SeminarisExpress Nr. 144 Ausgabe 2/2014 – Endlich Ordnung im E-Mail-Fach

Giengen – E-Mails sind grundsätzlich eine tolle Sache. Aber inzwischen sind sie für viele Geschäftsführer, Führungskräfte oder Azubis zur Plage geworden: zu viele Informationen, zu lange Suchzeiten und zu häufige Arbeitsunterbrechungen. Jürgen Kurz verspricht mit seinem neuen Buch: „Für immer aufgeräumt – auch digital“. Ein Buchtipp für die Leserinnen und Leser des SeminarisExpress.


Der Geschäftsführer der Giengener Tempus GmbH beschäftigt sich schon lange mit Büro-Effizienz, tourt durch Deutschland und räumt im Auftrag von Handwerksbetrieben, produzierenden Unternehme oder Versicherungen elektronische Postfächer auf. In seinem neuen Buch vermittelt der Fachmann für Büro-Kaizen den Lesern auf 128 Seiten jede Menge praktische Tipps zum Umgang mit E-Mails.

Das größte Kapitel widmet der mehrfache Buchautor dem Thema Ablagestruktur, denn die kürzlich veröffentliche Studie der Arbeitseffizienz der Leipziger AKAD-Hochschule zusammen mit Tempus belegt, dass 13 Prozent der Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen verloren geht. Das Buch enthält zahlreiche Download-Möglichkeiten, die die tägliche Flut der elektronischen Post kanalisieren.


3 Tipps zur Ordnung in der E-Mailablage

Feste Lesezeiten: Schalten Sie am Rechner all akustischen und optischen Posteingangssignale aus. Dreimal am Tag Nachrichten lesen und beantworten reicht aus.

E-Mails sofort bearbeiten: Lesen Sie Mails, wenn Sie Zeit zum Bearbeiten haben. Dabei gilt: Alles, was sich in fünf Minuten erledigen lässt, sofort erledigen. Alles andere löschen Sie, delegieren Sie oder tragen sich in Ihre To-do-Liste ein.

Mail-Ablage: Orientieren Sie sich bei der Ordnerstruktur an der Papierablage. Erfahrungen zeigen, dass sieben bis zehn Ordner je Ebene und zwei bis drei Ebenen gut handelbar sind.


Viele Downloads zum Thema finden Sie auch auf der Homepage www.buero-kaizen.de. Weitere wertvolle Tipps entdecken Sie in dem Buch von Jürgen Kurz: „Für immer aufgeräumt – auch digital. So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos“. Gabal 2014. ISBN 978-3-86936-561-9. Preis: 19,90 Euro.