Mit dem Erstellen von Suchordnern in Outlook erreichen Sie das nächste Level einer effizienten E-Mail-Organisation. Und das Beste daran ist: Für die vollflexiblen, virtuellen Ordner brauchen Sie das bestehende Ordnungssystem Ihrer E-Mail-Kommunikation nicht neu zu ordnen! Denn die virtuellen Suchordner werden Ihrer bestehenden Ordnerstruktur ganz einfach übergestülpt, ohne etwas zu verändern oder zu verschieben. Same […]

Die „bedingte Formatierung“ in Outlook ist ein wahrer Effizienzturbo, der sich ganz einfach bedienen lässt und für eine deutlich bessere Übersicht, erheblich kürzere Suchzeiten und eine höhere Produktivität bei der Arbeit mit dem E-Mail-Client sorgt. Die Funktion lässt sich schnell und bequem einrichten und sowohl im Posteingang (E-Mails), im Kalender (Termine) als auch in der […]

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Absender in Outlook zu sperren. Dann erhalten Sie von dieser Adresse künftig keine E-Mails, Spams oder Newsletter mehr in Ihrem Posteingang. Dafür können, je nach Bedarf, entweder einzelne E-Mail-Adressen oder auch gleich alle Absender einer gesamten Internetdomain, aus einem bestimmten Land oder auch mit einem fremdartigen Schriftsystem (wie kyrillisch, chinesisch […]

Wenn Sie Ihre Besprechungsräume oder andere Betriebsmittel (wie zum Beispiel Firmenwagen oder Geräte) verwalten wollen, brauchen Sie dafür nicht gleich eine eigenständige Buchungs-App zu installieren – das funktioniert auch ganz einfach mit der Ressourcen-Funktion direkt in Microsoft Outlook! Damit kann das Buchen von Ressourcen aller Art in einem Unternehmen schnell und einfach digitalisiert und automatisiert […]

Die Funktion „Serientermin“ im Outlook-Kalender ist ein einfaches, aber sehr nützliches Feature, das bei der Terminplanung viel Zeit einspart und zugleich das Zeitmanagement der eigenen Arbeitszeit erleichtert. Regelmäßig wiederkehrende Termine müssen so nur ein einziges Mal angelegt werden – und werden dann künftig nie wieder übersehen. Die Serientermine in Outlook gibt es mit und ohne […]

Bei der Abwesenheitsnotiz in Outlook geht es im Grunde darum, dass automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit entsprechenden Hinweisen an alle geschickt wird, die Ihnen eine E-Mail zusenden. So haben Ihre Kontakte Handlungsmöglichkeiten, auch wenn Sie abwesend sind. Dieses gibt es seit Outlook 2010 beinahe unverändert, sodass mit unserer Anleitung nicht nur in Microsoft 365 sondern […]

In Microsoft Outlook kann man eine Art Timer für das Senden einer E-Mail einstellen, dann versendet Outlook diese E-Mail automatisch zeitversetzt mit einer zeitlichen Verzögerung und zum voreingestellten Wunschzeitpunkt. Diese Planbarkeit des Versandzeitpunkts kann sehr praktisch sein und bietet eine Reihe von Vorteilen. Die Frage ist nun aber nicht nur, wie dieses verzögerte Versenden in […]

Es gibt nahezu keinen Beruf mehr, in dem die Arbeit am Computer völlig außen vor ist. In fast jeder Branche müssen E-Mails geschrieben und empfangen, Termine ausgemacht, eingetragen und gepflegt werden. Somit ist es naheliegend sich eine Bürosoftware zu installieren, mit der diese Aufgaben bewältigt werden können. Eine dieser Software ist beispielsweise Microsoft Outlook. In […]

E-Mail Bearbeitung zählt zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Im Schnitt erhalten Beschäftigte 36 E-Mails pro Tag – das kostet rund 2 Stunden täglich. Hochgerechnet ist das mehr als ein ganzer Arbeitstag pro Woche. (Quelle: Gemeinsame Studie von Büro Kaizen® und der AKAD Hochschule).  In diesem Beitrag erfahren Sie, mit welchen Strategien und Arbeitsmethoden Sie […]

Viele von uns haben es schon erlebt: Ein PC-Wechsel steht an und es tauch die Frage auf, wie der Outlook Kalender exportiert werden kann, so dass dieser später auf dem neuen PC wieder zu Verfügung steht. In folgendem Blogbeitrag haben wir für Sie eine Schritt für Schritt Anleitung erstellt: Outlook Kalender exportieren: Schritt für Schritt […]

Microsoft Outlook ist eines der wichtigsten Programme in unserem Büroalltag. Neben der Funktion E-Mails zu versenden und zu empfangen, werden ebenso Termine für Besprechungen, Aufgaben und sämtliche Kontaktdaten verwaltet. Haben Sie sich schon einmal überlegt welche Konsequenzen es hat, wenn von heut auf morgen Ihr PC z.B. wegen eines Festplatten Defekts nicht mehr startet und […]

In Microsofts E-Mail-Client Outlook werden die in E-Mails eingebetteten Bilder standardmäßig aus Sicherheitsgründen nicht automatisch heruntergeladen und damit angezeigt, sondern nur deren Rahmen eingeblendet. Die Bilddateien müssen dann entweder jedes Mal manuell (per Mausklick) vom Server nachgeladen werden, oder man aktiviert die Funktion für einen automatischen Bilderdownload. Wie das geht – aber warum Sie dies […]

Die beruflichen E-Mails aller Mitarbeiter müssen selbstverständlich einheitlich im Corporate Design und in der Hausschriftart des eigenen Unternehmens verfasst werden. Dementsprechend müssen auch bei allen Dienst- und Homeoffice-Geräten mit lokal installiertem Outlook die Standardschriftart geändert werden. Oder benötigen Sie gar ein barrierefreies E-Mail-Schriftdesign für Ihre Kundenkommunikation, beispielsweise im Gesundheits- und Pflegebereich? Kein Problem! Eine Schritt-für-Schritt […]

Es kommt immer mal wieder vor, dass Sie versehentlich einen Dateianhang oder ganze E-Mails gelöscht haben – zum Glück kann man die meisten davon in Outlook wiederherstellen. Inwiefern das jedoch im Einzelfall möglich ist, hängt zum einen davon ab, wie schnell Sie den Fehler selbst bemerken und zum anderen wie gewissenhaft Sie Ihre Datensicherung betreiben. […]

Viele Fragen sich, ob sie mit Outlook nur den integrierten Kalender nutzen können, oder ob es auch möglich ist, einen anderen Kalender zu integrieren? Viele Vereine und Verbände veröffentlichen mittlerweile freigegebene Webkalender im Internet, das reicht vom Spielplan der Junioren-Mannschaften über den Dienstplan der örtlichen freiwilligen Feuerwehr bis zu kulturellen Veranstaltern. Auf diese Weise werden […]

Viele von uns kennen Microsoft Outlook bereits von ihrem täglichen Büroarbeitsplatz oder aber auch von Zuhause. Gerade dann, wenn es um das Senden und Empfangen von E-Mails, die Terminplanung oder das Verwalten von Kontakten geht, ist Outlook bei vielen bereits die erste Wahl. Nicht nur auf dem PC ist Outlook mittlerweile ein sehr beliebtes Programm. […]

Die Funktion „Outlook synchronisieren“ benötigen Sie immer dann, wenn Sie von verschiedenen Geräten oder verschiedenen Anwendungen aus Zugriff auf all Ihre Outlookdaten haben wollen. Synchronisieren bedeutet so viel wie „automatisch abgleichen“ oder „alles auf den neuesten Stand bringen“. Damit ist gemeint, dass alle Änderungen, die Sie auf einem Gerät machen, dann auch auf allen weiteren […]

Microsoft Outlook besitzt einen Junk-E-Mail-Schutz mit integriertem Spamfilter, der Sie vor bösartigen Spam-Nachrichten und lästigen Werbe-E-Mails schützen soll. Das Schutzlevel des Spamfilters in Outlook ist allerdings standardmäßig nur auf sehr schwach eingestellt. Daher können Junk-E-Mails immer wieder den Filter überwinden und landen dann im Posteingang. Das kostet bei lästigen Werbe-Benachrichtigungen jedes Mal Nerven und wertvolle […]

Wer kennt es nicht? Es klingelt und blinkt permanent im Outlook Posteingang. Die E-Mail Flut scheint kaum mehr beherrschbar. Es kommen ständig neue Aufgaben, Informationen oder Besprechungseinladungen hinzu und ehe man sich versieht, ist das Chaos perfekt. Dabei sehnen Sie sich doch nach einer Inbox Zero, also einem leeren Posteingang. Denn ein ständig voller Posteingang bedeutet […]

Viele Benutzer verwenden für die Organisation ihrer persönlichen E-Mail-Verarbeitung in Outlook vor allem auch das Attribut „gelesen“ und „ungelesen“, da die ungelesenen E-Mails von Outlook in fetter, blauer Schrift hervorgehoben werden. Dann nervt es, wenn Outlook eine E-Mail viel zu schnell oder schon beim ersten Anzeigen in der Schnellansicht automatisch gleich als gelesen markiert! Umgekehrt […]

Wer regelmäßig E-Mails an denselben Adressatenkreis versendet, sollte sich dafür auf jeden Fall einen Outlook Verteiler anlegen. Denn die Verteilerlisten (von Microsoft mittlerweile als „Kontaktgruppen“ bezeichnet) sind schnell erstellt und versenden dann eine E-Mail immer gleich an die gesamte Personengruppe, ohne dass Sie dafür die einzelnen E-Mail-Adressen immer wieder erneut zusammensuchen müssen. Das spart in […]

Das E-Mail-Programm Outlook von Microsoft ist für viele Nutzer das gängigste Programm, um E-Mails zu erstellen und zu versenden. Möchte man eine E-Mail nicht nur an einen, sondern an mehrere Empfänger schicken, gibt es dafür zwei vorgesehene Felder: „Cc“ und „Bcc“. Das Outlook „Bcc“ Feld wird standardmäßig allerdings nicht angezeigt. Doch was bedeuten eigentlich diese […]

Das Eintragen des eigenen Urlaubs in den Outlook-Kalender ist allein leider noch nicht ausreichend. Denn das bekommen nicht alle Ihre Kollegen, Partner und Kunden mit. Nur bei einem gemeinsamen Gruppenkalender oder einem freigegebenen/geteilten Kalender können die jeweiligen Beteiligten Ihre Abwesenheit automatisch sehen. Alle anderen relevanten Personen müssen daher gesondert über Ihren Urlaub informiert werden. Zum […]

Wussten Sie schon, dass Sie mit Ihrem E-Mail-Programm „Microsoft Outlook“ auch ganz einfach RSS-Feeds empfangen können? Diese praktischen News-Feeds (Nachrichtenticker) gibt es zu den unterschiedlichsten Themenbereichen, zum Beispiel zu aktuellen Nachrichten, Wirtschaft, Finanzen, Politik, HR, IT, Sport, Games, Familie, Filme, Erziehung, Unterhaltung und vieles mehr. Mit den kurzen, knackigen RSS-News-Feeds in Ihrem Outlook-Posteingang bleiben Sie […]

Wer ein Outlook-Konto löschen will kann beides meinen, entweder nur ein einzelnes E-Mail-Konto aus Outlook entfernen oder aber den kompletten Microsoft-Account vollständig löschen. Letzteres ist zum Beispiel beim Weggang von Beschäftigten nötig. Wie Sie ein E-Mail-Konto oder Profil aus Outlook entfernen können, auch ohne Outlook dafür extra starten zu müssen, oder gleich einen ganzen Microsoft-Account […]