Outlook- und Word-Schnellbausteine exportieren: So übertragen Sie Ihre Textbausteine auf einen neuen PC

Schnellbausteine in Outlook und Word (auch Textbausteine genannt) sparen Zeit und erleichtern den Arbeitsalltag. Mit nur einem Klick lassen sich vorgefertigte E-Mail-Texte oder Dokumentvorlagen einfügen. Doch was tun, wenn ein neuer PC genutzt wird oder die Bausteine mit anderen geteilt werden sollen? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Outlook- und Word-Schnellbausteine exportieren und auf einem neuen Rechner oder bei anderen Kollegen und Kolleginnen wiederherstellen.

1. Wo sind die Schnellbausteine in Word und Outlook abgespeichert?

Um zu wissen, wo Sie Ihre Schnellbausteine im Explorer suchen müssen, können Sie zunächst in Word nachsehen, in welchem Format sie gespeichert sind. Standardmäßig speichert Word die Textbausteine in der Datei „Building Blocks.dotx“. Alternativ kann dies auch in der Datei „Normal.dotm“ erfolgen.

• Öffnen Sie die Word-Anwendung und klicken Sie auf die Registerkarte → Einfügen und dann auf die Menü-Schaltfläche → Schnellbausteine.
• Klicken Sie einen von Ihnen angelegten Schnellbaustein mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster den Befehl → Eigenschaften bearbeiten. In der Zeile → Speichern in sehen Sie nun, in welcher Datei Ihre Schnellbausteine liegen.

Wenn Sie in Outlook nachsehen möchten, in welchem Format die Schnellbausteine gespeichert sind, funktioniert das auf die gleiche Weise. Klicken Sie dazu im Reiter auf Einfügen → Schnellbausteine → Rechtsklick auf den Textbaustein → Eigenschaften bearbeiten.

2. Anleitung: So exportieren Sie Schnellbausteine auf einen neuen Rechner

In den Desktop-Varianten von Word und Outlook fehlt leider die Funktion, die Schnellbausteine mit einem anderen Rechner synchronisieren zu können. Daher muss die jeweilige Datei manuell in das entsprechende Verzeichnis des neuen bzw. anderen Computers kopiert werden. Dies ist jedoch kein Hexenwerk und geht recht schnell und einfach – folgen Sie einfach den Schritten in dieser Kurzanleitung.

2.1 Schnellbausteine aus Word auf einen neuen Rechner exportieren

Es spielt keine Rolle, ob sich Ihre Schnellbausteine in der Datei „Building Blocks.dotx“ oder „Normal.dotm“ befinden. Sie müssen diese Datei nur vom lokalen Speicherort Ihres alten Computers an den gleichen Speicherort Ihres neuen Computers kopieren.

• Öffnen Sie dazu Ihren Datei-Explorer und geben Sie oben in der Adresszeile → %appdata% ein.
• Drücken Sie die Eingabetaste und navigieren Sie nacheinander zu den Ordnern → Microsoft → Document Building Blocks → 1031 und → 16.

• Falls Sie auf Ihrem neuen Rechner noch keine Text- oder Schnellbausteine angelegt haben, kopieren Sie die Datei „Building Blocks.dotx“ auf einen USB-Stick, senden Sie sie per E-Mail oder speichern Sie sie in der Cloud. Haben Sie bereits neue Word-Textbausteine erstellt, erstellen Sie eine Kopie der Datei, benennen Sie sie in „Building Blocks 2.dotx“ um und kopieren Sie diese anschließend.

Den Speicherort für die Datei „Normal.dotm“ finden Sie unter dem Navigationspfad → Microsoft → Templates. Erstellen Sie eine Kopie der Datei „Normal.dotm“, benennen Sie sie in „Normal2.dotm“ um und speichern Sie sie auf einem USB-Stick.

Fügen Sie nun die kopierte Microsoft-Datei wieder in das gleiche Verzeichnis auf Ihrem neuen Computer (oder dem Ihrer Kollegen) ein. Microsoft Word liest alle Dateien in diesem Vorlagenordner, also auch eine hinzugefügte „Building Blocks 2.dotx“ oder „Normal2.dotm“.

2.2 Schnellbausteine aus Outlook auf einen neuen Computer exportieren

Outlook speichert die Schnellbausteine standardmäßig in der Datei „NormalEmail.dotm“.
Die Datei finden Sie wie oben beschrieben unter folgendem Navigationspfad → C:\User\IhrBenutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

• Tipp: Geben Sie in der Adresszeile Ihres Datei-Explorers → %appdata% ein und öffnen Sie die Ordner → Microsoft und → Templates.
• Erstellen Sie eine Kopie der Datei „NormalEmail.dotm“, benennen Sie diese in „NormalEmail2.dotm“ um, kopieren Sie sie auf einen USB-Stick und fügen Sie sie an der gleichen Stelle auf Ihrem neuen Computer ein. Fertig.

3. So finden Sie die Schnellbausteine im neuen Outlook

Die Schnell- bzw. Textbausteine finden Sie im neuen Outlook unter dem Reiter „MyTemplates“ bzw. „Meine Vorlagen“.
Der Vorteil dieser E-Mail-Vorlagen ist die Synchronisation zwischen der lokalen und der Web-Anwendung. Außerdem werden Tabellen, verschiedene Schriftarten, Farben und andere Schrifteigenschaften unterstützt.

4. Extra-Tipps und Video-Tutorial: Schnellbausteine und E-Mail Vorlage erstellen

→ Schnellbaustein erstellen: Wenn Sie noch nicht wissen, wie man Textbausteine oder Schnellbausteine in Outlook oder Word erstellt, finden Sie in unserem Blogbeitrag eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
→ Kostenloses Büro-Kaizen Downloadcenter: Weitere praxisorientierte Tipps, Checklisten, Vorlagen und Anleitungen finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Downloadcenter!

Video-Tutorial: ⏳ Outlook: E-Mail Vorlage erstellen und verwenden (inkl. Schnellbausteine)

(Dauer 10:52 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. E-Mail-Vorlagen: Schnellbaustein oder .oft-Datei? 00:17
3. Schnellbausteine erstellen und einfügen 02:51
4. Outlook Vorlagen erstellen und verwenden 06:58