Outlook Wiedervorlage: Behalten Sie den Überblick über Mails, Aufgaben und Termine

Wiedervorlagen in Outlook bieten eine effektive Möglichkeit, den Überblick über wichtige E-Mails zu behalten und Termine oder Aufgaben nicht zu vergessen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Wiedervorlagen einrichten und erstellen können, um Ihre E-Mails gezielt für eine spätere Erinnerung zu markieren. Durch das Markieren von Nachrichten für die Wiedervorlage und das Einrichten einer Aufgabenliste in Outlook können Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Aufgaben mehr untergehen.

1. Was sind Wiedervorlagen in Outlook?

Wiedervorlagen in Outlook sind ideal, wenn der Posteingang überquillt und wichtige E-Mails leicht untergehen. Sie helfen dabei, den Überblick zu behalten, indem sie es ermöglichen, Nachrichten gezielt für eine spätere Erinnerung zu markieren. So geraten Fristen oder Aufgaben nicht in Vergessenheit – auch wenn gerade keine Zeit ist, sich sofort darum zu kümmern.

2. Outlook Wiedervorlage einrichten und erstellen

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Wiedervorlagen in Outlook einrichten und anlegen und für welche Bereiche Wiedervorlagen sinnvoll sind.

2.1 E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen

• Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf die Mail, die Sie auf Wiedervorlage setzen möchten. Wählen Sie unter „Auf Wiedervorlage“ → Benutzerdefiniert.
• Geben Sie nun die Kennung und das Datum bzw. den Zeitraum ein, für den Sie die Outlook Wiedervorlage benötigen. Sobald Sie mit OK bestätigt haben, gelangen Sie automatisch wieder in Ihren Posteingangsordner. An der Glocke neben der Mail sehen Sie nun, dass diese zur Wiedervorlage markiert ist.
• Wenn Sie die Nachricht zum angegebenen Zeitpunkt noch nicht beantworten können oder wollen, wählen Sie einfach ein neues Datum. Wenn Sie die Aufgabe erledigt haben, klicken Sie die E-Mail erneut mit der rechten Maustaste an, wählen Sie wieder „Zur Wiedervorlage“ und Erinnerung hinzufügen und klicken Sie auf Markierung löschen.

2.2 Nachverfolgung für Aufgaben einstellen

Damit Sie die noch zu erledigende Aufgaben nicht vergessen, sondern immer im Blick haben, empfiehlt es sich, in Outlook eine Aufgabenliste anzulegen. Wie Sie die Aufgabenliste am besten einrichten, zeigen wir Ihnen in einem weiteren Blogbeitrag: Outlook Tipps und Tricks.

• Alle Aufgaben sollten zunächst mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Dadurch wird die Aufgabenliste übersichtlicher und Sie können sich nur auf die Aufgaben konzentrieren, die am aktuellen Tag erledigt werden müssen.

Eine Outlook Wiedervorlage können Sie auch für Aufgaben einrichten, für die Sie noch kein konkretes Fälligkeitsdatum festlegen können. In diesem Fall wählen Sie z.B. das Monats- oder Quartalsende als Fälligkeitsdatum und Outlook erinnert Sie daran, dass noch eine offene Aufgabe auf Sie wartet.

• Tipp: Für wiederkehrende Aufgaben können Sie in Outlook einen Serientermin festlegen. Klicken Sie dazu nach dem Erstellen einer neuen Aufgabe auf die beiden Pfeile in der Menüleiste. Dort können Sie dann auswählen, in welchem Zeitraum der Serientermin stattfinden soll. Wenn Sie den Serientermin in Ihrer Aufgabenliste abhaken, wird er automatisch auf den nächsten Termin verschoben.

• Tipp: Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen, erfahren Sie hier: Outlook-Aufgaben effizient organisieren.

2.3 Wiedervorlagen im Outlook Kalender

Die Wiedervorlage wie für die E-Mails funktioniert im Outlook Kalender nicht. Jedoch gibt es clevere Alternativen, die denselben Zweck erfüllen.

• Erinnerung an einen Termin oder ein ganztägiges Ereignis: Legen Sie dazu einen Kalendereintrag – z.B. als ganztägiges Ereignis – an und setzen Sie eine Erinnerung. Dies funktioniert wie eine Wiedervorlage, da Sie eine Benachrichtigung erhalten, ohne an die Uhrzeit gebunden zu sein. Beispiel: Sie möchten nächste Woche an einen Bericht erinnert werden. Tragen Sie ihn als ganztägiges Ereignis ein und stellen Sie die Erinnerung auf „1 Woche vorher“.
• E-Mail in Aufgabe oder Termin umwandeln: Ziehen Sie eine wichtige E-Mail einfach in den Kalender oder in den Aufgabenbereich und schon wird daraus eine Erinnerung mit einem festen Datum.
• Wiederkehrende Termine in Outlook: Wenn Sie in Outlook regelmäßig an bestimmte Aufgaben oder Termine erinnert werden möchten, können wiederkehrende Termine eine effektive Alternative zu Wiedervorlagen sein. Wiederkehrende Termine ermöglichen es, einen Termin einmal anzulegen und ihn automatisch in bestimmten Zeitabständen wiederholen zu lassen.

• Um einen wiederkehrenden Termin in Outlook anzulegen, öffnen Sie zunächst den Kalender und führen Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Datum aus, um einen neuen Termin anzulegen. Geben Sie nun den Betreff, den Ort und die Uhrzeit ein – zum Beispiel „Bericht prüfen“ für jeden Montagmorgen. Klicken Sie anschließend auf „Serientyp“ (oder „Serientermin“), um das Wiederholungsmuster festzulegen. Hier können Sie wählen, ob der Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich stattfinden soll. Danach legen Sie den Zeitraum fest, d.h. ab wann und wie lange der Termin wiederholt werden soll. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine Erinnerung aktivieren, damit Outlook Sie automatisch benachrichtigt. Zum Schluss speichern Sie den Termin – und schon erscheint er regelmäßig in Ihrem Kalender.

3. Video-Tutorial: Die 7 besten Aufgaben-Tipps für Outlook

(Dauer: 07:22 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Nur eine Aufgabenliste 00:14
3. Fälligkeitsdatum 00:56
4. Salami-Taktik 01:38
5. Ideenliste 02:15
6. Aufgabenliste im Posteingang 03:03
7. QuickSteps 03:53
8. OneNote & Outlook kombinieren 05:12