchten.
• Klicken Sie dann auf → Löschen.
• Bestätigen Sie den Löschvorgang mit einem Klick auf → Ja.
• Zum Schluss noch auf → OK klicken.

3. Einzelnen Elementen Outlook Kategorien zuordnen

Jedem Element in Outlook können Sie eine Kategorie und somit auch eine Farbe zuordnen. Es besteht auch die Möglichkeit einem Element mehrere Kategorien gleichzeitig zuzuweisen. Diese können jederzeit auch wieder geändert werden. Eine Kategorie können Sie auf verschiedene Arten, je nachdem ob das Element geöffnet ist oder nicht, vergeben.

3.1 Element ist zur Ansicht geöffnet

• Klicken Sie im Menüband des geöffneten Elements (hier Email) auf die Schaltfläche → Kategorisieren.
• Wählen Sie dann aus der Liste die passende Kategorie aus. Hier werden Ihnen die zuletzt verwendeten Kategorien für den Schnellzugriff angezeigt. Ist Ihre gewünschte Kategorie nicht dabei, klicken Sie auf → Alle Kategorien… .

3.2 Element ist nicht geöffnet

• Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Element.
• In dem sich öffnenden Dropdown Menü klicken Sie mit der Maus auf → Kategorisieren und wählen dann die passende Kategorie aus. Sollte in der Schnellauswahlliste Ihre Kategorie nicht dabei sein, so klicken Sie auf → Alle Kategorien… und wählen dort die entsprechende Kategorie aus.
• Tipp: Sollten Sie eine Tastenkombination für Ihre Kategorie vergeben haben, so wählen Sie einfach das Element aus und drücken dann die Tastenkombination. Das Element erhält dann sofort die Kategorie zugewiesen, unabhängig davon, ob das Element geöffnet ist oder nicht.

4. Outlook Kategorien richtig einsetzen

Die Kategorien in Outlook können Sie flexibel und dynamisch nutzen, um beliebige Elemente ordnerübergreifend zu verknüpfen. Dabei können Sie die Kategorienamen, Farben und Zuweisungen auch jederzeit wieder ändern. Nutzen Sie diese flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten, um ein individuell und abgestuftes Farbkategoriesystem zu entwickeln, das auch visuell gut zu unterscheiden ist. Hier einige Beispiele im aus dem Arbeitsalltag:

• Mit den Kategorien können Sie Ihre Kontakte übersichtlich für den Schnellzugriff organisieren (z. B. in Kollegen, Unternehmen A, Projekt B etc.).
• Neue Termine, Aufgaben, Kontakte oder E-Mails können Sie in Sekundenschnelle einem Projekt zuweisen. Anschließend können Sie sich alle Informationen zu diesem Projekt anzeigen lassen sowie den individuellen Bearbeitungsstatus einsehen.
• Alternativ können Sie auch die Namen Ihrer Mitarbeiter als eigene Kategorien anlegen und dann die jeweils anfallende Outlook-Kommunikation und Planung passend zuordnen.
• Einzelne Kategorien können mit einem Filter ausgeblendet werden.

5. Durch die Suche nach Outlook Kategorien filtern

Sehr praktisch ist auch das ordnerübergreifende Suchen nach allen Elementen einer Kategorie, ohne dafür alle Unterordner in Outlook durchklicken zu müssen:

1. Klicken Sie dafür einfach in das Feld → Suchen.
2. Wählen Sie neben dem Suchfeld den Pfeil aus und anschließend → Alle Outlook-Elemente.
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt → Kategorisiert.
4. Wählen Sie nun aus, welche Kategorie Sie gefiltert sehen möchten.
5. So können Sie nach jeder Outlook Kategorie filtern.

6. Kategorien im neuen Outlook anlegen, nutzen und verwalten

Ähnlich wie im klassischen Outlook können Sie die Kategorien im neuen Outlook nur nutzen, wenn ein Element (hier eine Email) geöffnet ist. Nachfolgend haben wir Ihnen kurze und effiziente Anleitungen, wie Sie Kategorien im neuen Outlook anlegen, nutzen und verwalten können.

6.1 Kategorien im neuen Outlook anlegen

• Öffnen Sie ein Element (hier Email).
• Klicken Sie in der Registerkarte „Startseite” oben im Bereich „Tags” auf → Kategorisieren.
• Wählen Sie die Schaltfläche → Neue Kategorie aus.
• Vergeben Sie nun einen → Namen und eine → Farbe. Sie können zudem die neue Kategorie zu Ihren → Favoriten hinzufügen.
• Zum Schluss noch auf → Speichern klicken, um die Kategorie anzulegen.

6.2 Kategorien in Outlook New nutzen

1. Tätigen Sie einen Rechtsklick auf das Element, das Sie kategorisieren möchten.
2. Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus.
3. Schon wird das Element mit der gewünschten Kategorie bzw. den gewünschten Kategorien versehen.
4. Falls Sie diese wieder entfernen möchten, klicken Sie auf das Element und dann oben auf das → X neben der Kategoriebezeichnung.

6.3 Die Verwaltung von Kategorien im neuen Outlook

• Klicken Sie in der Registerkarte „Startseite” auf → Kategorisieren.
• Wählen Sie die Schaltfläche → Kategorien verwalten aus.
• Über → Neu erstellen können Sie eine neue Kategorie anlegen.
• Neben der jeweiligen Kategorie können Sie über den → Stern favorisieren.
• Eine Kategorie anpassen, können Sie über den → Stift.
• Über den → Mülleimer können Sie die Kategorie wieder löschen.

7. Wichtige Tipps, Tricks und Anleitungen rund um die Microsoft Office-Programme

Wie viel Arbeit erledigt Ihr Outlook bereits für Sie? Es gibt mittlerweile viele tolle elektronische und technische Helferlein für den Arbeitsalltag. Daher lohnt es sich in den meisten Fällen vielfach, ein beruflich genutztes Arbeitsprogramm für seine Bedürfnisse passend einzurichten. Dafür muss man sich natürlich zunächst einmal kurz Zeit nehmen, kann dann aber künftig dauerhaft davon profitieren. Um Ihnen diesen Schritt zu verkürzen, haben wir Ihnen die wichtigsten Tipps, Tricks und Anleitungen rund um die Microsoft Office-Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote) zusammengefasst, z. B.:

• Tipps für die Outlook-Aufgabenliste
• Kennen Sie schon das praktische Notizbuch-Programm OneNote aus der Microsoft Office-Produktfamilie?
• Weitere Hilfestellungen für eine möglichst effiziente Büroarbeit finden Sie in unserem kostenlosen Downloadbereich!

🚀 10 erstaunliche Outlook-Tipps für Deine E-Mails!

(Dauer 09:00 Minuten)

Inhalt des Videos zu den Outlook Tipps:

1. Einleitung 00:00
2. Effiziente Priorisierung durch bedingte Formatierung 00:20
3. E-Mails nicht automatisch als gelesen markieren 01:35
4. Mit QuickSteps E-Mails in Aufgaben verwandeln 02:21
5. Reaktionen als neue Antwortmöglichkeit 03:06
6. Durch Textbausteine Zeit sparen 03:34
7. Zusammenarbeit in Echtzeit mit Loop-Komponenten 04:23
8. Bis zu 7x schneller durch Diktieren von E-Mails 05:16
9. Einfache Terminfindung durch Terminabfragen 06:04
10. Gesendete E-Mail zurückrufen 07:12
11. Die Google-Methode nutzen 08:03