In Microsoft Outlook gibt es seit Kurzem eine extrem praktische Funktion namens Terminplanungsumfrage. Das neue Terminabfrage-Tool geht dabei deutlich über den bisherigen Terminplanungs-Assistenten in Outlook hinaus und ist damit eine echte Alternative zu externen Tools wie Doodle & Co. Denn damit können Sie extrem schnell und einfach den für alle Teilnehmer am besten geeigneten Termin herausfinden, auch mit externen Personen außerhalb Ihres eigenen Unternehmens – die dafür zudem auch kein eigenes Microsoft-Konto besitzen müssen (z.B. Kunden). Wie die neue Terminplanungsumfrage in Outlook konkret funktioniert und was für Vorteile Ihnen das bringt, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Update: Die neue Terminplanungsumfrage in Outlook ersetzt das Add-In „FindTime“

Wie im Juli 2022 von Microsoft angekündigt, wurde das sehr praktische und äußerst beliebte Outlook Add-In „FindTime“ zum Stichtag 11. Dezember 2023 vollständig durch die neue Outlook-Funktion „Terminplanungsumfrage“ ersetzt (englisch: Scheduling poll). Das neue Terminabfrage-Tool bietet dieselben Funktionen wie das ältere Add-In, ist aber nun „nativ“ (komplett) in die Outlook-App integriert. Das heißt, es muss kein zusätzliches Add-In mehr heruntergeladen und extra installiert werden. Die neue Terminfindungsfunktion ist allerdings leider nicht für alle Outlook-Nutzer verfügbar.

• Die Terminplanungsumfrage ist derzeit nur in der Outlook-Web-App (Outlook im Web), Outlook für Mac sowie Outlook für Microsoft 365 (mit einem Business- oder Enterprise-Account) verfügbar.
• Die Terminabfrage-Funktion wurde speziell für Geschäftskunden konzipiert. Sie funktioniert also nur mit Arbeits- und Schulkonten, nicht jedoch mit einem privaten oder persönlichen Microsoft-Konto (z.B. Microsoft 365 Family oder Single).
• Die organisierende Person benötigt zudem auch ein Postfach in dem Cloud-basierten Microsoft-Dienst Exchange Online, damit die neue Terminplanungsfunktion funktioniert. Falls das Outlook-Postfach hingegen traditionell auf einem lokalen, unternehmenseigenen Exchange-Server gespeichert wird, kann das Feature nicht genutzt werden.
• All diese Einschränkungen betreffen allerdings ausschließlich nur die organisierenden Personen solch einer Terminfindungsumfrage. Empfänger der Terminabfrage unterliegen diesen Einschränkungen nicht. Diese müssen lediglich über eine gültige E-Mail-Adresse und einen Web-Browser verfügen, mehr nicht.

Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 nutzt, allerdings in Kombination mit einem lokalen Exchange-Server – oder die Terminplanungsumfrage anderweitig nicht in Ihrem Outlook-Client verfügbar ist –, dann verwenden Sie einfach alternativ die Outlook-Web-App (Outlook im Web), um Ihre Terminabfrage zu starten. Probieren Sie es einfach einmal aus, es lohnt sich!

Warum es sich lohnt: Vorteile der neuen Terminplanungsumfrage in Outlook

Das neue Terminfindungsumfrage-Tool ist nahtlos in Outlook integriert und sehr einfach zu bedienen. Das halbautomatische Umfragetool nimmt den Organisatoren der Terminplanung viel Arbeit ab und erledigt die meiste Korrespondenz zum Finden des bestmöglichen Termins automatisiert fast von allein. Damit erleichtert es die Terminabsprachen im beruflichen Umfeld erheblich! Hier die fünf wichtigsten Vorteile auf einen Blick.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Outlook-Terminplanungsumfrage:

2.1 Die Terminplanungsumfrage in Outlook organisieren und erstellen

Das Vorgehen im neuen Outlook new (= Terminplanungsumfrage) funktioniert im Grunde fast genauso wie im klassischen Outlook classic (= Terminabfrage). Lediglich der Name der Funktion heißt jeweils geringfügig anders.

1.  Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie entweder eine neue E-Mail, eine neue Besprechungsanfrage oder einen neuen Termin bzw. ein neues Ereignis im Outlook-Kalender (alle diese Optionen sind möglich). Tippen Sie dann als nächstes den Titel/Betreff und mindestens einen Adressaten ein, erst dann ist die Terminplanungsfunktion auch tatsächlich verfügbar.
2. Die Schaltfläche für die Terminabfrageumfrage finden Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail im Menüband oben in der Registerkarte → Einfügen ganz rechts. Falls Sie hingegen ein Ereignis im Outlook-Kalender erstellen, finden Sie die Schaltfläche für die Terminplanungsumfrage in der Registerkarte → Ereignis
3. Nun öffnet sich am rechten Bildschirmrand eine Eingabemaske für die wichtigsten Parameter Ihrer Terminumfrage. Tragen Sie hier Ihre Zeitzone, die Dauer des Termins und das Datum ein. Direkt darunter können Sie dann verschiedene Uhrzeiten (Zeitslots) auswählen, die Sie den Empfängern der Umfrage zur Auswahl stellen möchten. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf → Weiter.
4. Daraufhin wird Ihnen eine kurze Zusammenfassung der gerade ausgewählten Parameter angezeigt. Direkt darunter können Sie nun noch den Ort des Termins eingeben und auswählen, ob es sich um eine Teams-Besprechung handeln soll oder nicht. Ist das der Fall, dann plant Outlook parallel dazu automatisiert ein Teams-Meeting mit ein und der spätere Termin wird für alle Empfänger automatisch mit dem entsprechenden Einwahllink für diese Teams-Besprechung versehen, ohne dass Sie dafür noch extra etwas machen müssen.
5. Als Letztes findet sich ganz unten noch eine wichtige Aufklappoption namens „Abstimmungseinstellungen verwalten“. Hier können Sie noch fünf Optionen festlegen, von denen mindestens eine sehr wichtig ist.
6.  Bestätigen Sie dann mit einem Klick auf → Umfrage erstellen. Daraufhin öffnet sich ein neues Nachrichten-Fenster, in dem bereits automatisch alle Details der Terminplanungsumfrage eingebettet und alle Adressaten eingetragen wurden. Ergänzen Sie gegebenenfalls noch den Nachrichtentext dieser E-Mail und klicken Sie auf → Senden.

2.2 Die Terminplanungsumfrage von Outlook als Empfänger beantworten

• Die Empfänger einer Terminabfrageumfrage erhalten nun eine E-Mail bzw. Besprechungseinladung, die im Nachrichtentext einen Link zu der in Outlook erstellten Terminplanungsumfrage enthält.
• Wenn Sie auf den Link klicken, öffnet sich die Online-Umfrage im Web-Browser und Sie können die Terminvorschläge einzeln bestätigen, an denen Sie verfügbar sind, sowie die Termine abschlägig markieren, an denen Sie keine Zeit haben. Zudem können Sie auch noch Ihre Wunschtermine kennzeichnen, die Ihnen am besten passen und die Sie daher bevorzugen.
• Falls Ihnen kein Terminvorschlag in dieser Umfrage zusagt, können Sie ganz unten auch einen Alternativtermin vorschlagen. Dann werden alle Teilnehmer erneut abgefragt, diesmal inklusive des Alternativtermins.
• Am rechten Bildschirmrand können Sie gegebenenfalls sogar noch selbst weitere Teilnehmer für die Terminumfrage hinzufügen.
• Nach dem Ausfüllen der Terminplanungsabstimmung einfach mit → Senden bestätigen.

Hinweis: In manchen Browsern kann das Teilnehmen an einer Terminplanungsumfrage Probleme bereiten, zum Beispiel im Firefox (Konto-Anmeldung). Naturgemäß funktionieren Microsoft-Features in Microsofts eigenem Web-Browser Edge am besten. Google Chrome weist ebenfalls meistens eine gute Kompatibilität mit den Microsoft-Produkten auf.

2.3 Die Ergebnisse der Terminplanungsumfrage einsehen und von Outlook automatisiert fertigplanen lassen

Nach erfolgter Abstimmung wird der Organisator der Terminabfrage in ihrem oder seinem Outlook-Postfach über das Ergebnis informiert.

• Gibt es ein eindeutiges Ergebnis, dann läuft der Rest nahezu vollautomatisch ab. In der automatisch erstellten Nachricht an den Organisator heißt es dann: „Hallo, Ihre Umfrage hat einen Konsens erreicht! Die Besprechung wurde geplant, und eine Einladung wurde an alle Teilnehmer gesendet.“ Outlook hat also automatisch den geeignetsten Termin ausgewählt und automatisch eine Terminanfrage für diesen Termin an alle Teilnehmer versandt, die diese wie gewohnt annehmen oder ablehnen können. Die bis dato geblockten/reservierten Alternativtermine für dieses Ereignis werden automatisch gelöscht. (Tipp: Handelt es sich bei dem Terminereignis um eine Teams-Besprechung, dann sehen alle Empfänger in den Termindetails zudem auch automatisch den Einwahllink für dieses Teams-Meeting.)
• Gibt es hingegen kein eindeutiges Ergebnis, an dem alle Befragten können, dann muss der Organisator anhand der Rückmeldungen selbst entscheiden. Dafür wird einem eine Übersicht mit allen Abstimmungsergebnissen angezeigt, so dass man den am besten geeigneten Terminvorschlag schnell herausfinden und auswählen kann. Sobald dies erfolgt ist, erledigt Outlook – ebenfalls vollautomatisch – den Rest und versendet eine Besprechungsanfrage für diesen Termin an alle Umfrageteilnehmer.

Fazit: Durch die Integration der neuen Funktion „Terminplanungsumfrage“ in Outlook wird die Terminfindung wesentlich einfacher, schneller und damit effizienter. Das reduziert den organisatorischen Aufwand, erspart Stress und schafft Raum und Zeit für Wichtigeres.

3. Tipps: Alle Funktionen von Outlook einfach erklärt – mit Video-Tutorial!

Outlook bietet viele hilfreiche Features, die das Verwalten und Bearbeiten von E-Mails, Kalenderterminen und Aufgaben deutlich vereinfachen. Wenn Sie zum Beispiel einen Termin nur mit Kollegen des eigenen Unternehmens planen müssen, dann ist dafür der Terminplanungs-Assistent optimal geeignet. Denn im Unterschied zum Terminplanungsumfrage-Tool, an dem auch externe Personen teilnehmen können, sehen Sie im Terminplanungs-Assistenten sofort alle freien und belegten Zeiten aller einzuladenden Personen auf einen Blick – und können sich so die Terminabfrage gleich ganz ersparen! Viele weitere praktische Tipps & Tricks zu Microsoft Outlook finden Sie in unseren folgenden Beiträgen und sehen Sie zudem auch in unserem Büro-Kaizen Video-Tutorial weiter unten!

• Gratis-eBook: „Erfolgreich mit Outlook – Funktionen und Praxisbeispiele“ (kostenloses 80-seitiges eBook im Wert 19,95 Euro).
• Gratis-eBook: „E-Mail-Challenge – wie Sie jeden Tag mühelos Ihren Posteingang leer bekommen“ (kostenlos).
• Alle Outlook Tipps & Tricks: Alle Büro-Kaizen Anleitungen (kostenlos) rund um Outlook und dessen Zusammenspiel mit den anderen Microsoft 365-Apps.

🚀 Top 15 Outlook Tipps & Tricks (für noch mehr Produktivität!)

(Dauer: 11:48 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. To Do Aufgabenliste einblenden 00:22
3.  Benachrichtigungen deaktivieren 00:55
4. Kalenderwochen einblenden 01:43 
5. Posteingang mit Relevanz deaktivieren 01:56 
6. Elemente nicht automatisch als gelesen markieren 02:29 
7. E-Mails als einzelne Nachrichten anzeigen 03:02 
8. Bedingte Formatierung 03:30
9. E-Mail in Aufgabe / Termin umwandeln 04:03
10. Wichtige E-Mails anheften 05:28
11. Erneut erinnern für E-Mails 06:03 
12. Dateien einfügen via Slash 06:41
13. Vorlagen verwenden 07:29
14. Umfragen und Loop-Komponenten 07:57
15. E-Mails später senden 09:13
16. Senden rückgängig machen / E-Mail zurückrufen 09:50
17. Schluss und Empfehlung 11:30