Microsoft Outlook besitzt einen Junk-E-Mail-Schutz mit integriertem Spamfilter, der Sie vor bösartigen Spam-Nachrichten und lästigen Werbe-E-Mails schützen soll. Das Schutzlevel des Spamfilters in Outlook ist allerdings standardmäßig nur auf sehr schwach eingestellt. Daher können Junk-E-Mails immer wieder den Filter überwinden und landen dann im Posteingang. Das kostet bei lästigen Werbe-Benachrichtigungen jedes Mal Nerven und wertvolle Zeit. Bei Malware-Mails, die Schadsoftware (wie Ransomware, Trojaner und Spyware) verbreiten, und Phishing-Mails, die persönliche Daten wie Passwörter und Kontodaten entlocken wollen, wird das jedoch richtig gefährlich.
- Spam- und Junk-Mails machen mittlerweile 40 bis 60 % des gesamten weltweiten E-Mail-Aufkommens aus (Quelle: Statista ). Daher ist es sehr wichtig, sich angemessen davor zu schützen und den Outlook Spamfilters richtig einzustellen.
- In der folgenden Büro-Kaizen-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie den Spamfilter in Outlook so einstellen, dass Sie so gut wie keine Junk-E-Mails mehr erhalten – Ihnen aber zugleich auch keine wichtigen E-Mails irrtümlich als Spam herausgefiltert werden!
- Extra Tipp: In unserem Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags zeigen wir Ihnen zudem, wie Sie mit drei einfachen Tricks Ihre E-Mail-Flut ein für alle Mal bändigen können und im Griff behalten!
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist der Unterschied zwischen Spam-E-Mails vs. Junk-E-Mails in Outlook?
Bei den meisten E-Mail-Programmen (Clients), wie zum Beispiel Microsoft Outlook, werden die Begriffe Spam-Mail und Junk-Mail häufig gleichwertig und synonym verwendet, obwohl sie streng genommen unterschiedliche Bedeutungen besitzen. Den kleinen, aber feinen Unterschied erklärt die folgende Tabelle.
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Was sind „Junk-E-Mails“ in Outlook: |
Was sind „Spam-E-Mails“ in Outlook: |
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Inhalt: |
Junk-E-Mails sind meist legitime, aber dennoch unerwünschte Massen-E-Mails wie Werbeangebote und Newsletter. |
Enthalten häufig irreführende Angebote mit betrügerischen Absichten oder schädliche Links z.B. für Phishing oder die Verbreitung von Malware. |
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Verbreitung: |
Junk-E-Mails werden meist gezielt an bestimmte Empfängerlisten gesendet. |
Spam-Mails werden meist in großen Mengen an zufällige Empfänger versendet. |
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Absender: |
Sie stammen oft von bekannten Absendern (Unternehmen oder Diensten), bei denen man sich registriert hat. |
Spam-Mails kommen in der Regel von unbekannten oder gefälschten Absendern. |
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Sicherheitsrisiko: |
Weniger gefährlich, aber lästig und störend, da sie den Posteingang fluten und dadurch Produktivität und Arbeitszeit kosten. |
Höheres Sicherheitsrisiko, da sie häufig Malware verbreiten oder zum Stehlen persönlicher Daten verwendet werden. |
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Maßnahmen: |
Sich abmelden oder Absender blockieren (auf der Liste blockierter Absender = Blacklist). |
Die Filterregeln und das Schutzlevel des Spamfilters in Outlook empfindlicher (aggressiver) einstellen. |
Warum gibt es in Outlook nur einen „Junk-E-Mail-Ordner“, aber keinen „Spam-Ordner“?
Weil die Bezeichnung „Junk-E-Mail“ als Oberbegriff auch die speziellere Variante „Spam“ enthält, verschiebt Microsoft Outlook alle erkannten Junk-E-Mails – auch die Spam-E-Mails – in den gemeinsamen Ordner „Junk-E-Mail“. Diesen finden Sie in Ihrem Posteingang am linken Bildschirmrand, direkt unter den beiden Ordnern „Gesendete Elemente“ und „Gelöschte Elemente“.
2. Schritt 1: Wo finde ich den Button für die Spamfiltereinstellungen in Outlook?
Spam-E-Mails sind nicht nur lästig und unerwünscht, sie können auch gefährlich sein, da sie oft Schadsoftware, Phishing-Versuche oder betrügerische Angebote enthalten. Die folgende Grafik und anschließende Tabelle zeigt, wo und wie Sie die Spamfiltereinstellungen in Ihrem Outlook verschärfen können.
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Wo ist der Spamfilter im klassischen Outlook (z.B. Microsoft 365): |
Wo ist der Spamfilter im neuen Outlook für Windows (Outlook new): |
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3. Schritt 2: Das Schutzlevel des Outlook Spamfilter einstellen und konfigurieren
Damit der Spamfilter in Outlook optimal funktioniert, muss er richtig eingestellt werden. Denn bei einem zu niedrig eingestellten Schutzlevel werden nicht alle Spam- und Junk-E-Mails zuverlässig erkannt und gelangen dann dennoch in Ihr Postfach. Ist der Spamfilter allerdings zu stark eingestellt, können auch seriöse, legitime und für Sie sehr wichtige E-Mails irrtümlich als Spam eingestuft werden und landen dann im Junk-E-Mail-Ordner, wo sie leicht übersehen und versehentlich gelöscht werden können.
- In der Standardeinstellung von Outlook ist der Spamfilter nur auf die geringste Stufe „keine automatische Filterung“ eingestellt.
- Um die Sensitivität des Spamfilters anzupassen, klicken Sie oben im Outlook-Menü auf die Registerkarte → Start → Junk-E-Mail und Junk-E-Mail-Optionen. Dann stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Auswahl.
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Spamfiltereinstellung: |
Beschreibung, Auswirkungen: |
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Keine automatische Filterung: |
Der Basis-Spamfilter in Outlook ist zwar aktiviert, allerdings ist der zusätzliche „automatische Junk-E-Mail-Filter“ deaktiviert. Spammige Absender, die Ihnen unangenehm auffallen, sollten in dieser Konfiguration per Mausklick manuell zu einer Liste blockierter Absender hinzugefügt werden („Blacklist“), damit diese künftig nicht mehr in Ihrem Outlook-Posteingang angezeigt werden. |
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Niedrig: |
Damit aktivieren Sie den zusätzlichen „automatischen Junk-E-Mail-Filter“ und setzen dessen Sensitivität auf niedrig. Die automatische Filterung berücksichtigt eine Reihe weiterer Entscheidungskriterien, wie zum Beispiel einen untypischen Zeitpunkt der Nachrichtenversendung oder die „Spammigkeit“ des Inhalts. Mit dieser Einstellung werden die offensichtlichen Junk-E-Mails herausgefiltert. Allerdings steigt damit auch das Risiko, dass legitime E-Mails ebenfalls in Ihrem Spamordner landen. |
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Hoch: |
Dies ist die höchste Spamfiltereinstellung, ohne dass Sie Ihr Outlook-Postfach komplett für unbekannte Absender sperren. Daher sollten Sie bei dieser Einstellung routinemäßig Ihren Junk-E-Mail-Ordner kontrollieren, ob seriöse Nachrichten, die für Sie wichtig sind, fälschlicherweise als Spam deklariert wurden. |
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Nur sichere Absender und Empfänger: |
Bei diesem höchsten Schutzlevel des Spamfilters in Outlook erhalten Sie nur noch E-Mails von zugelassenen Absendern (Kontakten) und bekannten E-Mailadressen, die Sie in eine Liste eingetragen (=Whitelist). Alles andere wird als Spam bzw. Junk behandelt und automatisch in den Junk-E-Mailordner verschoben. |
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Zusätzliche Filteroptionen in Outlooks Junk-E-Mail-Einstellungen |
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Alle Spam- und Junk-E-Mails sofort löschen: |
Alle spamverdächtigen E-Mails werden sofort unwiederbringlich gelöscht, anstatt sie zunächst in den Junkordner zu verschieben. Dadurch besteht jedoch das Risiko, dass für Sie wichtige Nachrichten irrtümlicherweise sofort gelöscht werden, ohne dass Sie dies bemerken und überprüfen können (nicht empfohlen). |
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Hyperlinks in Spam-Mails deaktivieren: |
Alle Hyperlinks und sonstigen Funktionen in Junk- und Spam-Mails werden deaktiviert, um das Phishing bzw. Herunterladen von Schadcode zu erschweren (empfohlen). |
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Vor verdächtigen E-Mail-Adressen warnen: |
Bei aktivierter Funktion warnt Sie der Spamfilter in Outlook vor verdächtigen Domänennamen in E-Mail-Adressen (empfohlen). |
Für Administratoren: Den Outlook-Spamfilter unternehmensweit konfigurieren (zum Aufklappen anklicken)
Administratoren können den Spamfilter in Outlook unternehmensweit konfigurieren, indem sie zum Beispiel verschiedene Richtlinien nutzen. Auf den folgenden Microsoft-Support-Webseiten finden Sie die detaillierten Anleitungen hierfür.- Konfigurieren der Junk-E-Mail-Einstellungen für Exchange Online-Postfächer
- Antispamschutz in EOP (Exchange Online Protection-Produkt)
- Erweiterte Spamfilter(ASF)-Einstellungen in EOP
4. Schritt 3: Die Filterlisten „sicherer“ und „blockierter“ Absender für das Feintuning nutzen (Whitelist & Blacklist)
Zusätzlich zu dem Schutzlevel des automatischen Spamfilters in Outlook kann man auch noch weitere manuelle Anpassungen des Spamfilters vornehmen, indem man bestimmte Absender explizit erlaubt oder sperrt/blockiert. Auf diese Weise können Sie den Outlook-Spamfilter feinjustieren, damit er noch gezielter greift – oder auch korrigieren, falls er sich einmal geirrt hat und normale E-Mails irrtümlich blockiert werden und im Spamordner landen. Dafür stehen Ihnen folgende Spamfilterlisten in Outlook zur Verfügung.
- Liste sicherer Absender: Versehentlich als Spam blockierte Absender, deren E-Mails Sie allerdings erlauben und erhalten wollen, lassen sich der „Liste sicherer Absender“ (= Whitelist) hinzufügen. Deren Nachrichten werden dann künftig nicht mehr als Spam behandelt, sondern ungehindert in den Posteingang zugestellt. Dieser Whitelist können Sie entweder einzelne E-Mail-Absender hinzufügen oder auch gleich ganze E-Mail-Domains (den Abschnitt einer E-Mail-Adresse nach dem @-Zeichen, z.B. „@buero-kaizen.de“), um auf diese Weise pauschal alle Mitglieder einer Organisation oder eines Unternehmens zu erlauben.
- Liste blockierter Absender: Mit der „Liste blockierter Absender“ (= Blacklist) können Sie einzelne Personen (E-Mail-Adressen), ganze E-Mail-Domains oder sogar Ländercodes (z.B. *.de, *.us, *.ru) und fremdsprachige Zeichensätze (z.B. chinesische oder arabische Schrift) blockieren, damit diese künftig nicht mehr in Ihren Posteingang gelangen.
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Name der Spam-Liste |
Beschreibung |
Anleitung |
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„Liste sicherer Absender“ |
Wenn Outlook legitime E-Mails irrtümlich in den Junk-Mail-Ordner verschoben hat, können Sie diesen Absender (oder die E-Mail-Domain des ganzen Unternehmens) der Liste „sicherer Absender“ hinzufügen. Dann werden alle Nachrichten von diesen Personen oder Domain künftig wieder im Posteingang angezeigt. |
Klicken Sie auf → Start → Junk-E-Mail → Junk-E-Mail-Optionen → Sichere Absender und → Hinzufügen. Alternativ die E-Mail im Junk-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste anklicken und → Absender nie sperren oder → Domäne des Absenders nie sperren auswählen |
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„Liste sicherer Empfänger“ |
Hier können Sie „reziprok“ (wechselseitig) den Absender einer Verteilerliste, der Sie als Empfänger angehören, selbst als sicheren Empfänger eintragen. So werden Ihre E-Mails oder Newsletter an diese Adresse oder Domain automatisch nicht als Spam betrachtet. |
Klicken Sie auf → Start → Junk-E-Mail → Junk-E-Mail-Optionen → Sichere Empfänger und → Hinzufügen. Die E-Mail-Adresse eingeben und mit → Ok bestätigen. |
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„Liste blockierter Absender“ |
Hier können Sie gezielt Spamnachrichten von bestimmten E-Mail-Adressen oder E-Mail-Domains (der Adressteil nach dem @-Zeichen) blockieren. Outlook verschiebt dann alle E-Mails dieses Ursprungs automatisch in den Spamordner. |
Klicken Sie auf → Start → Junk-E-Mail → Junk-E-Mail-Optionen → Blockierte Absender und → Hinzufügen. Alternativ können Sie auch eine betreffende E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und → Junk-E-Mail → Absender sperren wählen. |
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International: „Liste blockierter Domänen der obersten Ebene“ |
Als „Domänen der obersten Ebene“ (Top-Level-Domain) bezeichnet man die Endung einer URL oder E-Mail-Adresse nach dem letzten Punkt. Also z.B. die Länder- und Regionalcodes *de, *it, *pl, *us oder auch generische TLDs wie *info, *net oder *org. |
Klicken Sie auf → Start → Junk-E-Mail → Junk-E-Mail-Optionen → International → Liste blockierter Domänen der obersten Ordnung und aktivieren Sie die Checkboxen der zu blockierenden Regionen. |
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International: „Liste blockierter Codierungen“ |
Hier können Sie bestimmte Alphabete bzw. Zeichensätze als Spam-Kriterium auswählen. Dann filtert Ihnen Outlook automatisch alle E-Mails in diesen Sprachen als Spam heraus und verschiebt diese in den Junk-Ordner. |
Klicken Sie auf → Start → Junk-E-Mail → Junk-E-Mail-Optionen → International → Liste blockierter Codierungen und aktivieren Sie die Checkboxen bei den zu blockierenden Sprachen. |
5. Schritt 4: Das automatische Löschen/Leeren des Junk-Mail-Ordners einstellen
In der Standardeinstellung von Outlook wird der Spamordner nicht automatisch in festen Zeitabständen geleert. Alle darin enthaltenen Junk-E-Mails bleiben also so lange darin gespeichert, bis Sie diese entweder manuell löschen oder Sie eine automatische Löschfunktion einrichten.
- Spamordner manuell leeren: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Junk-E-Mail-Ordner und dann im Kontextmenü auf → Ordner leeren. Die Spam-E-Mails werden nun in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben, wo sie nach einer festgelegten Verweildauer turnusgemäß automatisch endgültig gelöscht werden.
- Automatische Löschfunktion für den Spamordner: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Junk-E-Mail-Ordner und im Kontextmenü auf → Eigenschaften und → AutoArchivierung. Aktivieren Sie dann das Kästchen bei → Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden, stellen Sie das gewünschte Löschintervall ein (z.B. alle Spam-Mails älter als 2 Monate) und wählen Sie aus, ob die Junk-Mails dann sofort endgültig gelöscht werden oder erst einmal in den Papierkorb verschoben werden sollen.
- Wiederherstellen bereits gelöschter Spam-E-Mails: Alle endgültig gelöschten Elemente lassen sich in Outlook innerhalb von 14 Tagen wiederherstellen. So können Sie eine versehentlich als Spam gelöschte wichtige Nachricht bei Bedarf noch retten und wiederherstellen.
Technischer Hintergrund: Wie funktioniert der Spamfilter in Outlook eigentlich technisch?
Der Spamfilter in Outlook nutzt verschiedene Algorithmen (Verfahren) und Techniken, um Hinweise auf bösartige, schädliche oder betrügerische Absichten in E-Mails zu identifizieren und diese dann als unerwünschte Junk-E-Mail zu blockieren. Dieses Zusammenspiel soll eine möglichst hohe Erkennungsrate ermöglichen, aber die Fehlalarme gleichzeitig möglichst geringhalten.
- Absenderanalyse: Dies vergleicht die E-Mail- und IP-Adressen der Absender mit den aktuellen schwarzen Listen internationaler Anti-Spam-Organisationen, um bekannte Spam-, Phishing- und Malware-Kampagnen zu identifizieren.
- Heuristische Analyse: Analysiert das Muster, die Struktur, Links und Anhänge der E-Mails sowie das Verhalten des Absenders auf Spam-typische Anomalien (z.B. häufige Rechtschreibfehler, die Uhrzeit des Versendens, eine Anrede ohne Namen etc.).
- Schlüsselwort-Analyse: Durchsucht die E-Mails nach häufig verwendeten Schlüsselwörtern und Phrasen, die auf Spam hindeuten (z.B. „gratis“, „schnell reich werden“, „gewinnen“ etc.).
- Nutzerbasierte Filterung: Das manuelle Markieren von Junk-E-Mails durch die Nutzer wird (anonymisiert und sofern das Senden von optionalen Daten erlaubt wird) dazu verwendet, um die Wirksamkeit des Spamfilters in Outlook weiter zu verbessern. Wenn mehrere Nutzer dieselbe E-Mail als Spam melden, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Outlook ähnliche E-Mails künftig automatisch herausfiltern wird.
- Machine Learning und KI: Der Junk-E-Mail-Schutz in Microsoft Outlook verwendet zudem maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, die mit großen Datenmengen trainiert werden, um auch neuartige Spam-Muster und -Techniken selbstständig erkennen zu können.
6. Extra-Tipps: Video-Tutorial gegen die E-Mail-Flut & alle Outlook-Anleitungen!
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🚨 Vermeide diese 3 Outlook-Fehler! (spart viel Zeit)
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(Dauer: 05:13 Minuten)
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