Wenn Sie die Datei einer Kontaktperson in Ihrem Outlook als vCard versenden, dann kann dies von nahezu allen anderen E-Mail-Programmen und Messenger-Diensten gelesen werden. Denn das vCard-Format *.vcf ist das internationale Standardformat für das Versenden von digitalen Kontaktinformationen. Die digitalen Visitenkarten können aber auch umgekehrt mit den Onboard-Mitteln von Outlook in einen „höherwertigen“ Outlook-Kontakt umgewandelt werden.

In dieser Büro-Kaizen-Anleitung erfahren Sie, wie Sie vCards in Outlook erstellen, bearbeiten, öffnen und versenden können – wahlweise mit Foto, Logo und QR-Code.
In unserem Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags zeigen wir Ihnen zudem die Top 15 versteckten Outlook-Funktionen, mit denen Sie deutlich einfacher, schneller und effizienter arbeiten können!

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine vCard? Kann Outlook das vcf-Dateiformat nutzen und erstellen?

Die vCard (*.vcf) ist der internationale Standard für elektronische Visitenkarten und damit die digitale Variante der klassischen Papiervisitenkarte. Dieses Standardformat wurde 1995/96 von dem IETF-Konsortium (Internet Engineering Task Force) und dem Versit-Konsortium bestehend aus Apple, AT&T, IBM und Siemens entwickelt. Das Ergebnis ist ein allgemeiner, plattform-, hersteller- und geräteübergreifender Internetstandard für das Austauschen von digitalen Kontaktinformationen zwischen verschiedenen elektronischen Adressbüchern (z.B. von Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postanschrift etc.). Seitdem verwendet jeder E-Mail-Client, Kommunikations- und Messenger-Dienst zwar weiterhin sein eigenes (z.T. unterschiedliches) Dateiformat, aber nahezu alle können zudem auch das einheitliche vCard-Format *.vcf öffnen, lesen, speichern, importieren und erstellen.

Das „v“ in vCard steht für das Entwicklerkonsortium „Versit“.
Das Dateiformat einer vCard lautet *.vcf. Das ist die Abkürzung für „vCard File“.
Achtung Rechtschreibung: Die vCard ist nicht mit der „V-Card“ zu verwechseln, eine immer nur für das aktuelle Sommerjahr gültige Erlebnis-, Ausflugs- und Bonuskarte aus Vorarlberg in Österreich (gültig von 1. Mai bis 31. Oktober).

Die Vorteile des vCard-Standards in Outlook & Co:

Bei dem herstellerübergreifenden Internetstandard vCard werden die Kontaktinformationen einheitlich in einer bestimmten Reihenfolge, Art und Weise aufgeführt (= spezieller Syntax sowie in demselben ASCII-Zeichensatz). Das ist die Voraussetzung dafür, dass dieses Format von all den verschiedenen Anwendungen der unterschiedlichen Hersteller gelesen und genutzt werden kann. Dementsprechend funktionieren vCards unter Windows und in Microsoft Outlook genauso wie in Googles Gmail, Mozilla Thunderbird, Apples macOS, in Linux, auf dem iPhone (iOS), auf Android-Smartphones oder in Messenger-Diensten wie WhatsApp, Signal und Threema.

vCards können problemlos zwischen den verschiedensten IT-Anwendungen versendet werden. Damit sind vCards die ideale Lösung für das Versenden digitaler Kontaktinformationen aus Outlook heraus.
vCards lassen sich mit wenigen Mausklicks erstellen und zum Beispiel an eine E-Mail anhängen, in einem Chat posten – oder auch in einen QR-Code umwandeln.
In eine vCard-Visitenkarte können auch Bilder, Fotos und Logos eingefügt werden, um deren Erscheinungsbild zu professionalisieren. Das ist besonders für das Erstellen einer eigenen vCard von einem selbst wichtig.

Tipp: Outlook-Kontakte wenn möglich, vCards nur wenn nötig!

Eine vCard (Dateiformat *.vcf) enthält weniger Möglichkeiten für Detailinformationen als ein klassischer Outlook-Kontakt (Dateiformat *.csv). vCards lassen sich im Unterschied zu den Outlook-Kontakten auch nicht freigeben und teilen, sondern nur weiterleiten, versenden, posten oder auf einer Webseite hochladen.

Daher sollten Kontaktinformationen zwischen zwei Outlook-Besitzern (zum Beispiel innerhalb eines Unternehmens) vorzugsweise durch das Freigeben eines Outlook-Kontakts geteilt werden.
vCards sind hingegen immer dann praktisch, wenn man nicht weiß, welchen E-Mail-Client die Empfängerperson nutzt.
Dementsprechend sollten empfangene vCards in Outlook auch nicht als vCard abgespeichert werden, sondern von dem integrierten Outlook-Konverter in einen Outlook-Kontakt umgewandelt werden (siehe unten).

Der integrierte vCard-Generator & vCard-Konverter (kostenlos) in Microsoft Outlook

Microsofts E-Mail-Client Outlook verfügt über einen integrierten vCard-Generator und vCard-Konverter für das vcf-Dateiformat (für Outlook-Nutzer also kostenlos). So können Sie Ihre Outlook-Kontakte direkt in vCards umwandeln lassen und weiterleiten, neue vCards erstellen und bearbeiten sowie vCards von anderen Personen empfangen, öffnen, speichern sowie ihrerseits in einen Outlook-Kontakt umwandeln, ohne dass Sie dafür eine externe Anwendung wie zum Beispiel einen Online-Generator benötigen.

2. Anleitung 1: Wie man in Outlook eine vCard-Visitenkarte erstellt (mit Foto, Logo & QR Code)

Sie können jeden Kontakt, den Sie bereits in Ihrem Outlook abgespeichert haben, sofort in eine vCard umwandeln und versenden, ohne zuvor extra eine vCard erstellen zu müssen (ist das der Fall, lesen Sie unten bei „Anleitung 2“ weiter). Wenn Sie jedoch eine gänzlich neue vCard erstellen wollen, oder die vCard eines Outlook-Kontakts zuvor noch bearbeiten möchten, um zum Beispiel fehlende Kontaktinformationen zu ergänzen oder ein Logo oder Foto hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Kurzanleitung:	Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung:
In der Outlook-App den Bereich → Personen öffnen.	1) Starten Sie die Microsoft Outlook-App und öffnen Sie den Programmbereich → Personen (Kontakte).
Auf → Start und → Visitenkarte klicken.	2) Klicken Sie im Menü oben in der Registerkarte → Start im Menübereich „Aktuelle Ansicht“ auf die Schaltfläche → Visitenkarte.
	3) Nun werden Ihnen alle vorhandenen Outlook-Kontakte in Form von miniaturisierten vCard-Visitenkarten angezeigt. (Mit einem Klick auf → Personen kehren Sie zu der ursprünglichen Ansicht Ihrer Outlook-Kontakte zurück.)
Die gewünschte vCard öffnen, oder…	4) Doppelklicken Sie auf eine vCard, um diese zu bearbeiten. Also zum Beispiel, um fehlende Kontaktinformationen zu ergänzen oder ein Foto bzw. Firmen-Logo hinzuzufügen (siehe hierzu die nächsten Abschnitte unten).
…einen → neuen Kontakt erstellen.	5) Wenn Sie eine vCard gänzlich neu erstellen wollen, klicken Sie im Menü links oben in der Registerkarte → Start auf → Neuer Kontakt und pflegen Sie die entsprechenden Kontaktinformationen in die Eingabemaske ein (z.B. Name, Position, Unternehmen, E-Mail-Adresse etc.). Klicken Sie in diesem Fall dann zuerst auf → Speichern & schließen und öffnen Sie dann die entsprechende vCard, um fortzufahren.
Auf → Datei und → Speichern unter klicken und dann als Dateityp → vCard-Dateien (*.vcf) auswählen.	6) Abschließend nur noch im Outlook-Menü auf die Registerkarte → Datei und → Speichern unter klicken. Kontrollieren Sie, dass im Feld „Dateityp“ → vCard-Dateien (.vcf) eingestellt ist. Einen Aussagekräftigen Dateinamen vergeben, den geeigneten Speicherort auswählen und mit → Speichern* bestätigen. Die VCF-Datei können Sie nun beliebig verteilen, streuen oder auf einer Webseite hochladen.

vCard in Outlook nutzen — In Outlook können Sie vCard-Visitenkarten (*.vcf) erstellen, bearbeiten, öffnen und versenden – wahlweise mit einem eingefügten Foto, Logo oder QR-Code.

Tipp 1: Wie erstelle ich in Outlook eine vCard mit Bild (Foto, Logo oder QR-Code)?

Öffnen Sie, wie in Anleitung 1 beschrieben, eine vCard und klicken Sie dann entweder im Menü der Registerkarte → Kontakt auf → Bild und → Bild hinzufügen. Oder klicken Sie einfach in der Eingabemaske der vCard links auf das Profilbild.
Anschließend können Sie zu dem Speicherort Ihrer Bilddatei (z.B. Portrait-Foto, Firmen-Logo oder QR-Code) navigieren.
Die Position des Fotos, Logos oder QR-Codes auf der vCard können Sie noch beliebig ändern. Klicken Sie dafür im Outlook-Menü der Registerkarte → Kontakt auf → Visitenkarte (bearbeiten). Hier können Sie nun den Bildbereich (Größe des Bildes) und die Bildausrichtung (unten, oben, links, rechts etc.) frei einstellen.

Tipp 2: Das Layout der vCard in Outlook formatieren (Schriftgröße, Leerzeilen, Fettdruck etc.)

Öffnen Sie, wie in Tipp 1 beschrieben, die Option → Visitenkarte bearbeiten (Doppelklick auf eine vCard und in der Registerkarte → Kontakte auf → Visitenkarte klicken).
Im oberen Bereich des Bearbeitungsfensters können Sie, wie gerade beschrieben, ein Foto, Logo oder QR-Code hochladen und individuell auf der vCard positionieren.
Im unteren Bereich können Sie nun das Layout der vCard in Outlook feintunen. Also zum Beispiel den Schriftgrad (Zeichengröße) und die Schriftfarbe ändern, Fettdruck, kursiv und unterstrichen nutzen sowie die Ausrichtung verändern (linksbündig, zentriert, rechtsbündig).
In der Liste am linken Fensterrand können Sie zudem auch die Zusammenstellung und Reihenfolge der Informationsfelder auf der vCard beliebig ändern, löschen oder auch eigene, benutzerdefinierte hinzufügen. Also zum Beispiel eine Leerzeile zwischen der E-Mail-Adresse und der Postanschrift einfügen, bestimmte Felder löschen, die Sie für die vCard nicht benötigen, oder auch neue Felder definieren, wenn Sie weitere Kontaktinformationen hinzufügen möchten.

Tipp 3: Wie erstelle ich in Outlook meine eigene vCard von mir selbst?

Das ist ganz einfach. Legen Sie sich selbst einfach als neuen Outlook-Kontakt an, bearbeiten Sie dann Ihre vCard wie oben beschrieben, bis sie Ihren Ansprüchen genügt, und speichern Sie Ihre Änderungen ab. Nun können Sie Ihre eigene vCard von sich selbst via Outlook versenden (siehe nächster Abschnitt) oder anderweitig für das Netzwerken nutzen.

3. Anleitung 2: Eine vCard in Outlook „weiterleiten“ und per E-Mail versenden

In Outlook können Sie eine vCard nur per E-Mail versenden. Für das Freigeben (Teilen) von Kontaktdateien mit anderen Outlook-Nutzern (z.B. Kollegen) verwendet Outlook sein eigenes, detaillierteres Dateiformat „Outlook-Kontakte“ *.csv (siehe hierfür unsere Anleitung → Outlook-Kontakte freigeben ).

Variante 1: Eine vCard aus dem Outlook-Bereich „Personen“ heraus versenden

Öffnen Sie den Outlook-Bereich → Personen (früher: Kontakte), klicken Sie auf den gewünschten Kontakt und dann im Menü oben auf → Weiterleiten.
Wenn Sie dann in dem Dropdownmenü die Option → Als Visitenkarte wählen, öffnet sich eine neue E-Mail mit der vCard-Visitenkarte im Nachrichtentext sowie zusätzlich auch als vcf-Datei im Anhang.
Wenn Sie stattdessen in dem Dropdownmenü die Option → Im Internetformat (vCard) auswählen, dann wird die vcf-Datei nur als Anlage an die neue E-Mail angehängt.
Anschließend lediglich noch den Empfänger und Betreff in die E-Mail eintragen und versenden.

Variante 2: Eine vCard in eine E-Mail integrieren oder anhängen

Wenn Sie bereits eine neue E-Mail in Outlook geöffnet haben und nun noch eine vCard hinzufügen wollen, klicken Sie in der Registerkarte → Einfügen ganz links in dem Menübereich „Einschließen“ auf die Schaltfläche → Visitenkarte einfügen.
Wählen Sie sich dann aus der Schnellauswahlliste eine vCard heraus oder klicken sie auf → Andere Visitenkarten, um aus allen Kontakten in Ihrem Outlook auswählen zu können. Tipp: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Kontakte auf einmal auswählen zu können. Durch einen Klick auf den Pfeil bei → Suchen in können Sie zudem den Kontakteordner in Ihrem Outlook wechseln, zum Beispiel von Ihrem beruflichen zu Ihrem privaten Adressbuch.
Daraufhin konvertiert der Outlook Generator den Outlook-Kontakt automatisch in das vCard-Format (*.vcf), integriert ein Bild dieser vCard-Visitenkarte in den Nachrichtentext und hängt zudem auch die vcf-Datei als Anhang an die E-Mail an.
Bei Bedarf können Sie dann das Bild der vCard aus dem Nachrichtentext löschen, ohne dass dadurch die vCard im Anhang ebenfalls gelöscht wird.

4. Anleitung 3: Eine vCard in Outlook öffnen, importieren & das Dateiformat umwandeln

Wenn Sie eine vCard per E-Mail erhalten, dann haben Sie in Outlook zwei Optionen, wie Sie diese Visitenkarte abspeichern können. Entweder (1.) als vCard abspeichern, um diese später weiterverwenden zu können, oder (2.) zu Ihren Outlook-Kontakten hinzufügen (importieren). Dann wandelt der Outlook-Konverter das vcf-Format vollautomatisch in ein csv-Format um und überträgt die vCard in einen Outlook-Kontakt.

Tipp: Eine vCard, die Sie von einer anderen Person empfangen, sollten Sie in Outlook nur dann als *.vcf-Datei und nicht als Outlook-Kontakt *.csv abspeichern, wenn Sie explizit das vCard-Format für spätere Anwendungen benötigen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie die vCards einsammeln, um sie auf der Webseite Ihres Unternehmens hochzuladen, damit sich Ihre Kunden die Kontaktinformationen der jeweils zuständigen Ansprechpartner herunterladen können.

vCard als vcf-Datei abspeichern: Klicken Sie die vCard im E-Mail-Anhang mit der rechten Maustaste an (oder klicken Sie auf den Pfeil neben der Anlage), wählen Sie im Kontextmenü → Speichern unter bzw. → Alle Anlagen speichern aus und navigieren Sie zu dem gewünschten Speicherort
vCard als Outlook-Kontakt importieren: Öffnen Sie die vCard in Ihrem Outlook durch einen Doppelklick auf den Anhang. Klicken Sie anschließend links oben auf → Speichern & schließen. Alternativ können Sie auch die im Nachrichtentext angezeigte vCard markieren (linke Maustaste), dann mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü → Zu Outlook-Kontakten hinzufügen wählen.

Tipp: Legen Sie dann auch gleich noch eine „Kategorie“ für den neuen Kontakt fest! Denn mit den Kategorien können Sie alle Elemente in Outlook ordnerübergreifend viel einfacher organisieren, verwalten und schneller wiederfinden. Zum Beispiel alle Mitarbeiter eines Unternehmens oder eine spezielle Kundengruppe (siehe hierfür unsere Anleitung zu den → Outlook-Kategorien, so arbeiten Sie schneller und effizienter!).

Die Kontaktdaten aus einer Excel-Tabelle in Outlook-vCards umwandeln (XLSX → CSV → VCF):

Sie können auch eine Kundenliste oder Teilnehmerliste, die Sie in Microsoft Excel angelegt haben, in vCards umwandeln lassen. Für das Konvertieren der Adressinhalte einer Excel-Tabelle (*.xlsx) in entsprechend viele vCards (*.vcf) benötigt Excel jedoch einen Zwischenschritt – und die Hilfe von Outlook.

Speichern Sie zunächst die Excel-Tabelle mit den gewünschten Kontaktinformationen in dem Dateiformat *.csv (kommagetrennte Werte) ab, damit Outlook diese importieren kann.
Öffnen Sie dann Outlook und folgen Sie dem Navigationspfad Registerkarte → Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren und → Aus anderen Programmen oder Dateien importieren.
Wählen Sie dann als Dateiformat → Kommagetrennte Werte (*.csv) und legen Sie Ihren Outlook-Kontakteordner als Zielordner fest.
Anschließend können Sie noch die Zuordnung der benutzerdefinierten Felder ändern, also welche Excel-Spalten zu welchen Outlook-Feldern gehören sollen (z.B. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Unternehmen, Position etc.).
Anschließend können Sie die neuen Outlook-Kontakte Ihrer Excel-Adressliste wie oben beschrieben in vCards umwandeln lassen.
Hier finden Sie unsere ausführliche Anleitung für das → Umwandeln einer Adressliste in Excel zu Outlook-Kontakten (und umgekehrt).

5. Extra-Tipp: Kostenlose Microsoft-Handy-App scannt Papiervisitenkarten zu vCards!

Von Microsoft gibt es eine kostenlose Office-App für Tablets und Smartphones, mit der man „Offline“-Visitenkarten aus Papier einfach abfotografieren und direkt in eine vCard (*.vcf) für Outlook umwandeln kann. Die intelligente OCR-Texterkennung transformiert dann alle Kontaktinformationen der Papiervisitenkarten automatisch in die entsprechenden Felder der vCard. Diese Handy App „Microsoft Lens“ kann übrigens auch Papierdokumente und -tabellen in bearbeitbare Word- und Excel-Dokumente umwandeln. Wie das alles genau geht, erklärt unsere folgende Anleitung. Verpassen Sie auch nicht unsere 15 besten Outlook-Tipps in unserem Video-Tutorial unten, direkt im Anschluss!

→ Microsoft Lens: Die kostenlose Handy-Scanner-App wandelt ausgedruckte Schriftstücke, Visitenkarten aus Papier & Whiteboards in bearbeitbare Office-Elemente um!
→ Unser kostenloses eBook „E-Mail-Challenge“: Wie Sie mit Outlook jeden Tag mühelos den Papiereingang leer bekommen.
→ Büro-Kaizen Download-Center: Hier finden Sie viele weitere Vorlagen und Checklisten für mehr Effizienz im Unternehmen zum kostenlosen Herunterladen!

🤯 15 versteckte Outlook Funktionen, die Du kennen musst!

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