Etwa 13 Prozent seiner Arbeitszeit verliert ein Büroarbeiter, weil seine Unterlagen schlecht organisiert sind. Die Ablage ist unübersichtlich, Kontakte und Termine werden nicht ordentlich verwaltet und die Dinge liegen nicht dort, wo sie liegen sollten. Tipps, die Abhilfe schaffen, liefert Jens Gieseler in einem Gastbeitrag.

Wo steckt die Kalkulation? Wohin ist die Kundenmappe verschwunden? Und wer hat den Joghurt in meiner Schublade versteckt? Szenen wie diese hat jeder Versicherungsmitarbeiter so oder so ähnlich schon einmal erlebt.

Mehr Effizienz durch bessere Organisation

Offensichtlich regiert Chaos in deutschen Büros und Verwaltungen. Durchschnittlich verlieren Ingenieure, Buchhalter und Chefs immerhin 13 Prozent der Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen wie Kontaktdaten, Unterlagen, Dateien oder Nachfüllmaterialien.

Zu dem Ergebnis kommt eine deutsche Onlinestudie zur Arbeitseffizienz, die von der Leipziger AKAD-Hochschule zusammen mit der Tempus GmbH im Jahr 2013 durchgeführt worden ist. Die Antworten von rund 3.500 Teilnehmern wurden hierfür ausgewertet. Mehr als die Hälfte von ihnen hat die Erwartung geäußert, dass ein gut organisiertes Büro die Effizienz am Arbeitsplatz um knapp 20 Prozent steigern würde.

Berater wie Jürgen Kurz hat das nicht überrascht. Der Spezialist für Büro- und Arbeitsplatzorganisation beschäftigt sich schon lange mit der Effizienz in der Verwaltung, tourt durch Deutschland und ordnet vom Azubi-Platz bis zum Chefzimmer alle Bürogattungen um. Sieben Tipps hat er zu besseren Effizienz im Büro zusammengetragen.

Erstens: Posteingang

Viele Leute arbeiten mit mehreren, unsinnig gekennzeichneten Körbchen: Hinweise wie „Wichtig”, „Später” oder „Sonstiges” verraten bestenfalls dem Eigentümer, was darin liegt.

Wo legen Kollegen einen wichtigen Brief hinein oder wie findet man ein Angebot, bei dem in einer Woche nachgehakt werden soll? Der Tipp: Eine Ablageschale reicht. Das verkürzt Suchzeiten und Stress.

Zweitens: Unterlagen zum Lesen

Für Dinge, die man „irgendwann mal” lesen möchte, ein eigenes Fach im Schrank oder Schreibtisch anlegen. Von Zeit zu Zeit sollte dies von unten startend geleert werden.

Magazine und Zeitungen, von denen man sich nicht trennen kann, empfiehlt Kurz, in eine Kiste zu packen und auf den Speicher zu stellen. Ist die Kiste nach einem halben Jahr immer noch ungeöffnet – unbesehen wegwerfen.

Drittens: Wichtige Infos und Kontakte

Informationen von Kunden und Kollegen, Telefonlisten, Kostenstellenpläne et cetera in einen Folienordner stecken.

Ruckzuck sind dann alle hierfür sonst genutzten Post-its verschwunden. Der Bildschirm wird wieder sichtbar.

Viertens: Büroutensilien

Stifte und Co. gehören in die oberste Schublade – am besten in einen Rollcontainer, in dem auch Tacker, Tesa und Konsorten ihren Platz finden.

Motto: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.

Fünftens: Eigene Aufgaben

Am besten ist, immer nur Unterlagen für die gerade zu erledigende Arbeit auf den Tisch zu legen. Für den Rest kann ein Wiedervorlagesystem im Rollcontainer unter dem Schreibtisch angelegt werden.

Wer so arbeitet, hat am Feierabend immer eine leere Schreibfläche.

Sechstens: Gemeinsame Projekte mit Kollegen

Ablageorte sollten zusammen mit Kollegen aus der Abteilung festlegt werden. Der geeignete Platz dafür ist nicht auf dem Schreibtisch.

Wichtig dabei: Kollegen nicht überrumpeln. Die Orte und Systeme, die von mehreren genutzt werden, sollten im Team bestimmt und entwickeln werden. Denn das erhöht die Akzeptanz und Regeln werden besser eingehalten.

Sieben: Termin- und Aufgabenverwaltung

Hilfreich ist es, Aufgaben und Projekte mit einem Zeitplanbuch oder elektronischem Planer zu verbinden. Jetzt geht kein Termin mehr verloren. Am Abend können die Tops des nächsten Tages abgerufen werden. So kann man anschließend ruhig in den Feierabend gehen.

Arbeitsabläufe sollen damit übersichtlicher werden, die Arbeitseffizienz soll sich um bis zu 20 Prozent steigern. Der Experte für Büro-Kaizen Kurz propagiert, Schritt für Schritt zu gehen: „Dann kann man die kleinen und wirksamen Veränderungen auch genießen”. Besser sei eine umgesetzte 80-Prozent-Lösung als eine 100-Pozent-Lösung, über die noch nachgedacht wird.

Jens Gieseler

VersicherungsJournal.de – Sieben Tipps zum übersichtlichen Schreibtisch