Reaktiv heißt, auf etwas zu reagieren, das passiert ist. Im Gegensatz zum proaktiven Handeln, bei dem wir etwas tun, bevor uns jemand oder eine Situation dazu auffordert (z. B. den Angestellten Geschenke zu machen).
Manchmal geht reaktives Handeln ganz intuitiv: Wir schließen die Augen und werfen schützend die Hände vor den Kopf, wenn uns Wasser ins Gesicht geschüttet wird. Doch das haben wir erst lernen müssen. Wir müssen uns also ein gutes Reaktionsvermögen meistens erst antrainieren.
Reaktiv arbeiten – wozu kann das im Büro gut sein?
Reaktives Arbeiten im Büro bedeutet, mit den Dingen, die über den Tag angefallen sind, so gut umzugehen, dass nicht nur Sie selbst übermorgen oder in zwei Jahren kein Problem haben, sich damit zurechtzufinden, sondern auch Ihre Vertretung. Aber es heißt auch, dass Sie so gut damit umgehen, dass Geschäftspartnerinnen, Lieferanten und Kundschaft zufrieden mit Ihrer Arbeit sind.
Wie sieht das im Einzelnen aus? Hier ein paar Beispiele.
Reaktiv antworten = verlässlicher kommunizieren
Aus Zeitgründen schmoren Briefe und E-Mails im Posteingang oft vor sich hin. Diese Zeit sollten Sie sich aber nehmen, denn Kommunikation ist das, mit dem Sie nach den guten Dienstleistungen und Produkten die meisten Punkte bei Ihren Kunden und Geschäftspartnerinnen sammeln können.
Tragen Sie sich deshalb täglich in Ihren Arbeitsplan www.buero-kaizen.de/wochenplaner/ einen Termin oder zwei zur Beantwortung Ihrer Post ein. Tun Sie dies täglich, bleibt bald nichts mehr liegen und Ihre Kommunikation wird wieder verlässlich. Mehr Tipps für Ihre E-Mail-Kommunikation finden Sie übrigens in meinem kostenlosen E-Book „E-Mail-Stress ade“.
Reaktiv abarbeiten = schneller erledigen mit der 5-Minuten-Regel
Wenn Sie eingehende E-Mails, Post, Telefonate oder Aufgaben in weniger als 5 Minuten bearbeiten können – dann tun Sie es. Nehmen Sie sich am Tag zu bestimmten Uhrzeiten ein wenig Zeit hierfür – auch so können Sie Ihre Kommunikation auf ein anderes Level bringen.
Sie denken, Sie sind schon effizient genug beim Abarbeiten dieser Dinge? Machen Sie doch mal unseren Schnelltest mit!
Reaktiv erledigen = blitzschnell mit Checklisten arbeiten
Bei wiederkehrenden Abläufen haben sich Checklisten sehr bewährt. Denn müssen wir nicht lange nachdenken, was alles zu tun ist, sondern können nur eine Liste abarbeiten, sind wir sehr viel schneller. Einige dieser Checklisten finden Sie in unserem Downloadcenter.
Reaktiv ablegen = alles in unter 1 Minute finden
Wussten Sie, dass wir bis zu einer Stunde am Tag mit Suchen verbringen? Schaffen Sie sich daher ein sinnvolles Ablagesystem, mit dem Sie und Ihre Urlaubs- und Krankheits-Vertretung alles in unter einer Minute finden können.
Reaktiv verteilen = Workflow optimieren
Werfen Sie weg, was direkt weg kann. Heben Sie nur das auf, was Sie wirklich noch benötigen, aber legen Sie das immer nur nach Ihrem neuen Ablagesystem ab, ohne Ausnahmen. Geben Sie Dokumente und Mails sofort an die Zuständigen weiter, dann können Sie sich wieder auf Ihre eigene Arbeit konzentrieren. Und wenn Sie merken, dass Sie einfach zu viele Aufgaben haben, dann lesen Sie doch einmal hier weiter über den Turbo-Modus.
Je schneller Sie ein grundlegendes System in Ihre Arbeit bringen, desto schneller und effizienter können Sie arbeiten. Sie sparen sich lange Suchzeiten, das immer wieder neue Einarbeiten in die Materie, weil Sie nochmal und nochmal drangehen, und Sie sparen sich auch die innere Unruhe, die dies erzeugt, und können stattdessen Ihren Feierabend ausgiebig genießen.
