Outlook Notizen: Erstellen, speichern, teilen sortieren und Mails hinzufügen (Anleitung)

Die Outlook Notizen sind elektronische Notizzettel, die nicht nur in ihrem äußeren Erscheinungsbild an die kleinen gelben Haftzettelnotizen erinnern („Post-its“), die gerne an den Rand des Bildschirms geklebt werden. Sie eignen sich als Gedächtnisstützen für schnelle Notizen und Ideen, die im Laufe eines Tages anfallen, abgearbeitet werden und dann im Anschluss – wären sie aus Papier – zusammengeknäult im Papierkorb landen. Das kann z. B. eine Erinnerungsnotiz zum Rückrufen einer Person sein, eine Aufgabenliste für den Nachmittag oder ein Tastenkombinationstrick der Kollegin für Excel, den Sie später ausprobieren möchten. Wie Sie mit den Outlook Notizen arbeiten können, und wie Sie in Kombination mit OneNote das Maximum herausholen, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

1. Schluss mit Notizzetteln aus Papier! Wie Sie in Outlook Notizen erstellen, sortieren und vieles mehr

Nachfolgend finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen wie Sie Notizen in Outlook erstellen, speichern, öffnen, teilen und Kategorien zuordnen können.

1.1 Outlook Notizen erstellen

Starten Sie Ihr Outlook, öffnen Sie links den Ordner → Notizen und klicken Sie dann im Menüband oben auf die Schaltfläche → Neue Notiz. Alternativ können Sie auch einfach die Schnellstart-Tastenkombination → Strg + UMSCHALT + N drücken. In dem neuen Notizformular können Sie nun Ihren Text eintippen.

Falls Ihnen links der Ordner „Notizen” fehlt, können Sie diesen folgendermaßen einblenden:

1. Wählen Sie im linken Menü → Weitere Apps aus.
2. Klicken Sie dort auf → Notizen.
3. Um den Ordner „Notizen” anzuheften, tätigen Sie einen Rechtsklick auf das Icon und wählen Sie → Anheften aus.

1.2 Outlook Notizen speichern, lesen, sortieren und teilen

Sie können die kleinen Outlook Notizzettelchen beliebig auf Ihrem Bildschirm hin und herschieben. Da dieses Format nur minimale Rechenkapazität in Anspruch nimmt, können Sie Ihre Notizen auch ohne Bedenken den ganzen Arbeitstag über geöffnet lassen, bis Sie diese entweder abgearbeitet haben oder für ein anderes Mal abspeichern.

• Outlook Notizen abspeichern und exportieren: Klicken Sie links oben in der Ecke auf das → Notizsymbol und wählen Sie dann den Befehl → Speichern und schließen. Tipp: Wenn Sie einen anderen Speicherort auswählen möchten, als den Outlooks Standardordner „Notizen“, klicken Sie auf Ihre Notiz und drücken Sie dann die Schnellspeichertaste F12. Nun können Sie die Notiz auch außerhalb Outlooks als OFT-Vorlagendatei (*.oft) abspeichern, z. B. für den schnellen Zugriff auf Ihren Desktop, dem Startbildschirm. Dann lassen sich die Notizen auch unabhängig von Outlook öffnen.
• Outlook Notiz öffnen und lesen: Öffnen Sie in Ihrem Outlook in der Navigationsleiste links den Ordner → Notizen. Alternativ drücken Sie einfach die Schnellstart-Tastenkombination → Strg + 5, wenn sich der Notizen-Ordner bei Ihnen an fünfter Stelle befindet, sollte dies nicht der Fall sein geben Sie die passende Zahl der Position an. Um eine Notiz zu öffnen, bedarf es dann lediglich eines Doppelklicks mit der linken Maustaste.
• Outlook Notizen sortieren: Innerhalb des Ordners → Notizen können Sie nun Ihre Vermerke übersichtlich sortieren. Für noch mehr Übersicht können Sie jedem Eintrag per rechten Mausklick auch eine bestimmte Kategorie hinzufügen. Tipp: Mit den Outlook-Kategorien ordnen Sie jedem x-beliebigen Element in Outlook eine weitere Eigenschaft hinzu. Damit erhalten Sie ordnerübergreifend den perfekten Überblick über ein bestimmtes Themengebiet (z. B. alles zum Projekt XY oder von und zu einem besonders wichtigen Kunden)!
• Outlook Notizen teilen: Wenn Sie Ihre Notizen in Outlook mit jemanden teilen möchten, tätigen Sie einen Rechtsklick auf die entsprechende Notiz und wählen Sie die Option → Weiterleiten aus. Alternativ können Sie die Notiz markieren und oben im Menü auf → Weiterleiten klicken. Die Notiz können Sie dann als Outlook-Element per Mail verschicken.

2. Notizen in der Outlook-Web-App und in Outlook New erstellen

Die Notizerstellung in der Web-App von Outlook funktioniert genau so wie das Verfassen von Notizen in Outlook New:

1. Öffnen Sie entweder die Outlook-Web-App oder Outlook New.
2. Klicken Sie links auf den Bereich → Notizen.
3. Wählen Sie oben die Option → Neue Notiz aus.
4. Nun können Sie Ihre Notizen erstellen und eine → Farbe auswählen.
5. Bei Bedarf können Sie auch ein → Bild einfügen.
6. Hinweis: In Outlook New und in der Web-App können Sie den Notizen keine Kategorien zuordnen.

3. Eine Outlook Notiz zu einer Email im Posteingang hinzufügen

Manchmal möchte man sich zu einer empfangenen Email noch eine schnelle Notiz für die spätere Bearbeitung machen. Auch das ist kein Problem. Markieren Sie einfach in Ihrem Posteingang die betreffende Email und drücken Sie dann die Tastenkombination → Strg + T. In dem sich öffnenden Dialogfenster geben Sie nun Ihre Anmerkungen und einen Betreff ein und klicken dann auf → Posting. Möchten Sie hingegen eine Notiz im zeitlichen Verlauf Ihres Outlook-Posteingangs einfügen, ohne diese einer bestimmten Email zuzuordnen, dann öffnen Sie Ihr Postfach und klicken Sie im Menüband oben auf → Neue Elemente, → weitere Elemente und dann auf → in diesem Ordner posten.

4. Tipp und Tutorial: Outlook Notizen und OneNote verknüpfen

Die Outlook Notizen sind eher eine Einmal-Heftnotiz als ein geordnetes Notizbuch. Möchten Sie Ihre Notizen systematischer verwalten und deutlich mehr Funktionalitäten genießen, sollten Sie Ihr Outlook mit dem Notizbuchprogramm OneNote ergänzen. Dieses stammt ebenfalls aus Microsofts Office-Produktfamilie und ist mit Outlook bestens kompatibel, sowohl mit der Desktop-Version als auch mit der Handy-App. Für schnelle und einfache Notizen im Tagesgeschehen (und mit kürzeren Verfallszeiten) eignet sich aber auch Outlook ganz hervorragend. Viele weitere nützliche Tipps für ein effizienteres Büro finden Sie in unserem kostenlosen Download-Center.

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(Dauer 26:45 Minuten)

Inhalt des Tutorials zu OneNote

1. Einleitung 00:00 
2. OneNote-Ansicht ändern 00:20 
3. Notizbuch-Struktur verstehen & nutzen 02:36 
4. Ein neues Notizbuch anlegen 04:56 
5. Standard-Inhalte einfügen 07:09 
6. Dateiausdrucke einfügen 10:45 
7. Zeichnen in OneNote 14:10 
8. Handschrift in OneNote 15:32 
9. Vorlagen und Checklisten nutzen 17:01 
10. Outlook und OneNote im Zusammenspiel 18:29 
11. Zusammenarbeit 20:52 
12. Weitere OneNote-Funktionen und Tipps 24:43