Microsoft PowerPoint: Das Layout bearbeiten, Layoutvorlagen erstellen und anpassen sowie vorgefertigte, kostenlose Template-Vorlagen nutzen!

Für eine gelungene PowerPoint-Präsentation ist das Layout mitentscheidend. In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag klären wir den Unterschied zwischen Design und Layout und zeigen Ihnen, wie Sie das Folienlayout in PowerPoint schnell, einfach und nachhaltig nutzbar bearbeiten können. Zudem zeigen wir Ihnen hier auch das schier unerschöpfliche Angebot kostenloser Präsentationsvorlagen für Microsoft PowerPoint mit jeweils professionell abgestimmten Designs und Layouts. Zum Beispiel Business-Templates für Rechnungen, Broschüren, Newsletter, Geschäfts-, Produkt- und Vertriebspräsentationen, die sich einfach downloaden und individuell anpassen lassen!

(Lesedauer ca. 6 Minuten)

1. Was ist der Unterschied zwischen Design und Layout in Microsoft PowerPoint?

• Was ist ein PowerPoint-Design? Unter „Design“ versteht Microsoft in der PowerPoint-Anwendung eine festgelegte Auswahl bzw. ein bestimmtes Set an Hintergrundfarben, Schriftfarben, Schriftarten und visuellen Effekten. Solch ein grundlegendes Design-Set ist die Basis für ein einheitliches optisches Erscheinungsbild über mehrere Präsentationen oder auch Mitarbeiter hinweg, zum Beispiel im Corporate Design des eigenen Unternehmens.
• Was ist ein PowerPoint-Layout? „Layout“ bedeutet so viel wie „Anordnung“ oder „Aufbau“. Das Folienlayout (wahlweise auch als Seitenlayout bezeichnet) beinhaltet somit all die Content-Arten, die auf eine PowerPoint-Folie eingefügt werden sollen und wie sie dort angeordnet werden sollen. Dies erfolgt mittels sogenannter Container, den Platzhalterfeldern. Dabei gibt es für sämtliche in PowerPoint integrierbaren Inhalte und Medien (Titel, Textkörper, Tabellen, Diagramme, SmartArt-Grafiken, Bilder, ClipArt, Videos und Sounds) einen jeweils eigenen Platzhalter-Container. Diese lassen sich für die unterschiedlichen Folienlayouts je nach Bedarf beliebig hinzufügen, platzieren, vergrößern, verkleinern und formatieren. Diese Sammlung und Anordnung an Platzhalte-Container ist das Layout, in die dann später die konkreten Inhalte einfach nur noch eingefügt werden.
• Das Layout beinhaltet auch das Design! Das Folien- bzw. Seitenlayout gibt aber nicht nur vor, was für eine Art Inhalt an welcher Stelle angeordnet sein soll. Sondern auch, wie dieser Inhalt dargestellt werden soll, also mit welchen Farben und Schriftarten. Das Folienlayout beinhaltet somit immer auch das Design und die Formatierung der Container-Inhalte sowie der gesamten Folie (z. B. Hintergrundgrafik). Tipp: Wählen Sie daher gleich von Beginn der Präsentations- oder Layouterstellung das dazu passende Design aus, im Idealfall das bereits vorhandene Corporate Design Ihres Unternehmens.

Was für Vorteile bieten die Platzhalter-Container in den PowerPoint-Layouts?

• Wichtige gestalterische Elemente (wie Kopfzeile, Fußzeile, Textfelder, Diagramme etc.) lassen sich einheitlich vorgeben.
• Die einzelnen Folien einer Präsentation, sowie auch verschiedene Präsentationen im Vergleich, wirken somit wie aus einem Guss.
• Bei der Präsentationserstellung genügt dann künftig einfach ein Klick auf das jeweilige Platzhaltersymbol in der Layoutvorlage und die gewünschten Inhalte können an dem definierten Platz im bereits vordefinierten Design hinzugefügt werden.
• Der Umweg über → Einfügen und die Auswahl des jeweiligen Elements entfällt damit ebenso, wie die aufwendige Anpassung an das CI-Design und die exakte Positionierung.

2. Das Layout am besten gleich als dauerhafte Layoutvorlage gestalten!

Sie können für jede neue PowerPoint-Folie zwischen einer Reihe vordefinierter Folienlayouts wählen (in der Registerkarte → Start mit einem Klick auf → Neue Folie oder → Layout). Diese vordefinierten Layoutvorlagen können direkt genutzt werden, lassen sich aber auch ganz schnell und einfach bearbeiten und an Ihr Unternehmen anpassen. Dann haben Sie (und Ihre Mitarbeiter und Kollegen) künftig immer genau das Layout mit Logo und in Ihrem Corporate Design zur Hand, das Sie benötigen!

• Solch eine individuell angepasste (benutzerdefinierte) Layoutvorlage muss nur einmal im sogenannten „Folienmaster“ angelegt werden und kann dann für künftige Präsentationserstellungen in PowerPoint jederzeit ganz einfach per Mausklick auf → Start und → Layouts oder → Neue Folie als Grundlage für neue Folien genutzt werden.
• Das spart Zeit und sorgt für ein einheitliches und kontinuierliches Erscheinungsbild sämtlicher Präsentationen in einem Unternehmen, auch über mehrere Mitarbeiter hinweg.
• Mehr Details zum Folienmaster lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Der Folienmaster in Microsoft PowerPoint: Zeitsparende Vorlagen für Präsentationen im eigenen Corporate Design“.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Bearbeiten eines Layouts im PowerPoint-Folienmaster

• Schritt 1: Öffnen Sie PowerPoint und klicken Sie in der Registerkarte → Ansicht auf die Schaltfläche → Folienmaster.
• Schritt 2: Wählen Sie in der vertikalen Miniaturübersicht am linken Bildschirmrand die Layoutvorlage aus, die Ihrer gewünschten Anordnung am ähnlichsten ist. Nun können Sie die vordefinierten Platzhalterfelder nach belieben neu ordnen, ändern, anpassen oder löschen.
• Schritt 3: Neue Platzhalter-Container fügen Sie in dieser Registerkarte → Folienmaster mit einem Klick auf die Schaltfläche → Platzhalter einfügen hinzu. Zur Auswahl stehen Container für Inhalt, Text, Bild, Diagramme, Tabellen, SmartArt, Medien und Onlinegrafiken. Mit einem Klick auf die Registerkarte → Einfügen können Sie alternativ auch gleich dauerhafte Inhalte einfügen, wie z. B. als → Bild das eigene Firmenlogo hochladen und positionieren.
• Schritt 4: Wenn Sie alle benötigten Platzhalter angepasst haben, können Sie mit einem Klick auf → Folienmaster und → Designs auch noch eine passende Designvorlage über das Layout stülpen (Schriftarten, Farben, Hintergrundelemente und visuelle Effekte). Auch alle Designelemente und Effekte lassen sich in der Masteransicht nach Belieben bearbeiten, anpassen oder auch löschen. Tipp: Falls Ihr Unternehmen schon eine Designvorlage mit Schrift und Farbe im Corporate Design besitzt, finden Sie diese ebenfalls hier mit einem Klick auf → Designs und dann unterhalb der Vorschaubilder in dem Menüpunkt → Nach Designs suchen und dann in dem endsprechenden Speicherort.
• Schritt 5: Wenn Ihre PowerPoint-Layoutvorlage fertig ist, müssen Sie lediglich in der Registerkarte → Folienmaster auf → Masteransicht schließen klicken. Tipp: Vor dem Schließen der Masteransicht sollten Sie die soeben erstellte Layoutvorlage umbenennen, damit Sie diese leichter finden und inhaltlich zuordnen können. Klicken Sie dafür einfach die entsprechende Miniaturansicht des Layoutmasters am linken Bildschirmrand mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem Drop-Down-Menü die Option → Layout umbenennen. Geben Sie nun einen aussagekräftigen Namen ein, bestätigen Sie mit → Umbenennen und klicken Sie dann auf → Masteransicht schließen.

4. Das neu erstellte Layout auf bestehende PowerPoint-Präsentationen anwenden

Die von Ihnen soeben angepasste Layoutvorlage steht künftig jederzeit zur Verfügung. Klicken Sie dafür im normalen Bearbeitungsmodus einfach auf → Start und dann → Neue Folie. Sie können das neue Layout nun aber zudem auch über eine bereits bestehende PowerPoint-Präsentationen stülpen.

• Öffnen Sie dafür einfach die gewünschte Präsentation und wählen Sie in der Folienübersicht am linken Bildschirmrand die entsprechende Folie aus (bei mehreren Seiten die Strg-Taste gedrückt halten).
• Klicken Sie dann in der Registerkarte → Start auf den Menüpunkt → Layouts und wählen Sie Ihre individuelle Layoutvorlage aus. Der alten Präsentation wird nun das neue Layout übergestülpt.

5. Die riesige Welt der kostenlosen PowerPoint-Vorlagen (professionelle Layouts, Designs und Templates)

Eine sogenannte „PowerPoint-Vorlage“ ist ganz besonders praktisch. Sie kombiniert vorgefertigte Layouts und Designs mit teilweise vorausgefüllten Text- und Grafikbausteinen zu Präsentations-„Rohlingen“. Diese können dann beliebig ergänzt und angepasst werden (mit eigenen Inhalten befüllt und eigenem Logo versehen). Für diese überwiegend kostenlosen PowerPoint-Vorlagen (engl. Templates) hat Microsoft die eigene Webseite Templates.Office.com eingerichtet.

• Hier finden Sie vorgefertigte Design- und Layoutvorlagen zu den unterschiedlichsten Themenbereichen, wie z. B. für moderne Geschäftspräsentationen, Konferenz- oder Verkaufspräsentationen, minimalistischen Präsentationen, Broschüren, Rechnungen, Spesenabrechnungen, Visitenkarten, Etiketten, Tagesordnungen, Marketing, Newsletter oder auch Grußkarten und Lebensläufe.
• Darüber hinaus hat sich auch eine emsige Community aus zahlreichen Drittanbietern gebildet, die professionelle PowerPoint-Vorlagen zum kostenlosen Downloaden anbieten, für die diversesten Businessbereiche und häufig auch mit jährlichen Best-Offs-Charts (z. B. tuts+, smiletemplates, presentationload, poweredtemplate, chip oder templatemonster).

6. Extra-Tipp: Microsoft Sway – die neue PowerPoint-Alternative mit Layout- und Design-Engine!

Eine noch intuitivere und einfache Erstellung hochwertiger Präsentationen verspricht Microsofts jüngerer PowerPoint-Konkurrent „Sway“. Die Online-/Cloud-Anwendung benötigt lediglich einen Browser und bietet mit einer intelligenten Design-Engine zahlreiche neue Design- und Layoutmöglichkeiten, z. B. horizontal oder vertikal scrollbare Präsentationen im Stile eines eBooks oder einer Webseite!

• Microsoft Sway (Teil 1/2): Was ist Office-Sway und was kann das Online-Präsentations-Tool alles?
• Microsoft Sway (Teil 2/2): Mit der Schritt-für-Schritt Anleitung schneller zu hochwertigen Ergebnissen!
• Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Weitere praxiserprobte Checklisten, Tipps und Anleitungen rund um digitales Arbeiten, Vertrieb, Personalarbeit, Teamarbeit, Schreibtisch und ein effizientes Büro finden Sie in unserem → kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center!

Büro Kaizen digital: Microsoft Sway Video-Tutorial: Zur genialen Präsentation in Höchstgeschwindigkeit! l

(Dauer 20:17 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Sway Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. Wie bekomme ich Sway? 00:56 
3. Die Startseite 01:40 
4. Die Oberfläche von Sway 02:58 
5. Titel und Hintergrundbild hinzufügen 03:41 
6. Eine neue Karte hinzufügen 07:27 
7. Video hinzufügen 09:06 
8. Eine Bilderkollektion hinzufügen 10:33 
9. Inhalte in der Storyline verschieben 12:20 
10. Design-Ansicht 12:54 
11. Durch ein Sway navigieren 16:52 
12. Den Sway wiedergeben 17:21 
13. Teilen und freigeben 17:59 
14. Responsive Layout 19:01 
15. Fazit 19:47