Tages- und Wochenplanung von Terminen und Aufgaben in Outlook optimal koordinieren

Eine übersichtliche Tages- und Wochenplanung ist eine der wirksamsten Maßnahmen gegen Zeitmangel, Planungschaos und Stress. So können Sie Ihre verfügbaren Zeitreserven vernünftig planen und haben immer den notwendigen Überblick über alle anstehenden Verpflichtungen (Aufgaben und Termine).

1. Was sind die Vorteile einer Tages- und Wochenplanung in Outlook?

Outlook verfügt über eine spezielle Planungsansicht: Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht. Damit können Sie sich alle vereinbarten Kalender-Termine und die zu erledigenden Aufgaben gleichzeitig anzeigen lassen. Auf diese Weise haben Sie alle zeitlichen Verpflichtungen einer Woche auf einen Blick. Diese kombinierte Ansicht erhöht sowohl die Übersicht, als auch den Bedienkomfort erheblich und Sie können Ihre Wochenplanung besonders schnell und einfach angehen!

1. Mit der kombinierten Ansicht können Sie alle Termine und Aufgaben ganz einfach per Mausklick hin und her schieben und damit umplanen. Outlook ändert dann das Fälligkeitsdatum oder die Start- und Endzeiten der verschobenen Elemente automatisch um.
2. Für jede Aufgabe lässt sich per Mausbewegung ein Arbeitszeitblock im Kalender reservieren. So können Sie Ihre verfügbaren Zeitreserven für Ihr Wochen-Soll nicht nur sofort erkennen, sondern auch gleich spielerisch einfach koordinieren und zuweisen.

2. Bei der Tages- und Wochenplanung immer sauber zwischen Terminen, Aufgaben und Ideen trennen!

Outlook ist der beste Ort für eine möglichst schnelle, einfache und vor allem wirkungsvolle Wochenplanerstellung. Hier laufen alle Fäden zusammen, die Sie für die Koordination Ihres Arbeitsalltags benötigen und nutzen können um nichts zu vergessen.

Termine

Alle Termine werden in den Outlook-Kalender eingetragen und lassen sich auch nur dort bearbeiten. Termine haben immer ein konkret festgelegtes Zeitfenster, d. h. eine Uhrzeit für den Start und eine für das Ende.

Beispiel: Eine Besprechung am 29.08.20XX von 10 bis 12 Uhr.

Aufgaben

Die Verwaltung, Planung und Bearbeitung der Aufgaben findet grundsätzlich in der Aufgabenliste statt. Aufgaben besitzen kein konkretes Zeitfenster, sondern lediglich ein Fälligkeitsdatum, bis wann diese erledigt werden müssen.

Beispiel: Projektbericht XY am Freitag, 29.08.20XX schreiben.

Ideen

Damit Kalender und Aufgabenliste übersichtlich bleiben, werden Ideen in einer separaten Ideenliste geführt (z. B. in OneNote). Ideen sind noch so unkonkret, dass ihnen kein festes Fälligkeitsdatum zugeordnet werden kann. Sie müssen erst noch weiterentwickelt werden.

Beispiel: Die Arbeitseffizienz im Büro steigern (um 20 % nach Jürgen Kurz!).

3. Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht für die Wochenplanung in Outlook

In der kombinierten Termin-Aufgaben-Ansicht werden Ihnen alle an diesem Tag zu erledigenden Aufgaben (= Fälligkeitsdatum) direkt unterhalb der Termine des jeweiligen Kalendertags eingeblendet. Dies ist die sogenannte „Tägliche Aufgabenliste“. Der Grund für die getrennte Aufführung ist ganz einfach: Aufgaben besitzen im Unterschied zu Terminen keine feste Uhrzeit, sondern „nur“ ein Fälligkeitsdatum. Daher können die Aufgaben auch nicht direkt in das Zeitfenster eines Kalendertages integriert werden, sondern werden unterhalb des jeweiligen Stichtags als zu diesem Kalendertag gehörende Aufgabenliste angezeigt. Und so funktioniert es:

• Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie in der Registerkarte → Ansicht auf → Arbeitswoche. (Hinweis: Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht ist auch in der Tagesansicht verfügbar, aus Platzgründen jedoch nicht mehr in der Monatsansicht möglich.)
• Klicken Sie nun etwas weiter rechts in der Menüleiste im Bereich Layout auf die Schaltfläche → Tägliche Aufgabenliste und wählen Sie in dem Dropdown-Menü die Option → Normal aus.

  

• Jetzt öffnet sich direkt unter den Kalendertagen die jeweils dazugehörende tägliche Aufgabenliste.

  

• Um die Einstellungen wieder zurückzusetzen, können Sie in der Registerkarte → auf Ansicht → Arbeitswoche gehen. Dann können Sie unter Tägliche Aufgabenliste die Häkchen beliebig wieder herausnehmen.

  

4. Einfache Tages- und Wochenplanung mit Drag & Drop

Sämtliche Termine und Aufgaben lassen sich nun mit gedrückter linker Maustaste (Drag & Drop) ganz leicht hin und her verschieben, sowohl zwischen den Tagen, als auch innerhalb eines Tages. Sehr praktisch: Outlook ändert dann die jeweiligen Zeitdaten des Elements ohne weiteres Hinzutun automatisch passend ab.

• Wenn Sie eine Aufgabe in den Kalender hochziehen, wird diese nicht etwa in einen Termin umgewandelt.
• Die Aufgabe bleibt als solche in der Aufgabenliste bestehen. Allerdings reservieren Sie sich ein nötiges Zeitfenster in Ihrem Kalender, innerhalb dessen Sie diese Aufgabe erledigen können. So sehen Sie und Ihre Kollegen auf einen Blick, dass Sie in diesem Zeitraum nicht für weitere Termine verfügbar sind.
• Wenn Sie für eine Aufgabe oder einen Termin ein größeres Zeitfenster benötigen, klicken Sie einfach das entsprechende Element an und ziehen Sie dann den Rand an den kleinen Pfeilen auf die Größe des benötigten Zeitabschnitts.

Termine in Outlook erstellen: Einen neuen Termin können Sie mit nur wenigen Mausklicks erstellen. Gehen Sie dafür zunächst in die  → Kalenderansicht in Outlook und dann links oben auf den Button → Neuer Termin. In unserem Beitrag zu „Besprechungsanfragen in Outlook“ zeigen wir Ihnen, was Sie noch beachten sollten und wie Sie Termine mit anderen koordinieren können.

5. Tipps: So lässt sich die Tages- und Wochenplanung leichter umsetzen!

1. Blockweise arbeiten
   Arbeiten Sie Ihre E-Mails jeden Tag blockweise ab. Reservieren Sie sich dafür 1 bis 2 mal am Tag je eine halbe Stunde Zeit. Deaktivieren Sie dann auch gleich die Outlook-Benachrichtigung für jede eintreffenden E-Mail. So vermeiden Sie unnötige Unterbrechungen und Ablenkungen. Im Ergebnis können Sie sich besser auf Ihre jeweilige Tätigkeit konzentrieren und kommen schneller voran.
2. Zeitpuffer einplanen
   Planen Sie für jede Aufgabe das 1,5-Fache der eigentlich benötigten Arbeitszeit sowie zusätzliche Zeitpuffer in Ihre Wochenplanung ein. Denn die meisten Aufgaben brauchen entweder länger als gedacht, oder es kommt mal wieder etwas Unerwartetes hinzu. Und falls doch nicht, haben Sie so Zeit gewonnen, um Liegengebliebenes aufzuarbeiten oder bereits ein wenig vorzuarbeiten.
3. Pausen machen
   Achten Sie auf Ihre Gesundheit: Wer ohne Pausen durcharbeitet, arbeitet im Endeffekt unkonzentrierter und damit nicht nur länger, sondern auch auf Kosten seiner Substanz. Mehrere kleine Pausen sind effektiver als eine große und ein ergonomisch eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz vermeidet vorschnelles Ermüden. Das sichert die volle Konzentrations- und Leistungsfähigkeit.
4. Vorher planen
   Erstellen Sie Ihre nächste Wochenplanung bereits am Freitagnachmittag (oder Ihre Tagesplanung am Vorabend). Damit geben Sie Ihrem Unterbewusstsein die notwendige Zeit, sich auf das zu Erwartende einzustellen. Im Ergebnis gehen Sie dann lockerer und koordinierter in den Arbeitstag hinein. Das steigert die Effizienz und Zufriedenheit und spart Stress. Probieren Sie es einfach einmal aus!

6. Video-Tutorial: Tages- und Wochenplanung in Outlook

(Dauer: 3:27 Minuten)