Diese Outlook Tipps und Tricks sparen Ihnen täglich Zeit und Nerven!

Outlook Tipps und Tricks helfen, den Büroalltag deutlich effizienter zu gestalten, denn der E-Mail-Client punktet vor allem im geschäftlichen Umfeld mit einem vielseitigen Kommunikationsmanagement, einer durchdachten Termin- und Aufgabenorganisation, einem integrierten Adressbuch und praktischen Teamfunktionen. Die besten Funktionen und Tipps haben wir hier für Sie zusammengestellt.

1. Mit diesem Outlook Tipp Ihre E-Mails optimal verwalten

Für E-Mails, die zu bestimmten Projekten gehören, z.B. Kundenaufträge, Bauanträge etc. eignet sich die automatische Verschiebung in passende Projektordner in Outlook. So behalten Sie immer den Überblick und die E-Mails werden automatisch kategorisiert. Diese Regel kann unter Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten → Neue Regel erstellen angelegt werden. Im Reiter „Den Überblick behalten“ können Sie nun auswählen, ob Sie Nachrichten von bestimmten Absendern oder E-Mails mit einem bestimmten Wort im Betreff  in einen Ordner verschieben möchten. Im nächsten Schritt können Sie die Bedingungen auswählen, die erfüllt sein müssen, damit die Regel ausgeführt wird.

• Tipp: E-Mails von bestimmten Personen wie z.B. dem Chef oder von Kunden können mit der bedingten Formatierung im Posteingang hervorgehoben werden. Klicken Sie dazu auf dem Reiter „Ansicht“ in der Gruppe „Aktuelle Ansicht“ auf Ansichtseinstellungen → Erweiterte Ansichtseinstellungen → Bedingte Formatierung. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie einen Namen für die Regel ein. Wählen Sie die gewünschte Schriftart oder Farbe aus und klicken Sie auf OK. Wählen Sie nun die Bedingung und geben Sie im Feld „Von“ den Namen ein, bei dem die E-Mails formatiert werden sollen. Achten Sie jedoch darauf, dass der Name genau dem vollständigen Namen entspricht, der in den empfangenen Nachrichten angezeigt wird.

Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen und Bearbeiten von Outlook Regeln finden Sie in unserem Blog-Beitrag.

2. Mithilfe von QuickSteps Arbeitsschritte automatisieren und Zeit sparen

Mit QuickSteps können Sie mehrere Arbeitsschritte zu einem automatisierten Schnellbefehl zusammenfassen. Durch die effiziente Einstellung von QuickSteps kann z.B. eine E-Mail direkt als Termin oder Aufgabe gespeichert werden. Gehen Sie dazu auf QuickStep → Neu erstellen → und wählen Sie im Reiter „Aktion“ Aufgabe mit Anhang erstellen oder Termin mit Anhang erstellen. Nun können Sie ganz einfach per Drag & Drop einen Termin oder eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen. Einmal eingerichtet, sparen Ihnen QuickSteps dauerhaft Aufwand und Zeit.

• Weitere Tipps finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den Outlook QuickSteps.

3. Effizienter arbeiten mit der richtigen Taskleite in Outlook

E-Mails nehmen einen großen Teil des Arbeitsalltags ein. Laut unserer aktuellen Studie zur Arbeitseffizienz in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule verbringen Mitarbeitende rund 60% mehr Zeit mit der täglichen Bearbeitung von E-Mails. Abhilfe schafft eine optimierte Taskleiste mit der 5-Schritte-Regel. Entscheiden Sie beim ersten Lesen, ob Sie die E-Mail löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten und erledigen (kurze Aufgaben mit geringem Aufwand) oder terminieren (größere Aufgaben). Mit Hilfe dieser 5 Schritte können Sie Ihre E-Mails wesentlich schneller und effizienter bearbeiten.

• Tipp: Die Taskleiste können Sie sowohl im klassischen als auch im neuen Outlook passend einstellen.

4. E-Mails zurückrufen und bearbeiten 

Sie haben eine E-Mail verfasst und zu schnell abgeschickt? Kein Problem. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, bereits gesendete E-Mails zurückzurufen oder nachträglich zu bearbeiten. Dazu klicken Sie einfach im Ordner Gesendete Elemente doppelt auf die betreffende E-Mail → dann auf Datei → Informationen → und wählen aus, ob Sie die E-Mail erneut versenden oder zurückrufen möchten. Wichtig: Das funktioniert nur, wenn der Empfänger die Mail noch nicht geöffnet hat.

Nützlich ist auch die Erinnerungsfunktion von Outlook, wenn Sie vergessen haben, eine Datei anzuhängen. Geben Sie dazu beim Verfassen der E-Mail die Worte „Anlage“ oder „angehängt“ ein. Wenn Sie nun die E-Mail versenden, ohne eine Anlage angehängt zu haben, erinnert Sie Outlook daran, dass Sie dies möglicherweise vergessen haben und bricht den Sendevorgang ab.

5. Bessere Darstellung der Aufgabenliste in Outlook

Die Aufgabenliste in Outlook hilft unter anderem dabei, alle To Dos des Tages auf einen Blick zu haben. Oft ist die Aufgabenliste jedoch eine endlose Liste von roten Fahnen. Mit ein paar einfachen Anpassungen verlieren Sie trotz vieler Aufgaben nicht den Überblick. Um die Aufgabenliste anzupassen, klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Aufgabenliste und wählen Ansichtseinstellungen. Nun können alle nicht benötigten Spalten entfernt werden. Lediglich „Erledigt“, „Symbole“, „Fälligkeitsdatum“ und „Betreff“ bleiben erhalten bzw. werden hinzugefügt.
Im Feld „Gruppieren“ können Sie nun die Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum sortieren. Wenn Sie mehr Kontrolle über die Darstellung haben möchten, können Sie unter Weitere Einstellungen das Häkchen bei „Spaltenbreite automatisch anpassen“ entfernen und unter Spalten formatieren das Fälligkeitsdatum optimieren. Durch diese Darstellung wirkt die Aufgabenliste sofort übersichtlicher und strukturierter.

• Tipp: Für eine effektive Wochenplanung können Sie sich diese Aufgabenliste in Ihrem Kalender anzeigen lassen, um Ihre Termine und Aufgaben besser koordinieren zu können. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Blogbeitrag zu Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen.
• Achtung: Im neuen Outlook existiert die Aufgabenliste wie im klassischen Outlook nicht mehr. Hier wird stattdessen mit Microsoft To Do gearbeitet.

6. Hilfreiche Shortcuts in Outlook

In Outlook gibt es zahlreiche Tastenkombinationen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Diese nützlichen Shortcuts helfen Ihnen, sich in Outlook schneller zurechtzufinden:

• Strg +1: Zur Mail-Ansicht wechseln.
• Strg + 2: Zur Kalender-Ansicht wechseln.
• Strg + Shift + M: Eine neue E-Mail erstellen.
• Alt + S: E-Mail senden.
• Windows + . : Emoticons öffnen.
• Windows + V: Zwischenablageverlauf öffnen.

Weitere hilfreiche Tastenkombinationen für Windows finden Sie in unserem Blogbeitrag: Die 70 besten Tastenkombinationen für den Berufsalltag.

7. Bei wiederkehrenden E-Mails Zeit sparen mit Outlook Vorlagen

Sie schreiben oft die gleichen E-Mails wie Abwesenheitsnotizen, Terminbestätigungen oder Standardantworten? Dann sind Outlook-Vorlagen genau das Richtige für Sie. Einmal erstellt, können Sie die Vorlagen immer wieder verwenden, ganz ohne Copy & Paste. Erstellen Sie zunächst eine neue E-Mail mit Empfänger, Betreff und Nachricht und speichern Sie diese unter Speichern unter als Outlook-Vorlage. Um die Vorlage später zu verwenden, gehen Sie auf Neue Elemente → Weitere Elemente → klicken auf Formular auswählen und navigieren dann zu Vorlagen im Dateisystem.

• Outlook-Vorlagen eignen sich besonders für Standardantworten auf Anfragen, automatische Abwesenheitsnotizen, Einladungen oder Terminbestätigungen sowie für regelmäßige Statusupdates. Gerade in Urlaubszeiten oder bei der Vertretung von Kolleginnen und Kollegen helfen Vorlagen, schnell, einheitlich und professionell zu antworten.
• Tipp: Speichern Sie Ihre Vorlage an einem Ort, an dem Sie sie leicht finden können, und halten Sie den Text so neutral wie möglich, damit Sie ihn flexibel anpassen können.

8. Effizient arbeiten mit dem Outlook Kalender

8.1 Outlook-Kategorien

Ihr Kalender ist voll mit Meetings, Deadlines und Aufgaben – und plötzlich verlieren Sie den Überblick? Dann können Kategorien in Outlook eine echte Hilfe sein. Durch farbliche Markierungen erkennen Sie wichtige Termine auf einen Blick, setzen Prioritäten leichter und planen Ihre Woche effizienter. Kategorien sind nicht nur für Kalendereinträge sinnvoll, sondern auch für E-Mails, Aufgaben, Notizen und Kontakte nutzbar. Mit passenden Filtern blenden Sie Unwichtiges aus und konzentrieren sich auf das Wesentliche. Dank smarter Suchfunktionen lassen sich Ihre Elemente zudem schnell sortieren und gruppieren – so bleibt alles übersichtlich, selbst an vollen Tagen.

8.2 Einfache Sprache bei der Termineingabe

Anstatt endlos durch Kalenderblätter zu klicken, um ein bestimmtes Datum für einen Termin oder eine Besprechung auszuwählen, können Sie einfache Sätze wie „in 2 Wochen“ oder „nächsten Samstag“ in das Feld Datum eingeben. Outlook berechnet dann automatisch das richtige Datum. Aber Achtung: Das funktioniert nur im klassischen Outlook, (noch) nicht im neuen.

8.3 Öffnen mehrerer Fenster

Wenn Sie schnell zwischen zwei Schaltflächen wechseln oder beide nebeneinander anzeigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche und wählen Sie in neuem Fenster öffnen. So können Sie schnell zwischen E-Mails, Personen, Kalendern, Aufgaben, Notizen, Ordnern, Verknüpfungen und Add-Ins wechseln.

9. Video-Tutorial zu Microsoft Outlook

Zusätzlich zu den oben genannten Tipps zeigt das folgende Tutorial einige Tipps zur Bearbeitung von E-Mails im neuen Outlook:

🚀 Top 15 Outlook Tipps & Tricks (für noch mehr Produktivität!)

(Dauer 11:48 Minuten)

Inhalt des Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. To Do Aufgabenliste einblenden 00:22
3. Benachrichtigungen deaktivieren 00:55
4. Kalenderwochen einblenden 01:43
5. Posteingang mit Relevanz deaktivieren 01:56
6. Elemente nicht automatisch als gelesen markieren 02:29
7. E-Mails als einzelne Nachrichten anzeigen 03:02
8. Bedingte Formatierung 03:30
9. E-Mail in Aufgabe / Termin umwandeln 04:03
10. Wichtige E-Mails anheften 05:28
11. Erneut erinnern für E-Mails 06:03
12. Dateien einfügen via Slash 06:41
13. Vorlagen verwenden 07:29
14. Umfragen und Loop-Komponenten 07:57
15. E-Mails später senden 09:13
16. Senden rückgängig machen / E-Mail zurückrufen 09:50
17. Schluss und Empfehlung 11:30