SharePoint-Dateien lokal mit einem PC synchronisieren, in den Explorer einbinden und offline ohne Internetverbindung bearbeiten

Wer beruflich viel unterwegs ist, muss auch offline auf seine SharePoint-Dateien zugreifen können. Mit dem Synchronisierungs-Client lässt sich SharePoint in den Explorer einbinden, sodass alle während der Offline-Bearbeitung vorgenommenen Änderungen automatisch zwischen dem PC und den SharePoint-Originalen (auf dem Unternehmensserver oder in der Office 365 Cloud) abgeglichen werden. Wie einfach das geht, erfahren Sie hier.

1. SharePoint synchronisieren und in den Explorer einbinden: Der Umweg über OneDrive erklärt

Viele wissen gar nicht, das Microsofts jüngeres OneDrive (*2007) auf der schon etwas länger existierenden SharePoint-Technologie basiert (*2001). Eine Neuerung von OneDrive ist dabei die Möglichkeit der Offline-Synchronisation der Daten mit einem PC, Mac oder mobilen Endgeräten (Smartphone und Tablet). Das ist auch der Grund, warum das Synchronisieren von SharePoint-Bibliotheken und Dateien für das Offline-Bearbeiten auf einem PC auch über den Umweg des OneDrive Synchronisierungs-Clients erfolgt. So muss Microsoft das Rad nicht zweimal erfinden. Dieser App-Wechsel beim Synchronisierungsvorgang führt bei „uneingeweihten“ Nutzern anfangs häufig zu Irritationen.
OneDrive ist Microsofts Hybridcloudspeicherlösung im Office 365 Universum. Hybrid, weil die Daten sowohl online über die OneDrive-Cloud (geräte- und ortsunabhängig) zur Verfügung stehen, sowie auch gleichzeitig über eine Desktop-App lokal auf der Festplatte des PCs abgespeichert werden können. Die Synchronisation zwischen diesen beiden Welten erfolgt dann automatisch, sobald neue Änderungen abgespeichert werden bzw. in benutzerdefinierten Intervallen. Wenn die SharePoint Dateien nun offline auf einem PC bearbeitet werden, werden die neuen Dateiversionen/Änderungen automatisch synchronisiert, sobald das Gerät wieder mit dem Internet verbunden und damit online ist.

2. Wie Sie Dateien aus SharePoint heraus mit Ihrem PC synchronisieren

Einen SharePoint-Ordner zu synchronisieren und in den Explorer einzubinden ist schnell erledigt. Hierfür müssen sie lediglich zu Ihrer SharePoint-Bibliothek navigieren, die Sie offline auf Ihrem PC synchronisieren wollen und klicken in der horizontalen Menüleiste oben auf die Schaltfläche → Synchronisieren.
Falls Ihr Computer Sie nun um die Erlaubnis zum Start von OneDrive fragt (= Wechsel der App), einfach mit → Ja bestätigen.
Melden Sie sich anschließend gegebenenfalls mit Ihrem OneDrive-Konto an.

Hinweis: Falls Sie OneDrive noch nicht auf diesem Gerät verwendet haben, folgen Sie an dieser Stelle zunächst den Installationshinweisen.
Wenn sich ein Dialog öffnet, in dem Sie gefragt werden: „Welche Bibliothek soll synchronisiert werden?“, dann ist Ihre Website nicht für die Synchronisierung mit der OneDrive-Synchronisierungs-App eingerichtet.

3. Die SharePoint-Dateien nach der Einbindung in den Explorer offline auf Ihrem PC bearbeiten

Der OneDrive Synchronisierungsassistent legt automatisch einen neuen, eigenen Ordner mit dem Namen Ihres Unternehmens auf der lokalen Festplatte an (der Speicherort liegt im Benutzerprofil unter C:\Benutzer\…). In Ihrem Datei Explorer finden Sie diesen neuen SharePoint-Ordner nun im linken Bereich direkt neben dem OneDrive-Ordner unterhalb des Schnellzugriffbereichs. Alternativ finden Sie den Ordner auch in Ihrem Explorer-Verzeichnis „Favoriten“. Mit einem Klick auf den stilisierten Pfeil neben den Ordnernamen können Sie wie gewohnt die Verzeichnisstruktur der synchronisierten Dateien öffnen.

• Nun haben Sie einen Offlinezugriff auf alle Dateien in diesem Ordner. Das heißt, Sie können diese auch ohne Internetverbindung offline öffnen, bearbeiten und abspeichern.
• Das Synchronisieren dieser Offline-Kopien mit den Original-SharePoint-Dateien im Speicherort Ihres Unternehmens erfolgt dann automatisch immer dann, sobald Ihr Gerät wieder online ist.

Achtung: Der Speicherort für den SharePoint-Ordner auf Ihrem PC ist vorgegeben und kann nicht geändert werden. Wenn Sie die Dateien in einen anderen Bereich verschieben, funktioniert die Offlinesynchronisation nicht mehr. Falls Sie ein weiteres Gerät besitzen, das ebenfalls einen Offline-Zugriff auf die SharePoint-Dateien erhalten soll, dann müssen Sie diese Schritte mit dem entsprechenden Gerät wiederholen.

4. Erklärung der OneDrive-Symbole in Ihrem Explorer-Fenster

Nur Online:
Wenn Ihnen ein blaues Wolkensymbol neben Ihrer OneDrive Datei erscheint, heißt das, dass Ihnen diese Datei lediglich online zur Verfügung steht. Damit wird kein Speicherplatz auf Ihrem Computer belegt. Die Datei wird erst beim Öffnen auf Ihren Rechner heruntergeladen.

Verfügbar auf einem Gerät:
Ein grüner Haken in einem weißen Kreis markiert die Dateien, die auf Ihrem Rechner heruntergeladen wurden und offline zur Verfügung stehen.
Laden Sie nun eine nur online verfügbare Datei herunter, so wird diese automatisch zu einer lokal verfügbaren Datei. Diese können Sie nun jederzeit ohne Internetverbindung öffnen und bearbeiten. Möchten Sie Speicherplatz sparen, können Sie die Datei wieder auf „nur online verfügbar“ setzen – ganz einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Speicherplatz freigeben auswählen.

Immer behalten auf diesem Gerät:
Mit einem weißen Haken in einem grünen Kreis werden die Dateien gekennzeichnet, die dauerhaft auf Ihrem Gerät verfügbar sind.
Nur Dateien, die als immer auf diesem Gerät speichern markiert sind, bekommen einen weißen Haken in einem grünen Kreis als OneDrive Symbol. Sie sind immer auf Ihrem Gerät verfügbar, verbrauchen allerdings auch Speicherplatz. Zum Offline-Arbeiten sind das die perfekten Dateien.

5. Wie Sie die Offline-Synchronisierung von SharePoint-Dateien und SharePoint-Ordnern mit Ihrem PC wieder aufheben

Ganz klar. Eine Freigabe und auch Synchronisierung muss auch wieder aufgehoben und beendet werden können. Gehen Sie dafür einfach wie folgt vor.

• Öffnen Sie OneDrive durch einen Klick auf das OneDrive-Cloudsymbol rechts unten in Ihrer Windows-Taskleiste. (Nutzen Sie dafür notfalls den Pfeil → Ausgeblendete Symbole einblenden.)
• Klicken Sie dann auf das Zahnrad und in dem sich öffnenden Kontextmenü auf den Befehl → Einstellungen.
• In der Registerkarte → Konto finden Sie nun die Liste mit allen Ordnern, Bibliotheken und Websites, die OneDrive mit diesem PC synchronisiert.
• Treffen Sie die Auswahl, welche Synchronisierungen mit diesem PC beendet werden sollen und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Ok.

Hinweis: Von der Beendigung/Aufkündigung der künftigen Synchronisierung bleiben die lokal auf Ihrem PC abgespeicherten SharePoint-Kopien zunächst unberührt, also erhalten. Es werden einfach künftig nur keine Änderungen mehr abgeglichen. Falls gewünscht, müssen Sie die lokalen SharePoint-Kopien auf diesem PC also anschließend noch manuell löschen.

6. Video-Tutorial zum Thema SharePoint-Synchronisation beenden

Im nachfolgenden Video erfahren Sie noch ein mal Schritt für Schritt wie sie SharePoint-Synchronisation wieder beenden können.

🔄️ OneDrive & SharePoint Synchronisation beenden (Ordner aus Explorer entfernen)

(Dauer 05:26 Minuten)

Inhalte des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. So werden SharePoint Ordner synchronisiert 00:21
3. SharePoint & OneDrive Synchronisation im Explorer beenden 01:55