Der Projektstrukturplan ist die „Mutter aller Pläne“ und ein wesentliches Element im Projektmanagement. Denn ohne diese grundlegende Planung entstehen im späteren Projektverlauf schnell Chaos, Zeitverlust und vermeidbare Fehler. Mit den richtigen Tools und Vorlagen ist das Erstellen eines Projektstrukturplans jedoch ganz einfach. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung erfahren Sie, was Sie bei der Projektstrukturplanerstellung alles beachten müssen, welche Microsoft 365-Tools sich dafür eignen und wie Sie dabei am einfachsten vorgehen!
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)? Definitionen, Ziele, Vor & Nachteile
1.1 Definition
Ein Projektstrukturplan (PSP; auf Englisch: Work Breakdown Structure, WBS) wird auch als Arbeitsstrukturplan bezeichnet und ist sowohl das Herzstück wie auch die Grundlage einer guten Projektplanung. Für den Projektstrukturplan wird das Projekt in seine kleinsten Einheiten zerlegt (die einzelnen Aufgaben) und diese dann hierarchisch in mehreren Ebenen geclustert dargestellt. Als Darstellungsform hat sich ein Baumdiagramm etabliert (Strukturbaum), der sich von oben nach unten auffächert.
- In einem Projektstrukturplan müssen alle mit dem Projekt zusammenhängenden Aufgaben zu 100 % vollständig enthalten sein. Es dürfen weder 90 % noch 110 % sein. In einen PSP gehören also auch alle Leistungen des Projektmanagements selbst sowie auch alle extern zu erbringenden und zuzuliefernden Leistungen.
- Die Zerteilung der Gesamtaufgabe in einzelne Teilaufgaben wird so lange praktiziert, bis eine weitere Zerlegung der einzelnen Arbeitspakete nicht mehr praktikabel ist, also ein weiteres Herabbrechen der Arbeitsschritte nicht mehr sinnvoll ist.
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Ziel: |
Durch die Zerlegung des Projekts in planbare Teilaufgaben und Arbeitspakete schafft der Projektstrukturplan einen ersten vollständigen Überblick über das gesamte Projekt. Der Projektstrukturplan ist damit die initiale Planungsgrundlage für das gesamte Projekt und alle weiteren Projektpläne. Er wird daher im Projektmanagement häufig auch als „Plan der Pläne“ oder „Mutter aller Pläne“ bezeichnet. Erst darauf aufbauend kann dann die weitere Detailplanung erfolgen, wie zum Beispiel die konkrete zeitliche Termin- und Ablaufplanung, die Ressourcen- und Kostenplanung, die Aufgabenverteilung sowie auch das Risikomanagement. Durch die Zerlegung des Projekts in planbare Teilaufgaben und Arbeitspakete schafft der Projektstrukturplan einen ersten vollständigen Überblick über das gesamte Projekt. Der Projektstrukturplan ist damit die initiale Planungsgrundlage für das gesamte Projekt und alle weiteren Projektpläne. Er wird daher im Projektmanagement häufig auch als „Plan der Pläne“ oder „Mutter aller Pläne“ bezeichnet. Erst darauf aufbauend kann dann die weitere Detailplanung erfolgen, wie zum Beispiel die konkrete zeitliche Termin- und Ablaufplanung, die Ressourcen- und Kostenplanung, die Aufgabenverteilung sowie auch das Risikomanagement. |
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Vorteile: |
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Nachteile: |
Eine Projektstrukturplanung hat so gut wie keine Nachteile, außer dass für die Erstellung des PSP Arbeitszeit benötigt wird. |
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Wer? |
Der Projektstrukturplan wird vom Projektleiter bzw. Projektverantwortlichen erstellt. Da dieser jedoch möglichst viele Informationen zu dem Projekt benötigt, um alle Aufgaben möglichst gut erfassen und den Aufwand richtig einschätzen zu können, wird der Projektstrukturplan meist im Rahmen eines Workshops zusammen mit den wichtigsten Mitgliedern des Kernprojektteams erstellt. Manchmal auch im Rahmen eines Kick-off-Meetings. |
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Wann? |
Da der Projektstrukturplan die Basis für die weitere Projektplanung ist (Ablauf-, Kosten-, Ressourcenplanung etc.), wird der PSP schon in einer sehr frühen Phase der Projektplanung erstellt. Meist direkt im Anschluss an die Formulierung der konkreten Projektziele. |
1.2 Wie detailliert soll der Projektstrukturplan sein? Beispiele für einen hohen vs. niedrigen Detailgrad
Projektstrukturpläne erleichtern die Planung und Umsetzung von Projekten und sorgen dafür, dass man keine Aufgaben und Details mehr übersehen kann. Daher eignen sie sich ganz allgemein für alle Arten von Projekten quer durch alle Branchen hindurch. Zum Beispiel für Bauprojekte, Softwareprojekte, Marketingprojekte sowie Eventplanungen wie Firmenjubiläen, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Hochzeiten oder auch Büroumzüge etc.
- PSP mit hohem Detailgrad: In manchen Branchen werden Projektstrukturpläne mit einem sehr hohen Detaillierungsgrad benötigt. Das erfordert zwar anfangs mehr Aufwand beim Erstellen, bietet dafür aber auch mehr Planungssicherheit (z.B. bei den Kosten und dem Zeitplan) sowie eine zuverlässigere Nachverfolgung des Arbeitsfortschritts. PSP mit einem hohen Detailgrad werden daher vor allem für Projekte benötigt, die nur eine sehr geringe Toleranz für Abweichungen zulassen, wie zum Beispiel im Bauwesen, Architektur und Maschinenbau.
- PSP mit niedrigem Detailgrad: Im Unterschied dazu gibt es auch Branchen, in denen der Projektstrukturplan in erster Linie dazu dient, eine Annäherung an die Projektgröße und den Aufgabenumfang zu erhalten, ohne dass dadurch bereits der Projektfortschritt konkret im Detail erfassbar werden soll. Dies ist vor allem häufig im Medien- und Marketingbereich sowie in agilen IT- und Softwareprojekten der Fall.
2. Wie sieht ein Projektstrukturplan aus? Aufbau, Gliederung & Arten
Ein Projektstrukturplan ist hierarchisch aufgebaut und besteht in der Regel aus mindestens drei Ebenen. Diese lassen sich am einfachsten in einem Baumdiagramm darstellen. Alternativ ist aber auch eine Liste mit Einrückungen möglich, um die Hierarchien zu visualisieren, ähnlich wie bei dem Inhaltsverzeichnis eines Word-Dokuments.
2.1 Aufbau und Gliederung eines Projektstrukturplans |
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Erste Ebene: |
Die Projektaufgabe bzw. die Projektstammidee (das sogenannte „Wurzelelement“). |
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Zweite Ebene: |
Auflistung aller Teilprojekte (manchmal auch als zusammenfassende Behälter/Container/Buckets/Phasen bezeichnet). Tipp: Ein Projektstrukturplan sollte maximal zehn Teilprojekte enthalten. Ist das Projekt komplexer, kann es in mehrere einzelne Projekte aufgeteilt werden, um jeweils noch einen guten Überblick gewährleisten zu können. |
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Dritte und weitere Ebenen: |
Die Teilprojekte werden dann in einzelne Arbeitspakete – oder gegebenenfalls zunächst noch in Teilaufgaben und diese dann in Arbeitspakete – untergliedert. Arbeitspakete sind die kleinsten Elemente in einem Projektstrukturplan und lassen sich selbst nicht weiter sinnvoll herunterbrechen. Sie bilden daher in einem Baumdiagramm die unterste Ebene (die sogenannten „Terminalelemente“). |
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2.2 Welche Arten von Projektstrukturplänen gibt es? Objekt- vs. Funktions- vs. Phasenorientierung
Je nachdem, welchen Bezugspunkt man für die zweite und dritte Ebene wählt, spricht man von einer Objekt-, Funktions-, Phasen- oder auch einer gemischten Gliederung bzw. Orientierung.
- Objektorientierung („das Produkt“): Die Gliederung der PSP-Ebenen (z.B. der Teilprojekte) orientiert sich hierbei nach den konkreten physischen Komponenten des Projektgegenstands. Also zum Beispiel eine Unterteilung in die einzelnen Baugruppen des Produkts (z.B. Netzteil, Arbeitsspeicher, Prozessor, Festplatte etc.) oder auch in die verschiedenen Bereiche eines zu errichtenden Gebäudes (z.B. Empfangshalle, Keller, Kantine, Sozialräume etc.).
- Funktions-/Aktivitätsorientierung („die Projektmitglieder“): Hierbei orientiert sich die Gliederung der Projektstrukturplanebenen an den auszuführenden Tätigkeiten bzw. den verschiedenen Funktionsbereichen der Projektmitglieder oder des Unternehmens (z.B. Entwicklung, Marketing, Personal, Vertrieb etc.)
- Zeit-/Phasenorientierung („der Ablauf“): Dabei richtet sich die Gliederung des Projektstrukturplans chronologisch nach dem zeitlichen Ablauf des Projekts und wird dementsprechend in Phasen eingeteilt (zum Beispiel Konzeptionsphase, Entwicklungsphase, Testphase, Inbetriebnahme etc.).
- Gemischtorientierung: Hierbei werden die oben genannten Gliederungsprinzipien kombiniert. Dabei darf allerdings pro Strukturebene (horizontal) immer nur ein einziges, also dasselbe Orientierungsprinzip gelten.
3. Ablauf einer Projektstrukturplanung: Bottom-Up vs. Top-Down-Ansatz
Sie können das Projekt entweder vom großen Ganzen ausgehend in die einzelnen Aufgaben zerlegen und herabbrechen (Top-Down-Ansatz). Oder umgekehrt, zunächst alle auszuführenden Aufgaben sammeln, clustern und daraus dann das große Ganze zusammensetzen (Bottom-Up-Ansatz). Am Beginn sollte jedoch in beiden Fällen immer eine Definition der konkreten Projektziele stehen.
Tipp: Hilfreiche PM-Methoden für die Projektstrukturplanerstellung
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3.1 Bottom-Up-Ansatz bei der Projektstrukturplanung:
- Mindmap: Alle Aufgaben werden zunächst im Rahmen eines Brainstormings in einer Mindmap gesammelt. Eine Mindmap ist eine sehr anschauliche und hilfreiche Visualisierung und kann entweder auf Papier, einem Whiteboard oder in OneNote erstellt werden.
- Clustern: Anschließend werden alle Aufgaben hinsichtlich ihrer Abhängigkeiten und Beziehungen zueinander zu sinnvollen Arbeitspaketen und möglichen Teilaufgaben gebündelt („was gehört zusammen“) sowie in passende Gruppen zusammengefasst („was ist Teil wovon“). Tipp: Notieren Sie dabei auch gleich, wie viel Zeit voraussichtlich benötigt wird, um eine Aufgabe zu erledigen – und welches Projektmitglied am besten für die Bearbeitung geeignet ist.
- Strukturieren: Aus den einzelnen Aufgabengruppen werden dann die Teilprojekte gebildet und diese – je nach der gewünschten Gliederungsart – in eine zeitliche, funktionale oder objektorientierte Abfolge gebracht und entsprechend benannt.
- Diagramm oder Liste erstellen: Aus den verschiedenen Ebenen (Gesamtprojekt, Teilprojekte, Arbeitspakete) wird dann der hierarchische Projektstrukturplan aufgebaut, in der Regel als Baumdiagramm – bei einfacheren Projekten in OneNote, bei komplexeren im Planner/Project (siehe unten).
3.2 Top-Down-Ansatz bei der Projektstrukturplanung:
- Arbeitszerlegung: Bei dem Top-Down-Ansatz wird das Projekt in einzelne Arbeiten und Aufgaben heruntergebrochen. Dafür wird die Projektstammidee des Projekts (erste Ebene) zunächst in Teilprojekte zerlegt (zweite Ebene) und diese dann zur weiteren Untergliederung in Teilaufgaben und Arbeitspakete gegliedert (dritte und ggfs. weitere Ebenen).
- Projekt benennen: Der erste Schritt ist, das Projekt korrekt zu benennen.
- Teilprojekte festlegen: In dem zweiten Schritt wird dann die Strukturebene der Teilprojekte definiert. Dafür muss zunächst festgelegt werden, welche Orientierung/Gliederung diese Ebene aufweisen soll (Objekt-, Funktions- oder Phasenorientierung).
- Bis zu den Arbeitspaketen herunterbrechen: In einem letzten Schritt werden dann die Teilprojekte weiter in Teilaufgaben und Arbeitspakete heruntergebrochen, bis alle Arbeitsschritte in Form von Arbeitspaketen erfasst sind.
4. Anleitung: Welche Software-Tools für die Erstellung eines Projektstrukturplans?
Welches Software-Tool sich am besten für die Projektstrukturplanerstellung eignet, hängt ganz davon ab, wie umfangreich und detailliert Ihr PSP werden soll. Und ob Sie die PSP-Elemente anschließend noch für das Projektmanagement (PM) in einem PM-Tool benötigen – oder ob Ihr Projektstrukturplan lediglich einen niedrigeren Detailgrad benötigt und hauptsächlich der Dokumentation dient.
→ Für Projektstrukturpläne mit einem hohen Detailgrad sollten Sie ein professionelles Projektmanagement-Tool nutzen, wie zum Beispiel den Microsoft Planner (in den mittlerweile auch die umfangreichere PM-App Microsoft Project integriert wurde, siehe unten).
→ Für einfachere Projektstrukturpläne mit einem niedrigen Detailgrad können Sie auch gut die Office-Tools Excel, Word und PowerPoint verwenden; im Idealfall via OneNote, dem digitalen Dokumentenordner in Microsoft 365 für die Dokumentation von Projekten und offenen Vorgängen aller Art.
4.1 Einfache Projektstrukturpläne mit niedrigem Detailgrad: Excel, PPT, Word & OneNote
Das Vorgehen bei der Projektstrukturplanerstellung in den Office-Tools Word, Excel, PowerPoint und OneNote ist exakt gleich – und zwar mittels der integrierten „SmartArt“-Funktion. Lediglich in OneNote müssen Sie einen kleinen Zwischenschritt einfügen, da es in OneNote keinen direkten Zugriff auf SmartArt gibt. Lösung: Sie müssen lediglich eine Excel-Tabelle in OneNote erstellen, darin können Sie dann die SmartArt-Funktion nutzen. Da sich OneNote jedoch hervorragend für die Dokumentation von Vorgängen aller Art eignet – und sich OneNote zudem hervorragend teilen und gemeinsam bearbeiten lässt – wird die Projektstrukturplanerstellung im Folgenden am Beispiel von OneNote erklärt. In Word, Excel und PowerPoint finden Sie die benötigte SmartArt-Funktion ganz einfach direkt im Menü.
- Öffnen Sie die OneNote-App auf Ihrem Desktop-Computer, klicken Sie auf die gewünschte Stelle in einer vorhandenen oder neuen Seite und klicken Sie dann im Menü oben in der Registerkarte → Einfügen auf → Kalkulationstabelle und → Neue Excel-Tabelle.
- Überfahren Sie anschließend die Excel-Tabelle mit der Maus und klicken Sie darin links oben auf → Bearbeiten. Daraufhin öffnet sich die Excel-Tabelle in einem separaten Eingabefenster. Hier stehen Ihnen nun alle Excel-Funktionen vollständig zur Verfügung.
- Klicken Sie nun im Excel-Menü oben in der Registerkarte → Einfügen auf → SmartArt, dann in der Vorlagen-Auswahl links auf → Hierarchie und wählen Sie sich eine für Sie passende hierarchische Organigramm-Vorlage aus.
- Das Baumdiagramm können Sie anschließend (in der Registerkarte → SmartArt-Design) mit einem Klick links oben auf → Form hinzufügen beliebig erweitern. Die hinzugefügten Formen lassen sich dann direkt daneben mittels der Schaltflächen → Höher stufen und → Tiefer stufen sowie mittels Drag & Drop passgenau positionieren.
- Nun nur noch die einzelnen Elemente beschriften und vor dem Schließen des separaten Excel-Eingabefensters auf → Speichern klicken. Tipp: Für ein ansprechenderes Layout können Sie noch die Gitterlinien der Excel-Tabelle entfernen, indem Sie in dem Excel-Bearbeitungsfenster in der Registerkarte → Ansicht das Häkchen bei → Gitternetzlinien entfernen.
- Wenn Sie oder Ihre Kollegen diesen Projektstrukturplan in OneNote nachträglich bearbeiten wollen, müssen Sie lediglich erneut die Excel-Tabelle überfahren und auf → Bearbeiten klicken.
4.2 Komplexere Projektstrukturpläne mit höherem Detailgrad: MS Planner (inklusive MS Project)
Die Office-App „Microsoft Planner“ in Microsoft 365 und Office 365 wurde speziell für das Projektmanagement kleinerer und mittelgroßer Projekte entwickelt. Das weitaus umfangreichere PM-Tool Microsoft Project hingegen wurde für das Projektmanagement großer und komplexer Projekte konzipiert.
- Mit der Neuauflage der Planner-App im April 2024 wurde die Project-App jedoch praktischerweise direkt in das Planner-Tool integriert.
- Allerdings wird für die Project-Funktionen nach wie vor eine kostenpflichtige Extralizenz benötigt. Diese muss bei Bedarf in Form von drei unterschiedlichen Plänen preislich gestaffelt hinzugebucht werden (siehe unser → Erklärvideo zu der neuen Planner-App ).
- Die grundlegenden Planner-Funktionen (die „Basic-Pläne“) sind jedoch nach wie vor kostenfrei in der Planner-App und damit in den meisten Microsoft 365-Lizenzen enthalten.
Kurzanleitung für die Projektstrukturplanerstellung mit dem Office-Tool Microsoft Planner:
- Navigieren Sie zu www.microsoft365.com , melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und öffnen Sie die Web-App „Planner“.
- Darin klicken Sie links oben auf → Neuer Plan, geben den Projektnamen und die dazugehörigen weiteren Details ein und bestätigen mit → Plan erstellen.
- In der rechten Fensterhälfte können Sie nun nacheinander alle Teilprojekte und Aufgaben hinzufügen und diese per Drag & Drop wie gewünscht anordnen. Tipp: Die Teilprojekte (Spaltenüberschriften) werden im Planner als „Bucket“ (Eimer bzw. zusammenfassende Behälter) bezeichnet.
- Limits: Sie können pro Planner-Plan bis zu 200 Buckets (Spalten) für Teilprojekte sowie bis zu 3.000 Aufgaben pro Plan hinzufügen.
- Beim Erstellen einer Aufgabe können Sie optional auch gleich noch ein Fälligkeitsdatum festlegen sowie die Aufgabe einem Projektmitglied zuweisen. Diese Person wird dann automatisch mit einer E-Mail über die Aufgabenzuweisung benachrichtigt sowie auch mit automatischen Fälligkeitserinnerungen an deren Erledigung erinnert. Der Projektfortschritt wiederum lässt sich direkt im Planner-Board einsehen.
- Für eine bessere Übersicht kann man im Planner auch noch die Teilprojekte und Aufgaben des Projektstrukturplans mit unterschiedlichen Farben markieren und kategorisieren.
- Wie Sie den Planner konkret für die Erstellung eines Projektstrukturplans sowie das weitere Projektmanagement nutzen, lesen Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung zur → „Microsoft Planner-App“ und sehen Sie zudem auch in unserer YouTube-Video-Anleitung → „Microsoft Planner Tutorial“ (siehe unten).
5. Extra-Tipps: Projektmanagement-Methoden, Tools & Video-Anleitung zum Microsoft Planner!
Sie werden die Erfahrung machen, dass ein sorgfältig erstellter und durchdachter Projektstrukturplan Ihre Arbeit in vielen Bereichen spürbar erleichtern und Ihnen eine messbare Zeitersparnis bieten wird. Darüber hinaus gibt es aber noch viele weitere Projektmanagement-Methoden und Software-Tools, die das Managen von Projekten wesentlich vereinfachen und beschleunigen können. Welche sich davon in der Praxis besonders bewährt haben, haben wir Ihnen im folgenden Link zusammengestellt.
→ Projektmanagement-Methoden in der Übersicht: Stärken, Schwächen, Vergleich & Tools.
→ Unsere Themenseite zu Microsoft 365: Alle Office-Tools und Funktionen einfach erklärt.
→ Kostenloses Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere Checklisten und Vorlagen kostenlos aus unserem Download-Center herunterladen!
✅ Microsoft Planner Tutorial (alle wichtigen Funktionen erklärt!)
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Inhalt zum Microsoft Planner Tutorial
