startingup – Im Work-Flow

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Die Arbeitswelt wird immer digitaler – und um Aufgaben und Projekte zu managen, Termine zu planen und Dateien zu verwalten, stehen immer mehr Apps und Tools zur Verfügung. Doch das ist oft gar nicht nötig, denn das Standardprogramm Outlook (Microsoft Office) besitzt bereits viele wichtige Hilfsmittel, Die Routinearbeiten abkürzen, Arbeitszeit einsparen und dadurch zu einem effizienteren Arbeitsalltag mit geringer Arbeitsbelastung verhelfen! Wir zeigen dir die vier wichtigsten Workflows für Outlook, mit denen du deine E-Mails effizienter verwalten, Termine schneller planen und deine Aufgaben einfacher organisieren kannst.

Workflow 1
5-Schritte-Methode zur E-Mail-Verwaltung
Jeder Büromitarbeiter bekommt im Durchschnitt 36 E-Mails pro Tag und benötigt für deren Bearbeitung rund zwei Stunden. Das hat eine gemeinsame Studie der AKAD Hochschule und des Büro-Kaizen ergeben. Ein effizienter Workflow für die E-Mail-Verarbeitung in Outlook kann die Bearbeitung deutlich beschleunigen und vereinfachen. Am effektivsten ist es dabei, wenn du deine E-Mails mit einer Kombination aus der „5-Schritte-Methode für die E-Mail-Verwaltung” und einer anschließenden QuickStep-Automatisierung für die Turbo-Verarbeitung mit Highspeed verarbeitest. Die 5-Schritte-Methode für eine effiziente E-Mail-Verwaltung: Das Kernelement ist, dass jede neue E-Mail im Posteingang nur ein einziges Mal angefasst wird. Denn bei der schieren Masse an E-Mails kann man es sich nicht leisten, einige davon mehrmals lesen zu müssen, nur weil man sie nicht auf Anhieb bearbeiten kann. Logisch betrachtet gibt es fünf Möglichkeiten, was du mit einer neuen E-Mail in deinem Postfach anfangen kannst – entscheide immer sofort!

■ Möglichkeit 1: Löschen. Irrelevante E-Mails werden sofort gelöscht. Das betrifft alle E-Mails, die weder wichtige Informationen noch konkrete Aufgaben für dich enthalten und daher weder bearbeitet noch aufbewahrt werden müssen.
■ Möglichkeit 2: Weiterleiten. Alle E-Mails, für deren Bearbeitung andere zuständig sind oder deren Inhalt für andere relevant ist, werden den betreffenden Personen direkt weitergeleitet.
■ Möglichkeit 3: Archivieren. Alle E-Mails mit wichtigen Informationen, aber ohne konkrete daraus ableitbare Aufgaben, werden nach dem Durchlesen sofort in einen Archiv-Ordner verschoben.
■ Möglichkeit 4: Sofort Erledigen. Enthält eine E-Mail eine Aufgabe, die in unter fünf Minuten erledigt werden kann, ist es zeiteffizienter, dies sofort zu tun. Denn der Zeitaufwand, sich in die E-Mail und Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt erneut einzulesen, wäre fast größer, als die Aufgabe einfach gleich zu erledigen.
■ Möglichkeit 5: Als Aufgabe terminieren. Enthält eine E-Mail ein To-do, dessen Bearbeitung länger als fünf Minuten dauert, wird die E-Mail in eine Outlook-Aufgabe umgewandelt und terminiert. Dafür musst du die E-Mail einfach mit der rechten Maustaste greifen und auf das Aufgaben-Symbol links unten ziehen (mehr dazu in Schritt 3.)

Mit den QuickSteps in Outlook zur Highspeed-E-Mail-Verarbeitung: Bei der E-Mail-Verarbeitung führen wir tagtäglich immer wieder die gleichen Arbeitsschritte aus. Genau darin liegt weiteres großes Potenzial, um Zeit einzusparen. Denn wenn du dafür einen QuickStep anlegst, genügt künftig ein einziger Klick – und Outlook führt alle Aktionen des entsprechenden QuickSteps automatisch aus.
■ Schritt 1: Klicke in deinem Outlook-Postfach auf die Registerkarte > Start und dann im Menübereich „QuickSteps” auf > Neu erstellen.
■ Schritt 2: Gib dem QuickStep einen treffenden Namen (z.B. „Aufgabe” oder „Termin”). Wähle dann aus der Liste die erste Aktion aus und klicke für jede weitere benötigte Aktion auf > Aktion hinzufügen, bis du alle benötigten Schritte kombiniert hast (siehe Abb. I).
■ Schritt 3: Zum Schluss kannst du optional noch ein Tastenkürzel für den QuickStep und eine Quickinfo eingeben, was dieser QuickStep alles bewirkt (diese Info wird dir beim Überfahren eines QuickSteps mit der Maus angezeigt). Abschließend mit einem Klick auf > Fertig stellen bestätigen.

Beispiel: Ein QuickStep könnte z.B. folgende Aktionen umfassen: Eine eingegangene E-Mail in eine Aufgabe umwandeln, in den Archiv-Ordner verschieben und zugleich als gelesen markieren (oder auch zusätzlich noch dem Absender antworten). So sparst du dir jedes Mal viele Klicks durch das Menü!

Workflow 2
Effiziente Terminplanung
Auch beim Planen und Organisieren von Terminen und Besprechungen (z.B. Meetings, Telefonkonferenzen etc.) kann durch Outlook viel Zeit eingespart werden. Denn die Terminfindung gestaltet sich oft als schwierig und wird umso komplizierter, je mehr Teilnehmer involviert sind. Mithilfe des Terminplanungs-Assistenten und gegenseitig freigegebenen Terminkalendern in Outlook kannst du die freien/ gebuchten Zeiten aller Teilnehmer einsehen und auf einen Blick den bestmöglichen Zeitpunkt für den Termin erkennen. Besprechungsanfrage mithilfe des Terminplanungs-Assistenten einrichten:
■ Schritt 1: Öffne die Registerkarte > Start in deinem Outlook- Kalender und klicke ganz links auf die Schaltfläche > Neue Besprechung.
■ Schritt 2: Füge in der Zeile > An die benötigten Teilnehmer hinzu und gib den > Ort, einen aussagekräftigen > Betreff und in das Textfeld die allgemeinen Informationen zu dem Termin ein.
■ Schritt 3: Klicke in der Menüleiste auf die Schaltfläche > Terminplanung (je nach Version auch > Terminplanungs- Assistent). Nun zeigt dir Outlook übersichtlich in einer Liste alle freien und belegten Zeiten der Teilnehmer an (s. Abb. II). So kannst du auf einen Blick den geeignetsten Termin erkennen!

Tipp: Wenn dir per Terminplanungs-Assistent nicht nur die freien und gebuchten Zeiten der Teilnehmer angezeigt werden sollen, sondern zudem auch der Betreff und der Ort der jeweiligen Termine, dann müssen sich die betreffenden Teilnehmer die Outlook-Kalender gegenseitig freigeben. (Wie das im Einzelnen funktioniert, erklären wir im nächsten Abschnitt).

Kalender freigeben, Teamkalender einrichten
Die gegenseitige Freigabe der Kalender im Team erleichtert aber nicht nur die gemeinsame Terminfindung, sondern auch die Vertretung im Krankheitsfall. Darüber hinaus kann ein gemeinsamer Teamkalender auch die Urlaubsplanung erleichtern oder als gemeinsamer Projektkalender dienen. Dabeikannst du individuell festlegen, wie viel eine Person sehen (nur frei/gebucht, eingeschränkte oder alle Details) und was sie machen darf (Lesen, Schreiben, Ändern, Löschen).
■ Schritt 1: Öffne die Registerkarte > Start in deinem Outlook-Kalender, klicke in der Menüleiste auf die Schaltfläche> Kalender teilen und wähle aus der Liste den betreffenden Kalender aus.
■ Schritt 2: Nun kannst du die gewünschten Empfänger hinzufügenund direkt darunter die jeweiligen Berechtigungsstufender markierten Person(en) festlegen (s. Abb. III).
■ Schritt 3: Um einen für dich freigegebenen Outlook-Kalenderbei dir hinzufügen, klicke einfach in deinem Kalenderin der Registerkarte > Start auf die Schaltfläche > Kalender hinzufügen (je nach Version auch > Kalender öffnen) und dann im Dropdown-Menü entweder auf den Befehl > Freigegebenen Kalender öffnen oder > Aus Adressbuch öffnen.

Tipp: Um einen gemeinsamen Teamkalender anzulegen (z.B. für einen Projekt- oder Urlaubskalender) musst du einen neuen Kalender erstellen und diesen allen relevanten Personen freigeben. Alle Teammitglieder sollten dann alles lesen und auch schreiben dürfen. Ein Praktikant sollte ggf. nur „lesen” dürfen, während der Teamleiter als einziger „löschen” darf.

Workflow 3
Einfache und effiziente Aufgaben- und Projektverwaltung
Neben der E-Mail-Verarbeitung und der Terminplanung ist die Aufgabenverwaltung der dritte elementare Bereich, in dem sich im Arbeitsalltag viel Zeit einsparen oder verlieren lässt. Richtig eingesetzt, ist die Aufgabenliste in Outlook ein Schlüsselelement für ein gelungenes Zeitmanagement und effizientes Arbeiten!

Beliebige Outlook-Elemente per Mausklick in Aufgaben umwandeln
Ein großer Vorteil von Outlook ist, dass dir hier alle Informationen für die Organisation deiner Arbeit und Arbeitszeit zentral zur Verfügung stehen (alle beruflichen E-Mails, Kontakte und Termine). Daher ist dies auch der ideale Ort, um deine beruflichen Aufgaben zentral zu verwalten. Besonders praktisch ist dabei, dass du jedes beliebige Outlook-Element per Mausklick in eine Aufgabe umwandeln, terminieren und bei Bedarf auch delegieren kannst. Die Inhalte des Outlook-Elements werden dabei automatisch in die Aufgabendetails übernommen – und die Aufgabe mit allen benötigten Informationen vorausgefüllt!
■ Greife das Outlook-Element, aus dem eine Aufgabe erstellt werden soll (E-Mail, Termin, Kontakt) mit der rechten Maustaste und ziehe es auf das Symbol > Aufgabenliste links unten.
■ Wähle dann aus dem Kontextmenü entweder > Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text oder > Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anhang, je nachdem, ob der Inhalt des Outlook- Elements im Textfeld der Aufgabe eingefügt oder als Anhang an die Aufgabe hinzugefügt werden soll. Ergänze dann das vorausgefüllte Aufgabenformular mit etwaigen Details für die Aufgabenbearbeitung.
■ Als Fälligkeitsdatum musst du anschließend den Zeitpunkt angeben, an dem mit der Bearbeitung der Aufgabe begonnen werden muss, um rechtzeitig damit fertig zu werden. Die Deadline kannst du optional in das Textfeld der Aufgabe eintragen – aber nicht als Fälligkeitsdatum!

Praxisbeispiel: Wenn du Kundengeschenke für Weihnachten einkaufen willst, ist das Fälligkeitsdatum „24.12.” zu spät. Du solltest dich lieber ab dem 01.12. darum kümmern, um bis zu den Weihnachtsfeiertagen sicher damit fertig zu werden (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Tipp: Mit einem Klick auf > Aufgabenliste und > Neue Aufgabe kannst du natürlich auch jederzeit unabhängig von einem bestehenden Outlook-Element eine neue Aufgabe erstellen.

Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht
Dein persönliches Aufgaben- und Zeitmanagement kann nur funktionieren, wenn du alle deine zeitlichen Verpflichtungen (Termine und Aufgaben) unter einen Hut bekommst. In Outlook steht dir dafür die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht zur Verfügung. Damit werden dir alle deine Kalendertermine und Aufgaben in einer einzigen Ansicht zusammen angezeigt. So kannst du die einzelnen Aufgaben und Termine nach Belieben einfach per Drag and Drop hin und her schieben, um diese umzuplanen oder Arbeitszeit für die Aufgabenbearbeitung zu reservieren. Die geänderten Zeitdaten werden dann von Outlook automatisch im Element abgeändert.
■ Klicke in der Registerkarte > Ansicht deines Outlook-Kalenders auf den Menüpunkt > Arbeitswoche (die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht ist nicht in der Monatsansicht verfügbar).
■ Klicke dann in der Menüleiste auf die Schaltfläche > Tägliche Aufgabenliste und wähle die Option > Normal. Nun wird dir unterhalb der Kalendertage eine Zeile mit den am jeweiligen Stichtag fälligen Aufgaben angezeigt (siehe Abb. IV).
■ Wenn du nun eine Aufgabe mit gedrückter Maustaste in den Kalender hochziehst, bleibt diese als solche erhalten. Du kannst so jedoch ganz einfach einen Zeitraum für die Bearbeitung der Aufgabe blocken und reservieren. Besonders praktisch: Wenn du eine Aufgabe oder einen Termin auf einen anderen Kalendertag schiebst, ändert Outlook automatisch das betreffende Fälligkeitsdatum ab.
■ Du kannst eine Aufgabe auch ganz einfach anderen Personen zur Bearbeitung zuweisen. Öffne dafür die jeweilige Aufgabe per Mausklick, klicke dann in der Menüleiste auf > Aufgabe zuweisen und wähle den entsprechenden Kontakt aus oder gib die E-Mail-Adresse ein.
■ Die Dokumentation des Bearbeitungsfortschritts erfolgt am besten direkt im Textfeld der Aufgabe. So ist alles an einem Ort verfügbar. Sollte dieses Endlos-Textfeld bei aufwendigeren Projektdokumentationen jedoch zu unübersichtlich werden, empfiehlt sich das Office-Partner-Programm OneNote als verlängertes, digitales Notizbuch (s. Workflow 4).

Workflow 4
Schnittstellen zu OneNote und OneDrive nutzen
Mit den oben beschriebenen Workflows kannst du in deinem Arbeitsalltag viel Zeit einsparen! Darüber hinaus bietet Outlook aber auch noch Schnittstellen zu anderen Microsoft Office- Programmen. Diese können je nach Bedarf eine sinnvolle Ergänzung sein. Besonders praktisch ist dabei die Kombination aus Outlook mit OneNote und OneDrive.
■ Microsoft OneNote ist ein digitales Notizbuchprogramm, mit dem ganze Dokumentensammlungen übersichtlich verwaltet und gemeinsam im Team bearbeitet werden können. Das reicht von der ausführlichen Dokumentation von Aufgaben und Projekten, über die gemeinsame Planung von Terminen und Events bis hin zu Besprechungsprotokollen und der Erstellung von Outlook-Aufgaben direkt aus OneNote heraus.
■ Microsoft OneDrive ist ein hybrider Cloudspeicher für die gemeinsame Dateiablage in Unternehmen. Dabei sind drei Funktionen zentral: 1. OneDrive ermöglicht den ortsunabhängigen und mobilen Zugriff von jedem Gerät und von überall aus. 2. Die Dateien in OneDrive können von mehreren Nutzern gleichzeitig konfliktfrei bearbeitet werden. 3. Die offline Synchronisation des Hybrid-Cloudspeichers ermöglicht es, jederzeit auch unabhängig vom Internetzugang an den Dateien und Dokumenten arbeiten zu können, z.B. bei einer schlechten Internetverbindung im Außendienst.
Tipp zum Weiterarbeiten: Siehe den Buchtipp im Magazinteil dieser Ausgabe.

Die Autoren: Jürgen Kurz und sein Büro-Kaizen helfen Unternehmen und Verwaltungen bei der erfolgreichen Effizienzsteigerung, Prozessoptimierung und Digitalisierung im Büro. Marcel Miller ist der „Experte für digitale Organisation” (WirtschaftsWoche), www.buero-kaizen.de