Telefonnotiz in Outlook erstellen, speichern und weiterleiten (Anleitung + Word-Vorlage)

In Outlook können Sie über das sogenannte Journal Ihre Telefonnotizen einfach erstellen und verwalten. Auch für Unterhaltungen oder sonstige Notizen können Sie die Journal-Funktion in Outlook einsetzen. In den neueren Versionen von Outlook ist die Funktion allerdings von der Oberfläche verschwunden. Es bedarf ein paar Klicks und Kniffen um die Möglichkeiten der Telefonnotiz in Outlook weiterhin zu nutzen. Erfahren Sie in folgendem Beitrag wie Sie die Funktion aktivieren und Telefonnotizen in Outlook einfach verwalten können.

1. Telefonnotiz in Outlook erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Telefonnotizen werden häufig auf Papier erstellt und landen dann auf einem Stapel unsortierter Papierberge. Dadurch verlieren Sie den Überblick und müssen unnütze Zeit aufwenden, um die Notizen wieder in Reihe zu bringen und die Erkenntnisse zu verarbeiten. Mit der Journal-Funktion in Outlook können Sie mit wenigen Klicks Ordnung in diese Papierberge bringen und haben jederzeit einen chronologischen Überblick über Ihre Telefonnotizen.

1.1 Journal starten

Zum Starten des Journals für Telefonnotizen gehen Sie wie folgt vor:

• Navigieren Sie in Outlook zum Menüpunkt → Start.
• Klicken Sie auf die Funktion → Neue Elemente.
• Klicken Sie auf den Punkt → Weitere Elemente und dann → Formular auswählen… .
• Tätigen Sie einen Doppelklick auf → Journaleintrag.

1.2 Telefonnotiz über Outlook anlegen und Zeitmessung starten

Über die Funktion „Journaleintrag“ gelangen Sie zum Fenster, in dem Sie Ihre Telefonnotiz verfassen können. Schreiben Sie einen passenden Betreff und wählen Sie als „Eintragstyp“ → Telefonanruf. Als „Beginn“ wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit gesetzt. Über → Zeitmessung starten können Sie den Beginn und die Dauer Ihres Telefonats von Outlook mitschreiben lassen.

1.3 Notiz verfassen und Zeitmesser anhalten

Im Notizen-Feld verfassen Sie nun Ihre Notizen zum Telefonat. Am einfachsten geht das, indem Sie ein Head-Set zum Telefonieren nutzen und parallel zum Gespräch Ihre Notizen verfassen. Nach dem Telefonat wählen Sie → Zeitgeber anhalten, um die Dauer des Telefonats automatisch zu dokumentieren. Anschließend klicken Sie auf → Speichern & schließen, um den Vorgang zu beenden.

2. Übersicht der Telefonnotizen in Outlook

Im Start-Menü finden Sie die Funktion → Journal. Diese zeigt Ihnen eine Übersicht über alle Telefonnotizen in Outlook an. Hier haben Sie die folgenden Ansichtsoptionen:

• Zeitskala: Hier erhalten Sie die Darstellungs-Auswahl „Heute“, „Tagesansicht“, „Wochenansicht“ oder „Monat“. Ihre Telefonnotizen werden dann jeweils chronologisch in Kalender-Form dargestellt.
• Eintragsliste: Bei dieser Option wird Ihnen eine Übersicht über alle Einträge angezeigt, die mit dem „Eintragungstyp” beginnen.
• Telefonanruf: In dieser Einstellung sehen Sie alle Telefonnotizen und deren Betreff. Sie können sich die Notizen chronologisch anzeigen bzw. anordnen lassen.
• Letzte 7 Tage: Hier werden Ihnen alle Eintragungen der letzten sieben Tage angezeigt, beginnend mit dem „Eintragungstyp”.

Hinweis: Falls Ihnen die Journal-Funktion nicht angezeigt wird, müssen Sie diese zuvor Ihrem Outlook-Menü hinzufügen. In unserem Beitrag „Das Menüband in den Microsoft Office-Apps anpassen” erfahren Sie, wie das geht.

3. Eine Telefonnotiz in Outlook weiterleiten

Wenn Sie Ihre Notizen weiterleiten möchten, dann stehen Ihnen dafür drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Tätigen Sie einen Rechtsklick auf die Telefonnotiz und klicken Sie auf → Weiterleiten.
2. Öffnen Sie die Notiz per Doppelklick, danach können Sie auf die Option → Weiterleiten klicken.
3. Markieren Sie die Telefonnotiz und wählen Sie im oberen Menü den Punkt → Weiterleiten aus.

Sobald Sie auf → Weiterleiten geklickt haben, öffnet sich ein neues E-Mail Fenster und die Notiz befindet sich automatisch im Anhang. Nun können Sie noch den Empfänger und die Email-Nachricht eingeben und diese anschließend verschicken.

4. Outlook Telefonnotiz mit OneNote verknüpfen

Wenn Sie OneNote für Ihre digitale Ablage einsetzen, können Sie die Telefonnotizen auch einfach den verschiedenen Vorgängen und Projekten zuordnen und so für noch mehr digitale Ordnung sorgen. Ziehen Sie dafür die Telefonnotiz mit der linken Maustaste auf OneNote und die entsprechende Seite. Schon haben Sie eine Verlinkung zwischen den Elementen hergestellt. Wenn Sie sich noch nicht mit OneNote beschäftigt haben, finden Sie in unserem Blogbeitrag zur Übersicht von OneNote genügend Gründe, warum und wie Sie OneNote einsetzen sollten.

5. Telefonnotiz Vorlage: Word

Diese Vorlage können Sie für Ihre Telefonnotizen verwenden. Durch einen Klick auf die folgende Grafik können Sie sich das Formular als PDF herunterladen und sofort verwenden.