Schreibtisch organisieren: Tipps für mehr Ordnung und Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz

Kaum etwas lenkt mehr ab als ein unordentlicher Schreibtisch – das kennen wir alle. Doch mit den richtigen Strategien können Sie Ihren Schreibtisch organisieren und wieder für Klarheit und Struktur sorgen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Arbeitsplatz effektiv optimieren und so konzentrierter und entspannter arbeiten können.

1.  Ordnung und Sauberkeit auf Ihrem Schreibtisch: Ein Schlüssel zum Erfolg

Ein organisierter Schreibtisch ist weit mehr als nur ein optischer Vorteil – er wirkt sich spürbar auf unsere Produktivität und unser Wohlbefinden aus. Weiterhin schafft er Klarheit und reduziert die psychische Belastung, indem unnötiges Chaos beseitigt wird.
Unsere Langzeitstudie in Kooperation mit der AKAD-Hochschule zeigt deutlich, dass die Suchzeiten während der Arbeit einen erheblichen Teil einnehmen. Seit 2012 ist die Zeit, die Mitarbeiter für das Suchen nach Dateien und Dokumenten verschwenden von 13,1% auf 19,6% gestiegen. Ein besserer Überblick über zu erledigende Aufgaben und vorhandene Unterlagen erhöht die Konzentration und steigert die Qualität der Arbeit. Ein sauberer Schreibtisch und ein aufgeräumter Arbeitsplatz im Büro sorgen zudem für eine körperliche Entlastung, die sich auch nach Feierabend wie eine Befreiung anfühlt. Aber nicht nur für Sie selbst bietet ein organisierter Schreibtisch einen Vorteil. Er wirkt professionell und vertrauenserweckend auf andere Kollegen und externen Besuch, wie zum Beispiel Kunden.
Die Vorteile liegen also auf der Hand: mehr Effizienz, gesteigertes Wohlbefinden und die Freiheit, sich voll und ganz auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können.

2. Weniger ist mehr: So bringen Sie Klarheit auf Ihren Schreibtisch

Ein aufgeräumter Schreibtisch beginnt mit einem mutigen Schritt: dem Wegwerfen. Nicht selten sammeln sich über Monate hinweg Papiere, Notizen und Büroutensilien an, die Sie eigentlich gar nicht mehr benötigen. Bevor Sie mit der Organisation beginnen, räumen Sie alles von der Arbeitsfläche und sortieren Sie aus, was keinen Platz mehr verdient. Ein praktischer Tipp: Stellen Sie eine große Kiste oder einen Karton unter den Tisch. Sie bietet mehr Platz als ein Papierkorb und hat den Vorteil, dass die Unterlagen auch unzerknickt hineingelegt werden können. So haben Sie die Möglichkeit, versehentlich weggeworfene Dokumente wieder zu verwenden. Wenn Sie generell unsicher sind, ob bestimmte Dokumente endgültig entsorgt werden können oder ob Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt noch benötigen, können Sie diese Unsicherheit mit der „Wegwerfen auf Probe“ – Methode elegant lösen.
Räumen Sie anschließend die Arbeitsfläche komplett frei und überlegen Sie, welche Dinge wirklich einen festen Platz auf Ihrem Schreibtisch verdienen. Monitor, Tatstatur und Maus können natürlich bleiben. Büroutensilien wie selten genutzte Stifte, Klebeband oder die Schere lassen sich hervorragend in Schubladen am Schreibtisch oder einem zusätzlichen Rollcontainer verstauen, anstatt wertvollen Platz auf der Arbeitsfläche zu blockieren.

3. Effiziente Dokumentenorganisation für einen organisierten Schreibtisch

Sobald der Schreibtisch aufgeräumt und alle nicht mehr benötigten Unterlagen aussortiert sind, ist es wichtig, die verbleibenden Dokumente gut organisiert und sicher aufzubewahren. Ein effektives Ordnungssystem ist dabei unerlässlich, damit Sie und Ihre Kollegen jederzeit schnell und unkompliziert auf die benötigten Unterlagen zugreifen können – ohne langes Suchen.

3.1 Ordner

Eine bewährte Lösung Dokumente zu organisieren sind klassische Aktenordner. Durch eine einheitliche Gestaltung des Ordnerrückens kann die Übersichtlichkeit zusätzlich erhöht werden. Dies kann beispielsweise durch die Verwendung von Beschriftungen, Etiketten oder Farbkodierungen erfolgen. Eine klare und konsistente Kennzeichnung erleichtert nicht nur das Finden spezifischer Dokumente, sondern trägt auch zu einem professionellen Erscheinungsbild im Büro bei.

3.2 Ablagefächer

Um ein erneutes Dokumentenchaos auf Ihrem Schreibtisch zu vermeiden, legen Sie sich eine Posteingangschale zu. Diese können Sie entweder direkt auf Ihren Schreibtisch stellen oder an einen zentralen Ort im Büro. Die Posteingangsschale ist, wie der Name vermuten lässt, geeignet für die neu eingegangenen Dokumente, um diese auch vorab zu sortieren. Alles Unwichtige kommt sofort in den Papierkorb, Post für die Sie nicht zuständig sind wird direkt weitergeleitet und was sich innerhalb von 5 Minuten erledigen lässt, wird direkt erledigt. Alle anderen Poststücke erhalten einen Termin und gehen in die Wiedervorlage.
Versehen Sie Ihre Schale oder auch ihr Eingangskörbchen mit Ihrem Namen und bei Bedarf weiteren Angaben wie der Telefonnummer, der E-Mail Adresse und Position.
Natürlich gibt es auch noch weitere Ablagesysteme die Ihnen dabei helfen, Ordnung und Sauberkeit auf Ihrem Schreibtisch zu erreichen.

3.3 Digitale Ablagesysteme

Ablage- und Ordnungssysteme sind nicht nur im analogen Bereich von entscheidender Bedeutung. Gerade in einer Welt, in der die Digitalisierung eine immer größere Rolle spielt und nicht nur unser Leben, sondern auch unsere Arbeit zunehmend prägt, ist eine durchdachte Struktur unerlässlich. Hier gilt das Motto: ‚Digitalisieren statt ausdrucken‘. Hierfür eignet sich das 7-Ordner-System.
Indem wir Informationen digital erfassen, organisieren und zugänglich machen, schaffen wir nicht nur mehr Effizienz, sondern tragen auch zur Nachhaltigkeit bei. War früher noch das Foliensichtbuch eine beliebte Methode Telefonnummern und Vertretungslisten zu sammeln und griffbereit zu halten, gibt es heute Tools wie zum Beispiel OneNote von Microsoft 365, mit denen solche Informationen übersichtlich gespeichert werden können.

4. Entspanntes Arbeiten mit Organizern und einer übersichtlichen Umgebung

Vielen Büromitarbeitern fällt es in der Hektik des Tages schwer, die Ordnung auf dem Schreibtisch zu bewahren. Hier hat sich das Motto von Büro-Kaizen® bewährt:

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.

Es klingt simpel, und ist doch so effizient. Indem Sie jedem Gegenstand einen festen Platz zuweisen, lagern diese Dinge nicht mehr irgendwo, weil Sie nicht wissen wohin damit. Verwahren Sie Ihre Utensilien, die Sie öfter brauchen wie Tacker, Locher und Stifte, in der Schreibtischschublade oder in einem Rollcontainer direkt unter Ihrem Schreibtisch. Aber auch hier gilt: Weniger ist mehr. In Schubladen befinden sich oft mehr als 50 Prozent Dinge, die dort nicht hingehören. Bringen Sie Ordnung in Ihre Schubladen, damit Sie mit einem Griff finden, was Sie suchen. Dabei helfen sogenannte Organizer, die speziell für Schubladen entwickelt wurden und eine gute Sortierung ermöglichen. So finden auch Ersatzminen, die Büroklammern und das Klebeband einen festen Platz und Sie vermeiden unnötige Suchzeiten.

Doch nicht nur eine aufgeräumte Arbeitsfläche und gut sortierte Schubladen sorgen für ein entspannteres Arbeiten, auch eine strukturierte Umgebung ist von Wert. Durch die moderne Arbeitsplatzeinrichtung mit höhenverstellbaren Tischen, Monitoren und Ladegeräten sind diverse Kabel unvermeidbar. Ein durchdachtes Kabelmanagement sorgt nicht nur für mehr Ordnung, sondern verhindert auch, dass der Kabelsalat zu einem störenden Hindernis wird.

5. Schreibtisch organisieren zur Gewohnheit machen

Hinter den meisten Aufräumaktionen steckt jedoch kein strukturiertes Ordnungskonzept. Es braucht nur etwas Hektik und schon bricht erneutes Chaos aus. Haben Sie Ihren Schreibtisch also einmal aufgeräumt und ein funktionierendes System für sich gefunden haben, ist es das Ziel, dieses auch zu behalten. Führen Sie Rituale ein, die Ihnen helfen, diese Ordnung dauerhaft aufrechtzuerhalten. Räumen Sie zum Beispiel jeden Tag Ihren Schreibtisch auf. So können Sie den Arbeitstag auch mental besser abschließen und am nächsten Morgen frisch in den Tag starten.
Werfen Sie auch einen Blick auf die 5S/5A-Methode für weitere Tipps zur Aufrechterhaltung der Ordnung.

6. Video-Tutorial digitales Ablagesystem 

Wie Sie mit Hilfe des 7-Ordner-Systems Ihre Daten digital organisieren können, erfahren Sie im folgenden Video.

(Dauer: 10:15 Minuten)

Inhalt des Videos-Tutorials: 

1.  Einleitung 00:00
2. Übersichtliche erste Ordner-Ebene 00:38 
3. Sortierung erzwingen durch Zahlen 01:31 
4. Projektordner brauchen ein Archiv 02:21 
5.  Arbeit mit Jahresordnern 04:37
6. Neue Datei gleich an richtiger Stelle speichern 05:59
7. Datei-Explorer an der richtigen Stelle starten 07:09 
8.  OneNote Notizbücher & geteilte Dateien jeweils in einem Ordner sammeln  07:59