Microsoft hat die Planner-App in Teams im Jahr 2024 grundlegend überarbeitet. Die Integration der neuen Microsoft Planner-Anwendung in die Teams-App bietet nun erstmals eine vollständige, globale Übersicht über alle Aufgaben und Projekte im gesamten Microsoft 365-Ökosystem an einem zentralen Ort und damit auf einen Blick. Das vereinfacht die persönliche Aufgabenverwaltung, die Planung von Projekten und die Koordination der Zusammenarbeit enorm. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung erfahren Sie alles Wichtige über die neue Planner-App in Teams und wie Sie die neuen Features für ein effizienteres Aufgaben- und Projektmanagement nutzen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist der „Microsoft Planner“? Und wozu verwendet man die App?

Der „Microsoft Planner“ ist eine sehr hilfreiche Microsoft 365-App für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement, die sich sowohl für kleinere und mittelgroße Teamprojekte wie auch die persönliche Aufgabenverwaltung eignet. Mit der Planner-App können Projekte geplant, Aufgaben erstellt und zugewiesen, der Bearbeitungsfortschritt nachverfolgt und Deadlines überwacht werden. Und das bei Bedarf ganz einfach spielerisch-visuell per Drag & Drop in einer intuitiven Kanban-Board-Ansicht. Eine Einführung in den Microsoft Planner, mit einer detaillierten Auflistung aller Funktionen, sowie einen Vergleich mit den anderen Office-Tools Teams, To Do, Loop und Project, finden Sie hier in unseren beiden folgenden Büro-Kaizen-Beiträgen.

Microsoft Planner Tutorial: Einführung und Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool.
Die Projektplanungstools in Microsoft 365 im Vergleich: To Do, Teams, Planner, Loop & Project – wie einfach oder umfangreich darfs denn sein?

2. Update 2024: Was kann die neue Microsoft Planner-App in Teams Neues?

Die neue Planner App in Teams ist Microsofts erste umfassende Lösung, die erstmals alle Aufgaben und Pläne im gesamten Microsoft 365-Ökosystem global an einem einzigen zentralen Ort anzeigt. Die also alle Aufgaben und Projekte aus den Microsoft 365-Apps To Do, Teams, Loop, Planner, Project und auch Outlook in einer Anwendung integriert und bündelt. Alle Änderungen in der Teams-Planner-App werden dann entsprechend in die jeweiligen Office-Tools zurück synchronisiert. Dadurch werden die bislang separaten Aufgabenlisten und Datensilos in den verschiedenen Apps erstmals überwunden und zusammengeführt. Das verbessert die Übersicht erheblich – sowohl für das eigene Aufgabenmanagement jedes Einzelnen (das Verwalten aller persönlichen Aufgaben) sowie auch für die Planung ganzer Projekte und die Koordination der anfallenden Projektaufgaben.

Darüber hinaus gibt es noch drei weitere wichtige Änderungen in der Planner-Teams-App

Die leistungsstärkere und komplexere Projektmanagement-App „Microsoft Project“ wurde vollständig in die neue Microsoft Planner-App in Teams integriert. Und zwar als die neuen kostenpflichtigen „Premium-Pläne“ im Planner. Dadurch können Project-Nutzer ihre Projektpläne also ab sofort auch mit Planner- und Teams-Nutzern teilen, die selbst keine Premium-Lizenz bzw. Project-Lizenz besitzen.
Mit neuen Ansichten (Nutzeroberflächen), Funktionen und hilfreichen Vorlagen wird das Erstellen und Verwalten der Aufgaben und Projektpläne weiter spürbar erleichtert.
Für eine weitere Vereinfachung sorgt auch die Integration des KI-Assistenten Microsoft Copilot (kostenpflichtiges Premium-Feature). Zum Beispiel für die Unterstützung beim Erstellen neuer Projektpläne oder bei aktuellen Änderungen in laufenden Projekten.

Unterschied: Die neue Planner App in Teams vs. den Planner in einen Teams-Kanal integrieren

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, den Microsoft Planner in der Teams-App zu nutzen. Zum einen die klassische Integration eines Planner-Plans in einen Teams-Kanal. Und zum anderen nun die neue Planner-App für Teams, die sich in der Teams-Anwendung hinzufügen lässt.

Klassische Integration des Planners in einen Teams-Kanal: Durch die Integration eines Planner-Plans innerhalb eines bestimmten Teams-Kanals ermöglicht man lediglich die Zusammenarbeit an diesem bestimmten Projekt-Plan in Teams. Ohne dadurch jedoch die umfassende Zentralisierung, den globalen Überblick und die weiteren Funktionen der neuen Planner-App für Teams zu erhalten.

Die neue Planner-App in der Teams-App hinzufügen: Erst das Hinzufügen der neuen Planner-App in Teams bietet auch die entsprechenden Oberflächen für eine zentrale Ansicht und globale Verwaltung aller Aufgaben und Pläne innerhalb von Microsoft 365.

Wenn Sie ein Planner-Projekt also lediglich über eine Registerkarte in einen Teams-Kanal einbinden, dann werden in diesem „Planner-Teams-Kanal“ auch nur die für dieses eine Projekt relevanten Aufgaben angezeigt. Sie erhalten dann also nicht die vollständige Aufgabenübersicht, die die neue Planner-App in Teams bietet.
Eine detaillierte Anleitung, wie man einen Planner-Plan in einen Teams-Kanal einbindet, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Microsoft Planner in einen Teams Kanal integrieren“.

Release Date: Wann kommt die neue Planner-App in Teams? Ab wann verfügbar?

Die Microsoft Planner-App wurde 2016 veröffentlicht und im Jahr 2024 grundlegend überarbeitet. Hier alles Wichtige zu den verschiedenen Programmversionen in der Kurzfassung.

Am 06. Juni 2016 wurde die erste Version des „Microsoft Planner“ veröffentlicht (Release Date).
Ende 2020 hat Microsoft eine neue Aufgaben-App für Microsoft-Teams entwickelt, die erstmals Aufgaben aus mehreren (nicht allen) Microsoft 365-Apps gesammelt und an einem Ort verfügbar gemacht hat. Diese App basierte technisch bereits auf der Planner-Software und hieß zunächst „Tasks by Planner und To Do“ und später dann nur noch „Tasks“ (Aufgaben).
Im März 2024 wurde die gründlich überarbeitete neue „Microsoft Planner-App in Teams“ veröffentlicht, eine Weiterentwicklung und der Nachfolger von „Tasks by Planner und To Do“.
Im April 2024 wurde das leistungsstärkere Projektmanagement-Tool „Microsoft Project“ ebenfalls in die Planner-App für Teams integriert und dort verfügbar gemacht (die neuen „Premium-Pläne“ im Planner). Damit erfasst die neue Planner-App in Teams als erste Anwendung überhaupt alle Aufgaben in dem gesamten Microsoft 365-Ökosystem.
Im April 2024 wurde zudem auch der KI-Assistent Microsoft 365 Copilot in die Planner-App integriert (dafür wird allerdings eine Planner-Premium-Lizenz benötigt).
Im Oktober 2024 wurde dann auch die eigenständige neue Planner-App für das Web veröffentlicht. Tipp: Es gibt keine Desktop-App des Planners zum Herunterladen, sondern nur eine Web-App (für Windows, Mac & Co), die Planner-App in Teams sowie jeweils eine mobile App-Version für iOS- und Android-Geräte.

3. Anleitung: Wie nutzt man die neue Planner-App in Teams?

3.1. Den neuen Planner in Teams hinzufügen und einbinden

Das Hinzufügen der neuen Planner-App in Microsoft Teams geht denkbar einfach und mit nur wenigen Klicks.

Öffnen Sie Ihre Microsoft Teams-App, klicken Sie im Menü links auf → Weitere Apps und suchen Sie in der Auswahlliste nach → Planner.
Klicken Sie auf den Planner und wählen Sie → Hinzufügen aus.
Tipp: Klicken Sie anschließend den Planner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie → Anheften aus, damit die App in der Menüleiste am linken Bildschirmrand angeheftet wird und Sie künftig einen schnelleren Zugriff auf die Anwendung haben.
Hilfe: Falls die Planner-App in Ihrer Teams-Auswahl „Weitere Apps“ nicht verfügbar ist bzw. Ihnen dort nicht angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an einen Ihrer Administratoren, damit er oder sie die Planner-App in Teams aktiviert und diese somit für Sie sichtbar wird.

Planner App Teams Planner hinzufügen — In nur wenigen Schritten können Sie die Planner App in Teams hinzufügen und für den schnellen Zugriff anheften.

3.2. Wie funktioniert die neue Planner-App in Microsoft Teams?

Mein Tag → hier wird Ihnen die volle Übersicht über alle Ihre Aufgaben angezeigt, die am aktuellen Tag fällig werden. Die Aufgaben lassen sich entweder als Raster (Liste/Tabelle) oder als Kanban-Board darstellen.

In der Raster-/Listenansicht sind die meisten Aufgabendetails auf einen Blick einsehbar, um die Aufgaben zum Beispiel nach Priorität oder Fälligkeitsdatum sortieren zu können.
In dieser Listenansicht können mittels gedrückter Strg-Taste auch mehrere Aufgaben auf einmal ausgewählt und gleichzeitig verwaltet werden. Zum Beispiel, um diese gesammelt einer bestimmten Person auf einmal zuzuweisen, den Bearbeitungsstatus auf einmal zu ändern, das Fälligkeitsdatum zu bearbeiten oder die Aufgaben einem anderen Bucket zuzuordnen.
In der Kanban-Board-Ansicht werden die Aufgaben hingegen in Form von Kacheln dargestellt. Diese lassen sich dann mittels Drag & Drop zwischen den verschiedenen thematischen Spalten (Buckets) hin und her schieben und damit ganz einfach visuell organisieren. Zum Beispiel von der Spalte „Noch nicht begonnen“ zu „Begonnen“ und schließlich zu „Erledigt“.

Diese neue globale Komplettübersicht der Planner-App in Teams über alle aktuellen Aufgaben des Tages hilft bei der persönlichen Tagesplanung und schützt davor, eine Aufgabe zu übersehen und versehentlich zu vergessen.

Planner App in Teams - Mein Tag — In der Planner App in Teams können Sie sich Ihre tagesaktuellen Aufgaben anzeigen lassen und diese dort erstellen.

Meine Aufgaben → Hier zeigt Ihnen die neue Planner-App in Teams eine vollständige Übersicht über alle Ihre Aufgaben, die Ihnen innerhalb der Microsoft 365-Apps zugewiesenen und für die Bearbeitung übertragen wurden. Ebenfalls wahlweise in einer Listen- oder in einer Kanban-Board-Ansicht. Diese Komplettübersicht über alle Ihre Aufgaben, für die Sie zuständig und verantwortlich sind, hilft bei einer besseren Planung und Einteilung der eigenen Arbeitszeit (z.B. in Form eines Wochenplans). Zusätzlich können Sie am oberen Bildschirmrand noch zwischen „Alle“ (Aufgaben), „Private Aufgaben“, „Zugewiesene Aufgaben“ und „Gekennzeichnete E-Mails“ filtern.

„Private Aufgaben“ sind alle Ihre Aufgaben aus Outlook und To Do.
„Zugewiesene Aufgaben“ sind alle Aufgaben, die einem für die Bearbeitung übertragen wurden, zum Beispiel aus einem Planner-Plan, aus einer Loop-Komponente oder aus Besprechungsnotizen eines Teams-Meetings heraus.
„Gekennzeichnete E-Mails“ sind alle E-Mails, die Sie im Outlook-Posteingang durch einen Klick auf das Fähnchen als Aufgabenelement markiert haben.

Planner App in Teams-Meine Aufgaben — Unter „Meine Aufgaben“ können Sie sich in der Planner App in Teams Ihre Aufgaben anzeigen lassen und neue Aufgaben anlegen.

Meine Pläne → Hiermit öffnen Sie in der Planner-App in Teams die Komplettübersicht über alle Projektpläne, an denen Sie beteiligt sind und auf die Sie Zugriff haben.

Häufig benötigte Pläne können mittels Rechtsklick und der Heftzwecke „angepinnt“ werden. Dann werden diese Pläne im Hauptmenü der Planner-App in Teams am linken Bildschirmrand dauerhaft angepinnt und können dadurch schneller gefunden und geöffnet werden.
Mit einem Klick auf → + Neuer Plan im Planner-Menü rechts oben kann man einen neuen Planner-Plan in Teams erstellen.
Anschließend kann man zwischen einem neuen, leeren „Basic-Plan“ (kostenlos) oder einem neuen „Premium-Plan“ (kostenpflichtig; ehemals Microsoft Project) wählen.
Tipp: Hier werden Ihnen auch die verschiedenen Plan-Vorlagen angezeigt, die das Erstellen eines Projektplans deutlich vereinfachen und beschleunigen. Die verschiedenen Planner-Vorlagen in Teams reichen von der Sprintplanung und Softwareentwicklung über Marketingkampagnen und Geschäftspläne bis zu Konstruktionsplänen und dem Onboarding neuer Mitarbeiter.
Für das anschließende Erstellen und Verwalten eines Planner-Plans in Teams gibt es vier verschiedene kostenfreie Anzeigemodi (Raster-Liste, Kanban-Board, Kalender-Zeitplan und Fortschritts-Diagramme) sowie vier kostenpflichtige Premium-Ansichten (Gantt-Zeitachse, Personen, Ziele und Zuordnungen). Die verschiedenen Ansichtsoptionen bieten jeweils unterschiedliche Vorteile und Möglichkeiten (siehe nächster Absatz → „die neuen Ansichten der neuen Planner-App“).

Planner App in Teams - Meine Pläne — In der Planner App in Teams können Sie ganz leicht neue Pläne hinzufügen.

3.3. Die neue Planner-App in Teams richtig nutzen: Anleitung & Video-Tutorials

Wie die Microsoft Planner-App in Teams konkret funktioniert (inklusive der neuen Premium-Features von Microsoft Project) sehen Sie am einfachsten in unseren beiden nachfolgenden Büro-Kaizen Video-Tutorials. Weitere Details zur Planner- und zur Teams-App finden Sie zudem auch in unseren folgenden, ausführlichen Büro-Kaizen-Anleitungen.

Den mit Abstand größten Nutzen haben Sie und Ihre Belegschaft jedoch von unseren individuellen, maßgeschneiderten Inhouse-Seminaren und Schulungen rund um den Einsatz von Microsoft 365 und den einzelnen Office-Tools in Unternehmen. So können Sie die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen am schnellsten und wirkungsvollsten erhöhen!

Büro-Kaizen Schulungen & Seminare: Individuelle und bedarfsgerechte Inhouse-Schulungen für Ihr Team! Mit hohem Praxisbezug und namenhaften Referenten.
Die neuen Ansichten der neuen Planner-App: Mehr Übersicht für das Projektmanagement & die persönliche Aufgabenverwaltung.
Microsoft Planner – Kanban und Scrum: Wie man die Aufgaben und Projekte in der Planner-App in Teams visuell organisiert.
Unsere Themenseite zu Microsoft Teams: Die besten Tipps und Anleitungen für einen effizienten Einsatz des Kollaborationstools.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Microsoft Planner-App in Teams (Copilot, Premium-Pläne etc.)

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

(Dauer: 17:12 Minuten)

Inhalt des Videos: