SharePoint: Neue Website als Unterseite, Websitesammlung oder Hub Site erstellen?

Wer eine neue Intranet-Webseite mit SharePoint erstellen will, stand bislang als erstes vor der Wahl: Als Unterseite oder als neue Webseitensammlung? Beides hat seine Vor- und Nachteile. Mittlerweile gibt es aber auch einen dritten Weg, der vieles einfacher macht. Hier zeigen wir Ihnen die wesentlichen Unterschiede beim Website-Erstellen mit SharePoint!

SharePoint Website erstellen – Drei unterschiedliche Wege

Bislang gab es zwei grundsätzlich verschiedene Strategien und Vorgehensweisen, um eine neue Website in SharePoint zu erstellen. Entweder als „Unterwebseite“ (Sub Site) oder in Form mehrerer separater „Webseitensammlungen“ (Site Collections). Beides hat jeweils unterschiedliche Vorteile und Nachteile. Zum Glück gibt es mittlerweile seit Mitte 2018 aber auch einen „Dritten Weg“, der das beste aus den beiden bisherigen Ansätzen vereint: Die „Hub Sites“. Was die Hub Sites für das Erstellen von Websites in SharePoint Neues bringen, erfahren Sie in dieser Anleitung.

Erster Weg: Hierarchische Untersites in SharePoint erstellen

Bevor Sie eine Untersite erstellen können, müssen Sie zuerst eine Website erstellen. Dies funktioniert so:

1. Öffnen Sie SharePoint
2. Klicken Sie auf + Website erstellen
3. Entscheiden Sie sich entweder für die Teamwebsite oder Kommunikationswebsite
4. Geben Sie Ihren Websitename und eine Websitebeschreibung an
5. Fügen Sie Mitglieder hinzu
6. Danach klicken Sie auf fertigstellen und schon haben Sie Ihre Website erstellt.

Nachdem Sie Ihre Website erstellt haben, können Sie nun Untersites erstellen.

Dies funktioniert wie folgt:

1. Öffnen Sie Ihre Website in SharePoint
2. Klicken Sie auf + Neu
3. Danach auf Seite 
4. Nun wählen Sie ein beliebiges Layout und klicken danach auf Seite erstellen
5. Bearbeiten Sie nun ganz individuell Ihre Untersite.

Vorteile und Nachteile von hierarchischen Untersites in SharePoint:

Zweiter Weg: Websitesammlung in SharePoint erstellen

In der Regel verwenden Sie die Website für die SharePoint-Zentraladministration, um eine Websitesammlung in einer eigenständigen Bereitstellung zu erstellen.

So erstellen Sie eine Websitesammlung mithilfe der Zentraladministration

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die folgenden Administratorrechte verfügen:
   • Zum Erstellen einer Websitesammlung müssen Sie auf dem Computer, auf dem die Website für die SharePoint-Zentraladministration ausgeführt wird, Mitglied der SharePoint-Gruppe Farmadministratoren sein.
2. Öffnen Sie die Zentraladministration, und klicken Sie im Abschnitt „Anwendungsverwaltung“ auf „Websitesammlungen erstellen“.
3. Wenn die Webanwendung, in der die Websitesammlung erstellt werden soll, auf der Seite Websitesammlung erstellen im Abschnitt Webanwendung nicht ausgewählt ist, klicken Sie im Menü Webanwendung auf Webanwendung ändern, und klicken Sie dann auf die Webanwendung, in der die Websitesammlung erstellt werden soll.
4. Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung den Titel und die Beschreibung für die Websitesammlung ein.
5. Wählen Sie im Abschnitt Websiteadresse den Pfad aus, der für die URL verwendet werden soll, beispielsweise einen Pfad mit Platzhalterinklusion wie /sites/ oder das Stammverzeichnis /.Wenn Sie einen Pfad mit Platzhalterinklusion auswählen, müssen Sie auch den Websitenamen eingeben, der in der URL der Website verwendet werden soll.
6. Wählen Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl aus der Liste Vorlage auswählen die gewünschte Registerkarte für die Websitesammlung aus ( Zusammenarbeit, Unternehmen oder Veröffentlichung). Wählen Sie anschließend die Vorlage aus, die Sie für die Website auf oberster Ebene in der Websitesammlung verwenden möchten. Sie können auch die Registerkarte Benutzerdefiniert öffnen, um eine leere Seite zu erstellen und erst später eine Vorlage anzuwenden.Eine Beschreibung für die von Ihnen gewählte Vorlage wird unterhalb der Vorlagenliste angezeigt.
7. Geben Sie im Abschnitt Primärer Websitesammlungsadministrator den Benutzernamen (im Format DOMÄNE\Benutzername) des Benutzers ein, der Administrator der Websitesammlung wird.
8. Geben Sie im Abschnitt Sekundärer Websitesammlungsadministrator den Benutzernamen für den sekundären Administrator der Websitesammlung ein.
9. Wenn Sie Kontingente zum Verwalten des Speichers für Websitesammlungen verwenden, klicken Sie im Abschnitt „Kontingentvorlage“ in der Liste „Kontingentvorlagen auswählen“ auf eine Vorlage, und klicken Sie dann auf „OK“.

Vorteile und Nachteile von Websitesammlungen in SharePoint:

Dritte Weg: Neue Website mit Hub Sites in SharePoint erstellen

Mit den Hub Sites hat Microsoft eine neue und lange nachgefragte Option für das Erstellen von Websites in SharePoint eingeführt. Mit den Hubs lässt sich das SharePoint-Intranet, wie bei den Webseitensammlungen, in übersichtlichere thematische Blöcke gliedern. Gleichzeitig werden jedoch, wie bei den Unterseiten, die Seiteneinstellungen übernommen sowie auch eine globale Navigation ermöglicht.

• Dafür müssen die einzelnen themen- oder projektgetriebenen Hub Sites allerdings (derzeit noch) zunächst in PowerShell angelegt werden (Administratorrechte benötigt).
• Dabei werden zugleich bestimmte Personen als Hub-Chefs festgelegt (Principals), die dann in der Folge den Hub Site eigenverantwortlich weiterverwalten und beliebige Unterseiten erstellen können.

Die Vorteile der Hub Sites in SharePoint:

• Beliebige separate Webseitensammlungen (Site Collections) lassen sich in einem Hub Site vereinen, was eine gemeinsame Navigation und Sicherheitseinstellungen ermöglicht.
• Das SharePoint-Intranet kann mit Hilfe der Hub Sites somit in einzelne Themenblöcke, Projekte oder Kampagnen aufgeteilt werden, ganz wie bei den Webseitensammlungen. Das erleichtert den Überblick.
• In den Hub Sites können alle dafür berechtigten Personen flexibel neue Websites erstellen. Die grundlegenden Einstellungen werden dabei, wie bei den Unterseiten, vererbt. Das macht es einfacher, als bei den Webseitensammlungen.
• Die Hub Sites lassen sich ganz einfach, anders als die Unterseiten, ohne Migrations-Tool reorganisieren und umordnen.
• Die Hub Sites werden auf der ersten Ebene der globalen SharePoint-Navigation automatisch verlinkt, was eine übergeordnete Navigation ermöglicht.
• Der Umfang eines Workflows mit zusätzlichen Arbeitstools aus Office 365 kann auf die Websites einer Hub Site beschränkt werden.
• Die Suchfunktion nach Inhalten funktioniert in dem gesamten Bereich einer Hub Site.

Die neu erstellten SharePoint-Websites mit den passenden Groups-Tools ausrüsten

Die einzelnen Hub Sites können nun mittels des Office 365 Tools „Groups“ noch mit dem jeweils benötigten und passenden Workplace und Werkzeugkasten ausgestattet werden. Groups ist dabei kein gewöhnliches Kollaboration-Tool, das Menschen mit einander verbindet, sondern es gruppiert andere Anwendungen und bildet somit eine Art Klammer um ein beliebig zusammengestelltes Tool-Set.

• So können z.B. das Kommunikationstool Teams, das Projektplanungstool Planner, das Umfragetool Forms und die anderen Office 365 Tools über Groups in den Workspace eingebunden werden.
• Der große Vorteil ist, dass die Zugriffsrechte eines neu hinzugefügten Teilnehmers dann nicht mehr in jedem einzelnen Tool eingestellt werden müssen, sondern über Groups für das gesamte Tool-Set auf einmal erfolgt.
• Wie Sie einen Workspace, bzw. eine Tool-Gruppe, mit Groups einrichten, lesen Sie hier → „Microsoft Groups: Anleitung für das Erstellen der richtigen Kollaborationtool-Gruppe“.

Praktische Office 365 Tools

In Office 365 gibt es viele interessante Tools für eine produktivere Zusammenarbeit in Unternehmen, die Sie den neu erstellten Webseiten in SharePoint hinzufügen können. So können Sie in jedem thematischen Hub Site mittels Groups auch gleich das passende Werkzeug bereitstellen. Einige besonders praktische Office 365 Tools haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

• Microsoft Forms: Mit Forms können Sie schnell und einfach Online-Umfragen und Fragebögen erstellen, z.B. um in dezentral verteilten Teams Online-Abstimmungen abzuhalten, Feedback und Ideen zu bestimmten Themen einzusammeln oder auch Online-Quiz-Rätsel zu erstellen. Die Teilnehmer benötigen dafür lediglich einen Webbrowser → „Microsoft Forms (2): Anleitung für das kostenlose Web-Umfrage-Tool“.
• Microsoft Planner: Der Planner ist eine Kollaboration-Plattform für das einfache und übersichtliche Planen von Projekten, das Verteilen der Aufgaben und Verwalten der Bearbeitungsfortschritte. Für die einfachere Zusammenarbeit stehen darüber hinaus eine gemeinsame Dateiablage, ein Chat, Projektkalender und ein gemeinsames Projektnotizbuch zur Verfügung → „Microsoft Planner (2): Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool“.
• In unserem Büro-Kaizen-Blog finden Sie zudem einen Überblick über weitere spannende Office 365 Tools, wie z.B. Delve, Dynamics, Flow, Yammer, Teams und To-Do. Praxisrelevante Checklisten, Tipps und Vorlagen finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center.

(Dauer 9:41 Minuten)

Inhalt:
1. Was ist SharePoint? (00:44)
2. Wie kann ich auf SharePoint zugreifen? (02:18)
3. Anlegen einer SharePoint-Seite (03:07)
4. Dateien erstellen, hochladen und bearbeiten (04:12)
5. Offline arbeiten: SharePoint mit OneDrive synchronisieren (05:14)
6. Nachverfolgung: Versionsverlauf und Änderungs-Benachrichtigungen (06:11)
7. Dateien filtern und sortieren (07:25)