Strukturiertes Arbeiten ist das A und O für mehr Effizienz und Produktivität im Büro. Denn durch ein systematischeres und planvolleres Arbeiten reduzieren Sie Leerlauf, Stress, Flüchtigkeitsfehler und den Zwang zu Überstunden – im großen Ganzen (Büro) genauso wie im eigenen Kleinen (Selbstorganisation). Die folgenden einfachen, aber wirkungsvollen Büro-Kaizen-Methoden helfen Ihnen dabei, Schritt für Schritt strukturierter und damit effektiver zu arbeiten!
Inhaltsverzeichnis
1. Was bedeutet „strukturiertes Arbeiten“ konkret? Definition & Synonyme
Eine der beliebtesten Fragen in Bewerbungsgesprächen lautet: „Geben Sie ein Beispiel, was strukturiertes Arbeiten für Sie bedeutet.“ Aber was versteht man eigentlich unter strukturiertem Arbeiten konkret? Hier die Kurzdefinition.
- Strukturiertes Arbeiten bedeutet, Aufgaben und Prozesse systematisch und organisiert anzugehen, um möglichst effizient und produktiv zu arbeiten. Gängige Synonyme sind organisiertes Arbeiten, systematisches Arbeiten und geplantes Arbeiten (auf Englisch: structured work, organized work).
- Unstrukturiertes Arbeiten bedeutet planloses Arbeiten. Gängige Synonyme sind chaotisches Arbeiten und ungeordnetes Arbeiten (auf Englisch: unstructured work, disorganized work).
![Strukturiert vs. Unstrukturiert](https://www.buero-kaizen.de/wp-content/uploads/strukturiertes_arbeiten_vergleich.jpg)
2. Studienergebnisse: So problematisch sind die Folgen unstrukturierten Arbeitens!
Unstrukturiertes Arbeiten verschwendet unnötig kostbare Arbeitszeit. Und das in rauen Mengen. Ein strukturiertes Arbeiten hingegen schützt vor unnötigen Arbeitszeitverlusten. Das enorme Ausmaß dieses Problems wird eindrucksvoll von unserer Langzeit-Effizienzstudie verdeutlicht, die wir zusammen mit der AKAD-Hochschule zwischen 2013 und 2022 durchgeführt haben. Das Ergebnis: Immer mehr der wertvollen Arbeitszeit wird durch unstrukturierte Arbeitsweisen vergeudet. Und die rasante Digitalisierung der Arbeitswelt verschärft dieses Problem anscheinend sogar noch, anstatt es zu mildern. Hier die Fakten:
- Unstrukturierte E-Mail-Bearbeitung: Der Arbeitsaufwand für die tägliche Bearbeitung der E-Mail-Flut ist in Deutschland im Durchschnitt von 102 Minuten (2013) auf 163 Minuten (2022) gestiegen (+ 63 %). Das entspricht 29,9 % der gesamten verfügbaren Arbeitszeit! Davon werden im Schnitt gefühlt 20,7 % als verschwendete Arbeitszeit wahrgenommen. Besonders ärgerlich: 12,7 % der E-Mail-Bearbeitungszeit geht für Erinnerungs- und Nachfassungsmails drauf, weil die anderen zu unstrukturiert arbeiten. Damit ist die E-Mail-Verarbeitung insgesamt eine der wichtigsten Stellschrauben für strukturelle Verbesserungen.
- Unstrukturierte Meetings: Der Zeitanteil, den Mitarbeiter in Besprechungen verbringen, ist von 2013 bis 2022 um 39 % auf 26,3 % der gesamten Arbeitszeit gestiegen. Besonders ärgerlich: 13,4 % der Besprechungszeit wird als verlorene Arbeitszeit gewertet (+ 72 %), weil viele Besprechungen häufig nicht ausreichend geplant und viel zu unstrukturiert umgesetzt werden.
- Unstrukturierte Ablagen: Die Suchzeiten für analoge Dokumente und digitale Dateien aller Art sind um rund 66 % auf nunmehr 19,6 % der gesamten Arbeitszeit explodiert. Der Hauptgrund: 69 % der Unternehmen arbeiten mit einem überwiegend gewachsenen und damit nicht hinreichend strukturierten Ablagesystem, in dem sich keiner mehr richtig auskennt.
- Unstrukturierte Teamarbeit: Hinzu kommen noch die unnötigen Arbeitszeitverluste im Projektmanagement durch unklare Absprachen (13,7 % der Arbeitszeit; + 30 %) sowie aufgrund von Schnittstellenproblemen bei der Zusammenarbeit (15,5 % der Arbeitszeit; + 14 %).
- Unklare Ziele: Auch eine fehlende Unternehmensstrategie führt zu verschwendeter Arbeitszeit, die nicht effizient genutzt wird. Dies wird noch durch eine ungenaue oder fehlende Priorisierung der Ziele flankiert.
![Arbeitszeit Studie 2022 Büro Kaizen](https://www.buero-kaizen.de/wp-content/uploads/arbeitszeit-studie-2022-buero-kaizen-2.jpg)
3. „Kann man strukturiertes Arbeiten lernen?“ Ja, mit den geeigneten Methoden ist das ganz leicht!
Die wenigsten Menschen sind völlig unstrukturiert. Die meisten haben ein vernünftiges Maß an Selbstorganisation und eine mehr oder weniger strukturierte Arbeitsweise. Aber in einem Unternehmen und im Büro muss der Anspruch noch einmal ein gänzlich anderer sein! Denn wenn lauter Individualisten nur für sich ihr eigenes Ordnungssystem verfolgen, kennt sich in der Summe trotzdem keiner mehr richtig aus. So entsteht ein wildgewachsenes Nebeneinander statt Miteinander, mit entsprechend langen Such- und Wartezeiten. Die Lösung muss somit auf zwei verschiedene Ebenen zielen.
- Ein strukturiertes Arbeitsumfeld: Eine effiziente Zusammenarbeit braucht einen strukturierten Rahmen. Und das ist eine einheitliche Ordnungsphilosophie und eine effiziente Büroorganisation. Denn wenn alles nur einen Platz hat – seinen Platz hat –, dann gehört langes Suchen der Vergangenheit an. Und wenn Routineprozesse immer gleich ablaufen – und zwar möglichst effizient –, dann kennt sich im Prinzip auch jeder mit diesen Workflows aus.
- Eine strukturierte Selbstorganisation: Innerhalb jedes Ordnungssystems gibt es in der Regel noch ausreichend Freiraum für jede(n) Einzelne(n), wie man die eigene Arbeitszeit, Aufgaben, E-Mails, Notizen, Ideen und Termine organisiert. Und oftmals gibt es dabei noch viel Luft nach oben. Dann können schon ganz einfache Methoden helfen, um diese Arbeiten strukturierter und damit deutlich effizienter, besser und schneller erledigen zu können.
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4. Methoden & Tipps für eine strukturiertes Arbeitsumfeld im Büro:
Zu den wichtigsten Parametern eines strukturierten Arbeitsumfelds im Büro zählen das gemeinsame Ablagesystem (sowohl für digitale Dateien als auch für analoge Dokumente und das Archiv), eine effiziente Büroorganisation mit einem funktionierenden Ordnungssystem (im Großen wie im Kleinen) sowie klare und eindeutige Prozesse.
Tipp 1: Etablieren Sie eine strukturierte Datei- und Dokumenten-Ablage mit System!
Egal ob analoge oder digitale Dinge. Es sollte immer das Büro-Kaizen-Prinzip „alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ gelten. Nur so können Sie wirkungsvoll Doppelablagen und lange Suchzeiten vermeiden. Mit einem sinnvoll strukturierten Ablagesystem reduzieren Sie aber nicht nur die Suchzeiten und minimieren Fehler durch mehrfach abgelegte Dateiversionen, sondern sparen sich und Ihren Mitarbeitern auch jedes Mal Zeit beim Ablegen. Dadurch steigert eine sinnvoll strukturierte Ablage die Arbeitseffizienz erheblich.
- Das Ziel ist, dass alle Mitarbeiter sämtliche Unterlagen in unter einer Minute finden können. Das gilt für aktuell laufende Projekte genauso wie für dauerhaft abgelegte Informationen (im Archiv).
- Wie Sie das optimale Ablagesystem für Ihr Unternehmen einrichten, erfahren Sie auf unserer Büro-Kaizen-Themenseite → Ablagesystem, Ordnerstruktur und Archivieren.
Tipp 2: Die Büroorganisation und das allgemeine Ordnungssystem verbessern
Eine gut strukturierte Büroorganisation verhindert Chaos und ineffiziente Arbeitsweisen und ist damit eine wichtige Basis für den gesamten Unternehmenserfolg. Zu den Kernaufgaben der Büroorganisation zählen die Bürogestaltung (Bürokonzept, Büroeinrichtung und Arbeitsplatzgestaltung), organisatorische Aufgaben (Ordnungssystem und Materialmanagement) sowie grundlegende Verhaltensregeln für die Zusammenarbeit und die interne sowie externe Kommunikation. Entscheidend ist auch hier die Kaizen-Regel: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“.
- Strukturierteres Arbeiten durch aufgeräumte Arbeitsplätze: Strukturiertes Arbeiten geht an einem aufgeräumten Schreibtisch viel einfacher als an unübersichtlichen, mit Papierstapeln, Klebezetteln und Notizen vollgemüllten Schreibtischen. Die Arbeitseffizienz durch einen sinnvoll strukturierten Arbeitsplatz verbessert sich im Schnitt um deutliche 22 %! Nutzen Sie daher für alle Einzelarbeitsplätze die erfolgreiche Büro-Kaizen-Ordnungsmethode für das → optimale Einrichten eines Arbeitsplatzes.
- Stellen Sie an jedem Arbeitsplatz eine „Posteingangsschale“ auf: Alle schriftlichen Informationen, Briefe, Notizen und Aufgaben landen in dieser Posteingangsschale. Diese ist neben ihrem digitalen Pendant – dem E-Mail-Postfach – der zentrale Ort für alle Eingänge, die den jeweiligen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin erreichen. Dadurch bleibt der Schreibtisch selbst frei und übersichtlich.
- Unter jeden Schreibtisch gehört ein Unterschrank/Rollcontainer: Dies ist der Sammelort für alle schriftlichen Unterlagen zu allen laufenden Vorgängen und Projekten. Diese Unterlagen werden am einfachsten in thematisch beschrifteten Hängeregistern eingeordnet (z.B. „Aktuelles“, „Projekt A, B, C…“, „offene Angebote“, „Termine“ etc.). Durch diese Strukturierung kann zudem auch jede Vertretung sofort den aktuellen Stand der „analogen“ Arbeiten und Absprachen in Papierform erkennen.
- Bestimmen Sie einen festen Platz für alle Büro-Utensilien: In Ihrer Küchenschublade finden Sie Messer, Gabeln, und Löffel immer sofort – denn dort haben alle ein eigenes Fach in der Schublade. Aber in der Schublade darunter wühlen Sie jedes Mal entnervt nach Schneebesen, Schöpflöffel, Eierschneider oder Korkenzieher – weil es hier kein Ordnungssystem gibt! Geben Sie daher auch Ihrem Tacker, Tesa und Taschenrechner einen festen Platz im Unterschrank Ihres Schreibtisches. Aber nur, wenn Sie diese auch regelmäßig benutzen! Denn das Materialdepot (z.B. für Ersatzstifte, Ersatzkleber, Druckerpatronen etc.) muss woanders sein. Diese gehören in einen gemeinsamen Materialschrank, dessen Bestand am besten nach dem Kanban-Prinzip mit Kanban-Karten organisiert wird. So behalten Sie stets die Übersicht über die wichtigsten Utensilien – sowohl am einzelnen Schreibtisch wie auch im gemeinsamen Materialschrank – und das, ohne dass ein Büromaterial ausgehen kann.
Tipp 3: Sorgen Sie für klare und eindeutige Prozesse – Workflows für Routineprozesse vorgeben
Schlecht abgestimmte Prozesse führen zu langen Leerlaufzeiten und unnötigen Wartezeiten. Laut einer Fraunhofer-Studie werden dadurch im Durchschnitt 32 % unserer täglichen Arbeitszeit unproduktiv verschwendet. Und das muss dann nicht selten durch Überstunden kompensiert werden. Dabei wird die Effizienz der grundlegenden Büroprozesse allerdings häufig übersehen und vernachlässigt. Hier finden Sie mehr Informationen zu der → Prozessoptimierung mit Kaizen (Schritt für Schritt)!
![strukturiertes Arbeiten am aufgeräumten Arbeitsplatz](https://www.buero-kaizen.de/wp-content/uploads/strukurietes_arbeiten_schreibtisch.jpg)
5. Methoden & Tipps für ein strukturierteres Arbeiten durch Selbstorganisation
Eine Umfrage unter 50.000 Büro-Kaizen-Newsletterempfängern, welche Themen für eine erfolgreiche Selbstorganisation am wichtigsten sind, ergab folgende drei Kernbereiche: Zeitmanagement, Aufgabenmanagement und E-Mail-Verarbeitung. Diese Problemfelder greifen ineinander und lassen sich nach dem Kaizen-Prinzip des strukturierten Arbeitens Schritt für Schritt verbessern. Denn sitzt der erste kleine Schritt, werden Sie garantiert gerne auch den zweiten Schritt machen wollen. Folgende einfache Tipps und Methoden helfen Ihnen dabei!
Tipp 4: Ein gelungenes Zeitmanagement gibt Ihrer Arbeit die nötige Struktur
Der Begriff „Zeitmanagement“ bezeichnet die Fähigkeit, die eigene Arbeitszeit so effektiv zu planen und zu nutzen, dass die gestellten Aufgaben und Ziele effizienter erreicht werden können. Das reicht von der Terminierung und Priorisierung der Aufgaben bis zum proaktiven Reduzieren von Ablenkungen für eine bessere Konzentration. Das eigene Zeitmanagement ist damit ein wesentlicher Schlüssel, um strukturierter und damit effizienter zu Arbeiten – und den Stress zu reduzieren.
- Erstellen Sie einen Wochenplan für mehr Struktur in Ihrer Arbeitszeit: In dem Outlook-Kalender kann man spielerisch einfach per Drag & Drop einen → Wochenplan aus all seinen Aufgaben und Terminen erstellen. Dabei sollten Sie jedoch zwei Dinge beachten: Die meisten Menschen überschätzen, wie viel sie innerhalb einer Woche erledigen können. Es ist allerdings frustrierend, sich ständig eine Möhre vor die Nase zu halten, die man nicht erreichen kann. Zudem kommen oft wichtige Sachen dazwischen, die einen zu eng getakteten Wochenplan über den Haufen werfen. Lassen Sie daher immer 20 bis 30 % Ihrer Arbeitszeit unverplant!
- Arbeiten Sie in festen Zeitblöcken (Time-Boxing): Das Timeboxing ist eine ziemlich einfache, aber dennoch wirkungsvolle Methode, die eigene Arbeitszeit mittels fester Zeitblöcke besser zu strukturieren. Durch den Versuch, die Zeitblöcke einzuhalten, werden die Aufgaben viel effizienter priorisiert und vor allem Kleinigkeiten deutlich schneller erledigt, bevor sie sich zu Zeitfressern addieren können. Gleichzeitig reduzieren die Zeitblöcke unnötige Ablenkungen und fördern die Konzentration und Fokussierung, weshalb die Arbeiten allgemein spürbar schneller erledigt werden können. Hier erfahren Sie, wie die Timeboxing-Methode mit Outlook, Teams und Planner funktioniert!
Tipp 5: Die eigenen Aufgaben systematisch planen, strukturieren und abarbeiten
Die Aufgabenverwaltung ist zusammen mit der E-Mail-, Kontakte- und Kalenderfunktion eine der vier Kernfunktionen in Outlook. Die Aufgabenliste ist zudem eines der wirkungsvollsten Tools für ein erfolgreiches Zeitmanagement und ein strukturierteres Arbeiten.
- Hier finden Sie unsere Büro-Kaizen-Anleitung für das → Aufgabenmanagement mit Outlook.
- Wie Sie darüber hinaus alle Ihre To-Do-Listen (digital und Papier) organisieren, zeigt unser Beitrag → Effektive To-Do-Listen (Vorlagen + Tipps).
- Wichtig ist dabei vor allem auch das richtige Priorisieren der einzelnen Aufgaben. Dabei hilft die schnelle, aber geniale → Eisenhower-Methode.
Tipp 6: Die E-Mail-Flut durch ein strukturiertes Vorgehen effizienter verarbeiten
Die „E-Mail-Flut“ ist bei vielen modernen Büroarbeitsplätzen ein großes Problem. Im Schnitt kostet die E-Mail-Verarbeitung rund 29,9 % der Arbeitszeit – pro Kopf und Tag. Durch ein strukturiertes Vorgehen beim Abarbeiten der E-Mail-Nachrichten kann die benötigte Arbeitszeit jedoch deutlich verkürzt werden.
Büro-Kaizen Schulungen, Seminare & Trainings: So können Sie und Ihre Mitarbeiter strukturiertes Arbeiten lernen!Büro-Kaizen® ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für mehr Büroeffizienz. Unsere Experten unterstützen Sie bei der Prozessoptimierung, digitalen Transformation, strategischen Beratung bis zur Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter. Zum Beispiel mit folgenden Schulungen und Trainingsangeboten:
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Extra-Tipp: Video-Tutorial „So geht erfolgreiche Selbstorganisation“
Microsoft 365 ist die führende Bürosoftware-Suite, mit einer Vielzahl nützlicher Anwendungen, wie zum Beispiel Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams, Planner, OneDrive, OneNote & Co. Was diese Microsoft 365-Apps alles können und wie sie funktionieren, erfahren Sie in den folgenden Links. Wie Sie durch eine gelungene Selbstorganisation Ihre eigene Arbeit besser strukturieren können, erklärt Ihnen zudem der Büro-Kaizen-Gründer Jürgen Kurz in unserem Video-Tutorial.
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(Dauer: 5:21 Minuten)
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