Teamregeln gemeinsam erarbeiten – 6 Schritte und 20 Beispiele

Sie haben genug von den immergleichen Teamregeln? Begriffe wie Hilfsbereitschaft, Leistungsbereitschaft, Höflichkeit, Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, und Motivation sind Ihnen zu pauschal? Dann machen Sie sich gefasst, denn hier kommt etwas neues! Wir zeigen Ihnen warum Sie Teamregeln gemeinsam aufstellen sollten und wie Sie dafür sorgen, dass die aufgestellten Teamregeln auch wirklich umgesetzt werden. Nebenbei überraschen wir Sie mit ein paar neuen Regeln, die Sie so vielleicht nicht erwarten würden.

Warum sind Regeln im Team wichtig?

Effizienz führt zu Erfolg. Das für Effizienz aber intakte Beziehungen notwendig sind, wird schnell vergessen. Teamregeln helfen dabei Streitigkeiten zu reduzieren und erhöhen die Effizienz in Gruppenarbeiten. Neben Teamregeln zur Kommunikation lassen sich aber auch Teamregeln für die Ablage, Prozessabläufe oder Meetings festlegen.

Skeptiker meinen: Man kann nicht alles reglementieren, wo bleibt da der Freiraum. Das ist richtig; auch ich bin kein Freund davon, um jeden Preis Regeln aufzustellen. Doch es entlastet enorm die Kommunikation im Team, wenn Absprachen nicht immer wieder neu getroffen werden müssen und wiederkehrende Abläufe automatisiert sind. Darüber hinaus werden durch Teamregeln

• Missverständnisse und Fehler reduziert
• unproduktive Konflikte vermieden
• Aufgaben klar verteilt

Welche Vorteile hat die Arbeit im Team?

Nun gibt es natürlich auch Menschen, die der Meinung sind, am besten läuft es, wenn sie alles selbst machen. Wer jedoch ehrlich mit sich selbst ist, erkennt, dass jeder Mensch Stärken und Schwächen sowie unterschiedliche Fähigkeiten hat. Im Team können diese kombiniert werden. Dadurch kann noch mehr erreicht werden, als alleine.

Was ist eine Teamkultur?

Die Summe aller Verhaltensweisen im Team bezeichnet man als Teamkultur. Sie äußert sich unter anderem im Zusammengehörigkeitsgefühl. Eine positive Teamkultur entsteht, wenn die gemeinsame Arbeit von Respekt, Zusammenhalt und Wir-Gefühl geprägt ist. Es geht nicht mehr darum, andere auszustechen, sondern darum für andere einzuspringen und sich gegenseitig zu unterstützen. Eine negative Teamkultur kann zum Beispiel davon geprägt sein, dass keine Verantwortung übernommen wird und Aufgaben gerne von allen aufgeschoben werden.

Was sind Gruppenregeln?

Gruppenregeln sind genauso wie Teamregeln verbindliche Absprachen, die zu einem besseren Miteinander und produktivem Arbeiten in der Gruppe führen sollen. Allerdings impliziert der Begriff Teamregeln bereits eine größere Verbundenheit.

So gelingt das Aufstellen von Teamregeln (auf der Arbeit)

Wer Teamregeln von oben herab festlegt und von seinen Mitarbeitern dann ohne weiteres erwartet diese umzusetzen, wird zwangsläufig enttäuscht. Akzeptanz der Teamregeln kommt durch Mitsprache. Denn wer an den Teamregeln mitgearbeitet hat, kann sich später schlecht aus der Verantwortung stehlen. Räumen Sie daher im Idealfall jedem Teammitglied bei der Aufstellung von Teamregeln ein Vetorecht ein. Dann kann die Einhaltung auch wirksam eingefordert werden. Eine mögliche Methode um gemeinsam Teamregeln zu erarbeiten, wollen wir Ihnen kurz vorstellen.

Methode zum Erarbeiten von Teamregeln

1. Formulieren Sie ein klares Ziel. Dafür eignet sich häufig auch eine Frage. Zum Beispiel: Wie können wir in Zukunft vermeiden, dass sich niemand für das Projekt verantwortlich fühlt?
2. Sammeln Sie alle Ideen.
3. Gemeinsam geeignete Ideen auswählen und strukturieren.
4. Stellen Sie sicher, dass jeder die vereinbarten Regeln verstanden hat.
5. Halten Sie Teamregeln schriftlich fest und lassen Sie die Beteiligten unterschreiben.
6. Hängen Sie die Regeln sichtbar aus.

Als (Kreativitäts-)Methode eignet sich dafür unter anderem die klassische Mindmap. Sie können die Teamregeln aber auch mit einem Baumdiagramm, Brainstorming, oder der 6-3-5-Methode erarbeiten. Diese und weitere Kreativitätstechniken erklären wir in diesem Blogbeitrag.

Darauf sollten Sie bei der Teamregelfindung achten

1. Vermeiden sie leere Phrasen. Formulieren Sie konkrete Teamregeln. Begriffe wie Verantwortungsbewusstsein sind zu allgemein. Schreiben Sie stattdessen zum Beispiel: Für jede Aufgabe muss eine Person schriftlich eingetragen werden, die die Hauptverantwortung übernimmt.
2. Fangen Sie klein an. Etablieren Sie nicht 10 neue Teamregeln, wenn die ersten 3 noch gar nicht richtig umgesetzt werden. Wenn Sie zu viele anspruchsvolle Teamregeln auf einmal einführen, sind Mitarbeiter überfordert und hinterfragen den Sinn der Teamregeln. Denken Sie daran, dass Sie Teamregeln später immer noch erweitern können. Ganz im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
3. Formulieren Sie positive Regeln.

In welchen Bereichen lohnen sich Teamregeln?

In folgenden Bereichen könnte sich eine Einführung von verbindlichen Regeln für ihr Team lohnen. Jeder Punkt ist mit einem Blogbeitrag oder einem kostenlosen Download mit möglichen Ideen verlinkt. Auf Kommunikationsregeln, Teamregeln im Projektmanagement und im Homeoffice gehen wir in diesem Beitrag noch genauer ein.

• Kommunikationsregeln – Netiquette (Hintergrundinformationen gibt es im Blogbeitrag zum Sender Empfänger Modell zum 4 Ohren Modell)
• Teamregeln für Besprechungen
• Teamregeln für Videokonferenzen
• Umgang mit E-Mails
• Organisation des Ablagesystems (sowohl digital als analog)
• Teamregeln im Projektmanagement

Teamregeln – Beispiele

Um Ihnen den Prozess der Ideenfindung ein wenig zu erleichtern haben wir Ihnen einige Beispiele für mögliche Teamregeln nach verschiedenen Bereichen gegliedert. Los geht es mit den Kommunikationsregeln.

Kommunikationsregeln im Team

Warum braucht es überhaupt Kommunikationsregeln im Team? Grundsätzlich erstmal, weil es keine Selbstverständlichkeit ist, dass ihr Gegenüber versteht was sie sagen wollen.

Das was Sie meinen kommt nicht unbedingt beim Gegenüber an. Kommunikationsregeln helfen dabei den anderen besser zu verstehen und sich besser zu verständigen. Einige hilfreiche Gedankenanstöße haben wir zusammengefasst:

• Grundhaltung: Seien Sie respektvoll, freundlich und höflich.
• Lassen Sie andere ausreden.
• Lernen Sie aktives Zuhören und versuchen Sie den anderen zu verstehen, anstatt bereits beim Zuhören einen argumentativen Gegenschlag zu planen.
• Geben Sie konstruktives Feedback. Würdigen Sie die Ansichten anderer und kritisieren Sie nur auf inhaltlicher Ebene.
  • Nutzen Sie dazu Ich-Botschaften. So erlauben Sie dem Anderen Ihre Aussage selbst einzuordnen.
• Verteidigen Sie sich nicht sofort, wenn Sie selbst Feedback erhalten. Lassen Sie andere ausreden, bevor Sie reagieren. Oft macht es sogar Sinn, das Feedback zuerst ein paar Stunden oder Tage wirken zu lassen.
• Beschränken Sie sich in einem Redebeitrag auf Ihre 3 besten Argumente oder Ideen. Ansonsten gehen Ihre guten Punkte unter.
• Meckern hilft nicht. Akzeptieren Sie die Umstände und arbeiten Sie an einer zielorientierten Lösung.
• Zuverlässigkeit: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zusagen auch zeitlich einhalten können. Räumen Sie sich, wenn möglich lieber etwas Puffer ein, als immer zu spät zu liefern.
• Verbindlichkeit: Machen Sie nur Versprechen, die Sie auch halten können. Wer seine Zusagen nicht einhält verliert an Glaubwürdigkeit und Vertrauen.
• Sorgen Sie für eine Fehlerkultur, in der Fehler als Chance für Verbesserung gesehen werden. Fragen Sie nicht, wer an etwas schuld ist, sondern was an etwas schuld ist.
• Sorgen Sie für Transparenz: Relevante Informationen, sollten allen Beteiligten zugänglich gemacht werden.

Vergessen Sie bei all diesen Beispielen nicht, dass die Umsetzung bedeutend wichtiger als die Formulierung unzähliger schön klingender Phrasen. Und selbst wenn, wenn Sie sich bei der Umsetzung alle Mühe geben, heißt das nicht automatisch, dass Ihr Gegenüber Sie sofort versteht. Dies hängt ganz davon ab, auf welcher Ebene Ihr Gegenüber gerade am empfänglichsten ist. Informationen dazu finden Sie im 4 Ohren Modell.

Teamregeln im Homeoffice

Die Kommunikation im Homeoffice ist nochmal deutlich erschwert. Deshalb macht es Sinn, dafür spezialisierte Teamregeln aufzustellen. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

• Welche Kommunikationskanäle sollen für welchen Zweck genutzt werden?
• Kernarbeitszeiten: Wann sollen alle erreichbar sein?
• An / Abmelden: Wie signalisieren Sie, wann jemand erreichbar ist?

Teamregeln im Projektmanagement

Im Projektmanagement kommt es vor allem darauf an, dass Aufgaben klar definiert und verteilt sind. Folgende Teamregeln können helfen.

• Nutzen Sie zur Zielsetzung SMART-Ziele.
• Jeder Aufgabe sollte ein Verantwortlicher zugeteilt sein. Gibt es mehrere Verantwortliche, sollte ein Hauptverantwortlicher bestimmt werden.
• Legen Sie Ablageregeln für das Projekt fest, damit Mitarbeiter jederzeit ohne Umschweife auf notwendige Informationen zugreifen können.
• Feiern Sie Erfolge. Das gibt Motivation für weitere Aufgaben.
• Visualisieren Sie Ziele. Der Blick auf den Fortschritt motiviert ebenfalls.

Auch wenn die meisten Regeln zu Kommunikation, Homeoffice und Projektmanagement an sich sinnvoll sind, sollten Sie sich fragen, welche Regeln in Ihrer Situation am nützlichsten sind. Kaum jemand wird sich 20 Teamregeln im Kopf behalten und den ganzen Tag über deren Einhaltung meditieren. Wichtiger, als jeden Bereich durch eine Regel abzudecken scheint es deshalb, sich auf wenige prägnante Leitsätze zu beschränken.

Wie lässt sich Teamarbeit fördern?

In der Umsetzung hapert es am häufigsten. Dennoch sind Sie als Führungskraft nicht machtlos und können Teamarbeit fördern. Wenn Sie mit gutem Beispiel vorangehen und die Teamregeln selbst ernst nehmen, wird den Teamregeln auch mehr Akzeptanz entgegengebracht werden. Wenn eine Führungskraft den Teamregeln jedoch keine Bedeutung beimisst, werden die anderen Teammitglieder den Teamregeln ebenfalls wenig Bedeutung beimessen. Abgesehen davon haben wir Ihnen noch ein paar weitere Ideen zum fördern der Teamarbeit zusammengefasst:

• Nutzen Sie die Teamregeln anderer Abteilungen als Vorlage. Wann funktioniert Teamarbeit besonders gut? Wann gar nicht?
• Zeigen Sie den Teammitgliedern die negativen Folgen einer fehlenden Umsetzung von Teamregeln auf.
• Zeigen Sie Wertschätzung. Echtes Interesse baut Beziehungen auf und fördert langfristig die Teamarbeit.
• Versuchen Sie nicht auf Krampf alle Konflikte zu vermeiden. Fair ausgetragene Konflikte können sogar durchaus anregend wirken. Werden Konflikte nicht geduldet, brodelt es unter der Oberfläche weiter.
• Loben Sie gute Ergebnisse.
• Fördern Sie gemeinsame Aktivitäten und treffen Sie gegebenenfalls Teambuilding Maßnahmen.
• Führen Sie neue Mitarbeiter in bereits bestehende Teamregeln und Abläufe von Beginn an ein.
• Reflektieren Sie ihre eigenen Werte sowie Ihr eigenes Verhalten. Gute Teamarbeit beginnt, wie bereits erwähnt, bei einem selbst.

Wie verhalte ich mich als Mitarbeiter im Team?

Als Mitarbeiter stehen Sie oft im Spannungsfeld zwischen Kooperation und Wettbewerb. Grundsätzlich sorgt Zusammenarbeit für bessere Ergebnisse und eine angenehmere Atmosphäre. Kooperation sollte also das Ziel sein. Hier gilt das gleiche wie für Führungskräfte. Wer mit gutem Beispiel vorangeht, sorgt am ehesten für eine Einhaltung der Teamregeln. Achten Sie aber auch darauf, dass ihr Beitrag zum Team nicht untergeht und vermeiden Sie es, von anderen Mitarbeitern ausgenutzt zu werden.