Eine Serienmail kann eine sinnvolle Sache sein. So können Sie eine Nachricht an einen großen Empfängerkreis versenden, ohne jeden Adressaten einzeln anschreiben zu müssen. Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie auf ein extra Serienmail-Tool verzichten und dennoch eine personalisierte Anrede benutzen.
Inhaltsverzeichnis
Serienmail in Outlook: Die Vorbereitung
Die Office-Produkte von Microsoft mögen hervorragend sein in der Anwendung, selbsterklärend und logisch aufgebaut. Eines aber sind sie ganz sicher nicht: intelligent im Sinne von mitdenkend. So kann Outlook beispielsweise nicht wissen, welches Geschlecht ein beliebiger Kontakt aus dem Adressbuch hat. Legen wir zusammen einen neuen Kontakt an. Zuerst klicken Sie links unten auf Kontakte → Neuer Kontakt → geben Sie nun Ihre Daten ein.
Wenn Sie eine Serienmail mit der korrekten Anrede „Sehr geehrte Frau“ und „Sehr geehrter Herr“ für jeden Adressaten erstellen möchten, kommen Sie nicht drumherum, zunächst einmal alle Kontakte zu bearbeiten, die später in der Outlook-Serienmail angeschrieben werden sollen. So müssen Sie zum Beispiel aus einer Gabriele Mustermann eine Frau Gabriele Mustermann machen – denn über die Zusätze „Frau“ respektive „Herr“ steuert Outlook später die richtige Anrede.
Serienmail in Outlook: Adressen auswählen
Zu Beginn, nachdem Sie Outlook geöffnet haben, klicken Sie unten links auf das Personensymbol. Damit gelangen Sie in jenen Bereich von Outlook, in dem Ihre Kontakte gespeichert sind. Alle Kontakte, die Sie mit Ihrer Serienmail erreichen möchten, haben Sie ja im ersten Schritt bereits mit der treffenden Anrede versehen. Bleiben Sie im Reiter „Start“ und suchen Sie das Feld mit der Aufschrift „Serien-E-Mails“, das Sie direkt anklicken. Nun öffnet sich ein neues Fenster mit der Bezeichnung „Kontakte zusammenführen“.
Wenn Sie eine neue Serienmail in Outlook generieren möchten, dann legen Sie einfach ein neues Dokument an, indem Sie in diesem Fenster den entsprechenden Punkt markieren. Bei Dokumenttyp stellen Sie „Serienbriefe“ ein, bei der Frage nach der Zusammenführung wählen Sie E-Mail und rechts können Sie einen beliebigen Betreff aussuchen. Das, was Sie in dieses Feld hineinschreiben, wird später zum Betreff Ihrer Serienmail. Wichtig ist auch, dass Sie wirklich nur die gewünschten Kontakte wählen.
Mit einem Klick auf „OK“ startet Word. Dort schreiben Sie jetzt den Text, der den Inhalt Ihrer E-Mail bilden soll. Die Grußformel allerdings lassen Sie weg – diese fügt Outlook später automatisch hinzu.
Serienmail in Outlook: Grußformel individualisieren
Nun geht es an die Aufgabe, die Grußformel für jeden Adressaten zu personalisieren. Dazu wählen Sie in Word zunächst die Registerkarte „Sendungen“ und klicken dann auf den kleinen Button „Regeln“. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Option „Wenn… Dann… Sonst…“.
Nun füllen Sie die Felder exakt so aus, wie im nachfolgenden Bild dargestellt. Achten Sie aber darauf, dass Sie nach den Grußformeln „Sehr geehrte Frau“ und „Sehr geehrter Herr“ ein Leerzeichen einfügen, da sonst die Anrede und der Nachname nicht getrennt werden.
Das sieht schon mal ganz gut aus, doch richtig rund wird die Anrede natürlich erst, wenn auch der Name jedes einzelnen Empfängers angegeben ist.
Serienmail in Outlook: Name und Vorname hinzufügen
Ohne den Vornamen und den Familiennamen ist ein „save the date“ und später auch die Einladung nicht wirklich schön. Selbstverständlich gibt es die Möglichkeit, die Namen hinzuzufügen. Dafür klicken Sie im Word-Dokument, in dem Sie Ihren Text verfasst haben, auf das Symbol bei „Seriendruckfeld einfügen“, und zwar nur auf das Symbol. Im sich öffnenden Fenster wählen Sie nacheinander die Felder „Vorname“ und „Nachname“. Im Word-Dokument müssen Sie nun manuell ein Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname einfügen. Hinter den Nachnamen setzen Sie außerdem noch ein Komma.
Der Rest ist rasch erledigt – wenn Sie oben rechts im Feld „Fertig stellen und zusammenführen“ die Option „E-Mail-Nachrichten senden“ wählen, dann wird die Datei sofort per Outlook versendet. Ob es geklappt hat, sehen Sie, indem Sie in Outlook im Ordner „Gesendete Elemente“ prüfen, ob die Nachricht auch tatsächlich verschickt worden ist.
Serienmail in Outlook: Nachteile
So weit, so gut. Die Serienmail birgt allerdings auch einige Fallstricke – und zwar, was die Darstellung angeht. Einige Empfänger Ihrer Serienmail können nämlich mit der Ansicht des Inhalts Probleme bekommen. Das liegt in den meisten Fällen ganz einfach daran, dass viele Empfänger viele unterschiedliche Versionen von MS Outlook verwenden. Und jede Outlook-Version nutzt ganz einfach eine unterschiedliche Engine. Besitzt der Empfänger Ihrer Serienmail eine Version von Outlook, die älter ist als Ihre Variante, dann kommt es bei der Darstellung höchstwahrscheinlich zu Problemen.
Das ist schlecht, weil der Adressat beim Öffnen der Mail unzufrieden ist, schließlich lassen sich die Inhalte nicht darstellen. Wenn Sie die Outlook-Funktion des Serienbriefs zum Beispiel nutzen, um regelmäßig Newsletter an eine bestimmte Kontaktgruppe zu versenden, wird das dazu führen, dass die Newsletter-Mail nach einiger Zeit von einigen Empfängern ungelesen gelöscht wird – oder sich einige Adressaten aus der Verteilerliste austragen. Beides kann nicht in Ihrem Sinn sein. Gerade dann nicht, wenn es sich bei dem Mailing um ein wichtiges Instrument aus dem Marketing handelt.
Die falsche Darstellung einer Serien-E-Mail kann außerdem dazu führen, dass Ihre Nachricht gar nicht im Posteingang des Adressaten auftaucht, sondern direkt im Spam-Ordner landet – Ihre IP-Adresse wird dann vom Empfänger blockiert. Das ist deswegen ärgerlich, weil jetzt keine Mail von Ihnen mehr zugestellt werden kann.
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